新時(shí)期下農(nóng)田水利的檔案管理

黃榮

摘 要：小型農(nóng)田水利工程作為一項(xiàng)服務(wù)于灌溉農(nóng)業(yè)的人造工程或設(shè)施，也是一種生產(chǎn)資料，具有一般建設(shè)工程的自然屬性，這也決定了它具備了一般工程建設(shè)中容易出現(xiàn)的問(wèn)題，這就需要對(duì)其資料進(jìn)行檔案管理。本文就具體工程概況，對(duì)當(dāng)前小型農(nóng)田水利工程的檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行分析，從資料收集、分類、整編和驗(yàn)收等方面出發(fā)，更好地進(jìn)行檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：小型農(nóng)田；水利工程；檔案

檔案是珍貴的文獻(xiàn)，作為重要的信息載體，帶著特有歷史的印記，而水利工程檔案，既是整個(gè)水利工程建設(shè)過(guò)程的真實(shí)記錄，又是竣工運(yùn)行為工程維保的重要依據(jù)。我國(guó)是農(nóng)業(yè)大國(guó)，一直非常重視農(nóng)業(yè)發(fā)展的問(wèn)題，隨著社會(huì)發(fā)展進(jìn)程的加快，我國(guó)對(duì)于農(nóng)業(yè)建設(shè)投入的力度也在不斷地加大，目前作為農(nóng)業(yè)發(fā)展中最為重要的建設(shè)項(xiàng)目，作為我國(guó)國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的重要基礎(chǔ)設(shè)施，小型農(nóng)業(yè)水利工程的開(kāi)發(fā)建設(shè)不可小覷，其檔案管理工作尤為重要。

1.工程概況

2009—2011年的3年間，某市實(shí)施了第一批中央財(cái)政小型農(nóng)田水利重點(diǎn)縣建設(shè)，共投入資金7645.24萬(wàn)元，其中中央資金1840萬(wàn)元，省財(cái)政3154萬(wàn)元，地方財(cái)政及自籌2651.24萬(wàn)元，共完成山塘綜合整治84座，建設(shè)高效節(jié)水灌溉工程31處813.6萬(wàn)平方米，改造灌區(qū)20處，襯砌渠道115.525km，工程分布在全市18個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)。

2.工程檔案管理狀況

小型農(nóng)田水利工程形式多樣，規(guī)模等級(jí)小，參建單位檔案管理水平和人員專業(yè)素質(zhì)各有不同，導(dǎo)致與工程同步形成的工程資料也具有體量大、專業(yè)性強(qiáng)、內(nèi)容繁多復(fù)雜的特點(diǎn)。因此，在實(shí)際工程檔案整理中發(fā)現(xiàn)檔案分類難度大，檔號(hào)編制繁瑣，經(jīng)綜合歸納整理，其檔案管理情況為：

1）規(guī)范建立工程檔案管理制度。針對(duì)目前小型農(nóng)田水利重點(diǎn)縣項(xiàng)目工程檔案缺乏編制經(jīng)驗(yàn)，承建方檔案編制和管理制度不規(guī)范，對(duì)工程檔案工作缺乏重視，并且工程完工以后，工程資料的整理匯編交接不及時(shí)，造成工程竣工檔案專項(xiàng)驗(yàn)收和竣工驗(yàn)收滯后的現(xiàn)象，在工程開(kāi)工前夕，項(xiàng)目法人便根據(jù)工程實(shí)際情況分工分片配置水利工程技術(shù)人員，組織各參建單位參加工程資料檔案培訓(xùn)，規(guī)范水利工程資料的編制和項(xiàng)目檔案的分類，要求各參建單位按照要求定崗定員，落實(shí)檔案管理制度，明確各級(jí)人員職責(zé)，發(fā)放檔案整編指導(dǎo)書(shū)籍，規(guī)范工作流程。

2）建立工程檔案管理創(chuàng)新模式。針對(duì)該工程復(fù)雜性、散布性、小型化的特點(diǎn)，特對(duì)該工程實(shí)施縱向與橫向的檔案管理創(chuàng)新模式?？v向由該工程的業(yè)主單位針對(duì)各個(gè)標(biāo)段的檔案管理水平進(jìn)行檔案整編技術(shù)指導(dǎo)和業(yè)務(wù)培訓(xùn)，并不定期組織現(xiàn)場(chǎng)資料檢查，落實(shí)承建單位的檔案編制及管理責(zé)任，做到有穩(wěn)定的檔案管理隊(duì)伍，使得工程檔案資料的質(zhì)量達(dá)到規(guī)范要求。橫向由業(yè)主單位聯(lián)系檔案行政主管部門(mén)進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，特別是在檔案分類和檔號(hào)編制上進(jìn)行專業(yè)化的培訓(xùn)，完善工程檔案管理模式。

