信息時(shí)代下檔案管理工作的創(chuàng)新

崔文謙

摘 要：創(chuàng)新是事業(yè)進(jìn)步的靈魂，信息時(shí)代下做好檔案管理工作的創(chuàng)新也是新時(shí)代工作創(chuàng)新的需要。在這個(gè)大數(shù)據(jù)時(shí)代，只有做好檔案管理工作的信息化創(chuàng)新工作，才能滿足當(dāng)下檔案管理的需要。本文從檔案管理入手，探索信息化時(shí)代下的檔案管理，尋找創(chuàng)新途徑，促進(jìn)檔案管理工作跟上時(shí)代信息化的步伐。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代；檔案管理；工作創(chuàng)新

檔案是重要的社會(huì)資源，在信息化時(shí)代下，傳統(tǒng)的檔案管理模式面領(lǐng)著前所未有的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，檔案管理工作的變革和轉(zhuǎn)型迫在眉睫。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，信息技術(shù)日新月異，如果依舊延用傳統(tǒng)的檔案管理方法恐怕難以應(yīng)對(duì)海量的信息數(shù)據(jù)。因此，在信息化時(shí)代的大背景下，檔案管理需要?jiǎng)?chuàng)新。本文將從檔案管理信息化，檔案管理工作方面的創(chuàng)新，檔案共享方面的創(chuàng)新等這幾個(gè)方面探索信息化時(shí)代下檔案管理工作創(chuàng)新。

1 檔案管理信息化

1.1 檔案管理信息化的意義

檔案是寶貴的社會(huì)資源，檔案管理自然需要加強(qiáng)建設(shè)和推進(jìn)。那么，使用當(dāng)下最科學(xué)的手段對(duì)檔案進(jìn)行系統(tǒng)的保護(hù)和利用是使其充分發(fā)揮價(jià)值的必要手段。如今，信息技術(shù)已在全球范圍普及應(yīng)用，就如同過(guò)去筆墨紙硯一樣在流通。以往的檔案是記錄在甲骨，木片，竹筏上，很多的檔案都存在缺失和滅絕的情況，在后來(lái)檔案記錄在紙張上，缺失和遺漏情況相對(duì)之前而言減少了很多，這是時(shí)代的進(jìn)步。所以，根據(jù)前人的經(jīng)驗(yàn)和歷史的教訓(xùn)來(lái)看。我們應(yīng)當(dāng)不斷進(jìn)步載體，現(xiàn)如今最適合的載體當(dāng)屬電子信息和數(shù)據(jù)化存儲(chǔ)了。首先，將文字字符轉(zhuǎn)化為電子信息有利于存儲(chǔ)方便，其次是有利于異地調(diào)閱，再者是有利于考核備份，減少人工成本和提高管理效率。所以檔案信息化有利于檔案的保存和傳承。

1.2 檔案管理信息化的必要性

人禍可免，天災(zāi)難測(cè)。如果一味的使用單純的書面化儲(chǔ)存或者人工看守式守護(hù)可能會(huì)使檔案不會(huì)缺失遺漏，但是，一旦發(fā)生災(zāi)難性的地質(zhì)變化或者其他原因，這些寶貴的檔案資源必當(dāng)不能保全。所以將其像信息化資源轉(zhuǎn)變，存儲(chǔ)于云資料庫(kù)中進(jìn)行加密，這樣就更有利于檔案的保護(hù)。所以說(shuō)，將檔案進(jìn)行信息化是必要的，這是對(duì)人類社會(huì)資源的充分保護(hù)。

1.3檔案管理信息化的優(yōu)勢(shì)

將檔案管理信息化無(wú)論是在人員調(diào)動(dòng)，資料查閱，檔案保護(hù)等方面都有著與傳統(tǒng)檔案管理工作明顯的優(yōu)勢(shì)。

