檔案信息化建設(shè)探討

李海連

摘 要：目前來看，檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為了檔案工作發(fā)展的重要趨勢之一。通過實現(xiàn)檔案信息化，可進一步提升檔案管理質(zhì)量、效率，為檔案管理者、檔案使用者利用檔案資源提供巨大便捷。特別是在“數(shù)字化城市”、“數(shù)字化社會”背景下，檔案信息化建設(shè)已經(jīng)邁入了快速通道?；诖?，本文對檔案信息化建設(shè)進行了綜合性闡述，并提出了相關(guān)觀點，以供參考。

關(guān)鍵詞：檔案信息化；資源共享；數(shù)字化檔案

1檔案信息化的必要性

檔案信息化建設(shè)主要是指檔案信息生產(chǎn)者、管理者及應(yīng)用者充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，完善檔案管理，強化檔案安全，以檔案信息資源開發(fā)及利用為核心的所有行為或活動的總和。從檔案工作發(fā)展形勢來看，加快檔案信息化建設(shè)步伐具有其必然性。一方面，檔案信息化建設(shè)是社會形勢發(fā)展需要。如今全社會已經(jīng)進入了一個信息化時代，檔案是重要的是信息載體。數(shù)字化技術(shù)為檔案工作提供了良好支持，也對檔案資料收集、保管、保護以及開發(fā)等提出了新的要求[1]。只有徹底實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)，才能讓檔案工作適應(yīng)新的形勢。另一方面，將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化檔案后，在檔案編研、開發(fā)、整理過程中將不再動用紙質(zhì)檔案，可對原始檔案材料進行封存管理，可減少原始紙質(zhì)檔案材料受到的自然損害或人為損害，進一步提升實體檔案材料的安全性。

2檔案信息化建設(shè)特征分析

檔案信息化建設(shè)具備以下特征[2]：（1）時效性。從客觀角度來看，檔案信息化建設(shè)是與時俱進的過程。在相關(guān)技術(shù)快速發(fā)展的情況下，檔案信息化的技術(shù)支持體系、相關(guān)軟硬件設(shè)備也需要跟上步伐，不斷更新?lián)Q代。也就是說，檔案信息化建設(shè)是一項長期性工作，不可能一蹴而就，需要跟隨發(fā)展形勢不斷調(diào)整。（2）價值性。檔案信息化建設(shè)的核心目標在于提升檔案資源的價值。以檔案信息化為基礎(chǔ)能夠更好地實現(xiàn)檔案信息資源整合、共享，這將促進檔案館藏結(jié)構(gòu)發(fā)生變化，讓檔案工作獲得更大的發(fā)展空間。以信息化技術(shù)對檔案信息資源進行整合，其本身的社會價值、文化價值等均會實現(xiàn)增值。（3）滲透性。檔案信息化建設(shè)不僅僅是單純性地應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù)來替代傳統(tǒng)人力，而是要將相關(guān)技術(shù)充分滲透到檔案工作的各個環(huán)節(jié)當中，以此來完善檔案工作職能、人員分工、檔案管理結(jié)構(gòu)等。檔案信息化建設(shè)意味著能夠轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理方法，將其轉(zhuǎn)變?yōu)樾碌男问?。另外，檔案信息化建設(shè)會涉及理念更新、技術(shù)創(chuàng)新，進一步推動檔案工作變革及發(fā)展。

3檔案信息化建設(shè)過程中存在的問題

實現(xiàn)檔案信息化是現(xiàn)階段檔案工作不可逆轉(zhuǎn)的趨勢，但在檔案信息化建設(shè)過程中還是存在著一定問題：（1）檔案信息資源整合問題。雖然檔案信息化建設(shè)已經(jīng)獲得了一定成果，但在檔案信息化建設(shè)方面相對薄弱，缺乏一個標準化的管理流程。加上軟硬件設(shè)施投入不到位，部分設(shè)備未能及時更新，對檔案信息資源整合也產(chǎn)生了一定程度阻礙，無法滿足檔案信息化建設(shè)實際需求 [3]。（2）“信息孤島”現(xiàn)象較為突出。檔案信息化建設(shè)除了需要硬件設(shè)備支持外，還需要相關(guān)軟件作為支持。（3）相關(guān)人才隊伍建設(shè)有待完善。部分基層單位，很多檔案管理人員都處于兼職狀態(tài)，其專業(yè)能力不強，無法達到檔案信息化建設(shè)要求。還有一些檔案專業(yè)出身的專職人員，雖然具備了良好的檔案業(yè)務(wù)能力，但在信息化技術(shù)、知識方面積累不足。另外，單位內(nèi)部檔案管理部門也缺乏系統(tǒng)性的培訓(xùn)計劃，導(dǎo)致培訓(xùn)工作較為零散，無法充分銜接，不利于檔案管理人員成長。

