事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與改革研究

陳建勇

摘要：隨著大眾創(chuàng)業(yè)這個新時代的來臨，以及事業(yè)單位改革的迫切性，檔案管理作為事業(yè)工作單位中重要的工作環(huán)節(jié)也同樣面臨極大的創(chuàng)新與改革。傳統(tǒng)的檔案管理模式在不斷的發(fā)展中顯露出明顯的不足，它不僅僅降低了事業(yè)單位的工作效率，甚至造成事業(yè)單位的客戶流失，嚴(yán)重影響事業(yè)單位的運(yùn)營和發(fā)展。本文就事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀、存在的問題以及如何創(chuàng)新與改革做出了研究探討。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；創(chuàng)新；改革

引言：

由于事業(yè)單位人員密集，資料利用時間參差不齊，導(dǎo)致對檔案管理工作造成了一定程度上的阻礙，但檔案管理工作作為事業(yè)單位的重要組成部分，記錄了事業(yè)單位多年的工作痕跡以及人員變動，是事業(yè)單位在進(jìn)行相關(guān)活動時重要的參考資料和憑證。在新時代的發(fā)展下，對事業(yè)單位檔案管理工作也提出了新的要求，只有改變傳統(tǒng)的檔案管理模式才能做到與事業(yè)單位同步發(fā)展，提高事業(yè)單位的工作效率。

一、事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)狀

現(xiàn)今社會大部分的事業(yè)單位對于檔案管理工作仍停留在紙張進(jìn)行檔案管理的傳統(tǒng)管理模式下，這不僅增加了檔案管理人員本身的工作強(qiáng)度，而且降低了事業(yè)單位的整體工作效率。事業(yè)單位本身對檔案管理工作的重視程度不高也是降低事業(yè)單位工作效率的重要原因，并且由于事業(yè)單位對檔案管理程度的不重視使得檔案管理人員素質(zhì)參差不齊，大部分檔案管理理人員對檔案管理工作并沒有一個深刻的認(rèn)知和專業(yè)的管理能力，使得事業(yè)單位在人力資源完善、人事崗位變動方面變得更為復(fù)雜。

二、傳統(tǒng)事業(yè)單位檔案管理工作存在的問題

（一）事業(yè)單位對檔案管理工作重視程度不高

檔案管理對于事業(yè)單位把握人事變動，開展各項(xiàng)業(yè)務(wù)有著不可或缺的作用，而這恰恰是事業(yè)單位在日常經(jīng)營活動的最容易忽視的問題。多數(shù)事業(yè)單位并不了解檔案對于了解各項(xiàng)歷史工作記錄，處理相關(guān)工作，依法維護(hù)單位權(quán)利的重要意義，所以導(dǎo)致事業(yè)單位對檔案管理工作的重視程度不高。

（二）檔案管理人員綜合素質(zhì)及專業(yè)能力欠缺

隨著大眾創(chuàng)業(yè)時代的來臨，事業(yè)單位面臨著嚴(yán)峻的全面改革，也對相關(guān)工作人員的綜合能力和素質(zhì)有著更高的要求。為了使檔案管理工作順利進(jìn)行，這就需要檔案管理工作人員有著專業(yè)的業(yè)務(wù)能力以及較高的綜合素質(zhì)。然而，就目前的形勢看，檔案管理工作人員有著較大的不確定性和臨時性，缺乏檔案管理的專業(yè)技能，也同樣缺乏快速學(xué)習(xí)并適應(yīng)新事物的能力。這使得傳統(tǒng)的檔案管理工作很難得到創(chuàng)新與改革。

（三）檔案管理工具陳舊

由于傳統(tǒng)的檔案管理工作仍停留在紙張記錄的模式，導(dǎo)致檔案管理面臨著許多潛在的危險(xiǎn)，沒有給檔案管理提供一個相對安全的環(huán)境，并且部分事業(yè)單位對檔案管理工作重視程度不高，使得檔案管理設(shè)施設(shè)備短缺，新設(shè)備引入不及時，甚至檔案管理室都有較大的臨時性和隨意性。檔案管理人員的缺乏相應(yīng)的基礎(chǔ)管理能力和培訓(xùn)，使得在進(jìn)行新設(shè)備的引入及學(xué)習(xí)不及時，嚴(yán)重影響了檔案管理的效率，不利于檔案的保存工作。

三、事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與改革的意義

由于事業(yè)單位的檔案管理作為該單位確保任務(wù)順利進(jìn)行的重要憑證和必不可少的參考資料，因此檔案管理的創(chuàng)新與改革在在當(dāng)今社會更有著十分重要的意義。隨著社會的不斷發(fā)展，完整的單位檔案不僅可以保證事業(yè)單位業(yè)務(wù)的順利開展，而且對于保障事業(yè)單位的合法權(quán)益也有著重要意義。為了使事業(yè)單位的內(nèi)部結(jié)構(gòu)得以全面完善，積極運(yùn)營，事業(yè)單位可以使用多種設(shè)備進(jìn)行檔案管理，這樣不僅節(jié)省了大量的人力、物力、財(cái)力，并且對提高檔案管理人員的專業(yè)技能起著重要的作用。

