Excel Word聯(lián)手 多列數(shù)據(jù)并一列

馬震安

首先，在B列右側(cè)插入一輔助列，在C2處輸入“=B2&"，"&A2;”，向下填充到C6，選定C2：J6數(shù)據(jù)區(qū)域復(fù)制，打開(kāi)一空白記事本，粘貼，再將粘貼到記事本中的數(shù)據(jù)都選中，剪切，打開(kāi)一空白Word文檔，粘貼（圖2）。

然后，在Word中點(diǎn)擊“替換”，在彈出的窗口點(diǎn)擊“更多”，將光標(biāo)定位到“查找內(nèi)容”處，點(diǎn)擊“特殊格式”，選擇“制表符”；將光標(biāo)定位到“替換為”處，點(diǎn)擊“特殊格式”，選擇“段落標(biāo)記”，點(diǎn)擊“全部替換”。這樣，多列數(shù)據(jù)就變成了一列（圖3）。

接下來(lái)，選中Word文檔中的內(nèi)容，剪切；切換到記事本，粘貼，再選中記事本中的內(nèi)容，剪切；切換到Excel，新建一工作表，選中A1單元格，粘貼。選中工作表中的數(shù)據(jù)區(qū)域（即A1：A26），選擇“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡，點(diǎn)擊“分列”，在彈出的窗口第1步中選擇“分隔符”，點(diǎn)擊“下一步”，在第2步中分隔符號(hào)處勾選“逗號(hào)”，點(diǎn)擊“下一步”，點(diǎn)擊“完成”，這樣就實(shí)現(xiàn)了姓名和部門的分列顯示。在B2單元格輸入“=B1”，選中B2單元格，復(fù)制；選中B2：B26單元格區(qū)域，選擇“開(kāi)始”選項(xiàng)卡，點(diǎn)擊“查找和選擇→定位條件”，在彈出的定位條件窗口選擇“空值”，這樣，B2：B26單元格區(qū)域中所有空單元格就會(huì)被選中（圖4）。

單擊“粘貼”，空白單元格就被填充上了相應(yīng)的部門名稱。選中B列數(shù)據(jù)區(qū)域，復(fù)制，粘貼到原數(shù)據(jù)區(qū)域，粘貼時(shí)選擇“數(shù)值”。

最后，通過(guò)剪切、粘貼交換A列和B列的數(shù)據(jù)，在第1行上方插入一空行，輸入標(biāo)題。這樣，就完成了多列轉(zhuǎn)一列的效果了。