4加強檔案信息化建設(shè)的相關(guān)策略

4.1實現(xiàn)檔案資源共享

在檔案信息化建設(shè)過程中，需要突破“信息孤島”，實現(xiàn)檔案信息資源共享，這樣才能將數(shù)字化檔案的價值充分發(fā)揮出來，促進檔案管理變革。首先，要加強檔案信息資源整合力度。同時，要以用戶需求為導(dǎo)向，將檔案開發(fā)及利用效益作為目標，放遠目光，實現(xiàn)檔案資料鑒定、整合及數(shù)字化同步推進。對于檔案信息產(chǎn)生部門，要明確其責任，特別是在增量檔案方面要嚴格遵循“誰產(chǎn)生、誰負責”的原則，以責任制為導(dǎo)向，明確各部門、各崗位人員職責，確認各項權(quán)限，避免出現(xiàn)權(quán)責紊亂的情況，并堅持增量檔案電子與紙質(zhì)雙套歸檔制度，以光盤刻錄及網(wǎng)絡(luò)傳輸兩種報送方式，實現(xiàn)除手書形式檔案以外的全部文件電子化歸檔。另外，對于規(guī)定范圍內(nèi)的檔案信息要建立文本文件、圖形文件關(guān)聯(lián)并存制度，以此來實現(xiàn)檔案全文檢索[4]。另一方面，要推進檔案信息資源共享。要實現(xiàn)社會化的檔案信息資源共享，單位相關(guān)管理部門要充分發(fā)揮組織、調(diào)控作用，建立協(xié)作機制，將單位各部門關(guān)聯(lián)起來，共同構(gòu)建統(tǒng)一化的檔案信息平臺。各部門之間通過相互協(xié)作，共同構(gòu)建出一個能夠共享的、規(guī)?；臋n案數(shù)據(jù)信息庫，為檔案使用者提供更為便捷的檔案信息服務(wù)。構(gòu)建統(tǒng)一化的檔案信息平臺意味著能夠徹底脫離“信息孤島”的束縛，將檔案信息的潛在價值充分發(fā)掘出來。

4.2完善相關(guān)制度建設(shè)

檔案信息化建設(shè)離不開相關(guān)制度的支持。各級部門要針對實際內(nèi)外部環(huán)境，以《檔案法》、《計算機信息系統(tǒng)保密管理暫行規(guī)定》等法律制度為導(dǎo)向，對檔案管理制度進行優(yōu)化。首先，要建立責任制度，明確各崗位檔案管理人員職責，做到“責任到人”，督促各項工作順利實施。其次，要加強安全機制建設(shè)。一方面，相關(guān)單位要加快軟、硬件設(shè)施更新步伐，為檔案信息安全管理創(chuàng)造一個良好的基礎(chǔ)環(huán)境。另一方面，要建立一套規(guī)范化的安全機制以及配套的應(yīng)急機制，即便出現(xiàn)安全管理問題或風險時，也可立即進行處理，避免風險擴大，盡最大程度保證檔案安全。單位內(nèi)部要統(tǒng)一數(shù)據(jù)端口，避免出現(xiàn)信息孤島，將單位其他電子信息系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)相互關(guān)聯(lián)起來，形成一個健全、完整的電子檔案安全管理體系，產(chǎn)生規(guī)模化的網(wǎng)路入侵防御效應(yīng)，為電子檔案提供可靠的安全保障。另外，要完善資金投入機制建設(shè)，確保檔案信息化建設(shè)有足夠的資金支持，促使各項工作順利實施。

4.3 加強相關(guān)人才隊伍建設(shè)

首先，檔案管理人員要樹立自我學(xué)習(xí)意識，提升主觀能動性，通過學(xué)習(xí)充電掌握新知識、新技能，不斷提升崗位勝任力；其次，建立一套系統(tǒng)性的培訓(xùn)計劃，定期對檔案管理人員進行技能培訓(xùn)，除了深化檔案專業(yè)技能外，還要補充信息技術(shù)相關(guān)知識，讓檔案管理人員能夠適應(yīng)新的環(huán)境。培訓(xùn)完成后要對相關(guān)人員進行統(tǒng)一考核，并將考核結(jié)果與個人績效關(guān)聯(lián)起來，起到督促作用。另外，可將檔案信息化建設(shè)納入檔案執(zhí)法檢查、目標管理考核當中，經(jīng)常性地進行評估、檢查、總結(jié)，根據(jù)存在的問題，探討出優(yōu)化措施，以便持續(xù)優(yōu)化檔案信息化建設(shè)流程。單位檔案管理部門可定期開展討論會議，提出日常工作當中存在的不足，并探討出解決措施、優(yōu)化方案等，鼓勵相關(guān)人員之間相互吸取經(jīng)驗，以此來提升其業(yè)務(wù)素養(yǎng)，增強其崗位勝任力，為各項工作落實提供良好支持。

5結(jié)語

檔案信息化建設(shè)是檔案工作當中的重要環(huán)節(jié)之一，也是提升檔案工作質(zhì)量、效率的必然途徑。通過實現(xiàn)檔案資源共享、完善相關(guān)制度建設(shè)，并加強檔案人才隊伍建設(shè)，為檔案信息化建設(shè)提供資源、制度、人才支持，逐漸形成一個健全的體系，將檔案資源的價值充分發(fā)揮出來。

參考文獻

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[3]唐春蕾，管柏翔.檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（03）：63.

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