如何改進(jìn)辦公室檔案管理工作探討

段連偉

摘 要：隨著單位內(nèi)部的部門職能越來越明確，辦公室的檔案管理工作作為其中的一部分變得非常重要，為了提升單位的工作效率以及質(zhì)量，改進(jìn)辦公室檔案管理工作是非常非必要的。本文首先對現(xiàn)階段辦公室檔案管理工作存在的問題進(jìn)行了分析，然后通過針對性的提出改進(jìn)對策，以期能夠?yàn)檗k公室檔案管理工作提供一定的參考。

關(guān)鍵詞： 管理工作；策略；辦公室；檔案；辦公

在單位長時(shí)間的工作過程中發(fā)現(xiàn)，辦公室檔案管理和單位各項(xiàng)工作有著非常緊密的聯(lián)系，現(xiàn)階段，辦公室檔案管理工作存在很多問題，這些問題的存在對于單位的發(fā)展以及運(yùn)行帶來了一定的阻礙。問題主要分為三個(gè)方面：第一，辦公室檔案管理的意識(shí)較弱，在辦公室檔案管理日常工作過程中由于沒有相應(yīng)制度的依靠，使得管理工作常常出現(xiàn)問題；第二，辦公室檔案的收集存在一定問題，由于辦公室檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)有限，檔案相關(guān)資料的真實(shí)性不能夠得到保障；第三，隨著社會(huì)信息化的發(fā)展，社會(huì)對辦公室檔案管理工作有了更高的要求，而傳統(tǒng)的管理工作并煤油很好的適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展方向，出現(xiàn)了信息化程度低，信息資源的共享效率低等問題。因此，對于單位而言，改進(jìn)辦公室檔案管理工作是勢在必行。

1 增強(qiáng)辦公室檔案意識(shí)， 完善檔案日常管理制度

第一，很多單位對于辦公室檔案管理工作的態(tài)度缺乏一定的重視性，所以檔案管理人員的管理意識(shí)不強(qiáng)，造成辦公室方案管理工作效率低等問題的出現(xiàn)。因此，單位應(yīng)該按照現(xiàn)階段辦公室檔案管理工作的現(xiàn)狀，首先對辦公室檔案管理工作有一個(gè)正確的認(rèn)識(shí)，積極地針對具體的要求進(jìn)行改進(jìn)，制定符合實(shí)際的可行性檔案管理目標(biāo)，建立起良好的管理理念，進(jìn)一步制定科學(xué)合理的辦公室檔案管理制度，通過制度的保障將管理責(zé)任得到實(shí)際的落實(shí)。具體來講比如針對辦公室檔案管理的工作，單位可以通過成立工作小組或者獨(dú)立部門的方式進(jìn)行，針對實(shí)際情況制定可行有效的目標(biāo)，將制定好的目標(biāo)細(xì)致化，將具體的辦公室檔案管理責(zé)任具體到小組的個(gè)人，同時(shí)還可以將小組工作人員的實(shí)效納入績效范圍內(nèi)，通過這樣的方式來改進(jìn)辦公室檔案管理工作的效率以及質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)辦公室檔案管理工作的新局面。

第二，強(qiáng)化辦公室檔案日常管理工作。制定全面完善的辦公室檔案管理工作保障制度，

首先應(yīng)該針對性的了解辦公室檔案管理工作的實(shí)際流程以及規(guī)定，然后對相關(guān)工作人員的行為進(jìn)行約束以及監(jiān)督管理，防止管理人員在實(shí)際工作過程中出現(xiàn)不規(guī)范的行為。同時(shí)，辦公室檔案管理工作可以與其他相關(guān)文件的整理、收集以及管理工作聯(lián)系起來，通過與單位其他文件管理的結(jié)合來強(qiáng)化實(shí)際的管理工作。一般可以通過針對文件資料建立專門的管理部門小組，專門的進(jìn)行文件資料的的整理與管理，主要包括文件資料的分類、整理、標(biāo)記等，通過這些工作來方便日后的查詢。這樣也能夠保障辦公室檔案的安全性，尤其是一些較為重要的資料，可以將其進(jìn)行進(jìn)一步的加密，單獨(dú)存放。

2 加強(qiáng)辦公室檔案收集， 提高檔案人員素質(zhì)水平

第一，單位應(yīng)該進(jìn)一步強(qiáng)化辦公室檔案的收集工作。對于辦公室檔案管理工作來說，最基礎(chǔ)的工作就是資料的收集，首先應(yīng)該加強(qiáng)檔案管理工作的規(guī)范化，只有保障了基礎(chǔ)工作的質(zhì)量才能夠?qū)崿F(xiàn)預(yù)期的辦公室檔案管理效果。首先，針對檔案資料進(jìn)行分類、收集以及保管，在檔案資料收集的過程中最基本的要求就是資料的字跡清晰，然后才是這些檔案資料的保管；

