論核電廠檔案管理工作的重要性

李東華

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2018）2-000-01

摘 要 本文首先分析了核電廠檔案的特點(diǎn)，包括文檔內(nèi)容的復(fù)雜性，同時(shí)具有成套性、專業(yè)性以及不重復(fù)性；接著提出了檔案管理的重要性，主要是核電廠安全生產(chǎn)的保障，也是企業(yè)管理的基礎(chǔ)；最后提出了電廠檔案管理工作的措施，應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變思想認(rèn)識(shí)，提高對(duì)檔案管理的重視度，加大核電廠檔案管理的投入，提高核電廠檔案管理的信息化水平與管理人員的素質(zhì)，建立健全核電廠檔案管理制度。

關(guān)鍵詞 核電廠 檔案管理 重要性

核電廠檔案信息管理是核電廠管理工作的一部分，主要是日常工作過程中形成的技術(shù)數(shù)據(jù)、影像資料、財(cái)務(wù)基礎(chǔ)建設(shè)等各個(gè)科室部門的數(shù)據(jù)資料管理。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，核電廠檔案管理不但要注重信息資源的共享，還應(yīng)注重其合理利用。在檔案管理過程中，運(yùn)用現(xiàn)代信息系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)實(shí)體檔案向數(shù)字化形式存儲(chǔ)的轉(zhuǎn)變，有效地解決了傳統(tǒng)檔案管理中基于文本等手工處理與人工檢查工作量大、出錯(cuò)率高的問題，實(shí)現(xiàn)了管理方式的規(guī)范化發(fā)展，提高了核電廠檔案管理的工作效率。在新時(shí)期，我們應(yīng)當(dāng)明確核電廠檔案的特點(diǎn)，強(qiáng)調(diào)核電廠檔案管理工作的重要性，從而提出有針對(duì)性的措施來規(guī)范檔案管理工作，為核電廠的持續(xù)發(fā)展提供智力支撐。

一、核電廠檔案的特點(diǎn)

（一）文檔內(nèi)容復(fù)雜

核電廠的運(yùn)營(yíng)建設(shè)涉及的行業(yè)和領(lǐng)域比較廣泛。我們從內(nèi)容方面分析，涉及的有核電專業(yè)，還有涉及核電項(xiàng)目的營(yíng)運(yùn)單位，包括業(yè)主、承建單位、工程公司、勘察與設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理單位等。從文檔涉及的人員來分析，涉及的人員主要有以上我們提到的單位法定責(zé)任人、專業(yè)技術(shù)人員、檔案管理人員等與文檔相關(guān)的所有人員。

（二）成套性

我們以核電基建工程檔案來分析，核電基建工程主要是由獨(dú)立的項(xiàng)目建設(shè)活動(dòng)來組成的，具備很強(qiáng)的參考價(jià)值，也有一定的規(guī)律性和歷史意義。比如，工程基建項(xiàng)目中的管母線安裝、材料檢測(cè)、吊裝等工序，開關(guān)檢查、設(shè)備就位、設(shè)備測(cè)試等工序。這些代表性的部分都是成套存在的，在具體的工程竣工完成之后屬于看不見、摸不著的，只能根據(jù)當(dāng)時(shí)建設(shè)中的照片、錄像等記錄的檔案來評(píng)價(jià)這些施工內(nèi)容。要爭(zhēng)創(chuàng)優(yōu)質(zhì)基礎(chǔ)建設(shè)項(xiàng)目，需要這些照片記錄與文字說明來展示建設(shè)成品與工藝亮點(diǎn)所在。所以，核電廠基建工程檔案能夠完成的銜接建設(shè)過程，作為歷史記憶完整的保留。在檔案歸檔的時(shí)候要按照之間的規(guī)律性聯(lián)系，文字說明綜合分析時(shí)間、地點(diǎn)、人物等要素來揭示檔案的全部信息。

