鐵路物資采購管理系統(tǒng)的設計與實現(xiàn)*

楊濤

（中國鐵路西安局有限集團公司采購所 所長、工程師，陜西 西安 710054）

0 引言

鐵路運輸總成本支出中約30%為物料成本支出。近年來，隨著鐵路運營里程的快速增長，新技術、新裝備的不斷投入運用，物資采購、供應額逐年攀升。規(guī)范采購行為、提高采購效率、保證采購質量、降低采購成本、防控廉政風險是鐵路物資采購部門面臨的重大課題，也是鐵路運輸企業(yè)提升經(jīng)濟效益、實現(xiàn)經(jīng)營目標的必由之路。

中國鐵路總公司全面推廣應用“鐵路物資管理信息系統(tǒng)”，極大地提高了鐵路物資管理水平，但在采購業(yè)務管理方面，其內(nèi)置的功能還無法滿足物資采購全過程管理的實際需求。中國鐵路西安局集團有限公司（以下簡稱集團公司）采購所作為負責組織實施物資、服務集中采購和報廢物資銷售的執(zhí)行機構，按照鐵路總公司《鐵路信息化總體規(guī)劃》，以及集團公司《物資管理辦法》《采購管理辦法》和《智慧西鐵建設規(guī)劃》等文件要求，提出研發(fā)采購管理信息系統(tǒng)，借助信息化手段提高鐵路物資采購管理水平，實現(xiàn)物資采購全過程管理、全流程卡控。

1 系統(tǒng)設計目標

聯(lián)動物資管理信息系統(tǒng)、物資采購商務平臺、局屬企業(yè)產(chǎn)品目錄管理系統(tǒng)、招投標代理管理、電商網(wǎng)購（辦公耗材、勞保用品、低值易耗品等通用物資）等系統(tǒng)，建立集團公司集中采購管理、下屬單位自主采購管理、評標專家?guī)旃芾?、供應商投標管理、廉政風險提醒、采購追蹤分析六個支撐子系統(tǒng)，從項目的計劃審批、采購執(zhí)行到結項辦理，實現(xiàn)全過程信息化閉環(huán)管理，達到每個環(huán)節(jié)均有記錄，每步操作均有廉政風險提醒，每個項目均有詳細的一項一檔電子檔案資料，實現(xiàn)采購各環(huán)節(jié)管理的標準化、精細化、透明化。

通過建立采購大平臺，明確各部門職責，形成采購所牽頭組織、業(yè)務部門和使用單位參與、物資處監(jiān)督、紀檢監(jiān)察部門再監(jiān)督的運行機制，實現(xiàn)規(guī)范采購行為、提高采購效率、保證采購質量、降低采購成本、防控廉政風險的總體要求。

2 系統(tǒng)總體設計

2.1 系統(tǒng)結構圖及流程圖

具體內(nèi)容見圖1和圖2。

圖1 系統(tǒng)結構圖

圖2 系統(tǒng)設計流程圖

2.2 系統(tǒng)組成及功能

2.2.1 集團公司集中采購管理

根據(jù)集團公司《采購管理辦法》的規(guī)定，滿足集中采購條件的物資和服務由各專業(yè)處室匯總本專業(yè)同類物資、服務，統(tǒng)一提報采購項目，各基層站段不得越級提報路局集采項目。路局集中采購功能實現(xiàn)了從項目申請、審批、招標公告發(fā)布到開標辦理、中標辦理、結項辦理等全過程的信息化管理。

Part 1：項目提報

在項目提報環(huán)節(jié)需填報項目的基本信息（包括項目名稱、投資金額、經(jīng)辦人、資金來源、計劃招標時間等信息），采購明細（包括物資編碼、名稱、規(guī)格、數(shù)量、到貨日期、合同簽訂單位等信息），包件劃分及資格、技術、商務條件設置，評審委員會組建方案等，并經(jīng)9級審核，完成項目的流轉審批（見圖3）。提報過程中，在填寫關鍵信息項時（如款源、建議采購方式、標的物描述、最高限價、技術要求、供應商資格條件等），系統(tǒng)自動進行廉政風險提示和操作說明。

