學(xué)校檔案信息化管理探討

關(guān)敏然

摘 要：現(xiàn)代學(xué)校在教育教學(xué)和管理工作當(dāng)中，會(huì)產(chǎn)生大量的檔案數(shù)據(jù)、信息資料，它們是學(xué)校的一種寶貴財(cái)富，不僅記錄了學(xué)校的成長(zhǎng)歷程，同時(shí)還能為今后的教育教學(xué)工作開展以及學(xué)校管理工作的開展提供參考，促進(jìn)教育教學(xué)事業(yè)與學(xué)校的發(fā)展，所以我們必須要重視并切實(shí)做好學(xué)校的檔案管理工作。在如今信息時(shí)代環(huán)境條件下，信息技術(shù)的應(yīng)用，對(duì)于提升檔案管理的質(zhì)量來說意義重大，因此當(dāng)前我們應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)建設(shè)、推進(jìn)學(xué)校檔案信息化管理。本文基于作者自身的實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)與學(xué)習(xí)了解，首先簡(jiǎn)單分析了學(xué)校檔案信息化管理的必要性，然后主要對(duì)學(xué)校檔案信息化管理的建設(shè)提出了部分探討性建議，以期能為相關(guān)工作的實(shí)踐提供參考。

關(guān)鍵詞：學(xué)校檔案；信息化；管理

當(dāng)前，我國(guó)的學(xué)校辦學(xué)集中化程度越來越高，簡(jiǎn)單來說也就是各類教學(xué)資源越來越集中，學(xué)校的規(guī)模變得越來越大，相應(yīng)學(xué)校的學(xué)生也就越來越多，教、研活動(dòng)和學(xué)校管理越來越復(fù)雜。在充足的資源保障下，學(xué)校教學(xué)、研究、管理等各方面的工作并不存在什么較大的問題，依然規(guī)范、有序，但是這卻對(duì)學(xué)校檔案管理工作帶來了很大的負(fù)荷、壓力，為了解決這個(gè)難題，我們必須要加強(qiáng)學(xué)校檔案信息化管理的建設(shè)。

一、學(xué)校檔案信息化管理的必要性

學(xué)校檔案主要包括了三個(gè)方面的內(nèi)容，第一個(gè)是學(xué)生檔案，第二個(gè)是學(xué)校教、研檔案，第三個(gè)是學(xué)校管理檔案。學(xué)生檔案全面記錄了學(xué)生的在校生活、學(xué)習(xí)情況，可以反映出學(xué)生的學(xué)習(xí)、生活、紀(jì)律、思想狀態(tài)，學(xué)校是教書育人，為社會(huì)培養(yǎng)人才的地方，學(xué)生檔案管理看似與教育教學(xué)、人才培養(yǎng)沒有直接的關(guān)系，但其實(shí)際上卻對(duì)教育教學(xué)和人才培養(yǎng)的影響極大，必須引起我們的高度關(guān)注與重視[1]。因?yàn)橥ㄟ^對(duì)學(xué)生檔案的分析、利用，可以幫助學(xué)校發(fā)現(xiàn)其教育教學(xué)工作當(dāng)中存在的不足，并指導(dǎo)教育教學(xué)和人才培養(yǎng)工作的改進(jìn)，有利于學(xué)校教育教學(xué)和人才培養(yǎng)工作質(zhì)量的提升。另外，教、研檔案和管理檔案，又分別記錄了學(xué)校的教、研活動(dòng)情況和管理情況，其中包括了學(xué)校的成長(zhǎng)歷程、發(fā)展成果，可以為學(xué)校今后的各項(xiàng)工作開展提供全面、充分的參考。如今，各個(gè)學(xué)校的辦學(xué)規(guī)模越來越大，學(xué)生越來越多，教、研活動(dòng)和學(xué)校管理越來越復(fù)雜，所以學(xué)校檔案也就明顯的增多。

