淺談鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理信息化建設(shè)

燕桂春

摘 要：檔案管理工作是鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府機(jī)構(gòu)工作的組成部分，利用現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府機(jī)構(gòu)檔案進(jìn)行歸類管理和儲(chǔ)存，能夠有效改善檔案管理中存在的種種局限和不足，這已經(jīng)成為時(shí)代的召喚和社會(huì)進(jìn)步發(fā)展的必然要求。本文將圍繞如何提升鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理信息化水平這一問題做簡(jiǎn)要探討。

關(guān)鍵詞：鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)構(gòu) 信息化 檔案管理

伴隨著信息技術(shù)的發(fā)展、通信技術(shù)的進(jìn)步，信息化、數(shù)字化已經(jīng)走入人們的生活，并給人們生活帶來前所未有的快捷體驗(yàn)。加快鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)構(gòu)檔案管理信息化水平建設(shè)步伐，借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對(duì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)構(gòu)檔案信息資源進(jìn)行深入改革，能夠更好地發(fā)揮檔案資源的作用，提升其利用價(jià)值。

一、鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)構(gòu)檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)的必要性分析

1.鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)構(gòu)檔案管理信息化工作的主要內(nèi)容

隨著時(shí)代的發(fā)展、社會(huì)的進(jìn)步，鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)構(gòu)檔案管理工作越來越體現(xiàn)出其重要性。鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)構(gòu)檔案管理信息化其主要工作內(nèi)容就是通過網(wǎng)絡(luò)操作實(shí)現(xiàn)檔案資料由紙質(zhì)化到電子化、信息化的轉(zhuǎn)變。同時(shí)還要注意在轉(zhuǎn)變過程中對(duì)檔案進(jìn)行重新整理、歸類、保存等。

2.檔案管理信息化建設(shè)具有其特殊優(yōu)點(diǎn)

之所以要實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化建設(shè)，一個(gè)很重要的原因在于相較于傳統(tǒng)的檔案管理方法，檔案管理信息化建設(shè)具有很多的優(yōu)點(diǎn)。首先表現(xiàn)為檔案管理不受時(shí)空限制，任何時(shí)間、任何地點(diǎn)都能夠快速的查閱到所需要內(nèi)容；其次，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化后就可以直接通過計(jì)算機(jī)終端進(jìn)行相關(guān)的查找瀏覽操作，使得紙質(zhì)檔案的翻閱和復(fù)印次數(shù)大大降低，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的保護(hù)。最后，檔案的信息化管理，是通過網(wǎng)絡(luò)來進(jìn)行操作，簡(jiǎn)單方便并易于操作，因而能夠有效提升工作效率。

二、現(xiàn)階段鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)構(gòu)檔案管理信息化建設(shè)途徑中存在的問題

1.檔案管理信息化建設(shè)缺乏系統(tǒng)而專業(yè)的理論指導(dǎo)

紙質(zhì)版的檔案管理工作大多以檔案的搜集、保存為重點(diǎn)，而信息化建設(shè)途徑不再是僅僅為了收集資料、歸檔保存而工作，更重要的是要實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案內(nèi)容的有效利用，以發(fā)揮出檔案的最大價(jià)值。反觀當(dāng)下，我國大多數(shù)的鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)構(gòu)中，由于缺乏專業(yè)人員、專業(yè)理論的指導(dǎo)，大部分的檔案管理工作人員仍然沿用傳統(tǒng)意義上的檔案管理方式，重收錄而忽視輸出，沒有形成一套科學(xué)、系統(tǒng)、完善的管理方案，不僅加大了檔案查找難度而且阻礙了檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。

2.設(shè)備不足問題突出

在我國，相較于城市而言，由于鄉(xiāng)鎮(zhèn)的發(fā)展較為落后，加之缺乏上級(jí)資金、技術(shù)支持，這就導(dǎo)致鎮(zhèn)政府在檔案信息化管理過程中缺乏一些專業(yè)的設(shè)備，從而阻礙了鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)構(gòu)檔案管理信息化的發(fā)展進(jìn)程。