圖3 提報及審批流程

Part 2：采購辦理

采購辦理環(huán)節(jié)主要包括：招標公告及文件發(fā)布、供應商報名、專家抽取、開標辦理、中標辦理、流標辦理等（見圖4）。

圖4 辦理流程

招標公告及文件發(fā)布：項目流轉審批完成后自動進入招標公告、文件發(fā)布環(huán)節(jié)。系統(tǒng)根據(jù)項目基本信息及招標公告、文件模板自動生成招標公告和招標文件，經(jīng)辦理人員確認后，通過系統(tǒng)與采購商務平臺接口，直接發(fā)布至采購商務平臺。

供應商報名：招標公告發(fā)布成功后，系統(tǒng)自動打開供應商報名功能。供應商可自主通過互聯(lián)網(wǎng)進行投標報名，報名信息成功上傳并經(jīng)相關辦理人員審核后，系統(tǒng)自動向投標人發(fā)送短信提醒；投標人至相應網(wǎng)站下載標書，報名完成。報名開始及結束時間系統(tǒng)自動卡控，超出時間系統(tǒng)自動關閉。

專家抽取：開標前24小時系統(tǒng)開啟項目專家抽取功能，制訂專家抽取方案，經(jīng)操作人員確認后，由系統(tǒng)在專家?guī)熘须S機抽取評審專家，并利用電話及短信方式進行通知。

開標辦理：按照開標的先后順序，對開標過程進行信息化改造，提高工作效率，防范廉政風險。該環(huán)節(jié)包括供應商簽到、評標專家簽到、投標報價、評標報告生成及采購方式確定等功能。

中標辦理：系統(tǒng)根據(jù)采購明細、投標報價等信息自動生成采購結果及中標公告，經(jīng)操作人員確定后，通過系統(tǒng)與采購商務平臺接口，直接發(fā)布至采購商務平臺，完成整個項目的辦理。

流標辦理：針對供應商報名不足或其他原因造成的項目流標，系統(tǒng)設計了流標處理功能。項目流標需要由操作人員確認，并輸入流標原因，系統(tǒng)自動根據(jù)項目信息及流標原因生成流標公告，直接發(fā)布至采購商務平臺；生成電子復審報告提交項目提報人、部門負責人進行審核。相關技術商務條件無需修改時，由辦理人員操作系統(tǒng)生成二次采購；相關技術商務條件需要修改時，項目自動終止。

Part 3：結項管理

根據(jù)局紀委要求，“四項”經(jīng)濟活動結項表作為財務付款前的必要條件，已完成采購的項目在系統(tǒng)中自動提取項目相關信息生成四項經(jīng)濟活動結項表，主辦單位只需填寫結項主要內(nèi)容，經(jīng)流轉審批、備案，完成結項（見圖5）。同時系統(tǒng)提取該項目的所有必要信息歸檔，實現(xiàn)項目檔案電子化（見圖6）。

圖5 結項流程圖

圖6 一項一檔表

2.2.2 部門/站段自采管理子系統(tǒng)

此類項目占比較小，業(yè)務流程較路局集中采購作了適當簡化，數(shù)據(jù)流及數(shù)據(jù)間的相互卡控要求與集中采購一致。

2.2.3 評標專家管理子系統(tǒng)

系統(tǒng)中按照主評、輔評設置了技術、經(jīng)濟、法律三大類共84個評審專業(yè)；專家入庫自愿申請、逐級審核，并在線簽署《西安鐵路局公開采購評審專家廉潔承諾書》存檔；每個項目的評審專家均由系統(tǒng)隨機在專家?guī)熘谐槿。幻棵麑＜业某槿∮涗浐驮u審記錄均在系統(tǒng)中存儲，可隨時查詢、統(tǒng)計。

