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      協(xié)作互補(bǔ) 規(guī)范共進(jìn)

      2018-06-14 21:00:46孔亞萍
      北京檔案 2018年5期
      關(guān)鍵詞:協(xié)作組檔案局檔案管理

      孔亞萍

      摘要:建立檔案協(xié)作組是新時(shí)期學(xué)校檔案管理工作發(fā)展的需要。某區(qū)教育系統(tǒng)通過建立10個(gè)半官方性質(zhì)的檔案協(xié)作組,全面推進(jìn)了學(xué)校檔案工作管理制度的規(guī)范化,有效提升了學(xué)校檔案管理員的業(yè)務(wù)水平,并且在推動區(qū)域檔案信息化方面積累了不少有益的經(jīng)驗(yàn)。

      關(guān)鍵詞:學(xué)校檔案檔案協(xié)作組檔案管理

      某區(qū)隸屬于南方沿海經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)省份,區(qū)內(nèi)共有170余所中小學(xué)和200余所幼兒園,其中相當(dāng)多的學(xué)校有著悠久的歷史和豐富的檔案記錄。為了有效保管和利用這些珍貴的歷史記錄,建立健全學(xué)校檔案管理工作成為必然。

      為了緩解在學(xué)校檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)方面的壓力,區(qū)教育局、檔案局于2007年3月在教育系統(tǒng)按地域范圍成立了10個(gè)檔案工作協(xié)作組,十余年來開展的一系列工作,有效推動了該區(qū)學(xué)校檔案工作的健康協(xié)調(diào)發(fā)展。

      一、在教育系統(tǒng)建立檔案工作協(xié)作組的現(xiàn)實(shí)意義

      該區(qū)教育系統(tǒng)檔案工作協(xié)作組的建立,對推進(jìn)學(xué)校檔案工作,發(fā)揮各學(xué)校優(yōu)秀檔案管理員的示范、輻射作用,以及形成檔案工作合力讓更多的人參與到學(xué)校檔案工作的管理與指導(dǎo)中來,都起到了有效的推動作用。

      (一)有利于促進(jìn)組內(nèi)各校檔案工作整體水平的提高

      成立協(xié)作組改變了以前各單位相對封閉的工作環(huán)境,給檔案工作提供了一個(gè)相互交流、互為促進(jìn)的工作平臺。[1]協(xié)作組成員單位都是本區(qū)內(nèi)地理位置相近的學(xué)校,在檔案工作內(nèi)容、性質(zhì)、發(fā)展模式等方面的共同特點(diǎn)明顯,相互之間交流檔案工作經(jīng)驗(yàn)更加切合實(shí)際。通過相互學(xué)習(xí)交流,總結(jié)出符合自身特點(diǎn)的檔案工作方法,可以促進(jìn)組內(nèi)各校檔案工作整體水平的提高。

      (二)有利于形成合力,使量多面廣的學(xué)校檔案工作得到更大支持

      檔案協(xié)作組在成立之初,得到了當(dāng)時(shí)各片區(qū)教育管理負(fù)責(zé)人的大力支持,他們熱心推選出本片區(qū)范圍內(nèi)責(zé)任感強(qiáng)的行政領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任協(xié)作組組長,接受區(qū)教育局辦公室的直接領(lǐng)導(dǎo),為協(xié)作組增添了一定的官方色彩與行政權(quán)力。同時(shí),區(qū)檔案局也積極參與了協(xié)作組的組建工作,檔案局業(yè)務(wù)指導(dǎo)科推薦了工作能力突出的20位檔案管理員任協(xié)作組副組長,這些副組長的工作得到了相關(guān)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的大力支持。

