事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新的相關(guān)研究

譚存民

摘 要：在事業(yè)單位改革的進程中，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能滿足企業(yè)發(fā)展的需求，因此需要對其進行創(chuàng)新?；诖耍疚膶⒃敿毞治霎斍笆聵I(yè)單位檔案管理中存在的問題，并以提高信息化水平、加大重視程度、強化人員素質(zhì)、完善管理制度為切入點，深入探究事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新的主要路徑，旨在全面優(yōu)化檔案管理的方式，提高管理工作時代化、科學化的水平，進一步推動事業(yè)單位改革的進程。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；信息化；管理制度

在改革不斷深入的過程中，檔案管理工作的重要性日漸顯現(xiàn)出來。在傳統(tǒng)的工作中，事業(yè)單位管理基本上就是對檔案進行收集、整理，缺乏對檔案信息的利用，也就是說并不能發(fā)揮檔案管理的作用。究其原因，檔案管理的方式存在很多弊端，對此就應該對其進行創(chuàng)新，將更加先進、科學的方式應用在日常的檔案管理之中，從而在優(yōu)化管理方式的同時，還能夠提高檔案信息的利用率，發(fā)揮管理工作的有效性。

1.事業(yè)單位檔案管理中存在的問題

1.1 信息化水平低

在新形勢的背景下，我國的信息化水平不斷提升，同時很多事業(yè)單位自身的業(yè)務量也在不斷增加，雖然部分事業(yè)單位已經(jīng)引進了信息化的管理方式，但基本上流于表面，其本質(zhì)依然沿用著傳統(tǒng)的管理方式。由于傳統(tǒng)檔案管理的方式不具有較高的信息化水平，均以紙質(zhì)檔案管理的方式為主，不僅會增加工作人員的工作量，還會增加保存的難度，甚至需要建立專門的檔案管理室，會使事業(yè)單位耗費更多的人力、物力。除此之外，即使事業(yè)單位引進了計算機技術(shù)，并通過其完成檔案管理工作，但也僅僅是由工作人員將紙質(zhì)檔案中的信息進行錄入，在增加工作量的同時，還很難保證數(shù)據(jù)的準確性。同時，電子檔案未建立索引系統(tǒng)，不利于工作人員查閱相關(guān)的的資料，嚴重影響工作質(zhì)量與效率，無法實現(xiàn)無紙化閱讀的目標。

1.2 缺乏重視程度

就當前的發(fā)展階段而言，事業(yè)單位依然缺乏對檔案管理工作的重視，未充分意識到檔案管理的重要性，在很大程度上限制了檔案管理方式的創(chuàng)新，影響檔案管理工作的質(zhì)量。究其原因，事業(yè)單位的管理人員未對檔案管理產(chǎn)生足夠的重視，基本秉持著該項工作可有可無的態(tài)度，使得單位內(nèi)部的檔案管理工作不能高效、順利的進行。除此之外，由于事業(yè)單位管理人員的思想因素，使得檔案管理人員出現(xiàn)了懈怠的工作狀態(tài)，更是直接影響了管理工作的質(zhì)量。實際上，在事業(yè)單位長期的發(fā)展中，管理人員一直對檔案管理工作存在誤解，即檔案管理工作就是對相關(guān)信息的抄寫、保管，只要保證檔案信息完整、安全即可。所以，很多事業(yè)單位的管理人員就會直接忽略檔案管理的相關(guān)工作，無法對其進行創(chuàng)新與改革[1]。

1.3 人員素質(zhì)欠妥

在當前的信息化時代中，為了能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案管理進行創(chuàng)新的目的，就需要事業(yè)單位積極引進更加優(yōu)秀的應用型人才，只有這樣才能夠保證檔案管理工作的有效性。但是，就當前的現(xiàn)狀而言，由于事業(yè)單位的管理人員缺乏對檔案管理工作的重視，使得單位并不會將更加優(yōu)秀的人才應用在該項工作之中，而更多的是將其安排在生產(chǎn)、銷售等崗位中。另外，經(jīng)過長時間的發(fā)展，檔案管理人員已經(jīng)適應了傳統(tǒng)的管理方式，積累了更多的經(jīng)驗，加之創(chuàng)新意識不足，使得其能力并不能滿足檔案管理的需求。同時，事業(yè)單位中未對管理人員進行專業(yè)的培訓，從而導致檔案管理人員不具備較高水平的信息技術(shù)，很難將更加先進的方式應用在日常的工作中，主要表現(xiàn)為：管理方式不統(tǒng)一、資料收集不完整等。

