新時期如何創(chuàng)新高校畢業(yè)生檔案管理工作

摘要：隨著我國經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，我國各行業(yè)發(fā)展迅速。高校畢業(yè)生檔案的作用非常重要，畢業(yè)生檔案是第一學(xué)歷檔案，記載著一個人在校期間的學(xué)籍卡、考評材料、畢業(yè)生登記表、獲獎證明、黨團(tuán)材料等，這些都是不可復(fù)制的珍貴資料。這些檔案關(guān)乎學(xué)生的發(fā)展，主要以文字、圖片、表格、聲像等形式存在。

關(guān)鍵詞：；高校畢業(yè)生；檔案管理

引言

我國經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展使我國教育事業(yè)發(fā)展迅速。創(chuàng)新高校畢業(yè)生檔案管理工作能夠順應(yīng)時代要求，提高工作效率，為學(xué)生建立更準(zhǔn)確更全面的檔案資料，真實反映學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)與生活過程，同時也能為今后就業(yè)的用人單位提供方便快捷的獲取人才信息的途徑。

一、人工智能技術(shù)在檔案管理之中的應(yīng)用

高校檔案資料管理過程當(dāng)中應(yīng)當(dāng)切實保障檔案資料安全性和可靠性，檔案管理過程當(dāng)中可以充分利用人工智能技術(shù)，例如，聲音識別技術(shù)、指紋識別技術(shù)以及面部識別技術(shù)等等，防止檔案資料出現(xiàn)丟失或者損壞，同時能夠有效提升檔案資料管理的工作質(zhì)量以及工作效率，除此之外，在高校檔案管理過程中可以通過使用監(jiān)控系統(tǒng)對于檔案進(jìn)行管理，尤其是監(jiān)控系統(tǒng)一旦發(fā)現(xiàn)檔案資料管理問題可以發(fā)出警報，促使檔案管理人員提升防范意識，同時采取有效措施進(jìn)行處理。另外，檔案管理的過程當(dāng)中通過智能監(jiān)控技術(shù)能夠防止各種意外情況產(chǎn)生，另外檔案室內(nèi)可以安裝濕度調(diào)控或者是溫度控制系統(tǒng)等等，這樣可以切實保障檔案資料可以在適合環(huán)境下實現(xiàn)長期保存。另外，在高校的檔案資料管理過程當(dāng)中可以使用人工智能專家系統(tǒng)，通過人工智能專家系統(tǒng)可以有效提升工作質(zhì)量和工作效率。除此之外，人工智能時代，檔案管理工作將全部實現(xiàn)數(shù)據(jù)化，從檔案生成到檔案利用的全流程所有數(shù)據(jù)都將被全面記錄。

二、管理制度與時俱進(jìn)

既然檔案存放單位打算或者已經(jīng)實現(xiàn)了檔案的大數(shù)據(jù)管理，就需要對應(yīng)地建立大數(shù)據(jù)管理的制度。第一，安全制度，包括密碼管理、存儲管理、查詢登記、系統(tǒng)維護(hù)等，要在制度下積極地組織人員進(jìn)行具體的探討，對檔案形成安全管理，比如網(wǎng)絡(luò)部門隔離技術(shù)、VLAN隔離技術(shù)等；第二，特別檔案管理制度，因為一些紙質(zhì)檔案特別珍貴，具有一定的學(xué)術(shù)或者收藏價值，除了影印之外，要對原本進(jìn)行良好管理，要建立檔案管理的特別檔案管理制度，嚴(yán)格地控制該類檔案借出，避免流失，如要使用盡量提供影印件；第三，檔案擴(kuò)充以及剔除制度，要求檔案管理者或者管理部門進(jìn)行積極的收集，將高校最新的教學(xué)檔案、科研檔案、招生以及管理檔案收集起來，及時地在對應(yīng)的數(shù)據(jù)庫中更新，確保各項檔案處在最新最科學(xué)的狀態(tài)；利用價值低的檔案，在進(jìn)行多方確認(rèn)之后予以刪除；第四，檔案管理的激勵制度，鑒于檔案管理的復(fù)雜性和重要性，要積極地吸引相關(guān)人才進(jìn)入管理團(tuán)隊，人力資源部門給出具體的獎勵機(jī)制，提高管理團(tuán)隊的工作積極性。

三、更新檔案管理人員理念

檔案管理工作者是高校學(xué)生檔案的直接接觸者與管理者。更新檔案管理者的工作理念，加強(qiáng)他們的培訓(xùn)，對于高校學(xué)生檔案管理改革的成功至關(guān)重要。為了培育一批高素質(zhì)的檔案管理人員，高校應(yīng)該給予更多的關(guān)注，領(lǐng)導(dǎo)方面高度重視，鼓勵檔案管理人員更新工作理念。新時期的檔案管理工作者要真心實意為學(xué)生發(fā)展謀劃，要注重檔案的應(yīng)用價值，不斷提升和完善服務(wù)水平，努力使檔案工作更加接近學(xué)生的學(xué)習(xí)和生活實際，使學(xué)生檔案真正地滿足“工匠學(xué)堂”育人模式的要求和需要。如何更好地激勵檔案管理工作人員做好學(xué)生的檔案工作，需要高校充分運用各種方法，做好相關(guān)人員的工作激勵。

四、創(chuàng)新學(xué)生檔案管理大數(shù)據(jù)工具

學(xué)生的檔案管理工作需要根據(jù)實際的狀況進(jìn)行細(xì)致的分析，從而給學(xué)生檔案管理制定出符合學(xué)生發(fā)展需要的大數(shù)據(jù)分析工具。這個過程當(dāng)中，檔案存放地不僅要將自己的人才優(yōu)勢充分發(fā)揮出來。還需要和有關(guān)的科技企業(yè)進(jìn)行良好、密切的合作，相互促進(jìn)，把人才優(yōu)勢以及資金優(yōu)勢有機(jī)結(jié)合起來。通過科技企業(yè)的力量，對學(xué)生數(shù)字檔案資源展開深入而有效的挖掘。

五、結(jié)語

學(xué)生檔案是記錄學(xué)生成長經(jīng)歷的關(guān)鍵。在新時期，各高校要順應(yīng)社會環(huán)境的變化，不斷創(chuàng)新檔案管理手段，提高管理工作效率，讓檔案能夠更好地體現(xiàn)學(xué)生的變化，更好地滿足學(xué)生服務(wù)需求，提高高校畢業(yè)生檔案管理水平。

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【作者簡介：王薇（1986.5.29-），女，回，吉林省梅河口市，人力資源和社會保障局人才交流服務(wù)中心，職稱館員，論文方向為大學(xué)生檔案管理】