《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T 18894-2016）解讀

肖秋會 詹欣然

摘要：本文對國家標準《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T 18894-2016）的內容進行了解讀，重點分析了相關的術語和定義、業(yè)務系統(tǒng)的功能要求、電子文件的歸檔、電子檔案的管理等核心內容，并對該標準提出了個人的修改意見。

關鍵詞：電子文件歸檔電子檔案管理規(guī)范

Abstract： In this paper， the content of the national standard Specification on Electronic Documents Ar？ chiving and Electronic Records Management is ex？ plained. This paper focuses on the analysis of terms and definitions， the functional requirements for busi？ ness system that form electronic documents， the ar？ chiving of electronic documents ， the management of electronic records and？so？on. Moreover， this paper put forwards some personal opinions for the revision of this standard.

Key words： Electronic documents； Archiving； Electronic records； Specification.

2002年12月4日，國家質量監(jiān)督檢驗檢疫總局、國家標準化管理委員會發(fā)布了《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T 18894-2002）（以下簡稱為2002年《規(guī)范》），并于2003年5月1日實施。[1]該標準明確界定了電子文件、元數(shù)據(jù)、遷移等關鍵性術語的概念，規(guī)定了電子文件的歸檔管理流程以及電子文件的存儲載體和存儲格式，對于規(guī)范我國電子文件的歸檔管理發(fā)揮了重要作用。隨著我國各項電子業(yè)務的迅速發(fā)展，電子文件的類型、格式及生成環(huán)境發(fā)生了很大變化，2002年《規(guī)范》已經(jīng)不能滿足電子文件歸檔與電子檔案管理的現(xiàn)實需要。2016年8月29日，國家質量監(jiān)督檢驗檢疫總局與國家標準化管理委員會聯(lián)合發(fā)布了新的國家標準《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T 18894-2016）（以下簡稱為2016年《規(guī)范》），2017年3月1日開始實施，[2]代替2002年《規(guī)范》。本文分析了2016年《規(guī)范》在結構和內容方面的特點，并指出其不足之處。

一、2016年《規(guī)范》的結構特點

與2002年《規(guī)范》相比，2016年《規(guī)范》的整體結構具有如下特點：第一，新增了“業(yè)務系統(tǒng)與電子檔案管理系統(tǒng)”這一章，從前端著手，對電子文件產(chǎn)生的業(yè)務系統(tǒng)的歸檔功能進行了較為全面的規(guī)定；第二，改節(jié)為章，擴充細化。例如，“電子文件的歸檔范圍”從原來第六章“電子文件的收集與積累”下的一個小節(jié)擴充為單獨的一章；第三，跨章合并，聚合內容。在原第九章增加了“電子檔案備份”“電子檔案元數(shù)據(jù)的維護”這兩個小節(jié)，強調了備份及元數(shù)據(jù)維護對于電子檔案安全管理的重要性，并將電子檔案的存儲、備份、利用、統(tǒng)計、元數(shù)據(jù)維護這幾個部分統(tǒng)一歸并為“電子檔案的管理”，層次分明。具體見表1。

二、2016年《規(guī)范》的內容特點與變化

2016年《規(guī)范》在總則部分明確規(guī)定，電子文件歸檔與電子檔案管理應納入單位的信息化建設規(guī)劃，并從全程管理理念和前端控制原則出發(fā)，規(guī)定了電子文件形成或辦理部門、檔案部門、保密部門、信息化部門等與電子文件形成、歸檔及管理和維護相關的各個部門的職責；將適用范圍從2002年《規(guī)范》的“黨政機關”擴大至“機關、團體、企事業(yè)單位和其他組織”。2016年《規(guī)范》所依據(jù)和參考的標準文件數(shù)量在2002年《規(guī)范》的基礎上大幅增加擴充，共增加了22個標準性文件，其中有10個國家標準，8個行業(yè)標準，4個國際標準，提升了標準的適用性和支撐的廣泛性。除此之外，2016年《規(guī)范》的內容更為充實，對指導我國現(xiàn)階段電子文件歸檔及電子檔案管理具有較強的指導作用。具體如下：

