擺脫微軟 在線辦公更便捷

老萬

不裝軟件 在線編輯文檔

其實很多人和我一樣在處理一些簡單的文本信息內(nèi)容的時候，并不想使用臃腫的Office辦公軟件，而是選擇一些比較簡單實用的第三方文本編輯器?？墒怯械臅r候領(lǐng)導(dǎo)要求我們提交的文件格式，必須是Office的格式才可以。那么這個時候如何進(jìn)行轉(zhuǎn)換操作呢？

如果用戶的電腦系統(tǒng)里面沒有安裝Office辦公軟件的話，那么利用一些在線編輯服務(wù)就可以進(jìn)行轉(zhuǎn)換操作。比如我們打開最新推出的“騰訊文檔”服務(wù)的官方網(wǎng)站（https：//docs.qq.com），點(diǎn)擊“立即使用”按鈕后，通過QQ或者微信手機(jī)客戶端進(jìn)行掃描就能成功地登錄。現(xiàn)在點(diǎn)擊工具欄中的“新建”按鈕，在彈出的菜單中選擇“新建在線文檔”或者“新建在線表格”命令即可。比如我們點(diǎn)擊“新建在線文檔”按鈕，可以看到空白文檔、工作日報、工作總結(jié)的常見模板，用戶只需要根據(jù)操作進(jìn)行選擇即可（圖1）。

在彈出的新建文檔頁面的右上角，可以設(shè)置新建文檔的名稱。接著我們將文本文件中的內(nèi)容復(fù)制粘貼到“騰訊文檔”的編輯窗口中，然后利用工具欄中的命令對內(nèi)容進(jìn)行相應(yīng)的編輯排版即可。由于所有的操作都是在云端服務(wù)器中進(jìn)行的，所以服務(wù)器會定時對用戶的文檔內(nèi)容進(jìn)行自動保存，這樣就不會存在文件丟失的問題。當(dāng)所有的操作完成以后，點(diǎn)擊頁面右上角的“更多操作”按鈕，在彈出的菜單中選擇“保存為本地文件”命令，這樣就可以將這個文件下載保存到硬盤里面，然后提交給領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審閱。

協(xié)同辦公 工作效率大提升

通常我們提交給領(lǐng)導(dǎo)的文件都需要經(jīng)過反復(fù)的修改才可以，但是同事之間對文件往往有不同的意見，這樣就需要多人進(jìn)行討論和修改。傳統(tǒng)的方法都是將文件創(chuàng)建完成后，利用QQ或者電子郵件發(fā)送給其他的用戶，對方修改完成以后再回傳給我們。這樣的操作自然非常的繁瑣，而協(xié)同辦公就是最好的解決方法。

首先將需要共同討論的文件上傳到“騰訊文檔”的服務(wù)器里面，點(diǎn)擊列表中的文件名稱鏈接后，在網(wǎng)頁中就可以打開這個文件。接下來點(diǎn)擊工具欄中的“權(quán)限”按鈕，在彈出的對話框中選擇其他用戶對文檔的管理權(quán)限，我們可以選擇可查看或者可編輯等選項。如果用戶選擇的是“僅指定成員可查看/編輯”，接著點(diǎn)擊下方的“添加可編輯的指定成員”按鈕，在彈出的列表中選擇要邀請的QQ好友即可（圖2）。

接下來點(diǎn)擊工具欄中的“分享”按鈕，在彈出的對話框中就可以獲得一個分享鏈接，然后將這個鏈接通過QQ以及電子郵件的方式發(fā)送出去（圖3）。當(dāng)其他同事打開分享鏈接后，就可以同時對這個文件的內(nèi)容進(jìn)行編輯操作，而且所有人都可以實時看到最新的文件內(nèi)容。這樣就可以很快完成文件的創(chuàng)建和修改，從而更好地提升同事之間的協(xié)作效率。

但是在協(xié)作編輯一個文檔的時候，我們可能也會遇到這樣一個問題。就是發(fā)現(xiàn)最新的修改版本，其實并沒有之前的某一個版本效果明顯，于是就想重新恢復(fù)到之前的某一個版本。其實要想解決這個問題也非常的簡單，點(diǎn)擊頁面右上角的“更多操作”按鈕，在彈出的菜單中選擇“查看修訂記錄”命令。在彈出的網(wǎng)頁中就可以看到這個文件所有的修訂版本，從中選擇自己需要的版本后點(diǎn)擊“恢復(fù)”按鈕，就可以將文件內(nèi)容恢復(fù)到之前的這個版本了（圖4）。

隨時隨地的免費(fèi)翻譯助理

有的時候我們從網(wǎng)上下載的資料是全英文的，這樣對于很多用戶來說都需要借助翻譯軟件才能進(jìn)行閱讀。雖然現(xiàn)在網(wǎng)上有很多的翻譯軟件，比如百度翻譯、有道翻譯、谷歌翻譯等等，但是它們對上傳的文字信息都有數(shù)量限制。所以要想進(jìn)行全文翻譯的時候，往往需要分段操作才可以。

不過現(xiàn)在在“騰訊文檔”里面進(jìn)行操作就簡單多了，用戶首先按照前面的步驟將要翻譯的文檔上傳到云端服務(wù)器里面。打開這個文檔以后點(diǎn)擊工具欄中的“進(jìn)入智能翻譯模式”按鈕，當(dāng)前窗口就會自動分成左右兩個區(qū)域，這樣就可以同時顯示出原文及對照的翻譯結(jié)果（圖5）。點(diǎn)擊翻譯結(jié)果右上角的“生成新文檔”按鈕，就可以將這個翻譯信息保存為文檔，這樣也可以對翻譯的內(nèi)容進(jìn)行編輯。

添加水印保護(hù)工作文檔

如果公司的文件需要對外發(fā)布，又害怕別人對文檔進(jìn)行破壞的話，那么添加水印就是很好的一種保護(hù)方式。這樣既起到了宣傳的效果，又增加了使用者版權(quán)的意識。在“騰訊文檔”里面打開要添加水印的文檔，接著點(diǎn)擊工具欄中的“設(shè)置水印”按鈕，在彈出的對話框的“水印文字”輸入框里面，設(shè)置相應(yīng)的水印信息。然后選擇一個所需要的水印的樣式，最后點(diǎn)擊“確定”按鈕就完成了水印的添加（圖6）。