新時(shí)期檔案機(jī)構(gòu)推行部門(mén)立卷制度的措施

摘 要：部門(mén)立卷制度從1955年明確提出，至今的60多年時(shí)間里，部門(mén)立卷制度對(duì)于理順檔案工作關(guān)系和劃清檔案整理分工起到了重要的作用，并且推動(dòng)了檔案工作的繁榮和發(fā)展。但是，部門(mén)立卷制度的推行范圍和實(shí)施效果還有待提高，從整體上看，絕大部分單位并未實(shí)施，檔案室立卷依然廣泛存在。

關(guān)鍵詞：部門(mén)立卷制度；檔案人才；檔案培訓(xùn)

部門(mén)立卷制度是單位內(nèi)檔案工作的基礎(chǔ)，是單位內(nèi)檔案工作秩序正常運(yùn)行的保證。1956年《國(guó)務(wù)院關(guān)于加強(qiáng)國(guó)家檔案工作的決定》規(guī)定“全面推行文書(shū)處理部門(mén)立卷，以建立統(tǒng)一的歸檔制度”，為部門(mén)立卷制度的順利實(shí)施找到了政策依據(jù)。1987年出臺(tái)《檔案法》，以法律的形式，確定了部門(mén)立卷制度存在的必要性和推行的強(qiáng)制性，部門(mén)立卷制度的實(shí)施得到了更強(qiáng)有力的法律依據(jù)和保障措施。

對(duì)于檔案管理工作而言，部門(mén)立卷制度的實(shí)施順應(yīng)了檔案工作的趨勢(shì)，推動(dòng)了檔案工作的發(fā)展。但從實(shí)施以來(lái)的60多年時(shí)期內(nèi)，部門(mén)立卷制度并沒(méi)有得到全面推行，根據(jù)調(diào)研發(fā)現(xiàn)，檔案機(jī)構(gòu)未有效推行部門(mén)立卷制度，原因在于檔案專(zhuān)業(yè)人才缺乏、檔案管理體系不健全、檔案培訓(xùn)不科學(xué)等原則造成的。因此，為促進(jìn)檔案工作發(fā)展，有效推行部門(mén)立卷制度，應(yīng)采取措施有力推進(jìn)。

1 重視檔案專(zhuān)業(yè)人才培養(yǎng)

2016年4月1日，國(guó)家檔案局印發(fā)的《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》提出：“擴(kuò)大檔案專(zhuān)業(yè)技術(shù)人才隊(duì)伍培養(yǎng)規(guī)模，培養(yǎng)和造就高層次人才和特殊人才……拓展檔案人才發(fā)展空間”。重視院校檔案學(xué)科專(zhuān)業(yè)建設(shè)。通過(guò)增加專(zhuān)業(yè)招生人數(shù)、改革教學(xué)內(nèi)容等途徑，提高檔案人才數(shù)量和質(zhì)量。由于檔案學(xué)是一項(xiàng)實(shí)踐性很強(qiáng)的學(xué)科，務(wù)須提高檔案專(zhuān)業(yè)學(xué)生實(shí)踐動(dòng)手能力，張恒、顏祥林認(rèn)為：“開(kāi)設(shè)實(shí)驗(yàn)課程，學(xué)生親自動(dòng)手體驗(yàn)，組織學(xué)生去各類(lèi)檔案館、企事業(yè)單位檔案部門(mén)參觀學(xué)習(xí)，拓寬學(xué)生知識(shí)面，豐富學(xué)生專(zhuān)業(yè)知識(shí)和增加對(duì)新技術(shù)的了解，提高實(shí)踐能力”。同時(shí)，增強(qiáng)職業(yè)認(rèn)同感和歸屬感。將檔案職業(yè)素質(zhì)教育貫穿專(zhuān)業(yè)教育的始終，引導(dǎo)并教育學(xué)生熱愛(ài)專(zhuān)業(yè)，引導(dǎo)學(xué)生進(jìn)行職業(yè)定位，提高檔案專(zhuān)業(yè)學(xué)生就業(yè)對(duì)口率。

