關于檔案管理工作的幾點思考

朱京霞

摘 要：檔案是國家的重要信息資源，在當下信息化大背景下，檔案管理工作易面臨機遇又面臨挑戰(zhàn)，既面臨檔案管理工作管用關系價值選擇問題，亦涉及檔案管理信息化創(chuàng)新思考，同時又涵蓋新時期檔案干部建設工作的思考。

關鍵詞：檔案管理；管用關系；信息化

一、管用關系價值選擇分析

檔案管理工作須處理的一個重要關系，即“管用關系”。目前，檔案管理價值取向上仍傾向于“重管理輕利用”，在管利關系上尚未達成平衡點。

檔案管理的工作須把握好工作目的，管理與利用均為檔案管理工作目的，而便于利用卻是檔案管理工作最重要目的。然而，實踐中一些檔案管理實務部門卻過于重視檔案管理而忽視檔案利用。這種現(xiàn)狀與歷史上的檔案管理傳統(tǒng)有關，我國古代，在文件復制、保護領域科技水平低下，且由于檔案文件唯一性特點，使檔案管理者較多關注文獻保管工作。而當今社會文獻復制、傳播技術先進，檔案利用成為檔案管理工作的重點。目前檔案管理為兩個領域服務，一個是社會公共事務，另一個為機關單位等機構內(nèi)部事務，前者涉及公眾對有關信息的查閱權、相關信息的知情權，檔案工作為社會公共事務服務，關系到社會公民的利益；后者涉及企業(yè)內(nèi)部信息管理工作。在管用關系上，機關內(nèi)部檔案管理曾適用文檔連鎖制來提高檔案的利用價值，伴隨著企業(yè)內(nèi)部員工權利的明確，政府機關開展的信息公開工作，檔案的利用價值必是檔案管理工作的重點考察對象。

檔案的利用，既涵蓋檔案價值層面的利用價值，亦涉及利用層面的利用范圍，如檔案利用主體范圍，檔案利用領域。檔案利用主體范圍，也叫做檔案利用者；檔案利用領域，即實現(xiàn)檔案價值、功能的社會領域，諸如政治、經(jīng)濟、文化、社會等領域；檔案的利用主體和利用領域構成了檔案的利用范圍。[1]檔案自身無利用范圍可言，任何主體均可利用，而檔案注入社會因素之后檔案的利用范圍，則由對檔案享有控制權的社會主體來決定，選擇的過程必然涉及價值選擇，即檔案利用的價值選擇問題。價值取向影響管用關系的平衡，同時，價值取向不僅影響機關內(nèi)部的內(nèi)部需要，而且可作為機關內(nèi)部聯(lián)系社會外部需求的重要參考。因此，檔案管理工作應做好價值范式轉化，適應新時代背景下對檔案利用價值的需求，注重人民群眾對檔案信息的需求，注意滿足政府信息公開化要求，注意滿足社會對檔案信息需求，

二、檔案管理信息化創(chuàng)新思考

隨著計算機技術發(fā)展，各行各領域均在適應信息化要求，檔案管理領域亦是如此，檔案管理已打破傳統(tǒng)單一人工工作模式，注入信息時代新元素，享受著信息化帶來的便捷、容量大、可利用等優(yōu)勢。然而，檔案管理信息化過程中仍存在一些問題，比如，普及范圍不夠徹底，就目前檔案管理實踐來看，機關事業(yè)單位、大企業(yè)信息化水平較高，而一些中小企業(yè)因對檔案工作未給予重視，加上缺乏專門檔案管理技術人員、基礎檔案管理設備，導致其在實踐檔案管理過程中處于半傳統(tǒng)、半信息化的比較落后階段；其次，檔案資源的信息管理未實現(xiàn)專業(yè)性、科學化分類，大量檔案資料被錄入信息系統(tǒng)，因缺乏明晰的分類依據(jù)，導致檔案資料混為一談，待到利用需要之時卻無法在短時間內(nèi)尋找到高效目標資源；同時，各企業(yè)之間信息共享性差，目前很多企業(yè)的檔案管理設備由不少單位負責完成，導致不同設備之間數(shù)據(jù)達不到共享，制約了檔案管理工作效率，企業(yè)自身對檔案管理工作缺乏長遠規(guī)劃。[2]

