知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代企業(yè)檔案管理的轉(zhuǎn)變

張冬梅

摘 要：新時(shí)期，隨著我國社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的高速運(yùn)轉(zhuǎn)，我國已逐步進(jìn)入知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，推動(dòng)了各行業(yè)領(lǐng)域的迅猛發(fā)展。在這樣的時(shí)代發(fā)展前提下，傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理工作將面臨諸多的挑戰(zhàn)，以往的管理手段已難以滿足日益增長的發(fā)展需求。因此，逐步更新管理理念并重新部署新時(shí)期檔案管理工作的未來發(fā)展方向是各企業(yè)管理工作者的首要任務(wù)。

關(guān)鍵詞：知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代；企業(yè)；檔案管理；分析

21世紀(jì)我國逐步進(jìn)入信息化時(shí)代，各企業(yè)的檔案管理工作逐步向著科學(xué)化、合理化的方向穩(wěn)步邁進(jìn)。通過以往歷史經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)及發(fā)展規(guī)律的集中性總結(jié)，是逐步調(diào)整未來工作重心的客觀依據(jù)。本文意在，以知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代下的企業(yè)檔案管理工作的未來發(fā)展方向進(jìn)行探究并提出系統(tǒng)化建議。

1 新時(shí)期企業(yè)檔案管理工作存在的問題

1.1 企業(yè)檔案管理制度不健全

自改革開放以來，各行業(yè)歷經(jīng)了數(shù)十年的發(fā)展，已形成了系統(tǒng)化的管理制度，日常工作體系相對(duì)完備。而檔案管理工作作為基層工作的重要環(huán)節(jié)，其管理制度卻尚未健全，且利用程度較低。個(gè)別企業(yè)甚至未形成系統(tǒng)化的檔案管理制度，缺乏先進(jìn)的體系作為客觀依據(jù)。與此同時(shí)，部分企業(yè)雖然已形成了系統(tǒng)化的檔案管理制度，但歷經(jīng)了多年的發(fā)展，以往的制度已難以滿足日益增長的工作需求；部分傳統(tǒng)企業(yè)的檔案管理工作處于新舊制度的交接期，新型制度尚未全面形成，僅能依靠舊有的制度開展工作。除此以外，檔案作為收錄單位人事調(diào)動(dòng)、權(quán)利變更的重要信息載體，所有檔案信息都應(yīng)收錄進(jìn)檔案室，而個(gè)別檔案工作者的管理意識(shí)模糊，對(duì)于關(guān)鍵性的檔案并未及時(shí)收錄，不同檔案的留存年限不確定，無價(jià)值檔案盲目留存的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。

1.2 缺乏專門性的檔案管理部門

新時(shí)期，我國生產(chǎn)力生產(chǎn)水平的大幅度提升，為各行業(yè)領(lǐng)域的未來發(fā)展注入了新活力，各類大中小型企業(yè)進(jìn)行了產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)的調(diào)整與優(yōu)化，企業(yè)整體發(fā)展水平穩(wěn)步上升。但值得注意的是，部分中型企業(yè)缺乏專門性的檔案管理部門，普遍由人事部門進(jìn)行兼職，而負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員還需兼職其他工作任務(wù)，難以全身心投入到檔案管理工作中。除此以外，檔案工作者缺乏專業(yè)的技術(shù)水平，崗位綜合素質(zhì)較低，管理理念相對(duì)落后，難以充分滿足新時(shí)期檔案管理工作的內(nèi)在需求。

1.3 企業(yè)經(jīng)營者對(duì)于檔案管理工作的忽視

檔案管理作為一項(xiàng)長期工作，其工作內(nèi)容相對(duì)復(fù)雜，記錄的事件發(fā)展脈絡(luò)相對(duì)久遠(yuǎn)，有時(shí)檔案信息記錄需要跨越數(shù)十年，這對(duì)于檔案管理部門的留存設(shè)施有著較高的要求。而在實(shí)際工作中，個(gè)別企業(yè)經(jīng)營者對(duì)檔案管理部門的資金投入力度嚴(yán)重不足，人員配合缺乏合理性；檔案室的留存設(shè)備相對(duì)落后，檔案設(shè)施使用年限較長，部分留存價(jià)值較高的檔案柜損壞等，上述種種現(xiàn)象都有悖于知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的檔案管理理念。除此以外，個(gè)別企業(yè)沒有單獨(dú)的檔案保存室，大量的檔案資料與其他日常辦公文件置于一處，在存取文件過程中難以避免的會(huì)對(duì)檔案造成損壞；并且檔案的類型多為紙質(zhì)，歷經(jīng)多年的保存字跡模糊、紙張開裂現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。

1.4 檔案分類模糊

大型企業(yè)的發(fā)展時(shí)期相對(duì)較長，其檔案類型也相對(duì)復(fù)雜，其涵蓋內(nèi)容紛繁多樣，檔案管理工作者應(yīng)根據(jù)檔案類型、留存年限、是否具有留存價(jià)值等因素，將檔案進(jìn)行系統(tǒng)化歸類。而在實(shí)際分類環(huán)節(jié)，檔案管理部門往往采用集中留存的方式，將各種不同內(nèi)容的檔案混為一團(tuán)，造成了后續(xù)檔案利用查找工作的困難。