2 建立科學(xué)引才育才機(jī)制

一是重在引進(jìn)，建構(gòu)檔案專(zhuān)業(yè)人才隊(duì)伍。引進(jìn)具有檔案專(zhuān)業(yè)學(xué)歷背景、思想政治素質(zhì)好、檔案業(yè)務(wù)素質(zhì)高和熱心于從事檔案工作的優(yōu)秀人才，優(yōu)化單位檔案管理人員專(zhuān)業(yè)結(jié)構(gòu)；二是創(chuàng)新管理，穩(wěn)定檔案人才隊(duì)伍。由于檔案工作是一項(xiàng)連續(xù)性、銜接性較強(qiáng)的工作，要求工作人員能夠保持相對(duì)穩(wěn)定?？赏ㄟ^(guò)人事制度改革，建立合理的激勵(lì)機(jī)制，優(yōu)化檔案管理崗位待遇，使檔案管理專(zhuān)業(yè)人才待遇不低于同等條件下其他崗位收入。同時(shí)，對(duì)工作成績(jī)突出，業(yè)務(wù)能力強(qiáng)，熱心于檔案事業(yè)的人員給予獎(jiǎng)勵(lì)，營(yíng)造良好的檔案工作環(huán)境，減少換崗跳槽現(xiàn)象。三是重視培訓(xùn)，提升培訓(xùn)實(shí)效?！度珖?guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》提出：“統(tǒng)一規(guī)劃各級(jí)各類(lèi)檔案人員的專(zhuān)業(yè)知識(shí)培訓(xùn)和崗位培訓(xùn)，創(chuàng)新培訓(xùn)內(nèi)容，改進(jìn)培訓(xùn)方式，全面提高檔案干部素質(zhì)。”四是建立專(zhuān)兼職檔案管理隊(duì)伍，創(chuàng)新檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)，完善兼職檔案管理員檔案專(zhuān)業(yè)技術(shù)職稱(chēng)晉升評(píng)聘機(jī)制，增加兼職檔案管理員外出學(xué)習(xí)或者培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，“鼓勵(lì)歸檔部門(mén)兼職檔案員與學(xué)校檔案管理人員同樣看待，并出校參加檔案立卷工作各類(lèi)培訓(xùn)、交流活動(dòng)”[1]。

3 建立檔案管理制度體系

建立健全檔案管理制度體系，把部門(mén)立卷歸檔制度納入單位檔案管理辦法。通過(guò)制度的形式，明確檔案機(jī)構(gòu)與各部門(mén)之間、專(zhuān)職檔案人員與兼職檔案人員之間在檔案工作中的職責(zé)任務(wù)分工，做到部門(mén)立卷制度有據(jù)可依。實(shí)行檔案工作考核機(jī)制，建立檔案工作責(zé)任機(jī)制。按照檔案員業(yè)務(wù)能力、檔案齊全完整程度、歸檔時(shí)間、歸檔質(zhì)量、檔案驗(yàn)收質(zhì)量等指標(biāo)，具體量化檔案工作人員實(shí)績(jī)，把工作人員的切身利益與檔案工作成效掛鉤，使檔案管理工作成效納入綜合崗位目標(biāo)考核范圍內(nèi)。

4 嚴(yán)格檔案行政執(zhí)法檢查

近年來(lái)，各級(jí)檔案行政管理部門(mén)檔案行政執(zhí)法檢查常態(tài)化趨勢(shì)明顯，目的是檢查《檔案法》等法規(guī)貫徹落實(shí)情況，以及相關(guān)檔案工作規(guī)范管理程度。按照檢查范圍，涉及部門(mén)立卷制度的內(nèi)容是“機(jī)構(gòu)文件材料是否及時(shí)歸檔、檔案是否收集齊全并按期移交進(jìn)館”。如果未實(shí)施部門(mén)立卷制度，不僅違反《檔案法》相關(guān)規(guī)定，也無(wú)法確保文件材料的齊全完整和及時(shí)歸檔，屬于違反《檔案管理違法違紀(jì)行為處分規(guī)定》。因此，檔案行政管理部門(mén)通過(guò)檔案行政執(zhí)法監(jiān)督，用法律途徑，倒逼各單位重視檔案管理工作，實(shí)施部門(mén)立卷制度，保證檔案的按時(shí)歸檔和齊全完整。

