電力企業(yè)的聲像檔案管理工作探討

楊健萍

摘要：隨著我國電力市場的不斷發(fā)展，我國電力企業(yè)取得了很大的進展。檔案管理是電力企業(yè)管理的一部分，檔案管理的質(zhì)量直接影響著電力企業(yè)的穩(wěn)定和健康發(fā)展。電力企業(yè)在實際的檔案管理過程中，仍然存在很多的不合理，導致電力企業(yè)檔案管理時常出現(xiàn)混亂。本文分析了電力企業(yè)聲像檔案管理的難點，并提出了提升企業(yè)聲像檔案管理質(zhì)量的措施，以期為電力企業(yè)檔案管理工作提供參考。

關(guān)鍵詞：電力企業(yè)；聲像檔案管理；創(chuàng)新

檔案管理是電力企業(yè)管理的一項重要的基礎(chǔ)工作，檔案在電力企業(yè)的日常經(jīng)營和生產(chǎn)管理中發(fā)揮著十分重要的作用，其不僅記錄著過去、承載著歷史，而且還能夠指導工作，指引著企業(yè)未來的發(fā)展方式。檔案為企業(yè)領(lǐng)導作出重大的決策提供了參考，而且還為公司的發(fā)展規(guī)劃、優(yōu)質(zhì)服務(wù)、安全生產(chǎn)、財務(wù)監(jiān)察審計、人力資源管理、法律訴訟、企業(yè)文化、信訪維穩(wěn)等方面提供了真實、系統(tǒng)的依據(jù)，因此加強企業(yè)的檔案管理十分必要。

1企業(yè)聲像檔案管理工作的重要性

聲像檔案是電力企業(yè)檔案的重要組成部分，通過聲音和畫面將檔案的內(nèi)容展現(xiàn)出來，具有直觀性和生動性，可以將紙質(zhì)檔案通過若干文字表述以極短的音像表現(xiàn)出來，生動而且真實。聲像檔案能夠隨時進行復(fù)制和轉(zhuǎn)換，而且攜帶方便，方便儲存和傳播，能夠提高工作效率，聲像檔案是以感光材料與磁性材料作為檔案的載體，因此，其易受溫濕度、灰塵等環(huán)境因素的影響，因此其保管的要求比紙質(zhì)檔案要高，應(yīng)該引起注意。

2電力企業(yè)聲像檔案管理工作存在的難點

2.1聲像設(shè)備問題

聲像設(shè)施在管理方面存在問題，首先，電力企業(yè)并未建立較明確的聲像設(shè)施使用和管理標準，造成聲像設(shè)施的保存不合理，或者使用設(shè)施變動頻繁，導致設(shè)備的使用效率降低；其次，隨著國家經(jīng)濟的不斷發(fā)展，企業(yè)為了能夠滿足工作需要，要對聲像設(shè)施不斷進行改善，因此，聲像設(shè)施的管理也需要不斷進行完善。

2.2聲像檔案管理意識淡薄

當前，電力企業(yè)在看待聲像檔案方面，普遍存在著思想認識上的誤區(qū)：（1）部分人員根本不清楚聲像也是檔案，他們誤以為只有紙質(zhì)的資料、文件、總結(jié)、報告、履歷等才是檔案，而企業(yè)在經(jīng)營或活動過程中形成的錄音、照片、錄像等，只需要進行保存，并不需要將這些東西進行歸檔保存；（2）還有部分人誤認為誰拍的照片就歸誰，用完就算完了，這些聲像資料的處理只需按照個人意愿。這些人員缺乏全局觀念，對檔案的意識不強，只考慮個人和本部門的工作方便，導致部分聲像資料長期在個人或部門內(nèi)部保存，沒有將其移交給檔案室或檔案館統(tǒng)一管理，造成機構(gòu)或者人員出現(xiàn)變動的時候，保存在部門或個人手中的聲像檔案大量流失，造成企業(yè)檔案不齊全，影響了企業(yè)聲像檔案的完整歸檔、保護以及開發(fā)利用。