3.檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)較弱，信息操作水平較低

目前，大多數(shù)的鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)構(gòu)檔案管理工作人員都是非科班出身，有些甚至都不是與檔案管理相關(guān)的專業(yè)出身。工作與所學(xué)專業(yè)完全不對(duì)口，加之部分工作人員對(duì)于現(xiàn)代信息技術(shù)及檔案管理相關(guān)軟件的應(yīng)用不熟練，不僅使檔案管理工作效率落后，甚至?xí)?dǎo)致檔案出現(xiàn)安全隱患。此外，由于檔案管理工作程序單一而瑣碎，這使得一些辦公室檔案管理人員工作積極性不高，對(duì)工作缺乏熱情，敷衍了事，為了完成工作而工作，缺乏主動(dòng)性，從而拉低了檔案管理工作的效率。

三、提升鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理信息化建設(shè)水平的幾點(diǎn)措施

1.建立健全鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)構(gòu)信息化檔案管理制度，實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理的規(guī)范化

由于缺乏與信息化檔案管理制度建設(shè)有關(guān)的經(jīng)驗(yàn)，因而目前的鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)構(gòu)檔案管理信息化建設(shè)出現(xiàn)了很大的隨意性和不規(guī)范性，不僅降低了檔案的安全性也使得檔案管理制度化發(fā)展進(jìn)程較為緩慢。因此，檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)結(jié)合實(shí)際情況，建立起一套系統(tǒng)的鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)構(gòu)檔案管理制度。制度應(yīng)該囊括檔案管理信息化建設(shè)工作的各個(gè)方面，使檔案管理工作人員在工作中有法可依，每個(gè)環(huán)節(jié)、每項(xiàng)工作都有其工作依據(jù)和指導(dǎo)。另外，還要制定一套與檔案管理信息化建設(shè)有關(guān)的監(jiān)督制度，通過對(duì)檔案管理信息化建設(shè)工作的監(jiān)督，實(shí)行對(duì)檔案的安全保護(hù)，從而保證檔案管理規(guī)范化建設(shè)的順利進(jìn)行。

2.提高信息化檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，加大對(duì)信息化檔案管理工作的支持力度

實(shí)現(xiàn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)構(gòu)檔案管理信息化是促進(jìn)政府其他各方面工作可持續(xù)發(fā)展的必由之路，這也是檔案管理實(shí)現(xiàn)自身現(xiàn)代化發(fā)展的必要條件。因此第一必須充分認(rèn)識(shí)到鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)構(gòu)檔案管理信息化的重要性，并將其納入到工作日程；第二要積極通過各種形式的宣傳教育，使工作人員提升對(duì)鎮(zhèn)政府檔案管理信息化建設(shè)的認(rèn)知水平，并以此增強(qiáng)自己的使命感和責(zé)任感，使自己積極投入到工作中去。

3.加強(qiáng)鎮(zhèn)政府檔案管理信息化人員隊(duì)伍建設(shè)，培養(yǎng)較高專業(yè)素質(zhì)的人才

首先應(yīng)當(dāng)把引進(jìn)專業(yè)的復(fù)合型的檔案管理人才提上日程。其次要針對(duì)不同工作人員的特殊情況經(jīng)常地規(guī)范化的進(jìn)行職業(yè)道德、專業(yè)基礎(chǔ)理論與技能、信息技術(shù)培訓(xùn)等。不斷更新他們的專業(yè)知識(shí)和技能，鍛煉工作人員對(duì)信息技術(shù)的運(yùn)用熟練程度，提高他們的信息專業(yè)化程度，從而使他們適應(yīng)不斷發(fā)展的檔案管理信息化建設(shè)。

4.完善鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)構(gòu)檔案管理信息化建設(shè)所必需的設(shè)備

要想促進(jìn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)構(gòu)檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程，盡快實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，就必須要完善與檔案信息化管理有關(guān)的設(shè)備。這就要求相關(guān)單位不僅要通過加大對(duì)檔案管理工作的資金支持，保障其有能力積極引入一些操作簡(jiǎn)便快捷的設(shè)備，而且還要為檔案管理工作設(shè)置專門的工作場(chǎng)所，配置熟悉計(jì)算機(jī)操作的管理人員和監(jiān)督人員。

結(jié)語

改進(jìn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)構(gòu)檔案管理工作，建設(shè)起信息化的鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)構(gòu)檔案管理系統(tǒng)是提高辦公室工作效率的必經(jīng)之路，也是時(shí)代發(fā)展的必然要求。雖然目前鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)構(gòu)的檔案管理工作已經(jīng)在向著信息化方向邁進(jìn)，并有了一定的進(jìn)步。但是我們也必須意識(shí)到，我們的檔案管理工作還存在一定的缺陷，需要盡快實(shí)施有效措施，切實(shí)提升政府檔案管理工作的效率。

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