3）加強(qiáng)工程項(xiàng)目檔案收集整理歸檔在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，監(jiān)督各參建單位落實(shí)檔案收集整理歸檔職責(zé)，落實(shí)到單位專人專崗，配置具備一定水利工程業(yè)務(wù)管理經(jīng)驗(yàn)的人員，按照檔案整理歸檔流程，在編制檔案前制定項(xiàng)目檔案分類大綱，按統(tǒng)一制定的項(xiàng)目檔案分類編號(hào)體系進(jìn)行檔號(hào)編制，并建立分類管理臺(tái)帳同步收集和歸檔各類工程資料，保證工程檔案資料收集的系統(tǒng)性和完整性，業(yè)主單位等管理部門(mén)要落實(shí)專人定期檢查參建單位的工程檔案收集整理歸檔情況，并設(shè)立節(jié)點(diǎn)控制，在工程分部工程驗(yàn)收節(jié)點(diǎn)對(duì)基礎(chǔ)資料進(jìn)行系統(tǒng)地梳理，如存在資料不完整、簽字不全或原始資料缺失等影響檔案歸檔的情況，不予驗(yàn)收，特別是涉及隱蔽工程驗(yàn)收相關(guān)的質(zhì)量評(píng)定資料、原始測(cè)量數(shù)據(jù)和竣工圖等，是每次節(jié)點(diǎn)檢查的重點(diǎn)。另外，根據(jù)小型農(nóng)田水利重點(diǎn)縣項(xiàng)目的工程款支付方式，可以與進(jìn)度工程款項(xiàng)支付進(jìn)行掛鉤管理，有效控制工程項(xiàng)目檔案收集整理歸檔過(guò)程中資料的系統(tǒng)性、完整性和真實(shí)性，有效控制工程項(xiàng)目檔案與工程進(jìn)度的同步控制。

3.檔案資料收集整理

1）項(xiàng)目前期（含建設(shè)管理）類項(xiàng)。目前是指業(yè)主單位在工程建設(shè)管理過(guò)程中形成的檔案資料，包括項(xiàng)目建設(shè)方案、計(jì)劃及資金文件、上級(jí)部門(mén)往來(lái)函件、審查審批文件、合同協(xié)議文件、績(jī)效評(píng)價(jià)、開(kāi)工報(bào)告、施工過(guò)程往來(lái)函件及設(shè)計(jì)、監(jiān)理、代理等招（投）標(biāo)資料。

2）年度標(biāo)段類。年度標(biāo)段類主要為該標(biāo)段審計(jì)報(bào)告、施工合同及工程施工招投標(biāo)文件。

3）項(xiàng)目建設(shè)類。項(xiàng)目建設(shè)類主要是每個(gè)子項(xiàng)目實(shí)施方案、完工鑒定書(shū)、產(chǎn)權(quán)移交證書(shū)、圖紙（包括地形圖、施工圖、設(shè)計(jì)變更資料、竣工圖）及施工單位提交的竣工資料（含工程結(jié)算）。按照工作內(nèi)容不同，分別由項(xiàng)目法人和施工單位完成。施工檔案資料工程由各施工單位負(fù)責(zé)，按照統(tǒng)一要求，統(tǒng)一編號(hào)形成施工類檔案。地形圖、施工圖、設(shè)計(jì)變更資料、竣工圖為方便查閱，合并成一卷。

4）監(jiān)理類。監(jiān)理類主要為監(jiān)理單位在工程建設(shè)管理過(guò)程中形成的檔案，包括監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則、監(jiān)理日記、監(jiān)理月報(bào)、會(huì)議紀(jì)要、監(jiān)理工程師聯(lián)系單、監(jiān)理大事記、施工單位質(zhì)量抽檢資料以及施工相關(guān)技術(shù)資料等，經(jīng)過(guò)收集整理形成監(jiān)理類檔案，由監(jiān)理單位按照統(tǒng)一要求，統(tǒng)一編號(hào)形成施工類檔案。

5）驗(yàn)收類。驗(yàn)收類主要包括年度驗(yàn)收和項(xiàng)目總體驗(yàn)收的有關(guān)資料。資料檔案主要內(nèi)容為工程驗(yàn)收申請(qǐng)報(bào)告、年度驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、工程建設(shè)管理工作總結(jié)（含年度總結(jié)）、工程質(zhì)量監(jiān)督報(bào)告、水土保持驗(yàn)收意見(jiàn)、年度工程設(shè)計(jì)工作報(bào)告、年度工程建設(shè)監(jiān)理工作報(bào)告、年度工程質(zhì)量評(píng)價(jià)意見(jiàn)、工程檔案自查報(bào)告及驗(yàn)收意見(jiàn)、竣工審計(jì)報(bào)告、財(cái)務(wù)決算報(bào)告（含年度決算報(bào)告）等，檔案整理將在工作完成以后進(jìn)行。工程施工管理報(bào)告歸并在各施工單位的項(xiàng)目竣工資料（在項(xiàng)目建設(shè)類）中。