學(xué)校檔案管理工作本身就較為復(fù)雜、瑣碎，在傳統(tǒng)以紙為存儲(chǔ)媒介，以人為主要工作力量的學(xué)校檔案管理模式下，面對(duì)日漸增多的檔案數(shù)量，管理工作的效率、質(zhì)量均會(huì)非常之低，這成為了當(dāng)前學(xué)校需要重點(diǎn)解決的一個(gè)問題。信息化已經(jīng)成為了整個(gè)社會(huì)的必然發(fā)展趨勢(shì)，將信息化技術(shù)應(yīng)用到學(xué)校檔案管理工作中來，實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案信息化管理，不僅可以減輕人的工作壓力和工作量，更能夠顯著提高檔案管理的質(zhì)量和效率，促進(jìn)學(xué)校檔案的作用價(jià)值發(fā)揮，因此建設(shè)、推進(jìn)學(xué)校檔案信息化管理是非常之必要的。

二、學(xué)校檔案信息化管理的建設(shè)

（一）健全學(xué)校檔案信息化管理平臺(tái)

要把檔案信息化建設(shè)納入本學(xué)校的總體規(guī)劃，加強(qiáng)檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，推進(jìn)運(yùn)用信息化管理檔案進(jìn)程，提高學(xué)校檔案室計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用水平，充分發(fā)揮檔案室的各項(xiàng)功能和作用。加強(qiáng)學(xué)校內(nèi)部局域網(wǎng)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案網(wǎng)絡(luò)與辦公網(wǎng)絡(luò)的接口，并在校園網(wǎng)上使用檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，完成各管理部門向?qū)W校檔案室的遠(yuǎn)程歸檔，實(shí)現(xiàn)檔案工作數(shù)字化。要遵循“規(guī)范、先進(jìn)、實(shí)用”的原則，既要滿足當(dāng)前工作需要，又要兼顧信息技術(shù)發(fā)展的趨勢(shì)。進(jìn)一步加大檔案管理軟件推廣工作力度，提高檔案管理技術(shù)和應(yīng)用水平，為保證檔案信息交換和實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享創(chuàng)造條件[2]。加強(qiáng)檔案信息建庫(kù)入網(wǎng)工作，把檔案數(shù)據(jù)庫(kù)作為學(xué)校重要信息資源，納入學(xué)校網(wǎng)絡(luò)辦公的總體格局中，逐步構(gòu)建全校檔案文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)。充分利用和發(fā)揮網(wǎng)站的作用，使檔案網(wǎng)站成為宣傳檔案工作、開展檔案信息服務(wù)的窗口。在校園網(wǎng)信息平臺(tái)上，建立檔案網(wǎng)站，有計(jì)劃地上載開放檔案目錄和現(xiàn)行文件目錄，并積極創(chuàng)造條件上載已公開的檔案全文信息，提供網(wǎng)上查詢和使用服務(wù)。再者，要做好相關(guān)的環(huán)境建設(shè)工作，注意檔案庫(kù)房的防水、防火、防盜、防霉、防蟲等安全工作，穩(wěn)定網(wǎng)絡(luò)傳輸條件，全面健全學(xué)校檔案信息化管理平臺(tái)。

（二）加強(qiáng)學(xué)校檔案信息化管理制度建設(shè)

首先，要以《電子公文歸檔管理暫行辦法》、《檔案法》等為基本的參考和指導(dǎo)，結(jié)合學(xué)校自身檔案管理工作的實(shí)際情況，制定出具有可操作性、科學(xué)性、合理性的檔案信息化管理建設(shè)措施、辦法，用于規(guī)范檔案相關(guān)建設(shè)工作的開展。在信息化管理的實(shí)際操作上，更是要細(xì)化相關(guān)的制度、標(biāo)準(zhǔn)，一方面要明確相關(guān)的責(zé)、權(quán)，將責(zé)任、權(quán)利落實(shí)到具體的崗位人員上，另一方面還要為其提供具體的檔案信息化管理操作規(guī)程、指導(dǎo)，確保學(xué)校檔案信息化管理得以有章可循，規(guī)范、有序的推進(jìn)。特別是在電腦操作方面，要嚴(yán)格用戶賬號(hào)的管理，做好保密工作，所有檔案管理人員必須具備自己的賬號(hào)、密碼，而且不能交換使用，不能使用計(jì)算機(jī)做與檔案管理無關(guān)的事，更不能隨意插用其他的可移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備。