然后，對檔案資料收集進(jìn)行規(guī)范化，具體可以通過對資料進(jìn)行文字編號(hào)、附件以及主題詞的確定，按照制定的管理制度來進(jìn)行，進(jìn)一步為檔案管理提供便利；最后，檢索的高效性還是需要通過制定的科學(xué)合理的檢索制度來實(shí)現(xiàn)的，這項(xiàng)工作可以依賴于網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)來實(shí)現(xiàn)，通過辦公室自動(dòng)化系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上管理工作。

第二，定期的組織辦公室檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)工作，針對性的提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。辦公室檔案管理工作離不開專業(yè)人士的落實(shí)，近幾年，隨著社會(huì)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的飛速發(fā)展，很多辦公室檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)跟不上時(shí)代的發(fā)展，專業(yè)素質(zhì)告急。很多單位辦公室檔案管理人員由于缺乏專業(yè)技術(shù)在檔案管理工作的過程中常常出現(xiàn)問題，與現(xiàn)代化的發(fā)展還存在很大的差距。為了提升辦公室檔案管理人員的綜合素質(zhì)，可以通過以下措施實(shí)現(xiàn)：首先，幫助辦公室檔案管理人員樹立正確的態(tài)度，讓其充分的認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，制定一定的獎(jiǎng)懲制度來鼓勵(lì)檔案工作人員的工作；然后，定期的開展檔案管理相關(guān)的培訓(xùn)課程，在提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)的基礎(chǔ)上，還應(yīng)該幫助員工提升計(jì)算機(jī)技術(shù)，通過這樣的方式促進(jìn)辦公室檔案管理工作的質(zhì)量以及效率。

3 推進(jìn)檔案數(shù)字化進(jìn)程， 加快實(shí)現(xiàn)信息資源共享

第一，加快辦公室檔案數(shù)字信息化的進(jìn)程。針對具體的情況制定數(shù)字信息化發(fā)展的進(jìn)程，然后進(jìn)一步的對其監(jiān)督檢查，保障辦公室檔案數(shù)字信息化的順利進(jìn)行。除此之外，可以適當(dāng)?shù)募哟筚Y源的投入，形成一定的協(xié)作機(jī)制，與單位各力量進(jìn)行結(jié)合來實(shí)現(xiàn)辦公室檔案數(shù)字信息化的建設(shè)，明確單位檔案信息管理的主體責(zé)任體，特別是檔案信息的生產(chǎn)主體以及責(zé)任主體，進(jìn)一步推動(dòng)檔案的數(shù)字信息化建設(shè)。除此之外，單位在進(jìn)行檔案信息數(shù)字信息化建設(shè)的基礎(chǔ)上，還應(yīng)該保障紙質(zhì)版檔案的保存，一般是通過光盤刻錄以及網(wǎng)上傳輸兩種形式進(jìn)行辦公室檔案的管理，通過這樣的方式實(shí)現(xiàn)辦公室檔案資料的電子歸檔化，而檔案信息中的文件以及圖片一般采用并存制度，進(jìn)一步保障檔案全文檢索的實(shí)現(xiàn)。辦公室檔案信息的數(shù)字信息化能夠提升辦公室的查準(zhǔn)率以及查全率，最終推動(dòng)辦公室檔案管理工作的改進(jìn)。

第二，加快實(shí)現(xiàn)辦公室檔案信息資源共享化的速度。對于單位來說，首先應(yīng)該在國家標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定的范圍內(nèi)努力的尋求創(chuàng)新以及突破，建立規(guī)范的管理系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)辦公室檔案管理工作的數(shù)字信息化，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)在辦公系統(tǒng)內(nèi)部進(jìn)行各種資料的管理等一系列的工作，最終實(shí)現(xiàn)辦公室檔案數(shù)字信息化的實(shí)現(xiàn)。同時(shí)，由于辦公室檔案管理工作的方向應(yīng)該與單位的實(shí)際發(fā)展保持一致，所以單位內(nèi)部應(yīng)該實(shí)際信息資源共享，共享目錄應(yīng)該針對單位的需要來進(jìn)行制定，通過這樣的方式保障辦公室檔案管理工作的效率。

4結(jié)束語

綜上所述，為了盡可能的發(fā)揮辦公室檔案管理工作在作用，單位應(yīng)該針對現(xiàn)階段辦公室檔案管理工作存在的問題提出有效的改進(jìn)對策，通過這樣的方式推動(dòng)辦公室檔案管理工作效率的提升。除此之外，單位還應(yīng)該時(shí)刻的重視辦公室檔案管理人員的綜合素質(zhì)，最基本的要求就是使用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)等，可以投入一定的資金來推動(dòng)辦公室檔案管理工作實(shí)現(xiàn)數(shù)字信息化，提升信息資源的利用率。只有這樣才能夠使單位跟上信息時(shí)代發(fā)展的要求。

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