（一）全面修訂了術語及定義

2016年《規(guī)范》對術語進行了全面修訂，主要體現(xiàn)為：

第一，新增了9個術語，分別是“電子檔案”“組件”“可靠性”“業(yè)務系統(tǒng)”“電子檔案管理系統(tǒng)”“移交”“歸檔”“登記”“轉換”，澄清了相關概念。其中：（1）“電子檔案”是“具有憑證、查考和保存價值并歸檔保存的電子文件”，明確了電子文件與電子檔案之間的聯(lián)系與區(qū)別。（2）“業(yè)務系統(tǒng)”是“形成或管理機構活動數(shù)據(jù)的計算機信息系統(tǒng)”。該定義準確闡述了業(yè)務系統(tǒng)的性質和特點，體現(xiàn)了前端控制的管理理念及對電子文件形成環(huán)境的重視。（3）“電子檔案管理系統(tǒng)”的定義為“對電子檔案（3.2）進行采集（3.11）、歸檔（3.12）、編目、管理和處置的計算機信息系統(tǒng)”。（4）“組件”是“構成電子文件、電子檔案且獨立存在的一個比特流。示例：文書類電子檔案的組件包括電子公文正文、若干附件、定稿或修改稿、公文處理單等”。該定義明確了電子文件的結構，對其完整收集和歸檔具有重要指導作用。（5）“可靠性”是“電子文件、電子檔案的內容完全和正確地表達其所反映的事物、活動或事實的性質”。（6）“移交”是“按照國家規(guī)定將電子檔案（3.2）的保管權交給國家檔案館的過程”。（7）“歸檔”是“將具有憑證、查考和保存價值且辦理完畢、經(jīng)系統(tǒng)整理的電子文件（3.1）及其元數(shù)據(jù)（3.3）管理權限向檔案部門提交的過程”。該定義明確了歸檔的對象、范圍、性質和要求。（8）“登記”是“電子檔案進入電子檔案管理系統(tǒng)（3.10）時賦予電子檔案唯一標識符的行為”?！暗怯洝笔请娮游募跉w檔過程中成為電子檔案必須履行的一項法定程序，新增這個術語十分必要。

第二，修訂了8個基本術語與定義。如：將“元數(shù)據(jù)”的定義修改為“描述電子文件和電子檔案的內容、背景、結構及其管理過程的數(shù)據(jù)”，修改后的術語定義與國家標準《信息與文獻文件管理第1部分：通則》（GB/T 26162.1：2010）和國際標準《信息與文件文件管理第一部分：通則》（ISO15489-1：2001）保持了一致。

第三，刪除了“背景信息”“邏輯歸檔”“物理歸檔”這3個術語，將“背景信息”歸入“元數(shù)據(jù)”范疇。2016年《規(guī)范》刪除或者說回避了對“邏輯歸檔”“物理歸檔”這兩種歸檔方式的區(qū)分，它所規(guī)定的電子文件歸檔方式到底是怎樣的？ 8.2.2作了如下規(guī)定：“應基于安全的網(wǎng)絡環(huán)境或專用離線存儲介質，采用在線歸檔或離線歸檔方式，通過電子檔案管理系統(tǒng)客戶端或歸檔接口完成電子文件及其元數(shù)據(jù)的歸檔”。

（二）對業(yè)務系統(tǒng)提出了檔案化管理的功能要求

2016年《規(guī)范》的5.1專門對業(yè)務系統(tǒng)提出了歸檔管理的功能要求：業(yè)務系統(tǒng)應該具備形成、收集、整理、歸檔電子文件的功能，以及保存修改信息，生成歸檔數(shù)據(jù)包，跟蹤、審計電子文件的功能。另外，要求業(yè)務系統(tǒng)在電子文件流轉期間能夠實現(xiàn)對其元數(shù)據(jù)的收集，并且保持元數(shù)據(jù)與電子文件之間的關聯(lián)。這項規(guī)定有助于從前端著手對形成流轉階段的電子文件進行控制，以確保對后端歸檔保存的電子檔案進行管理和四性的維護，充分體現(xiàn)了電子文件管理的前端控制思想。

（三）重視元數(shù)據(jù)的歸檔及維護

元數(shù)據(jù)與電子文件不可分割，它對于電子文件的四性確認和維護，以及電子檔案的發(fā)現(xiàn)、組織與檢索及提供利用都具有重要的作用。2016年《規(guī)范》較為詳細地規(guī)定了元數(shù)據(jù)歸檔的相關內容，并對元數(shù)據(jù)維護提出了相關要求：

1.指明了歸檔元數(shù)據(jù)的類型及范圍。規(guī)定文書類、科技類、郵件類、網(wǎng)頁和社交媒體類、各種專業(yè)類電子文件的元數(shù)據(jù)歸檔范圍參考《文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》（DA/T 46-2009）執(zhí)行。另外，針對聲像類電子文件具體列出了應歸檔元數(shù)據(jù)的類型。

2.規(guī)定了元數(shù)據(jù)鑒定工作細則。要求在元數(shù)據(jù)鑒定過程中，負責人要確保元數(shù)據(jù)的數(shù)量準確、齊全、完整，保證電子文件及其元數(shù)據(jù)之間的一一對應，確保元數(shù)據(jù)的完整性。

