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    人事檔案管理信息化建設(shè)的必要性與建設(shè)策略分析

    2018-06-13 11:36:32張麗霞
    中文信息 2018年4期
    關(guān)鍵詞:信息系統(tǒng)人力資源檔案管理

    張麗霞

    摘 要:人事檔案管理信息化建設(shè)是社會發(fā)展的必然要求,也是提高工作成效的重要舉措。本文首先分析了人事檔案管理信息化建設(shè)的必要性,人事檔案管理信息化建設(shè)有助于簡化檔案整理程序,提高人事檔案信息查詢的便利性。接著從注重基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè),強化系統(tǒng)控制,順應(yīng)發(fā)展趨勢等方面提出了提高人事檔案信息化成效的措施。

    關(guān)鍵詞:人事檔案 信息化 建設(shè)

    中圖分類號:G27 文獻(xiàn)標(biāo)識碼:A 文章編號:1003-1650(2018)04-00-01

    隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步,各行各業(yè)的信息化程度都在提升,信息化建設(shè)成為影響各個領(lǐng)域發(fā)展的重要因素之一。人事檔案管理包含的內(nèi)容廣泛,有人力資源發(fā)展規(guī)劃、員工具體薪酬福利待遇以及績效考核等。通過信息化建設(shè)把傳統(tǒng)的人事檔案管理工作轉(zhuǎn)化為現(xiàn)代化與標(biāo)準(zhǔn)化的模式,是組織人力資源管理狀況的真實反映。有效的解決了傳統(tǒng)人事檔案管理中基于文本、表格等手工處理與人工檢查工作量大、出錯率高的問題,避免檔案丟失等現(xiàn)象的出現(xiàn),實現(xiàn)了人事檔案管理方式的規(guī)范化發(fā)展。

    一、人事檔案管理信息化建設(shè)的必要性

    首先,人事檔案管理信息化建設(shè)有助于簡化檔案整理程序,提高效率。隨著企事業(yè)單位改革的不斷深入,各種保障制度也在逐步完善,對人事檔案管理的要求也隨之提高。由于人事檔案需要記錄很多內(nèi)容,職工從入職、離職、退休等的狀況都需要記錄在人事檔案中,其工作量非常大。而進(jìn)行人事檔案信息化建設(shè),用預(yù)先設(shè)定好的路徑,管理人員通過互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)入信息系統(tǒng)入口就可以完成數(shù)據(jù)的記錄與傳遞,進(jìn)而對系統(tǒng)中各項自動化的任務(wù)進(jìn)行分析,簡化了人事檔案整理程序,提高了工作成效。

    其次,人事檔案管理信息化有助于提高人事檔案信息查詢的便利性。通過開展人事檔案信息化建設(shè),建立專門的人力資源信息管理系統(tǒng),不需要用戶專門安裝專用的軟件,通過瀏覽器就能使用人力資源信息系統(tǒng)功能,操作起來相對比較簡單易行。不管檔案管理人員在什么地點進(jìn)行辦公,都可以通過服務(wù)器以及web等連接起來,找出準(zhǔn)確的人事檔案數(shù)據(jù)和信息,突破了人事檔案形成與查閱的時間與空間限制,改變了傳統(tǒng)檔案材料的生成、傳遞以及處理方式。通過人事檔案查詢系統(tǒng)還能夠把人事檔案的信息與檔案載體分離開來,運用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)把關(guān)鍵的信息共聯(lián),這樣一來,信息的深度就得到了提升,實現(xiàn)了人事檔案信息共享與在線服務(wù),提高了人事檔案信息查詢的便利性。

    二、人事檔案管理信息化建設(shè)的策略

    1.注重基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè),保障人事檔案信息化建設(shè)

    在現(xiàn)階段,要加大資金的投入力度,讓檔案管理事業(yè)的發(fā)展更好的與信息化建設(shè)相適應(yīng)。人事檔案管理人員對檔案管理過程中的辦公信息化狀況進(jìn)行認(rèn)真的分析,積極優(yōu)化其中的關(guān)鍵流程,加大投入力度。其中,物質(zhì)的投入是重要的前提和基礎(chǔ)。要有專業(yè)的攝像機、計算機以及打印機、掃描儀等,這些現(xiàn)代化的管理設(shè)備是必備的設(shè)施,當(dāng)然還有滅火器、去濕器、濕度測試儀器、消毒殺蟲設(shè)備等,這是提高人事檔案資源信息化建設(shè)與開發(fā)利用的基礎(chǔ)。此外,要加強人事檔案管理信息化建設(shè)就要注重軟件的兼容性。比如,在進(jìn)行檔案資料分類存儲時,檔案管理部門可利用信息管理系統(tǒng)、CAD/CAM 系統(tǒng)、資源管理系統(tǒng)以及ERP 系統(tǒng)等對管理軟件進(jìn)行編程,并對文字類檔案和圖像類檔案進(jìn)行自動識別,并儲存到相應(yīng)人事檔案信息庫中,從而提高軟件的兼容性。