為滿足檔案管理信息化的新要求，首先，須從思想上認識到檔案信息科學化的緊迫性，信息化管理手段具有共享性強、容量大、速度快、較小的空間占用率等優(yōu)勢，且計算機本身具有查詢、共享、修改等管理功能，便于快捷高效地開展檔案管理工作；其次，創(chuàng)新信息化技術手段，當前社會，信息化已是社會各行各業(yè)發(fā)展的趨勢，亦為當前我國檔案管理工作的快速發(fā)展提供契機，計算機自身的儲存、傳播等功能，對檔案資料的收集、儲存與管理利用提供了基礎條件，便于檔案管理工作人員開展工作，把大量工作人員從繁重的手工勞動中解放出來，因此，我們必須充分利用計算機技術來提高檔案管理水平，從檔案信息數(shù)據(jù)庫的建立、各區(qū)域聯(lián)網(wǎng)共享系統(tǒng)以及建立專門 檔案管理網(wǎng)站以實現(xiàn)信息公開等手段創(chuàng)新檔案管理工作，同時，基于檔案資料面臨保密性、統(tǒng)一監(jiān)管的困難性等信息化帶來的挑戰(zhàn)，亦應做好檔案的保密工作，并加強對檔案的統(tǒng)一監(jiān)管。[3]

三、新時期檔案干部建設工作的思考

一只高素質(zhì)的檔案管理干部隊伍，是檔案管理工作的基礎，建設高素質(zhì)的檔案管理干部隊伍是發(fā)揮人的主觀能動性在檔案管理工作中的重要保證。反觀當下，不難發(fā)現(xiàn)檔案管理干部建設仍存在不少問題，主要表現(xiàn)為以下幾個方面：

檔案管理人員缺乏長期性工作，大部分人身兼數(shù)職，職務變動頻繁，單位領導對檔案管理工作不受重視，職員來回調(diào)動使得檔案管理人員業(yè)務水平提高受限；其次，檔案管理干部人員缺乏專門的系統(tǒng)性培訓，相關專業(yè)知識積累較少，工作重點往往傾向于檔案的管理工作而忽視業(yè)務知識能力的學習，加上檔案管理工作比較枯燥，工作人員缺乏興趣的前提上易磨損其創(chuàng)新意識，阻礙其自身追求進步的的主動性；最后，由于檔案管理人員整體素質(zhì)偏低，又缺乏相應激勵機制，使本身缺乏工作熱情的職員更傾向于安于現(xiàn)狀。[4]

檔案管理干部建設應以能力為核心，建立富有創(chuàng)新力的干部隊伍。首先，教育為本，通過開展系列專題學習，舉辦培訓班等形式，提高職員的管理業(yè)務素質(zhì)，從業(yè)務處理的知識水平出發(fā)提高業(yè)務知識素質(zhì)；加快急需緊缺人才的培養(yǎng)。其次，培養(yǎng)專業(yè)人才，檔案管理工作對計算機技術提出了新要求，因此應通過抓學習、重培養(yǎng)的方式，提升檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)。最后，發(fā)揮制度優(yōu)勢，通過制度創(chuàng)新相結合的方式提高業(yè)務能力，比如改革檔案干部考核評價機制，創(chuàng)新激勵機制，檔案工作責任制，人事制度改革等措施全面促進檔案管理的制度化、專業(yè)化。[5]

[參考文獻]

[1]張莉.檔案管理：價值轉向與范式轉換[J].檔案學研究，2008（04）：11-14.

[2]藍皚珠.檔案管理信息化工作創(chuàng)新研究[J].中國科教創(chuàng)新導刊，2011（23）：230.

[3]韓曉梅.信息化背景下檔案工作者的素質(zhì)培養(yǎng)[J].林區(qū)教學，2013（04）：123-124.

[4]賴永玲.新時期檔案干部隊伍建設中存在問題的思考[J].中國科教創(chuàng)新導刊，2012（11）：219.

[5]王萍.我國檔案管理體制改革的要點與難點分析[J].辦公室業(yè)務，2014（21）：58-59.

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