3.規(guī)定了不同種類的元數(shù)據(jù)的歸檔格式，與不同歸檔接口相對應的歸檔格式，以及聲像類電子文件元數(shù)據(jù)、應用軟件形成的電子文件元數(shù)據(jù)的歸檔格式。

4.規(guī)定了電子檔案元數(shù)據(jù)維護的相關內容，包括：元數(shù)據(jù)的維護范圍、維護措施、維護目標等。

（四）明確規(guī)范了電子檔案管理系統(tǒng)的基本功能，重視電子檔案安全保障

2016年《規(guī)范》詳細規(guī)定了電子檔案管理系統(tǒng)的管理配置、電子檔案管理、安全管理、系統(tǒng)管理及紙質檔案管理這5個方面的基本功能，并從制度建設、基礎設施和日常管理3個方面對電子檔案管理系統(tǒng)的安全管理進行了規(guī)范，強調了安全保障工作的重要性。

（五）詳細規(guī)定了電子文件的歸檔流程與時間、歸檔方式和歸檔文件格式

2016年《規(guī)范》詳細闡述了電子文件歸檔與編目的要求：

1.規(guī)定了電子文件的歸檔流程。8.1.1規(guī)定，“電子文件形成或辦理部門、檔案部門可在歸檔過程中基于業(yè)務系統(tǒng)、電子檔案管理系統(tǒng)完成電子文件及其元數(shù)據(jù)的清點、鑒定、登記、填寫電子文件的歸檔登記表等主要歸檔程序”。

2.規(guī)定了電子文件鑒定工作的內容及要求：負責人不僅要對電子文件及元數(shù)據(jù)本身鑒定，也需要對電子文件的網(wǎng)絡環(huán)境、存儲介質等進行鑒定。實際上包括內容鑒定和技術鑒定兩個方面的要求。

3.指明了電子文件的歸檔時間和歸檔方式。8.2.1規(guī)定，“電子文件形成或者辦理部門應定期將已收集、積累并經(jīng)過整理的電子文件及其元數(shù)據(jù)向檔案部門提交歸檔，歸檔時間不得遲于電子文件形成后的第2年6月”。8.2.2規(guī)定，“應基于安全的網(wǎng)絡環(huán)境或者專用離線存儲介質，采用在線歸檔或者離線歸檔方式，通過電子檔案管理系統(tǒng)客戶端或歸檔接口完成電子文件及元數(shù)據(jù)的歸檔”。8.2.3對歸檔接口做了較為具體的規(guī)定。

4.詳細規(guī)定了不同種類的電子文件的歸檔格式。8.3規(guī)定了文本及位圖文件類、版式文件類、數(shù)據(jù)庫類、計算機輔助設計與制造類、照片類、公務電子郵件類以及各種專業(yè)軟件生成的電子文件的歸檔格式，操作性較強。8.4還專門規(guī)定了電子文件元數(shù)據(jù)的歸檔格式。

5.規(guī)定了電子檔案編目流程及檔號的編制規(guī)范，要求“檔號應能唯一標識全宗內任一電子檔案或紙質檔案”。

（六）詳細規(guī)定了電子文件收集與整理的內容及要求

1.明確了電子文件及其元數(shù)據(jù)收集與整理的時間及責任部門。7.1.1規(guī)定，電子文件的收集“應在業(yè)務系統(tǒng)電子文件擬制、辦理過程中完成”，收集部門為“電子文件形成部門”，這與4.3部門職責與分工前后呼應。

2.細化了電子文件完整性的要求。7.1.2要求“同一業(yè)務活動形成的電子文件應齊全、完整”，并詳細列舉了聲像類、郵件類、網(wǎng)頁和社交媒體類、各種專業(yè)類電子文件的完整性要求。

3.明確規(guī)定了電子文件的保管期限及分類方案，規(guī)范了電子文件紙質文件目錄數(shù)據(jù)建設，電子文件的排序、命名與關聯(lián)元數(shù)據(jù)等具體要求。

（七）詳細規(guī)定了電子檔案存儲、備份、統(tǒng)計和利用等基本工作內容

1.細化了電子檔案存儲方面的要求，存儲對象包括電子檔案、元數(shù)據(jù)及電子檔案管理系統(tǒng)。如9.1.3規(guī)定“在線存儲系統(tǒng)應實施容錯技術方案”。

2.增加了電子檔案備份的規(guī)定，包括：備份方案和備份策略、備份管理，離線備份與災難備份。如9.2.2提出了電子檔案近線備份與災難備份的基本要求，包括備份的方式、備份的范圍、相關的標準規(guī)范等。