    2.強化系統(tǒng)控制,提高人事檔案信息化建設(shè)的安全性

    要提高人事檔案管理信息化建設(shè)成效,就要結(jié)合單位的實際工作進(jìn)展?fàn)顩r,制定相應(yīng)的規(guī)范化的操作流程,運用系統(tǒng)化的工作管理模式,規(guī)范人事檔案管理的收集與整理工作,還包括信息的上傳、傳遞等,這些行為要逐步規(guī)范化,從而形成科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化的人力資源管理模塊,提高人事檔案工作的水準(zhǔn),進(jìn)而提升單位的綜合管理水準(zhǔn)。首先,在單位人事檔案管理過程中,要對信息化系統(tǒng)的操作控制進(jìn)行強化,這樣才能提高電子人事檔案信息的準(zhǔn)確性,盡可能的減少信息差錯的出現(xiàn)。檔案管理人員要結(jié)合人事檔案管理工作實際,要求專業(yè)人員在信息化系統(tǒng)設(shè)計的時候制定相應(yīng)的操作規(guī)范,包括人事檔案管理系統(tǒng)操作的步驟與指令,提高系統(tǒng)的科學(xué)性。其次,要提高人事檔案管理中系統(tǒng)的安全性,要設(shè)定相應(yīng)的人員操作權(quán)限,用防火墻等形式來隔絕病毒,定期采用相應(yīng)的軟件來清理系統(tǒng)垃圾,為信息化建設(shè)提供良好的運營環(huán)境,避免未授權(quán)人員進(jìn)入人力資源檔案管理系統(tǒng)產(chǎn)生不良行為的發(fā)生。再次,重視計算機上機操作與管理,制定相應(yīng)的制度,要求人事檔案管理工作人員按照制度來進(jìn)行檔案信息的錄入和整理,制定數(shù)據(jù)的備份方案等。

    3.順應(yīng)發(fā)展趨勢,提高人事檔案信息化成效

    縱觀傳統(tǒng)人事檔案管理模式,由于個人的工作閱歷在增加,檔案信息也會逐步增多,紙質(zhì)檔案信息的重點性不突出。而在人事檔案管理中進(jìn)行信息化建設(shè),傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式的局限性被打破,管理人員和查閱人員通過輸入相應(yīng)的關(guān)鍵詞就能找到相應(yīng)的檢索信息,檔案信息的重點性凸顯出來,有利于實現(xiàn)其價值。要實現(xiàn)人力資源信息系統(tǒng)的有效應(yīng)用,就要提高管理人員的綜合素質(zhì),這是重要的基礎(chǔ)和保障。在人事檔案管理中的進(jìn)行信息化建設(shè)的目的就是提高內(nèi)部管理成效,根據(jù)系統(tǒng)縱深化發(fā)展的需求,注重平臺化與智能化的發(fā)展。也就是說,平臺化就是在人事檔案管理過程中,要通過建立相應(yīng)的人力資源信息系統(tǒng)逐步取消部門之間存在的障礙,建立協(xié)同化的信息共享平臺。而智能化就是除了系統(tǒng)自動化的基本功能,還要實現(xiàn)對人事檔案信息的分析、歸納與比較,進(jìn)而能夠做出決策,把所謂的“人”的因素體現(xiàn)到人力資源信息系統(tǒng)中。要順應(yīng)人事檔案管理中信息化的發(fā)展趨勢,就要注重設(shè)計的人性化,從原來以業(yè)務(wù)為中心的設(shè)計思想轉(zhuǎn)化為以用戶為中心。結(jié)合國際化的人力資源信息系統(tǒng)技術(shù),方便使用和維護(hù),融入知識管理理念,進(jìn)而提高人事檔案的管理成效。

    結(jié)論

    綜上所述,隨著信息時代的到來,人事檔案管理工作開始面臨著新的形勢。人事檔案管理信息化建設(shè)有助于簡化檔案整理程序,提高人事檔案信息查詢的便利性。在新時期,要注重基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè),提高人事檔案信息化建設(shè)的安全性,強化系統(tǒng)控制,順應(yīng)發(fā)展趨勢,進(jìn)而提高人事檔案信息化成效。

    參考文獻(xiàn)

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    [3]王琴,董躍偉,余國輝,聶晶.高校紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果利用探討 [J].蘭臺世界2016(35).

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