四、事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與改革的方法及策略

（一）完善檔案管理制度

完善管理制度是進(jìn)行創(chuàng)新與改革檔案管理工作的首要任務(wù)。它不僅可以使檔案管理工作人員對檔案管理工作有一個全面系統(tǒng)的認(rèn)識，也有助于檔案管理人員把握工作重點(diǎn)和方向。制定相應(yīng)的獎罰制度有利于調(diào)動起檔案管理人員工作的積極性及熱情度。給檔案管理人員提供一個相對舒適的工作環(huán)境，也有助于提高團(tuán)隊(duì)凝聚力和組織協(xié)調(diào)能力，確保以后工作可以順利高效的進(jìn)行。結(jié)合事業(yè)單位自身實(shí)際情況，管理人員需要嚴(yán)格執(zhí)行管理制度，規(guī)范檔案管理人員的行為，充分發(fā)揮管理制度的作用，并且使得檔案管理人員的綜合素質(zhì)得到顯著提升，為事業(yè)單位創(chuàng)造出更高的價值。在完善檔案管理制度的過程中，對于原有的管理制度應(yīng)結(jié)合實(shí)際情況，取其精華，去其糟粕，摒棄不適合事業(yè)單位的部分，使其可以更好的適用于事業(yè)單位自身。

（二）創(chuàng)新檔案管理模式

傳統(tǒng)的檔案管理模式仍以紙質(zhì)版為主，由于事業(yè)單位的工作人員眾多，導(dǎo)致在查找相關(guān)工作記錄或人員資料時浪費(fèi)了大量的時間和人員，并且查找十分不方便，那么，在事業(yè)單位檔案管理工作中引入現(xiàn)代化的機(jī)器和設(shè)備實(shí)施對檔案資料的管理成為了必不可少的關(guān)鍵步驟。完善事業(yè)管理單位的硬件設(shè)施可以提高檔案管理的工作效率，減少了許多多余的步驟，節(jié)省人力和時間。引進(jìn)現(xiàn)代化的機(jī)器設(shè)備，可以建立一個完整的管理體系，形成現(xiàn)代化的檢索系統(tǒng)，所有資料保留在設(shè)備里，查找時只需要輸入關(guān)鍵詞便可以快速找到想要找到的資料，使得檔案的利用率更高。

（三）提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

為了更好地服務(wù)于事業(yè)單位，要求檔案管理人員的專業(yè)能力和綜合素質(zhì)需要不斷的加強(qiáng)和提高。想要解決檔案管理工作中存在的諸多問題，提高檔案還離人員的綜合素質(zhì)也是一個不可忽視的重要問題。由于傳統(tǒng)檔案管理工作人員的臨時性及不專業(yè)性，所以在現(xiàn)代事業(yè)單位檔案管理工作的改革與創(chuàng)新中，應(yīng)招納一批專業(yè)能力與綜合素質(zhì)雙優(yōu)的專業(yè)型人才來負(fù)責(zé)檔案管理工作。并且，新型的檔案管理工作需要引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備，所以事業(yè)單位高層管理人員需要不定期組織檔案管理人員進(jìn)行新設(shè)備的學(xué)習(xí)及培訓(xùn)，使得檔案管理人員的專業(yè)能力得到提升。同時，單位內(nèi)部對與檔案管理人員的福利寄予也是不可忽視的，這對于營造一個積極向上，不斷創(chuàng)新的集體環(huán)境有著至關(guān)重要的作用。

（四）提高檔案管理保密性的重視程度

現(xiàn)代科技的飛速發(fā)展導(dǎo)致隱私保密程度越來越困難，而檔案對事業(yè)單位的多項(xiàng)經(jīng)營活動以及人員信息都有著詳細(xì)的記錄，所以，在進(jìn)行檔案管理工作的創(chuàng)新與改革時，尤其要重視起對單位檔案保密性的管理，提高對檔案管理保密性的重視程度。在日常工作中，我們應(yīng)及時做好電腦資料的備份，并由專人保管，對相關(guān)電子設(shè)備做好檢查，監(jiān)控及預(yù)警工作，對重要文件實(shí)施多層加密，防止不法分子通過技術(shù)手段盜取資料，造成難以估計(jì)的財(cái)產(chǎn)損失。

（五）增加對檔案管理工作的資金支持

增加對檔案管理工作資金的支持，可以使檔案管理部門用于引進(jìn)新型的設(shè)施設(shè)備，特別是建造現(xiàn)代化先進(jìn)的檔案室，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理，高效的利用檔案資源，減少人員和物資的浪費(fèi)，方便公眾的利益。而且，為培養(yǎng)專業(yè)型人才則需要為員工組織專業(yè)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，這些專業(yè)知識將應(yīng)用于以后的檔案管理工作中，為事業(yè)單位提升工作效率以及經(jīng)濟(jì)效益。只有相關(guān)管理人員提高對檔案管理的重視程度，加大資金支持，才能更好地完成事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新與改革。

結(jié)束語：

在我國飛速發(fā)展的進(jìn)程中，任何事物的創(chuàng)新與改革都是不可避免的，也只有通過創(chuàng)新與改革，事物才能找到其最適合的發(fā)展模式。傳統(tǒng)的檔案管理工作在發(fā)展過程中暴露出的問題我們必須高度重視，并結(jié)合自身實(shí)際，刻不容緩地尋找合適自己單位的改革與創(chuàng)新，提高檔案管理人員的專業(yè)能力與綜合素質(zhì)，營造良好的工作環(huán)境，引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)施設(shè)備，使檔案管理工作高效、順利的發(fā)展下去。

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