2.3收集整理歸檔不及時

（1）管理分散，聲像檔案材料大多保存在制作聲像材料的部門或是個人手中，一般是誰制作誰保管，事后不按檔案的規(guī)范標準進行整理，更不向檔案部門移交。導致大多數(shù)有價值的科學實踐、生產(chǎn)實踐以及有紀念意義的社會活動，往往不能留下系統(tǒng)、完整的聲像資料；（2）損失嚴重，有些單位對部分因時間較長、利用率較低的磁帶或錄像帶，私自沖洗或改錄其它內(nèi)容的現(xiàn)象比較多。在保管條件上，部分單位或部門因不具備保護聲像檔案的條件，嚴重影響了聲像檔案的壽命；（3）遺留問題多，有的雖有聲像資料，但也只是會議場景、集體合影、人物發(fā)言一套程式化的內(nèi)容，缺少有意義的特寫鏡頭，人物專訪和事件細節(jié)沒有深度。有的聲像資料拍攝錄制完成后，沒有及時添加必要的文字說明，時間一長，就無法記憶和認知了，造成聲像資料的價值和作用受損。

3加強電力企業(yè)聲像檔案集中管理的對策

3.1強化聲像檔案意識

電力企業(yè)檔案管理人員應(yīng)該積極爭取領(lǐng)導對于檔案的重視與支持，將聲像檔案工作納入各單位工作計劃和規(guī)劃中，列入領(lǐng)導議事日程中，加大對聲像檔案的經(jīng)費投入，確保有足夠的人力、資源、物力的配備。通過舉辦聲像檔案展覽或媒體傳播，向社會大力宣傳檔案工作的重要性，從而提高人們的檔案意識。此外，還應(yīng)該認真貫徹落實《檔案法》，按照法律和政策的規(guī)定，以對歷史負責、對黨負責以及對人民負責的高度責任感，切實將這項工作做好。

3.2規(guī)范聲像檔案編研

聲像檔案的管理工作需要具備基本的軟硬件設(shè)施，只有加大經(jīng)費的投入力度，才能夠進一步實現(xiàn)聲像檔案管理的完整性。電力企業(yè)的業(yè)務(wù)單位領(lǐng)導應(yīng)該將檔案管理工作作為一項重要的工作內(nèi)容，充分發(fā)揮企業(yè)自身的能動性，積極解決聲像檔案信息化建設(shè)的資金，從不同渠道獲取更多的資金支持，規(guī)范聲像檔案的編制。

3.3健全檔案管理制度

健全檔案的管理制度必須遵循以下要求：第一，規(guī)章制度要體現(xiàn)合理性、科學性。建立起來的規(guī)章制度必須符合單位特點以及檔案管理的實際，適應(yīng)單位檔案管理的需要；第二，簡明實用。檔案管理制度必須要具有可操作性，其建立應(yīng)以簡便易行、方便實用、可操作性強為目標，以便更好地發(fā)揮制度的指導和規(guī)范作用。

3.4創(chuàng)新檔案管理手段

創(chuàng)新是一個企業(yè)生存和發(fā)展的重要保障，電力企業(yè)必須要創(chuàng)新聲像檔案管理思路，改變傳統(tǒng)的檔案管理方式，提出更多能跟上時代的步伐的工作方法，用新思路、新技術(shù)、新方法創(chuàng)新檔案管理工作。要搞好聲像檔案的管理，必須不斷豐富和完善知識結(jié)構(gòu)，培養(yǎng)創(chuàng)新思維和創(chuàng)新意識，并貫穿工作。規(guī)范音像檔案的收集，根據(jù)時間、范圍和要求，收集各類檔案。另外，為了便于音像檔案的存儲和利用，對檔案進行整理、編目、組合、分類、歸檔。

3.5提高檔案管理人員的專業(yè)技能

加強攝錄與檔案管理人員知識與技能的培訓，為檔案的錄制和保管奠定良好的基礎(chǔ)。具體可以采用檔案講座、集中培訓、分發(fā)資料，或通過網(wǎng)站發(fā)布聲像檔案的收集范圍、要求等，實現(xiàn)資源共享，有關(guān)人員要隨時查閱聲像資料的有關(guān)規(guī)定，對問題多、基礎(chǔ)薄弱單位限期建檔，加強指導監(jiān)督力度，不留死角。針對工程聲像檔案專業(yè)性質(zhì)不同，采取分類指導，增加培訓效果，縮短培訓時間，將聲像資料收集工作分工細化，保證工程聲像檔案收集質(zhì)量及數(shù)量。