      (三)有利于更好地發(fā)揮示范、輻射作用,培養(yǎng)一批精通業(yè)務(wù)的檔案工作者

      協(xié)作組活動的開展,有助于優(yōu)秀檔案工作者找到作為專業(yè)人士的職業(yè)價(jià)值感,提高對檔案工作崗位的歸屬感,更好地發(fā)揮示范、輻射作用。此外,協(xié)作組的工作加強(qiáng)了學(xué)校檔案工作者與同行們的交流與聯(lián)系,通過相互學(xué)習(xí),相互促進(jìn),取長補(bǔ)短,共享資源,提高了他們的業(yè)務(wù)水平和解決問題的能力。

      (四)有利于緩解檔案行政管理部門在業(yè)務(wù)指導(dǎo)及理論研究方面的壓力

      傳統(tǒng)的學(xué)校檔案工作業(yè)務(wù)指導(dǎo)往往由區(qū)檔案行政管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)部門在唱“獨(dú)角戲”。協(xié)作組的成立,健全了學(xué)校檔案工作的基層網(wǎng)絡(luò),實(shí)現(xiàn)了檔案指導(dǎo)服務(wù)從“點(diǎn)對點(diǎn)服務(wù)、各自為政”向“點(diǎn)對面、面對面、點(diǎn)面結(jié)合”的分級管理模式的轉(zhuǎn)型,有效提高了檔案行政管理部門業(yè)務(wù)指導(dǎo)監(jiān)督的效率,使檔案行政管理部門有更多的時(shí)間和精力進(jìn)行檔案工作理論研究,有重點(diǎn)的抓新知識、新內(nèi)容的培訓(xùn),以此提高新形勢下檔案管理人員的整體素質(zhì)。[2]

      二、教育系統(tǒng)檔案工作協(xié)作組的主要工作內(nèi)容

      該區(qū)教育系統(tǒng)檔案協(xié)作組建立以來,采取了有力的措施著力增強(qiáng)檔案工作的針對性和實(shí)效性。

      (一)研究共性,整體提高

      成立檔案協(xié)作組是加強(qiáng)學(xué)校檔案工作共性研究,促進(jìn)學(xué)校檔案工作整體提高的需要。區(qū)教育系統(tǒng)檔案工作協(xié)作組是按照各校所在的地理區(qū)域來劃分的,交通方便,檔案工作共性大,檔案協(xié)作組利用這種共性,廣泛開展學(xué)術(shù)講座、學(xué)術(shù)研討等活動,使檔案工作者了解國內(nèi)外檔案事業(yè)發(fā)展的現(xiàn)狀和趨勢,并與學(xué)校檔案工作實(shí)際結(jié)合,共同探討學(xué)校檔案工作中出現(xiàn)的新問題的解決方法和對策,有效促進(jìn)了組內(nèi)所有學(xué)校檔案工作整體水平的提高。

      (二)建章立制,強(qiáng)化規(guī)范

      1.制訂了學(xué)校檔案工作規(guī)范。規(guī)范中明確了各成員學(xué)校的義務(wù)和職責(zé),規(guī)定了檔案的收集范圍、歸檔文件材料的質(zhì)量要求、保管期限的確定、信息化管理要求等。逐步建立健全了區(qū)學(xué)校檔案管理六大工作制度,對原有各校的不成體系的文件材料歸檔范圍和保管期限表進(jìn)行整理和調(diào)整,統(tǒng)一制定了區(qū)學(xué)校檔案分類方案。

      2.建立和落實(shí)了聯(lián)系匯報(bào)制度。一方面要求協(xié)作組內(nèi)各學(xué)校主動、及時(shí)地向協(xié)作組匯報(bào)本校檔案工作情況,使協(xié)作組能及時(shí)、全面地掌握本組各校檔案工作開展情況,為協(xié)作、監(jiān)督和指導(dǎo)工作提供依據(jù);另一方面,協(xié)作組經(jīng)常向區(qū)教育局辦公室及區(qū)檔案局業(yè)務(wù)指導(dǎo)科反映情況,并提出解決問題的辦法和措施,使上級部門能及時(shí)、全面地掌握基層學(xué)校檔案工作方方面面的情況,為科學(xué)決策提供依據(jù)。

