無紙化辦公對提升檔案管理效率的思考

劉麗春

摘 要：無紙化辦公模式已經成為整個時代發(fā)展進步的產物，這是計算機技術得以開發(fā)、使用對行業(yè)發(fā)展產生的一個重要影響，讓人們的工作模式因為依靠信息處理技術而發(fā)生的巨大轉變。檔案管理工作也不例外，因為新興技術以及新方法的使用，開始發(fā)生轉變，無紙化辦公模式讓檔案工作的管理更為現(xiàn)代化，但是這種技術在實際應用的過程中也需要大量的時間去磨合開發(fā)，讓技術的優(yōu)勢得以發(fā)揮，并尋找到解決問題的最佳方法，提升工作運行的基本效率。

關鍵詞：無紙化辦公；檔案管理；效率

檔案工作的無紙化辦公是檔案管理工作依靠新型信息技術發(fā)生的重大轉變，電子信息技術對傳統(tǒng)的紙質媒介載體徹底替代，這種轉變既是時代發(fā)展的必然轉變也是檔案工作的技術進步，這種新技術的應用雖然具備很多紙質檔案管理模式無法替代的優(yōu)勢，如節(jié)省了大量的人力與物力、提升了事物運行的效率等，但是也存在不如紙質檔案工作地方，如信息儲存使用過程中的信息安全、準確性維護等，需要得到專業(yè)的人士的重視。

1 無紙化辦公優(yōu)點概述

1.1 有效地提高了工作效率

無紙化辦公是指辦公的整個流程全部由計算機承擔，這種工作模式的轉變是企業(yè)與事業(yè)單位提升工作效率的，擴大信息共享、增加協(xié)同辦公范圍的主要訴求。通過無紙化辦公方式，工作運行過程中涉及的重要文件、會議流程、工作總結等步驟都能得到相應的質量與效率提升，節(jié)省了很多不必要處理步驟，讓人員可以從繁重的工作處理過程中解脫出來。運用計算機對整個工作進行處理，讓檔案信息的收集、整理、編目、歸檔、查找、使用等步驟更加快捷，甚至可以同時實現(xiàn)。

1.2 更好地體現(xiàn)了綠色環(huán)保

無紙化辦公的工作處理模式讓人力與物力資源得到了最大限度的節(jié)省，同時由于這些步驟可以不涉及實物，所以也避免了更多資源浪費，如紙張、寫字筆等，這對于環(huán)境保護來說也是巨大貢獻。符合我國的生態(tài)可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略的提出，是科技進步的體現(xiàn)。

2 當前無紙化辦公和檔案管理的問題

2.1 檔案意識需加強

由于推行無紙化辦公，從而促進了“雙套制”（同時保存同一份文件的電子版本與紙質版本）的形成，其融合了電子檔案與紙質檔案的優(yōu)勢，既發(fā)揮了高效存儲與檢索功能，也保護了紙質檔案。但仍有多數(shù)人認為其兩種類型相同內容的文件并發(fā)保存的狀況，導致人力、物力與財力的浪費，這種形式利弊參半，所以推進無紙化辦公建設的積極性不強。

2.2 無紙化程度有待提高

無紙化辦公雖已推行多年，但由于工作流程和公文處理機制還不完善，有時還由人工對文檔進行檢索和傳閱操作，繼續(xù)延續(xù)著傳統(tǒng)觀念和管理模式，不僅使得辦公系統(tǒng)沒有得到合理的利用而造成浪費，而且還導致了這部分檔案在歸檔過程中的繁瑣程序。

2.3 電子檔案保存安全性不足

從經濟條件考慮，目前對電子檔案的備份采用較多且較易操作的方法是光盤數(shù)據備份。光盤備份后普遍存在的問題是：不按規(guī)定歸檔、保管環(huán)境不符合要求、未定期檢查及重新備份等，這對電子檔案的安全保護和長期保存造成很大的威脅。

2.4 系統(tǒng)建設中協(xié)調與溝通不夠

從推行無紙化辦公的進程來看，在一個單位內部常常會出現(xiàn)各部門各自為戰(zhàn)的現(xiàn)象，在沒有做到統(tǒng)一領導的情況下，部門之間缺乏溝通，很難實現(xiàn)系統(tǒng)及功能的統(tǒng)一規(guī)劃和統(tǒng)一設計。