2 知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代企業(yè)檔案管理工作的轉(zhuǎn)變

2.1 企業(yè)檔案管理理念的轉(zhuǎn)變。物質(zhì)決定意識(shí)、意識(shí)對(duì)物質(zhì)具有反作用。企業(yè)檔案管理管理理念的轉(zhuǎn)變，是轉(zhuǎn)變戰(zhàn)略的重要組成部分。即企業(yè)的檔案管理工作要從實(shí)體管理轉(zhuǎn)變?yōu)槿肆Y本管理，堅(jiān)持“以人為本”的原則。也就是說，之前對(duì)檔案管理工作我們更加注重檔案實(shí)體的管理，忽略了對(duì)人的心理和行為的管理，而知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代檔案管理工作由實(shí)體管理向人力資本管理理念的轉(zhuǎn)變，同時(shí)要具備互聯(lián)網(wǎng)思維，就要求檔案管理的前提是培養(yǎng)出一批專業(yè)素質(zhì)強(qiáng)、職業(yè)素養(yǎng)高的檔案管理人員，可謂是做到了先把“人”管理好，再管理好“物”，這樣一來，企業(yè)檔案管理工作的績效也就能夠得到明顯的提升了。

2.2 企業(yè)檔案管理工具的轉(zhuǎn)變。就現(xiàn)階段我國企業(yè)檔案管理工作的現(xiàn)狀來看，檔案管理工具的轉(zhuǎn)變同樣是重要組成部分。將之前傳統(tǒng)的紙質(zhì)介質(zhì)轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字檔案，這是知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的新突破，而且現(xiàn)代更多的大中型企業(yè)都通過開發(fā)“EcM（企業(yè)內(nèi)容管理）”、ERP等信息系統(tǒng)來對(duì)檔案進(jìn)行管理，而且經(jīng)實(shí)踐證明，紙質(zhì)檔案管理工作向網(wǎng)絡(luò)化、大數(shù)據(jù)管理轉(zhuǎn)變，不僅大大降低了檔案管理人員的工作壓力，而且大大提高了檔案管理工作的效率和效果，符合知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代企業(yè)發(fā)展的新要求，有助于企業(yè)的檔案管理工作向國際化和現(xiàn)代化方向轉(zhuǎn)變。

3 做好企業(yè)檔案管理轉(zhuǎn)變工作的建議

3.1 重視檔案管理基礎(chǔ)工作，優(yōu)化管理人員結(jié)構(gòu)

加強(qiáng)檔案管理工作中的基礎(chǔ)工作，是保障檔案管理工作整體水平的首要前提。在提升檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)水平，崗位素質(zhì)的同時(shí)，強(qiáng)化其對(duì)基礎(chǔ)工作的重視力度，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)高度。

逐步提升完善檔案工作者的崗位管理意識(shí)，高質(zhì)量完成基礎(chǔ)工作。優(yōu)化管理人員機(jī)構(gòu)即強(qiáng)化對(duì)檔案管理者的工作能力、年齡、工作質(zhì)量的科學(xué)有效管理。檔案管理由于其復(fù)雜化、多樣化、常態(tài)化，對(duì)于檔案工作人員的身體素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力、反應(yīng)能力等有著較高的要求，因?yàn)闀r(shí)下的檔案管理工作不同于過去，日趨復(fù)雜多樣，年齡較高的工作人員由于身體素質(zhì)、生理機(jī)能的減退，在檔案管理過程中更易出現(xiàn)失誤。因此，檔案管理工作人員的年齡也應(yīng)在人員選拔的考慮范圍之內(nèi)。

優(yōu)化管理人員結(jié)構(gòu)即在日常的檔案管理工作中對(duì)人員應(yīng)進(jìn)行更新?lián)Q代，應(yīng)多任用青年工作人員以滿足工作的復(fù)雜性、多樣性。除此以外，青年工作人員在學(xué)習(xí)和接納新型檔案管理知識(shí)時(shí)，學(xué)習(xí)能力、適應(yīng)能力較強(qiáng)。

3.2 以現(xiàn)代技術(shù)為引導(dǎo)，加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

現(xiàn)代信息技術(shù)的迅猛發(fā)展為企業(yè)檔案管理提供了技術(shù)支持，使得管理理念與管理方式不再局限于傳統(tǒng)的內(nèi)容，比如檔案服務(wù)方式與服務(wù)手段實(shí)現(xiàn)了多樣化、人性化、便利化、優(yōu)質(zhì)化等。同時(shí)根據(jù)大數(shù)據(jù)時(shí)代、知識(shí)管理的要求企業(yè)檔案管理也需要以現(xiàn)代技術(shù)為引導(dǎo)，加大投人進(jìn)行基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)。

4 結(jié)束語

總之，從現(xiàn)階段企業(yè)所處的宏觀經(jīng)濟(jì)環(huán)境和政治環(huán)境來看，檔案管理工作在接受了更多發(fā)展機(jī)遇的同時(shí)也面臨著新的壓力和挑戰(zhàn)，如何有效緩解企業(yè)檔案管理工作中面臨的瓶頸問題，就需要相關(guān)工作人員從管理理念、管理方式、管理工具、管理方向等基本戰(zhàn)略著手，在使得企業(yè)檔案管理工作實(shí)現(xiàn)質(zhì)的飛躍的同時(shí)促進(jìn)企業(yè)檔案管理工作實(shí)現(xiàn)更快更好的發(fā)展，進(jìn)而為企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)和經(jīng)濟(jì)效益的獲得奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

[1]賈慕云.分析知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代企業(yè)檔案管理的四大戰(zhàn)略轉(zhuǎn)變[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（11）：95-95.

[2]楊景輝.知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的企業(yè)檔案管理探究[J].卷宗，2017（30）.

[3]蔣耀偉.基于知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的企業(yè)檔案管理[J].科學(xué)與信息化，2017（11）.