      3.落實(shí)和健全檔案工作年檢制度。在協(xié)作組成立之前,學(xué)校的檔案年檢工作以學(xué)校自查,區(qū)檔案局和教育局聯(lián)合抽查的方式來開展,由于區(qū)內(nèi)學(xué)校眾多,抽查的范圍小,不能很好地實(shí)現(xiàn)建立檔案年檢制度的初衷。協(xié)作組建立以后,在各學(xué)校全面展開了檔案年檢工作,保障了年檢的質(zhì)量,并在促進(jìn)學(xué)校檔案工作的提升方面起到了積極的推動作用。

      (三)加強(qiáng)交流,提升水平

      1.組織檔案管理崗前培訓(xùn)。每年的7-8月,協(xié)作組均會組織檔案管理崗前培訓(xùn),由區(qū)檔案局出面邀請省、市檔案局的專家為各校新入職的檔案工作者進(jìn)行崗前培訓(xùn),使廣大檔案工作者深入系統(tǒng)地學(xué)習(xí)檔案專業(yè)理論知識,并初步具備從事學(xué)校檔案工作的能力。

      2.開展學(xué)校檔案管理專題培訓(xùn)。每年5月,教育系統(tǒng)組織系統(tǒng)內(nèi)部的檔案操作實(shí)務(wù)培訓(xùn),邀請各協(xié)作組的業(yè)務(wù)組長輪流主持培訓(xùn)活動,業(yè)務(wù)組長在培訓(xùn)中將自己的工作經(jīng)驗(yàn)及切身體會與參訓(xùn)者進(jìn)行分享,使得檔案培訓(xùn)活動具有較強(qiáng)的針對性。

      3.利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案管理工作交流。協(xié)作組充分利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢,建立多種交流學(xué)習(xí)的平臺,如區(qū)教育系統(tǒng)檔案工作QQ群、博客,開展網(wǎng)上調(diào)查討論活動。另外,目前該區(qū)已有100多所學(xué)校建立了檔案網(wǎng)站,實(shí)現(xiàn)了在線檔案查詢和瀏覽,加強(qiáng)學(xué)校檔案管理互動,為檔案工作經(jīng)驗(yàn)交流打造了更廣闊的平臺。

      4.組織檔案法律法規(guī)競賽。為提高學(xué)校檔案工作者檔案法制觀念,加快教育系統(tǒng)檔案工作的法制化、規(guī)范化進(jìn)程,推進(jìn)法治建設(shè),該區(qū)經(jīng)常以協(xié)作組為單位,組織系統(tǒng)內(nèi)的檔案法律法規(guī)競賽活動,形成了積極向上、和諧的競爭氛圍。

      三、學(xué)校檔案工作協(xié)作組建設(shè)與實(shí)踐成效

      自建立檔案工作協(xié)作組制度以來,該區(qū)學(xué)校檔案工作從逐步完善到深入推進(jìn),取得了突出的成績。

      (一)檔案協(xié)作組建設(shè)運(yùn)行更加規(guī)范

      通過各協(xié)作組成員單位的運(yùn)作以及各校檔案工作者的不斷努力,該區(qū)教育系統(tǒng)檔案協(xié)作組的結(jié)構(gòu)更加科學(xué)合理,組員專業(yè)技能不斷增強(qiáng),年齡結(jié)構(gòu)不斷優(yōu)化,有力促進(jìn)了該區(qū)內(nèi)各學(xué)校檔案管理工作及各種檔案交流活動的開展。

      (二)檔案意識和業(yè)務(wù)水平得到提升

      一所學(xué)校檔案如何管理,其作用發(fā)揮得如何,在很大程度上取決于學(xué)校管理人員的檔案意識。[3]各學(xué)校檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)及檔案工作者通過參與區(qū)檔案局組織的崗前培訓(xùn)、學(xué)校檔案專題培訓(xùn)以及檔案法律法規(guī)競賽等活動,有效地提升了自己的檔案意識、檔案理論水平和業(yè)務(wù)能力,推動了該區(qū)學(xué)校檔案工作水平的整體提高。