（三）專業(yè)性

核電廠檔案的專業(yè)性很強(qiáng)，主要形成在特定的技術(shù)領(lǐng)域內(nèi)，屬于一種重要的信息資源。比如，在核電項(xiàng)目施工單位施工時(shí)候收集到的資料有鋼筋的安裝、磚墻的砌筑、地面的防水等，這些屬于建筑工程領(lǐng)域的檔案具備很強(qiáng)的專業(yè)性。在收集檔案的時(shí)候，要把握好施工質(zhì)量的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，對(duì)于隱蔽工程要找出其中隱蔽的內(nèi)容，在補(bǔ)充文字說明的時(shí)候要注重文字與照片的一一對(duì)應(yīng)，不能用錯(cuò)專業(yè)用語以及設(shè)備安裝的專業(yè)名稱等。照片以及錄像檔案要求原版照片，不能修飾剪裁，這樣才能還原當(dāng)時(shí)建設(shè)項(xiàng)目的真實(shí)面貌。

（四）不重復(fù)性

數(shù)碼照片以及錄像的普及率很高，拍攝的時(shí)候也比較方便、快捷，如果把所有拍攝的照片都?xì)w檔就會(huì)造成資源的浪費(fèi)，還提高了檔案管理的成本，因此，在實(shí)際的核電廠檔案管理過程中要嚴(yán)格按照擇優(yōu)選擇的原則。同一個(gè)內(nèi)容的照片、錄像視頻就選擇代表性最強(qiáng)的進(jìn)行保存，這些視頻、招聘以及錄像等要清晰、完整、質(zhì)量好，遵循不重復(fù)性的特點(diǎn)。

二、核電廠檔案管理工作的重要性

核電廠檔案信息能夠?yàn)楹穗娛聵I(yè)的順利發(fā)展提供相應(yīng)的技術(shù)指導(dǎo)，從而保障核電廠的安全順利進(jìn)展。因此我們必須要認(rèn)識(shí)到核電廠檔案管理工作的重要性，強(qiáng)化各個(gè)環(huán)節(jié)數(shù)據(jù)的完整性與存檔安全，保障檔案管理的準(zhǔn)確性與完整性。

（一）安全生產(chǎn)的保障

核電企業(yè)屬于生產(chǎn)型企業(yè)的一種，其工作開展都是為安全生產(chǎn)服務(wù)。檔案管理部門要明確工作職責(zé)，站在安全的角度思考問題，把安全管理當(dāng)作檔案管理的核心，積極發(fā)揮檔案資源的信息優(yōu)勢(shì)，為用戶提供準(zhǔn)確、可靠的信息，提供多元化的信息服務(wù)，進(jìn)而增加核電廠的核心競(jìng)爭(zhēng)力。比如，檔案操作員進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)工作的培訓(xùn)是進(jìn)入這個(gè)工作崗位的前提和基礎(chǔ)性條件，注重檔案安全管理，這樣能夠?yàn)楹穗娖髽I(yè)的安全運(yùn)轉(zhuǎn)提供一定的智力與技術(shù)支持。

（二）企業(yè)管理的基礎(chǔ)

根據(jù)核電項(xiàng)目的特點(diǎn)，技術(shù)水平相對(duì)比較尖端，建設(shè)工期比較長(zhǎng)，投資也比較大，而且接口復(fù)雜。在現(xiàn)代企業(yè)制度的前提下，核電廠的業(yè)主公司在進(jìn)行核電工程項(xiàng)目管理的售后采取的基本是承包的方式，這種方式主要依靠合同對(duì)參建單位單位活動(dòng)進(jìn)行溝通、協(xié)調(diào)，并約束其行為，也是解決問題的重要依據(jù)。從這點(diǎn)可以看出，工程建設(shè)中的文檔以及相應(yīng)的記錄，也就是檔案被認(rèn)為是合同執(zhí)行的重要依據(jù)，受到了各方的重視。