4.檔案資料分類

1）分類依據(jù)。檔案資料的分類依據(jù)為國(guó)家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局發(fā)布的《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T11822—2008），中華人民共和國(guó)水利部發(fā)布的《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定》以及地方水行政主管部門(mén)發(fā)布的《水利工程檔案編制辦法》。

2）分類原則。遵循工程建設(shè)中有關(guān)建設(shè)管理材料形成的自然規(guī)律，保持材料之間的內(nèi)在聯(lián)系。同時(shí)，由于3年實(shí)施的項(xiàng)目多達(dá)135個(gè)，為保證子項(xiàng)目材料的完整性和連續(xù)性，每個(gè)子項(xiàng)目的相關(guān)材料進(jìn)行集中歸并處理

3）分類方案。根據(jù)水利部《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定》《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》及有關(guān)業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范，結(jié)合小型農(nóng)田水利工程建設(shè)特點(diǎn)，將某市中央財(cái)政小型農(nóng)田水利重點(diǎn)縣工程檔案分為項(xiàng)目前期（含建設(shè)管理）類、年度標(biāo)段類、項(xiàng)目建設(shè)類、監(jiān)理、驗(yàn)收等5類。工程項(xiàng)目代字及類別代碼（見(jiàn)表1）

5.檔案資料整編

1）立卷。檔案案卷總目錄按照檔案組卷的順序編寫(xiě)總登記號(hào)，做到能方便地查出卷數(shù)；分類目錄、件內(nèi)目錄按次序編排成條目匯集，作為檔案管理、檢索和報(bào)道工具。著錄項(xiàng)目的組合真實(shí)揭示案卷內(nèi)容和文件的形式特征，包括檔號(hào)、案卷題名與文件材料題名項(xiàng)、立卷單位與責(zé)任者、起止日期與成文日期、密級(jí)與保管期限項(xiàng)、登記時(shí)間等。檔案盒、相片檔案冊(cè)、光盤(pán)檔案冊(cè)按照《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T118822—2008）規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)填寫(xiě)，卷內(nèi)目錄、備考表填寫(xiě)相關(guān)內(nèi)容，案卷經(jīng)參建單位相關(guān)人員簽字確認(rèn)，案卷整理要符合規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化要求。

2）文件資料整編。工程建設(shè)過(guò)程中實(shí)際所產(chǎn)生的施工、監(jiān)理、設(shè)計(jì)、建設(shè)管理等文件、材料全部移交項(xiàng)目法人，并匯集建設(shè)單位所形成的建設(shè)文件材料。地形圖、施工圖、竣工圖本著“誰(shuí)負(fù)責(zé)誰(shuí)編制”、“誰(shuí)施工誰(shuí)編制”的原則，地形圖、施工圖由項(xiàng)目法人收集編制，竣工圖由施工單位負(fù)責(zé)編制，項(xiàng)目文件資料能真實(shí)反映工程建設(shè)活動(dòng)的全過(guò)程，并符合檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性要求。

3）電子文件和影像資料。電子文件和影像資料按照有關(guān)規(guī)定整理立卷，具有永久保存價(jià)值的文本或圖形形式的電子文件或電子影像資料，并制成紙質(zhì)文件。

6.檔案資料驗(yàn)收

某市中央財(cái)政小型農(nóng)田水利重點(diǎn)縣（第一批）檔案資料整編共形成檔案839卷、1891件、94594頁(yè)，其中圖紙2673張，相片12卷500張，光盤(pán)1卷19張。其中項(xiàng)目前期類共形成檔案75卷185件；年度標(biāo)段類共形成檔案87卷269件；項(xiàng)目建設(shè)類共形成檔案621卷1330件；監(jiān)理類共形成檔案24卷53件；驗(yàn)收類共形成檔案19卷41件。并于2015年1月28日通過(guò)某市檔案局、市水利局組成的驗(yàn)收組專項(xiàng)驗(yàn)收

7.結(jié)語(yǔ)

小型農(nóng)田水利工程建設(shè)中形成的各種文字、圖表、聲像等檔案資料，在工程管理各個(gè)階段和農(nóng)田水利事業(yè)發(fā)展中發(fā)揮著重要作用。小型農(nóng)田水利檔案管理是水利工程建設(shè)的主要組成部分， 根據(jù)項(xiàng)目檔案的分類和檔號(hào)編制原則不斷地修正、規(guī)范檔案分類和檔號(hào)編制，從而加強(qiáng)小型農(nóng)田水利檔案管理工作，對(duì)推動(dòng)小型農(nóng)田水利建設(shè)事業(yè)發(fā)展有重要意義。

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