5 建立檔案工作協(xié)作組

檔案協(xié)作組，是把檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員，按行業(yè)系統(tǒng)、工作職能、駐地鄰近、歸口系統(tǒng)等原則，橫向組織起來(lái)的檔案聯(lián)合組織，是新形勢(shì)下推動(dòng)檔案工作持續(xù)健康協(xié)調(diào)發(fā)展的有力助手?！皺n案工作協(xié)作組組內(nèi)各成員單位在檔案工作基礎(chǔ)和發(fā)展瓶頸等方面，共同特點(diǎn)明顯。正因?yàn)榫哂泄残?，在開(kāi)展檔案協(xié)作活動(dòng)時(shí)，針對(duì)性強(qiáng)，便于制訂統(tǒng)一且合乎檔案工作實(shí)際情況的培訓(xùn)交流方案。”[2]通過(guò)協(xié)作組內(nèi)成員單位相互研討學(xué)習(xí)、座談交流、現(xiàn)場(chǎng)參觀等形式，開(kāi)展業(yè)務(wù)咨詢(xún)，進(jìn)行協(xié)作互動(dòng)，推動(dòng)了組內(nèi)單位檔案工作水平的整體提高。2013年重慶市檔案局、重慶市檔案學(xué)會(huì)下發(fā)了《關(guān)于開(kāi)展市級(jí)單位檔案工作協(xié)作組活動(dòng)的通知》，成立重慶市級(jí)單位23個(gè)檔案協(xié)作組。筆者所在組別為高職高專(zhuān)院校協(xié)作組，并悉數(shù)參加了協(xié)作組內(nèi)舉辦的歷次研討交流活動(dòng)。在2015年5月的一次協(xié)作組活動(dòng)中，各成員單位開(kāi)誠(chéng)布公、推心置腹，圍繞如何著手推行部門(mén)立卷制度，以及推行過(guò)程中的問(wèn)題和工作經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行了深入交流和激烈探討，取得了很好的交流效果。

應(yīng)利用《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見(jiàn)》、《歸檔文件整理規(guī)則》（2015年版）頒布實(shí)施契機(jī)，全面推行部門(mén)立卷制度。遵循文件來(lái)源原則，有利于保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，發(fā)揮文書(shū)處理部門(mén)熟悉有關(guān)業(yè)務(wù)和文件處理過(guò)程的優(yōu)點(diǎn)，確保檔案收集的齊全完整和整理歸檔的質(zhì)量效率，改變檔案材料收集不齊全、鑒定不標(biāo)準(zhǔn)、整理不規(guī)范的錯(cuò)誤作法。同時(shí)，也有利于檔案機(jī)構(gòu)從繁重的檔案整理工作中抽身出來(lái)，把工作重點(diǎn)轉(zhuǎn)移到檔案的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、庫(kù)房管理和檔案資源開(kāi)發(fā)利用等上來(lái)，推動(dòng)檔案工作發(fā)展，更好地為機(jī)關(guān)工作服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

[1]燕海榮.職業(yè)院校推行檔案預(yù)立卷制度存在的問(wèn)題與對(duì)策[J].黑龍江史志，2014（5）：75-76.

[2]常萍.淺談檔案工作協(xié)作組的作用[J].檔案天地， 2004（增刊）；23-24.

作者簡(jiǎn)介

趙波（1988-），男，湖北利川人，重慶三峽醫(yī)藥高等專(zhuān)科學(xué)校檔案館助理館員，檔案學(xué)學(xué)士，主要從事高校檔案管理研究。