1.3.1 異地查閱，省時(shí)省力

如若檔案是紙質(zhì)檔案尚未實(shí)行信息化共享，那么檔案肯定只存儲(chǔ)在原來(lái)所存儲(chǔ)的地方。一旦別的地區(qū)需要調(diào)閱時(shí)，肯定會(huì)出現(xiàn)耗時(shí)耗力的現(xiàn)象。首先，給調(diào)閱者帶來(lái)了時(shí)間上的不便，其次對(duì)于檔案的調(diào)動(dòng)工作來(lái)說(shuō)，這也是十分麻煩的一道工序。所以，極大地浪費(fèi)了社會(huì)資源和降低了檔案管理的效率。所以說(shuō)，將檔案管理信息化有助于提高管理效率，降低管理成本。

1.3.2 便于存儲(chǔ)

檔案如果全部實(shí)行信息化肯定會(huì)將各種檔案上傳至電子元件或者云資源網(wǎng)址上，那么，檔案的存儲(chǔ)工作就變得相當(dāng)容易了。只需要將存儲(chǔ)檔案的硬盤進(jìn)行規(guī)格化放置，定期對(duì)其進(jìn)行考核抽查檢測(cè)。相對(duì)于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案或者器物檔案而言，信息化存儲(chǔ)物質(zhì)所占空間只是其萬(wàn)分之一，而且拷貝復(fù)制方式更加容易。這樣相對(duì)而言既不容易損失并且更加容易存儲(chǔ)。

1.3.3 安全性較高

將檔案信息化相較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案來(lái)說(shuō)，并不止單純的一把鎖。信息化檔案還可以對(duì)其存儲(chǔ)元件進(jìn)行加密或者改用其他進(jìn)制字符進(jìn)行加密，所以說(shuō)安全性相對(duì)較高。

1.3.4 更新容易

將檔案進(jìn)行信息化，數(shù)字化更有利于檔案的更新完善。在過(guò)去紙質(zhì)檔案時(shí)代，如果說(shuō)個(gè)人需要更改檔案需要攜帶證明到檔案所在地進(jìn)行更改，十分不便，很多人就不會(huì)進(jìn)行及時(shí)的檔案更改。如今，如果進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)普及調(diào)閱個(gè)人檔案并且可以在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行更改。那么，人們肯定會(huì)及時(shí)的更改自己的檔案。所以說(shuō)，將檔案信息化十分有利于檔案的更新。

2 檔案管理工作

工作的高效執(zhí)行離不開(kāi)工作人員的專業(yè)素質(zhì)和基本素養(yǎng)，也離不開(kāi)管理工作的有效監(jiān)督落實(shí)。所以說(shuō)，信息化時(shí)代下，專業(yè)的工作人員和正確的管理體質(zhì)是創(chuàng)新的根本。

2.1 提升檔案管理工作人員專業(yè)水平

人是產(chǎn)生一切社會(huì)活動(dòng)的根本動(dòng)力，所以說(shuō)，無(wú)論什么工作，擁有專業(yè)的職業(yè)素質(zhì)是非常重要的。對(duì)于檔案管理工作也不例外。如今是信息化時(shí)代發(fā)展的浪潮，檔案管理工作人員需要了解工作的專業(yè)需要，進(jìn)行自我培訓(xùn)和積極思考。對(duì)于檔案管理工作中存在的問(wèn)題進(jìn)行及時(shí)反饋和提出創(chuàng)新建議。在檔案管理工作中做到寧查一百，不放一誤。要有持之以恒的耐心，以集體利益為重。再加上我國(guó)對(duì)于檔案信息化管理的相關(guān)法律不是很完善。所以更需要管理工作人員有較強(qiáng)責(zé)任心。

2.2 檔案管理體質(zhì)的創(chuàng)新

信息化時(shí)代下，檔案管理需要集中統(tǒng)一管理。不能像以往一樣分散各個(gè)地區(qū)進(jìn)行管理?？梢詫⒏鱾€(gè)地區(qū)的檔案資源上傳到統(tǒng)一檔案資料庫(kù)之中，如果有需要時(shí)再?gòu)馁Y料庫(kù)之中進(jìn)行調(diào)閱查詢。這樣更加方便了檔案的管理，也減少了人力、物力、財(cái)力的浪費(fèi)。要加強(qiáng)集中管理力度，建設(shè)一個(gè)系統(tǒng)，避免重復(fù)浪費(fèi)，提升中央系統(tǒng)的軟硬件能力。