3.6加強現(xiàn)代化的管理

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，各級各類檔案部門都應(yīng)建立獨立的聲像檔案數(shù)據(jù)庫，通過計算機網(wǎng)絡(luò)隨時進行檢索、查閱、調(diào)用以及復(fù)制，從而滿足更多的利用者不同形式、不同內(nèi)容的要求，實現(xiàn)其檔案信息的資源共享。這種快速、便捷、共享的檔案利用方式，能夠使聲像檔案的價值得以更充分地發(fā)揮。在檔案室里聲像檔案應(yīng)該有重要的存放空間，對聲像檔案的保管要采取專庫、專柜存放，并保持適宜的溫度及相對濕度，要定期進行檢查，對多次使用以及已經(jīng)污損的聲像檔案要及時進行修整和復(fù)制，對長期保存并且不常用的磁帶，需要每年重繞一次或刻錄光盤多套進行保存。在信息資源共享方面，可以開通供電網(wǎng)站進行資料傳閱以及檔案資料的共享。此外，在聲像檔案的開發(fā)和利用上，要重視信息的交流與合作。信息時代的特征在于信息的交流與合作，資源共享。適合公開的聲像檔案完全可以拷貝、復(fù)制，提供給用戶，真正把檔案的可利用性用到實處。

3.7疏通收集渠道

檔案收集是保存檔案資源的重要途徑，是實現(xiàn)檔案集中統(tǒng)一管理的基本手段，是檔案管理其它業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)，是決定檔案存在與發(fā)展的前提條件。要保證聲像檔案的完整收集，需要采取必要的手段和物資保障，建立疏通收集渠道，運用多種形式收集資料?？梢酝ㄟ^正常移交工作接收，通過重點人物（收錄人員）直接進行收集，攝錄人員手中的屬于歸檔范圍的聲像檔案，要多方努力收集。通過廣泛開展社會征集對散存在民間的，比如反映單位歷史概況的聲像檔案等，運用有償征集、個人代存等方式進行征集。最后，重點單位要重點收集。對重點單位、立檔單位聲像檔案比較集中的需要有重點地強化收集。

3.8建立云檔案系統(tǒng)

大數(shù)據(jù)時代催生了云計算技術(shù)，云計算能夠?qū)τ嬎阗Y源、存儲資源進行動態(tài)擴展、按需分配。這給檔案管理系統(tǒng)的可擴展性帶來了機遇，檔案管理系統(tǒng)只要基于云計算的技術(shù)架構(gòu)進行設(shè)計，就能夠動態(tài)增加存儲資源、計算資源，滿足服務(wù)器的快速擴容以及數(shù)據(jù)量的快速增長。檔案大數(shù)據(jù)給傳統(tǒng)數(shù)據(jù)倉庫架構(gòu)帶來了一系列的沖擊和挑戰(zhàn)，僅從存儲層面看，存儲的構(gòu)建者不得不面對來自兩方面的焦慮：一是，數(shù)據(jù)規(guī)模急速增長，現(xiàn)有的共享磁盤架構(gòu)能否適應(yīng)海量數(shù)據(jù)的存儲；二是，數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)復(fù)雜多樣，現(xiàn)有的基于結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)為主體的存儲方案能否兼容無模式的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)。

3.9檔案信息“數(shù)據(jù)化”

在大數(shù)據(jù)時代背景下，要求對檔案信息進行“數(shù)據(jù)化”，這不僅僅是“數(shù)字化”。數(shù)據(jù)化是指將現(xiàn)象變成指標分析量化形式的過程，而不僅是轉(zhuǎn)化成“0”和“1”的數(shù)字格式的過程。對電子文件管理來說，要求擁有完善的元數(shù)據(jù)以及實現(xiàn)全文檢索。目前，電子文件元數(shù)據(jù)的研究集中在保證電子文件現(xiàn)實的完整性、真實性、可讀性以及安全性方面，對電子文件今后的開發(fā)和利用重視還不夠，完善的數(shù)據(jù)標準是為大數(shù)據(jù)分析與應(yīng)用提供優(yōu)質(zhì)數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)。當前，電力企業(yè)已經(jīng)基本上對紙質(zhì)檔案進行了數(shù)字化的處理，但是還存在一些文件格式不統(tǒng)一、數(shù)據(jù)信息收集不全等問題，因此，檔案信息“數(shù)據(jù)化”，對于實現(xiàn)信息的完全錄入以及數(shù)據(jù)管理工作具有十分重要的意義，保證了檔案信息數(shù)據(jù)的完整性。

結(jié)束語

綜上所述，加強聲像檔案管理工作人員的專業(yè)技巧，提升聲像檔案管理人員使用計算機的水平，有效控制和管理聲像檔案信息數(shù)字化和電子化，能夠?qū)n案信息進行十分迅速的收集，十分完整的對聲像檔案信息進行管理和保護，同時，還能夠精準的提供聲像檔案信息給機關(guān)以及企事業(yè)單位的各項工作提供非常有效的服務(wù)，使供電企業(yè)能夠?qū)崿F(xiàn)聲像檔案的管理工作。

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