（三）加快推進(jìn)學(xué)校檔案信息資源建設(shè)

在前一階段的檔案管理工作當(dāng)中，學(xué)校已經(jīng)積累了大量的檔案信息、數(shù)據(jù)資料，但這些資料都是以紙質(zhì)媒介保存的，為此我們必須要加快推進(jìn)檔案信息資源建設(shè)，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字化的檔案資料，以實(shí)現(xiàn)全面的檔案信息化管理。具體來說，一是可以由學(xué)校各個(gè)部門將本年度產(chǎn)生的歸檔文件目錄按照檔案部門的要求直接錄入到檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)中，這樣可以減輕檔案部門日常歸檔的工作壓力，又使得學(xué)校各個(gè)部門的文件材料信息能及時(shí)、完整地進(jìn)入檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，方便本校的有關(guān)人員了解和利用各類檔案，同時(shí)加快檔案信息資源網(wǎng)上共享的發(fā)展進(jìn)程[3]；另外，也可以由檔案部門組織大量人力，通過人工輸入的方式，將現(xiàn)存檔案案卷目錄轉(zhuǎn)化為機(jī)檢數(shù)據(jù)。根據(jù)電子檔案接收、保管、利用的技術(shù)方法，加強(qiáng)對(duì)學(xué)校各部門電子文件收集、鑒定、著錄、歸檔等工作的監(jiān)督指導(dǎo)，保證有保存價(jià)值的電子文件的真實(shí)性、完整性、安全性和可識(shí)別性。按照電子文件與紙質(zhì)文件并存的原則，實(shí)行電子文件和紙質(zhì)文件歸檔雙軌制，有計(jì)劃、有步驟地對(duì)本校的檔案資料進(jìn)行數(shù)字化技術(shù)處理[4]。

（四）完善學(xué)校檔案信息化管理安全建設(shè)

在信息化的技術(shù)條件下，學(xué)校檔案管理工作面臨著不少新的安全威脅，對(duì)此我們還必須要完善學(xué)校檔案信息化管理的安全建設(shè)。例如，對(duì)于學(xué)生檔案等具有高度隱私保密需求的檔案，必須要進(jìn)行嚴(yán)格的管理，不能允許沒有權(quán)限的人訪問查閱，同時(shí)還要加強(qiáng)對(duì)黑客、病毒、木馬等網(wǎng)絡(luò)安全威脅的防范，加強(qiáng)防火墻建設(shè)、用戶認(rèn)證，將內(nèi)外網(wǎng)隔離，保證學(xué)校檔案信息化管理的安全性。另外，還要定時(shí)對(duì)學(xué)校檔案進(jìn)行備份，其目的是為了在發(fā)生意外的情況下，如檔案丟失、被損毀，及時(shí)的恢復(fù)檔案數(shù)據(jù)、信息，而且備份的方式最好是采用異地備份，這樣可以進(jìn)一步提高學(xué)校檔案數(shù)據(jù)、信息的安全保障。

三、結(jié)語

當(dāng)前，學(xué)校建設(shè)、推進(jìn)檔案信息化管理是非常必要的，除了上面所提到的幾點(diǎn)建設(shè)措施之外，學(xué)校方面還應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)代化檔案管理人才的培養(yǎng)，確保他們既具有檔案管理方面的知識(shí)、能力，同時(shí)又熟悉信息化技術(shù)，能夠快速、有效、安全的進(jìn)行相關(guān)信息化管理操作，這樣才能更好的推進(jìn)學(xué)校檔案信息化管理。

參考文獻(xiàn)

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