三、提高核電廠檔案工作管理成效的措施

（一）轉(zhuǎn)變思想認(rèn)識(shí)，提高檔案管理的重視度

作為核電廠檔案管理部門，要認(rèn)識(shí)到在信息時(shí)代的大背景下進(jìn)行檔案管理工作的重要性和必要性。進(jìn)行科學(xué)有效的管理與規(guī)劃，對(duì)檔案信息管理進(jìn)行一個(gè)整體的布局，結(jié)合檔案部門內(nèi)部管理與外部需求，改變傳統(tǒng)的信息割據(jù)局面，實(shí)現(xiàn)檔案管理各個(gè)模塊之間的信息資源共享，這樣才能提高檔案信息的準(zhǔn)確率。因此，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案管理過程中的辦公狀況進(jìn)行認(rèn)真的分析，積極優(yōu)化其中的關(guān)鍵流程，做好檔案管理的宣傳與匯報(bào)工作，以便得到上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的支持與重視。通過建立一支高素質(zhì)、業(yè)務(wù)精良的工作團(tuán)隊(duì)，在工作中樹立信息化系統(tǒng)理念。

（二）加大核電廠檔案管理的投入

要提高核電廠檔案的管理成效，就要加大相關(guān)投入力度，其中物質(zhì)的投入是重要的前提和基礎(chǔ)。首先要有專業(yè)的攝像機(jī)、計(jì)算機(jī)以及打印機(jī)、掃描儀等，這些現(xiàn)代化的管理設(shè)備是必備的設(shè)施，當(dāng)然還有滅火設(shè)施、除濕設(shè)備、溫濕度監(jiān)測(cè)儀器、防蟲防霉設(shè)施等。我們以照片檔案的保管為例，照片檔案保存的要求比紙質(zhì)檔案的要求更高，這是由照片檔案的載體所決定的。在保存照片檔案的時(shí)候，不但要注意防火、防水和防潮，還要防日光以及紫外線等，檔案庫房的溫度要控制在14±2℃，濕度控制在40±5%。照片檔案應(yīng)該與其它檔案分開存放，因?yàn)槿绻颜掌瑱n案跟其他檔案混合放在一起，沒有達(dá)到相應(yīng)的溫度和濕度要求，就可能會(huì)使一些照片變黃或者褪色，出現(xiàn)一些難以彌補(bǔ)的損失。

（三）提高核電廠檔案管理的信息化水平

基建項(xiàng)目檔案是宣傳和推廣核電廠工程的重要亮點(diǎn)，也能夠以其權(quán)威性來保護(hù)自身的合法權(quán)益，其科技含量高，形成的時(shí)間與空間的跨度也比較大，內(nèi)容復(fù)雜。對(duì)于基建項(xiàng)目檔案管理工作來說，辦公自動(dòng)化軟件為檔案資料的現(xiàn)代化管理提供了可能，也為檔案管理信息化提供了強(qiáng)大的技術(shù)支撐?？梢哉f，信息技術(shù)貫穿于基建項(xiàng)目檔案的形成過程中，而檔案又是信息化的成果。例如，海南核電有限公司在公司成立時(shí)就建立了相應(yīng)的檔案管理數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)了資源的信息共享。通過現(xiàn)代信息技術(shù)能夠把分散的信息進(jìn)行統(tǒng)一處理，進(jìn)行掃描處理形成電子檔案，無論用戶在什么地點(diǎn)進(jìn)行辦公，都可以通過服務(wù)器以及web等連接起來，找出準(zhǔn)確的檔案信息資源，突破了檔案形成與查閱的時(shí)間與空間限制，改變了傳統(tǒng)方案材料的生成、傳遞以及處理方式。作為辦公自動(dòng)化的基礎(chǔ)，電子文檔管理系統(tǒng)通過提高檔案信息存儲(chǔ)質(zhì)量，讓檔案信息資源的完整性得以保障，檔案工作人員可以整理這些信息中對(duì)檔案管理有利的數(shù)據(jù)來為管理決策服務(wù)。除此之外，通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)還能夠把檔案的信息與檔案載體分離開來，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)把關(guān)鍵的信息共聯(lián)，這樣一來，信息的深度就得到了提升，實(shí)現(xiàn)了檔案信息共享與在線服務(wù)。