      (三)檔案管理更加規(guī)范

      協(xié)作組通過定期開展活動,互相學(xué)習(xí)和促進(jìn),形成了你追我趕爭創(chuàng)省、市級檔案目標(biāo)管理達(dá)標(biāo)學(xué)校的良好局面。到2017年,該區(qū)教育系統(tǒng)共創(chuàng)建省級檔案工作目標(biāo)管理單位15家,市級檔案工作目標(biāo)管理單位82家,近97%的學(xué)校成為區(qū)級以上檔案工作目標(biāo)管理單位。

      (四)信息化工作得以推進(jìn)

      在協(xié)作組的努力下,該區(qū)學(xué)校檔案管理信息化工作穩(wěn)步推進(jìn),協(xié)作組成員單位基本實(shí)現(xiàn)檔案條目及永久類檔案電子化,為學(xué)校檔案信息化工作的深入開展奠定了基礎(chǔ)。截至2017年底,區(qū)內(nèi)已有十余所學(xué)校通過省示范性數(shù)字檔案室和標(biāo)準(zhǔn)化數(shù)字檔案室(館)的驗(yàn)收。

      四、教育系統(tǒng)檔案工作協(xié)作組建設(shè)的思考與啟示

      (一)建立檔案協(xié)作組是貫徹《檔案法》“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),分級管理”原則的有力措施[4]

      成立檔案協(xié)作組,健全了教育系統(tǒng)檔案工作的基層組織,充實(shí)了檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)力量,實(shí)現(xiàn)了檔案行政管理部門對檔案工作的“分級管理”。檔案協(xié)作組工作形式是激活檔案工作機(jī)制的有益補(bǔ)充,是檔案事業(yè)發(fā)展的助推器,給檔案工作增添了新的活力。

      (二)建立檔案協(xié)作組有利于爭取學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的重視與支持[5]

      協(xié)作組每開展一次活動,均由各成員學(xué)校輪流作東道主,邀請成員單位分管領(lǐng)導(dǎo)參加,既讓學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)了解協(xié)作組活動、業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)的具體內(nèi)容,又能讓他們清醒地認(rèn)識到本校檔案工作的實(shí)際水平與改進(jìn)方向,為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)一步重視與支持檔案工作奠定基礎(chǔ)。

      (三)建立檔案協(xié)作組是提升學(xué)校檔案工作的可行模式

      學(xué)校檔案工作由于面廣量大,檔案行政管理部門很難進(jìn)行一對一的指導(dǎo)和監(jiān)管,但是學(xué)校檔案工作內(nèi)容相近,遇到的困難和問題相似,有利于采用協(xié)同管理的工作模式。建立檔案協(xié)作組后,組內(nèi)成員之間可以實(shí)現(xiàn)協(xié)同互補(bǔ),在協(xié)作中采取頭腦風(fēng)暴的形式解決困難和問題,以先進(jìn)帶動后進(jìn),實(shí)現(xiàn)區(qū)域檔案管理水平的整體提升。

      參考文獻(xiàn):

      [1]廖軍.充分發(fā)揮檔案工作協(xié)作組作用的探討[J].檔案時(shí)空,2010(6):10-12.

      [2]常萍.淺談檔案工作協(xié)作組的作用[J].檔案天地,2004 (S1):23-24.

      [3]韓秋黎.學(xué)校檔案管理理論與實(shí)務(wù)[M].上海:上海交通大學(xué)出版社,2010:9.

      [4]徐光遠(yuǎn).略論檔案管理工作的基本原則[J].群文天地, 2012 (18):266-266.

      [5]馬宏.關(guān)于檔案工作協(xié)作組問題的幾點(diǎn)思考[J].浙江檔案,1998(2):22-23.

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