2.2.4 投標供應商管理子系統(tǒng)

通過設計項目包件與采購物資、招標文件、投標保證金之間的關系，建立電子化報名流程，實現(xiàn)投標報名流程的信息化改造。供應商通過互聯(lián)網(wǎng)即可自助完成報名工作，簡化報名流程、縮短報名時間、減輕報名的工作量。同時每個投標供應商的歷史投標及中標記錄可追蹤查詢。

2.2.5 采購追蹤分析

系統(tǒng)設計了按照采購方式、資金來源、專業(yè)類型及綜合條件等多種方式統(tǒng)計，實現(xiàn)對采購數(shù)據(jù)的全面統(tǒng)計分析。

2.2.6 廉政風險警示管理

此項功能內(nèi)嵌在上述業(yè)務子系統(tǒng)內(nèi)，在操作人錄入/修改關鍵數(shù)據(jù)項、審批意見時進行顯示提醒，系統(tǒng)后臺提供精細化定位維護功能。

3 系統(tǒng)運用效果

3.1 實現(xiàn)全面覆蓋，節(jié)約采購成本

路局集采范圍由過去的批量30萬元以上的大維修物資和設備采購，拓展至全部大維修物資，以及批量10萬元以上設備、路局“兩經(jīng)”企業(yè)生產(chǎn)性物資、依法必須招標以外的建設項目甲供物資。還創(chuàng)新性地將委外服務的采購納入管理范疇，實現(xiàn)了物資、服務有權采購管理的全覆蓋，從根本上改變了多部門、多渠道、小批量分散采購的局面。

2017年全年，路局集中采購總額258 749.12萬元；節(jié)支31 965.23萬元，節(jié)支率11%。其中：物資、服務批量采購92 173.13萬元，節(jié)約計劃投資6 858.12萬元；運營維修物資協(xié)議供貨實際供應額166 575.98萬元，節(jié)約成本25 107.11萬元。

3.2 加快信息傳遞，提升工作效率

所有集中采購項目的申報、審批、辦理、發(fā)布、結項環(huán)節(jié)均在網(wǎng)絡上完成，在體現(xiàn)集體決策、逐級審核、過程留痕、陽光透明的同時，提升了工作效率。

3.3 明確主體責任，確保采購質量

采購信息系統(tǒng)實行實名制，為每一個用戶都建立了賬號，按照職責分工賦予其項目流轉權限，記錄了各用戶的使用日志。在明確每個用戶責任的同時，實現(xiàn)了所有環(huán)節(jié)的全員參與，匯聚了全員智慧，為物資、服務的采購質量提供了強有力的保障。

3.4 專家隨機抽取，防控廉政風險

開標24小時前，由專家管理系統(tǒng)隨機抽取采購項目評審專家，并通過語音電話和短信通知。專家現(xiàn)場簽到前，系統(tǒng)自動屏蔽評審專家及評審的項目信息，避免了信息外泄，最大限度壓縮物資采購中的權力尋租空間，運用科技手段降低廉政風險。

4 結束語

路局采購管理系統(tǒng)實現(xiàn)了采購信息的全面公開，通過技術手段合理分權明責，關鍵環(huán)節(jié)廉政預警，重點權力行使留痕，變?nèi)丝貫闄C控，采購效率、效果大大提升。在系統(tǒng)運用過程中我們?nèi)栽诜e極探索“制度+科技”模式下進一步優(yōu)化和升級采購管理模式的流程和機制，創(chuàng)新“系統(tǒng)抓、抓系統(tǒng)”管理理念，不斷提高業(yè)務管理水平和黨風廉政建設。

采購管理業(yè)務在全路具有較強的通用性和復制性，應積極推動實現(xiàn)鐵路物資采購管理的網(wǎng)絡化、電子化，評審過程的遠程化、可視化，采購數(shù)據(jù)的共享化、聯(lián)動化。