（四）提高核電廠檔案管理人員的素質(zhì)

核電廠檔案管理人員要有很強(qiáng)的專業(yè)素質(zhì)，保持好檔案室的環(huán)境衛(wèi)生和安全工作，做好檔案的防蟲防霉工作。同時(shí)，還應(yīng)嚴(yán)格履行檔案借閱管理制度，不得讓人隨意翻看檔案資料。作為檔案管理人員，要能夠做到干一行、愛一行，把檔案管理工作細(xì)節(jié)放在第一位，能夠堅(jiān)持全心全意為檔案管理工作開展“效力”的思想意識(shí)，具備敬業(yè)精神，具備責(zé)任感與事業(yè)心，保管好檔案資料。核電廠要提高檔案管理人員的素質(zhì)就要注重人員的培訓(xùn)工作。首先，要進(jìn)行專業(yè)基礎(chǔ)培訓(xùn)。對(duì)于新入職的員工在上崗之前就要開展培訓(xùn)工作，具體內(nèi)容包括檔案管理崗位的工作職責(zé)、具體工作流程、操作方式等，掌握各個(gè)門類檔案和各種載體檔案的管理方法、各個(gè)工作環(huán)節(jié)之間的聯(lián)系，以提高培訓(xùn)的針對(duì)性，還要熟悉國(guó)家檔案管理方面的法律法規(guī)。其次，還應(yīng)進(jìn)行信息化技能培訓(xùn)。比如，讓工作人員明確電子檔案的歸檔要求和步驟，并對(duì)檔案的價(jià)值進(jìn)行專業(yè)的評(píng)估，對(duì)檔案的歸檔范圍進(jìn)行明確，歸檔的是那些具有存檔價(jià)值的檔案，刪改沒有存檔價(jià)值的檔案，這樣才能更好的識(shí)別電子文件。

（五）建立健全核電廠檔案管理制度

管理人員要結(jié)合核電廠檔案管理工作實(shí)際，建立健全檔案管理制度，要求專業(yè)人員在設(shè)計(jì)的時(shí)候制定相應(yīng)的操作規(guī)范，包括檔案管理系統(tǒng)操作的步驟與指令。此外，要提高檔案管理中系統(tǒng)的安全性，就要設(shè)定相應(yīng)的人員操作權(quán)限，用防火墻等形式來隔絕病毒，定期采用相應(yīng)的軟件來清理系統(tǒng)垃圾，為系統(tǒng)提供良好的運(yùn)營(yíng)環(huán)境，避免未授權(quán)人員進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)產(chǎn)生不良行為的發(fā)生。歸檔時(shí)要注意數(shù)碼照片以及錄像等資料的可識(shí)別性、存儲(chǔ)系統(tǒng)的可靠性等，在歸檔之后的管理和利用過程中從系統(tǒng)到照片影像實(shí)現(xiàn)安全管理， 保證這一新型載體檔案的完整與安全。

四、結(jié)語

綜上所述，伴隨著我國(guó)核電技術(shù)的快速發(fā)展，核電廠的檔案管理問題受到了業(yè)界人士的廣泛關(guān)注。檔案文檔的內(nèi)容比較復(fù)雜，具有成套性、專業(yè)性以及不重復(fù)性的特點(diǎn)，檔案管理是核電廠安全生產(chǎn)的保障，也是企業(yè)管理的基礎(chǔ)。因此，應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變思想認(rèn)識(shí)，提高對(duì)檔案管理的重視程度，加大核電廠檔案管理的投入，提高核電廠檔案管理的信息化水平與管理人員的素質(zhì)，建立健全核電廠檔案管理制度，進(jìn)而為核電廠的持續(xù)發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

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