2.事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新的主要路徑

2.1 提高信息化水平

在事業(yè)單位中，傳統(tǒng)的檔案管理主要以紙張為載體，以手寫的方式完成主要工作，這樣的方式工作效率較低，同時儲存量較小。對此，為保證事業(yè)單位能夠適應信息化時代的發(fā)展，就需要對傳統(tǒng)的方式進行創(chuàng)新，提高檔案管理的信息化程度。具體而言，事業(yè)單位應該借助內(nèi)部局域網(wǎng)絡，設置專門管理檔案信息的計算機，將其作為數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)，并將事業(yè)單位中各個部門的計算機與之相連，從而保證相關(guān)的檔案信息能夠?qū)崟r儲存至數(shù)據(jù)庫中。同時，根據(jù)檔案信息的類型、時間等，設置清晰、明確、系統(tǒng)的索引目錄，加之對數(shù)據(jù)庫所設置密鑰與身份驗證等程度，不僅能夠保證查詢的效率，還可以確保檔案信息的安全性。除此之外，為了確保多重因素所造成的數(shù)據(jù)丟失問題，還需要及時對檔案的數(shù)據(jù)進行備份，實現(xiàn)檔案管理信息化的目的[2]。

2.2 加大重視程度

在事業(yè)單位的發(fā)展中，檔案管理工作具有重要的意義，但是由于管理人員缺乏對該項工作的重視，限制了其工作的創(chuàng)新、發(fā)展。針對這樣的現(xiàn)象，事業(yè)單位的領(lǐng)導人員需要積極了解關(guān)于檔案管理的信息，掌握其對單位發(fā)展的關(guān)鍵作用，從而及時轉(zhuǎn)變自身的思想，走出認知誤區(qū)，不僅能夠推動檔案管理工作的創(chuàng)新進程，還能夠更加充分地發(fā)揮其作用。在事業(yè)單位管理人員思想不斷轉(zhuǎn)變的基礎(chǔ)之上，基本檔案管理人員也能夠做到上行下效，加大對自身工作職責的認識，便于優(yōu)化自身的工作方式，強化創(chuàng)新思想，進而為實現(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新奠定基礎(chǔ)。同時，相關(guān)部門還可以在事業(yè)單位內(nèi)部張貼宣傳標語，營造出良好的工作環(huán)境，并將檔案管理工作納入企業(yè)文化、發(fā)展愿景之中，推動檔案管理方式的創(chuàng)新與發(fā)展。

2.3 強化人員素質(zhì)

在事業(yè)單位長期的發(fā)展中，專業(yè)的人才是其進步的動力，在信息化的檔案管理工作之中，更需要綜合性的優(yōu)秀人才作為保障，不僅需要其掌握關(guān)于檔案管理的知識，還應該具備計算機技能，以此實現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新。首先，事業(yè)單位需要積極引進專業(yè)的技術(shù)人才，并將其應用在檔案管理的工作崗位中，引導其充分發(fā)揮自身的才能，提高檔案管理工作的質(zhì)量與效率。其次，事業(yè)單位內(nèi)部應該積極組織人才進行培訓，為其講解更多關(guān)于檔案管理創(chuàng)新的方式，提高其自身的管理能力、計算機能力等，強化工作人員的創(chuàng)新意識。最后，就檔案管理的領(lǐng)導人員而言，需要指派專業(yè)技能強、工作經(jīng)驗豐富、責任心強的人員擔任，便于為其他人員樹立榜樣[3]。

2.4 完善管理制度

為了確保檔案管理創(chuàng)新能夠順利進行，事業(yè)單位需要積極完善相關(guān)的管理制度，并將其落實在日常的工作中，不僅能夠提高工作的規(guī)范性，還可以保證管理方式的統(tǒng)一性、科學性，便于充分發(fā)揮檔案管理的價值。首先，事業(yè)單位需要對檔案管理的保密工作制度進行完善，強化工作人員的保密意識，避免發(fā)生單位信息泄露等問題。其次，事業(yè)單位還應該積極制定崗位責任制，并將其與嚴謹?shù)莫剳椭贫?、崗位晉升制度等結(jié)合起來，對表現(xiàn)優(yōu)秀的檔案管理人員進行獎賞，反之則要進行適當?shù)母嬲]或者懲罰。通過這樣的方式，檔案管理人員就能夠加大對工作創(chuàng)新的重視，便于事業(yè)單位對其進行統(tǒng)一管理，從而在完善檔案管理工作的同時，還能夠推動單位發(fā)展。

結(jié)語：綜上所述，在事業(yè)單位傳統(tǒng)的檔案管理之中，存在很多需要解決的問題，因此需要加大創(chuàng)新力度。以此為基礎(chǔ)，經(jīng)過對檔案管理方式的創(chuàng)新，極大的提高了管理工作的信息化水平，加大了對管理工作的重視，全面提升了工作人員的素質(zhì)，完善了檔案管理的相關(guān)制度，并對其增加了資金投入，從而有效解決了傳統(tǒng)管理方式中所存在的問題。所以，為了能夠推動事業(yè)單位的發(fā)展，事業(yè)單位可以將文中的方式應用在檔案管理之中。

參考文獻

[1]高娟.推進事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化標、準化的策略研究[J].中國集體經(jīng)濟，2018（09）：50-51.

[2]馬榮.社會主義市場經(jīng)濟下完善事業(yè)單位檔案管理工作的實效策略[J].中國市場，2018（07）：121+125.

[3]褚智杰.提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設的方法策略[J].辦公室業(yè)務，2018（04）：76.