3 檔案信息共享

3.1 一個(gè)中心庫(kù)

目前，大多檔案資料庫(kù)都是各地單獨(dú)建設(shè)。共享化程度不高，調(diào)閱相對(duì)較為困難，無(wú)法進(jìn)行跨地區(qū)調(diào)閱，這給檔案管理帶來(lái)了不便。筆者建議一個(gè)中心，多個(gè)發(fā)展。建設(shè)一個(gè)中心檔案庫(kù)，多個(gè)地區(qū)進(jìn)行檔案填充。各個(gè)地方可在中心庫(kù)中占據(jù)一席，這樣不僅對(duì)本地資源調(diào)閱方便，對(duì)于其它地方資源也能夠方便查閱到，提高了管理的便捷性。

3.2 分類存放，共享資源

實(shí)行資料分類管理，將可調(diào)閱資料和不可調(diào)閱資料進(jìn)行大系統(tǒng)的分開(kāi)。分別賦予不同程度的保密設(shè)施。將檔案信息進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)資源化。設(shè)計(jì)個(gè)人檔案隱私，并賦予個(gè)人調(diào)閱權(quán)限。分開(kāi)類目，進(jìn)行資源最大化共享。這樣，不僅有利于人們學(xué)習(xí)了解，也有利于錯(cuò)誤的及時(shí)更正。

3.3 模式轉(zhuǎn)型

將檔案進(jìn)行數(shù)字化，信息化后所產(chǎn)生的問(wèn)題以及困難肯定是很大的。單憑管理工作人員可能很難發(fā)現(xiàn)一些細(xì)節(jié)問(wèn)題。可以設(shè)立檔案管理的“網(wǎng)絡(luò)建議回收站”，將網(wǎng)絡(luò)調(diào)閱者的建議全部統(tǒng)計(jì)下來(lái)，再由開(kāi)發(fā)部門進(jìn)行詳細(xì)探索更改。將檔案管理工作由管理型向服務(wù)型轉(zhuǎn)變。做到時(shí)時(shí)刻刻方便人民。

3.4 標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

將檔案進(jìn)行信息化管理是一份巨大的工程，所以，提前制定好細(xì)則和方案對(duì)于其共享建設(shè)有著巨大作用。將檔案進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范也有利于查閱的方便。

3.5 加強(qiáng)檔案信息資源安全建設(shè)

人們常說(shuō)最寶貴的資源就是信息資源了，所以說(shuō)，對(duì)于檔案的保護(hù)是時(shí)刻不能松懈的。雖然目前已經(jīng)出臺(tái)了相關(guān)法律對(duì)檔案進(jìn)行保護(hù)，但是，難免會(huì)有不法分子對(duì)檔案進(jìn)行覬覦。對(duì)此，需要加錢檔案信息化建設(shè)過(guò)程以及完善后的資源保護(hù)。避免造成資源泄露和國(guó)家損失。

3.6 方便式查閱

如今，檔案越來(lái)越透明化，公眾化。對(duì)于這些可查閱檔案，提倡方便查閱，實(shí)時(shí)查閱。對(duì)此，需要開(kāi)放專門的網(wǎng)絡(luò)資源窗口提倡人們查閱學(xué)習(xí)，比如一些抗日戰(zhàn)爭(zhēng)的豐功偉績(jī)，一些歷史名人的偉大一生。這些不僅是歷史的財(cái)富，也是一種文化的傳承。

創(chuàng)新是時(shí)代的需要，無(wú)論在哪個(gè)行業(yè)都需要?jiǎng)?chuàng)新。在信息化時(shí)代下，我們對(duì)于檔案管理工作也要進(jìn)行創(chuàng)新改革。不能愚昧不變。要適應(yīng)大環(huán)境的變化，跟隨時(shí)代的變遷甚至提出超時(shí)代創(chuàng)新性方案。要時(shí)刻維護(hù)好人民的權(quán)益，做到充分利用信息化資源為人民謀取福利，滿足使用者的獲取便捷。這樣的創(chuàng)新才是真正的有意義的創(chuàng)新。

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