3.增加了電子檔案利用、統(tǒng)計方面的要求。如9.3.1提出“電子檔案的提供利用應嚴格遵守國家相關保密規(guī)定”。

可見，2016年《規(guī)范》高度重視電子檔案備份和元數(shù)據(jù)維護工作，加強了對電子檔案安全保障方面的規(guī)范性要求。

（八）規(guī)定了電子檔案處置的相關要求

1.細化了電子檔案的鑒定與審查方面的規(guī)范。如10.1.5“到期電子檔案移交進館前，應進行解密審查”部分屬于新增內容，該部分與《中華人民共和國保密法》（2010）保持一致，實現(xiàn)了標準與法律法規(guī)的銜接。

2.增加了電子檔案轉換與遷移方面的規(guī)范，包含電子檔案與元數(shù)據(jù)轉換與遷移的情境、轉換與遷移的流程與要求。如10.2.6規(guī)定，電子檔案轉換與遷移之后需要重新對電子檔案及元數(shù)據(jù)進行備份。

3.細化了電子檔案的移交與銷毀規(guī)范，包括移交流程、移交單位、移交方式，銷毀流程等。如10.3細化了電子文件的銷毀流程，并規(guī)定“將被銷毀的電子檔案的元數(shù)據(jù)移入銷毀數(shù)據(jù)庫”。

三、2016年《規(guī)范》的不足及改進建議

綜上所述，2016年《規(guī)范》大幅修訂了相關術語、明確規(guī)定了業(yè)務系統(tǒng)的歸檔功能、高度重視元數(shù)據(jù)歸檔及維護、加強了電子檔案備份等安全保障要求、規(guī)定了電子檔案鑒定與審查以及遷移、轉換等處置規(guī)范，使其內容更為充實、嚴謹、系統(tǒng)，具有針對性和可操作性。

筆者認為2016年《規(guī)范》尚存在一些待完善的地方：

第一，部分內容有待細化。如對于處在破產(chǎn)、合并等特殊時期的歸檔單位，2016年《規(guī)范》及參考標準《電子檔案移交與接收辦法》[3]在移交時間、移交范圍、移交流程與接收對象等方面的指導性和參考性不足。

第二，遷移和轉換這兩個術語的界定有待商榷。關于遷移，OAIS對“數(shù)字遷移”定義為“開放檔案信息系統(tǒng)為了長期保存數(shù)字信息對其進行的轉換。它區(qū)別于一般的轉換，具有以下三個特征：（1）旨在保存需要保存的全部信息內容；（2）新的檔案信息（包）替代舊的檔案信息（包）；（3）轉換的控制和責任歸屬于開放檔案信息系統(tǒng)”。[4]In？ terPARES將“遷移”定義為“將文件從一個系統(tǒng)或存儲介質轉移到另一個系統(tǒng)或存儲介質的一個過程，以確保在系統(tǒng)和文件介質隨時間丟失或老化的情況下，能夠實現(xiàn)對文件的持續(xù)訪問”。[5]IFLA（國際圖書館協(xié)會聯(lián)合會）的數(shù)字信息保存報告將“遷移”定義為“從一種硬件/軟件環(huán)境到另一種硬件/軟件環(huán)境，或從一種計算機技術到另一種計算機技術的定期轉移”。[6]關于轉換，OAIS將“轉換”定義為“在數(shù)字遷移過程中對檔案信息包的內容信息或者保存描述信息的一種改變”。[7]維基百科將“數(shù)據(jù)轉換”定義為“在計算機技術中，數(shù)據(jù)轉換是將數(shù)據(jù)從一種格式或結構改變?yōu)榱硪环N格式或結構的過程”。[8]可見，根據(jù)OAIS對于遷移和轉換的定義，遷移是隨著技術的變化和更新而定期地轉換數(shù)據(jù)的一種處理過程，轉換是遷移的一種手段。綜合上述各方的定義，本文建議將“遷移”定義為：在維護電子檔案真實性、完整性和可用性的前提下，定期將電子檔案從一個系統(tǒng)轉移到另一個系統(tǒng)、從一種存儲介質轉移到另一種存儲介質、或者從一種格式（結構）轉換為另一種格式（結構）的處理過程。建議將《規(guī)范》中“轉換”定義修改為：在維護電子檔案真實性、完整性和可用性前提下，在數(shù)字遷移過程中改變檔案信息包的內容信息或者保存描述信息的處理過程。

*本文為教育部人文社會科學重點研究基地重大項目“我國檔案安全保障體系構建的理論與實踐研究”資助成果之一，項目批準號：15JJD870002。

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