3 加強無紙化檔案管理的具體措施

3.1 完善電子檔案管理體系

電子檔案的處理質量想要得到保障，一個完善的管理體系必不可少，科學健全的規(guī)章制度可以讓工作的運行更加穩(wěn)定。建立出精細的管理體制以后，就需要開始加強信息化建設方面的力度，讓管理工作應用到信息化手段的機會更多，切身實際的提升效率。此時專業(yè)的管理工作人員就需要將自身的職業(yè)素養(yǎng)進行積累，依此讓自己對無紙化辦公的熟練度得到增加。推動檔案數(shù)字化建設工作運行的更加穩(wěn)固，讓無紙化辦公的技術優(yōu)勢發(fā)揮的更加完全。技術工作的運轉過程想要更為順利，就必須嚴格按照基本的規(guī)定流程開展工作，保障信息化建設的整體規(guī)范性，讓檔案共享工作開展的更加透徹。

3.2 加強電子文件的保存

電子文件的收集、整理、傳輸、儲存等步驟相比較于紙質載體的檔案信息整理工作雖然更加簡便、占用的資源也更少，但是整個流程受到外在因素的影響的幾率也更高。軟硬件之間的格式兼容、網絡傳輸?shù)姆€(wěn)定性、電能的供應等，都會對整個流程開展的順利性產生巨大的影響。有很多的處理步驟上出現(xiàn)的問題，對檔案信息造成的損害都可能是不可逆的，信息會出現(xiàn)準確率降低、殘損、甚至是丟失的情況。在目前的檔案信息處理過程中，檔案工作者為了讓信息得到更為專業(yè)性的保護，會及時在信息整理中及時對信息進行備份或是復制，防止突發(fā)狀況得不到良好的控制，致使重要的信息丟失。關于異地存放的問題，工作人員應將一切準備工作整理好，讓電子文件的保護得到雙重性的保障，避免文件出現(xiàn)丟失的問題。

3.3 做好檔案信息軟件管理系統(tǒng)的維護和應用

對操作人員分級管理，各級人員對應不同的訪問權限。如負責檢索統(tǒng)計工作的人員，無權限對檔案目錄進行登錄、修改等操作。這樣能有效防止外來借檔、查檔人員直接操作計算機，避免了文件的丟失、泄密、修改。對不同密級的檔案也應設置不同的保護措施。另外，系統(tǒng)管理人員要定期對計算機進行病毒預防，嚴格進行病毒檢測。

3.4 提高檔案管理人員的知識結構

一是加強檔案管理人員知識的更新，定期或不定期組織檔案管理專業(yè)人員參加相關業(yè)務培訓，適應飛速發(fā)展的信息技術變革，以此提高業(yè)務技能，積極應對當前知識更新與創(chuàng)新帶來的危機與挑戰(zhàn)。二是做好檔案管理人員梯隊建設和人才培養(yǎng)，人力資源部門應制定有效、可靠的長期人才發(fā)展戰(zhàn)略，在檔案專業(yè)人才的培養(yǎng)、更迭等方面加大投入和關注，保持檔案管理團隊人員數(shù)量、年齡層次、知識結構合理搭配。

3.5 做好電子文件的歸檔與鑒定

存儲介質歸檔主要是將電子文件在計算機磁盤、移動硬盤及磁性介質上進行保存，在利用這種方式對電子文件進行歸檔時，需要對其進行編號，確保系統(tǒng)性和安全性。對于網絡中的電子文件在歸檔時需要將文件目錄打印出來，以便于為交接和查存提供便利，這主要是針對于普通文件及保存期較短的文件而言。

4 結束語

無紙化辦公對企業(yè)與事業(yè)單位工作的運作來說是一次技術革命，在實際工作的組織與安排過程中，隨著實踐經驗的不斷積累與自動化技術改進，檔案工作的無紙化模式會運行的更加高效，但是也會出現(xiàn)新的問題，這是事物運行發(fā)展的基本規(guī)律，不可避免。針對這種問題的解決，檔案部門應積極與其他部門進行配合，讓問題的多方面解決障礙得到展現(xiàn)，并通過高效率的配合讓問題妥善解決。

參考文獻

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