新時期中等職業(yè)學校檔案管理工作的思考

林東

摘要：本文結(jié)合了中等職業(yè)學校檔案管理工作在新時期面臨的實際問題進行了檔案管理工作對策的詳細分析：新時期中等職業(yè)學校檔案管理工作必須以嚴謹?shù)臋n案管理工作態(tài)度為基礎，堅持精細化的工作原則；不斷強化檔案管理工作的規(guī)范性，且完善檔案管理監(jiān)管工作；落實聲像檔案管理工作，加強中職學校檔案管理工作實效。

關鍵詞：新時期；中職學校；檔案管理；工作；對策

學校檔案管理工作記錄了學校的產(chǎn)生、發(fā)展以及變化的全過程，是學校未來發(fā)展的重要信息資源。本文結(jié)合了中等職業(yè)學校檔案管理工作在新時期面臨的實際問題進行了檔案管理工作對策的詳細分析。

1.檔案常規(guī)化管理要嚴謹

學校檔案管理工作記錄了學校的產(chǎn)生、發(fā)展以及變化的全過程，是學校未來發(fā)展的重要信息資源。在新時期的背景下職業(yè)學校檔案管理工作的改革創(chuàng)新，是適應新形勢發(fā)展的必然要求，但是任何改革創(chuàng)新工作與思路都必須以嚴謹?shù)臋n案管理工作態(tài)度為基礎，堅持精細化的工作原則。新時期中等職業(yè)學校嚴謹?shù)臋n案管理工作要從檔案收集工作開始，從檔案工作的管理之初就行動起來。具體做法包括：第一，實現(xiàn)對需要收集的信息的預設，對中職學校的工作計劃方面就開始進行檔案的收集，并且對于一些有著重要意義的檔案工作更是要及早做出各項準備工作。第二，要針對檔案收集的范圍進行針對性地收集。中職學校檔案是在中職學校教學、科研、黨政管理和其他各項活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄。中職學校檔案具有所有檔案的共性，同時又具有自身的特點，所以要針對性地收集各類資料，例如：科研資料的內(nèi)容就應該與相應的實驗記錄等結(jié)合起來；黨政各類資料則是要與中央的講話精神等結(jié)合整理收集。檔案嚴謹化的管理還需要對檔案鑒定進行明確規(guī)范：第一，檔案管理部門要對檔案的真?zhèn)涡宰鞒雒鞔_地判斷，聯(lián)系各部門主管和相應的工作人員進行核實。第二，要根據(jù)檔案的內(nèi)容具體判定檔案材料的價值，確定其保管期限，挑出無保存價值的檔案，在本人同意的情況下進行銷毀?？傊?，中職學校檔案管理工作記錄了學校的成長，還能為學校樹立良好的形象提供有效的依據(jù)，這就直接有助于學校的招生與學生的就業(yè)。

2.完善檔案管理監(jiān)管工作

目前，隨著社會的迅速發(fā)展及信息時代的到來，大數(shù)據(jù)時代也隨之而來，檔案管理工作也面對很多實際問題，因而需學校不斷強化檔案管理工作的規(guī)范性，且完善檔案管理監(jiān)管工作，以期完善中職院校的檔案管理工作，讓其高效發(fā)展。首先，中職學校的檔案管理工作人員必須要熟知我國各類檔案管理方案，例如：國家出臺的《機關檔案工作條例》《科技檔案工作條例》《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》等一系列檔案法律、法規(guī)，各級政府結(jié)合所轄區(qū)域的檔案工作實際，出臺的相應的檔案行政法規(guī)、地方檔案法規(guī)、規(guī)章和規(guī)范性文件等，這些內(nèi)容檔案管理工作人員都應該系統(tǒng)化地學習，爭取對文件與法律法規(guī)內(nèi)容能夠吃透、明確、學會運用。其次，監(jiān)督管理工作要經(jīng)常性地開展起來，例如：采取全面檢查與抽查的形式相結(jié)合；接受教師、學生的來信來訪，依法維護教職工和學生利用檔案權利；通過網(wǎng)絡的渠道，規(guī)定檔案工作部門定期匯報檔案工作情況等。另外，要建立檔案工作的內(nèi)部監(jiān)督組織，內(nèi)審部門負責人要經(jīng)常督促、檢查內(nèi)審檔案管理人員的工作，使他們及時做好立卷、歸檔工作，不斷提高內(nèi)審檔案的管理水平。同時，因為檔案工作向著電子檔案的方向前進，所以電子檔案的監(jiān)督管理要與互聯(lián)網(wǎng)的安全管理相結(jié)合，構建內(nèi)部監(jiān)督控制體系，建立有力有效的行政許可實施權的監(jiān)督機制，將檔案管理者納入誠信道德教育的范疇，檔案管理機構的自律監(jiān)督應成為檔案管理監(jiān)督的必要延伸?？傊新殞W校的檔案管理工作必須要隨著社會的發(fā)展完善監(jiān)督職能，實現(xiàn)互相牽制管理，確保檔案管理工作能夠有誠信效益。

3.落實聲像檔案管理工作

信息時代的來臨使得中職檔案管理工作必須要面對聲像檔案的管理難題。一直以來，中職學校的檔案管理都是紙質(zhì)檔案和電子檔案的管理，對于聲像檔案的管理是相對落后的，但是大數(shù)據(jù)的來臨迫使檔案工作人員要熟悉聲像管理工作的內(nèi)容，變革老舊的管理觀念與方式，借助大數(shù)據(jù)具有的優(yōu)勢特征對服務流程進行優(yōu)化，以改善服務效率。首先，要確保聲像資料能夠數(shù)字化地歸檔。具體就是要按照國家檔案局《檔案管理軟件功能要求暫行規(guī)定》，視頻數(shù)據(jù)應采用MPEG，AV1格式，音頻數(shù)據(jù)應采用MP3，WAV等格式，照片掃描平常應采用JPEG，TIFF的通用文件格式進行歸檔。然后根據(jù)中職學校的實際情況，從聲像資料的年限、題目內(nèi)容和責任人等方面進行編寫目錄，然后進行分類放置。特別需要注意的是數(shù)字化轉(zhuǎn)換標準及數(shù)字化工作要同步進行，聲像檔案進行播放設備的同步配置與同步維護可以與中職院校的計算機工作部門聯(lián)合合作。

綜上所述，新時期中等職業(yè)學校檔案管理工作必須以嚴謹?shù)臋n案管理工作態(tài)度為基礎，堅持精細化的工作原則；不斷強化檔案管理工作的規(guī)范性，且完善檔案管理監(jiān)管工作；落實聲像檔案管理工作，加強中職學校檔案管理工作實效。

參考文獻

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（作者單位：山東省萊陽市職業(yè)中等專業(yè)學校）