數(shù)字化檔案的信息安全問題與管理策略

趙萍

摘 要：隨著社會(huì)的進(jìn)步與時(shí)代的發(fā)展，很多行業(yè)領(lǐng)域在發(fā)展過程中都會(huì)將數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用到實(shí)際的工作中，為行業(yè)發(fā)展提供有利條件的同時(shí)，為國(guó)家可持續(xù)發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。近年來(lái)，檔案信息管理部門逐漸提高對(duì)數(shù)字化技術(shù)的重視與研究，但是實(shí)際應(yīng)用效果卻達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)要求，總有些許問題存在檔案管理工作中，影響信息安全與管理質(zhì)量。本篇文章就數(shù)字化檔案的信息安全問題與管理策略進(jìn)行簡(jiǎn)單的論述，并提出些許觀點(diǎn)，希望能對(duì)相關(guān)人士的研究有所幫助。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化；檔案；信息安全；管理

檔案信息管理在國(guó)家的發(fā)展中扮演著非常重要的角色，對(duì)社會(huì)穩(wěn)定發(fā)展有著深遠(yuǎn)的意義和影響。在近幾年的發(fā)展中，很多檔案管理部門逐漸提高了對(duì)數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用的研究。一方面是由于傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代社會(huì)下檔案管理工作的需要，注重新型管理技術(shù)與理念的應(yīng)用才能在最大程度上提高檔案管理質(zhì)量。另一方面是由于現(xiàn)階段數(shù)字化檔案管理過程中，會(huì)受到一些因素的影響而出現(xiàn)信息安全問題，需要檔案管理部門能夠根據(jù)實(shí)際情況對(duì)信息安全問題進(jìn)行及時(shí)的處理。

1 數(shù)字化檔案的信息安全問題

1.1 管理制度不完善

數(shù)字化檔案管理出現(xiàn)信息安全問題，與檔案管理制度的不完善有著很大的關(guān)系。雖然很多地區(qū)在開展檔案管理工作的過程中，不僅提高了對(duì)數(shù)字化技術(shù)研究的重視，還將其應(yīng)用到了實(shí)際的工作中。但是檔案管理制度的落后與不健全，使得數(shù)字化技術(shù)不能發(fā)揮出真正的效果，阻礙了數(shù)字化檔案管理工作的正常開展。在加上一些檔案管理工作者不注重制度的優(yōu)化與完善，對(duì)于制度中存在的不足之處也不能進(jìn)行及時(shí)的改進(jìn)，導(dǎo)致檔案信息出現(xiàn)安全隱患，不僅影響了管理質(zhì)量，還威脅到了人們的利益。

1.2 管理團(tuán)隊(duì)素質(zhì)差

除了管理制度因素，數(shù)字化檔案管理團(tuán)隊(duì)素質(zhì)較差，也會(huì)在很大程度上導(dǎo)致檔案信息安全問題的出現(xiàn)。由于一些檔案管理人員已經(jīng)習(xí)慣采用傳統(tǒng)的方式進(jìn)行相應(yīng)的檔案信息管理工作，對(duì)于數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用很陌生。再加上一些檔案管理部門不注重工作人員的培訓(xùn)與指導(dǎo)，不能使他們認(rèn)知到數(shù)字化技術(shù)對(duì)檔案管理的重要性，對(duì)于數(shù)字化檔案管理的注意事項(xiàng)也不能進(jìn)行全面的了解和掌握。而這種情況的出現(xiàn)使得檔案信息安全面臨威脅，嚴(yán)重降低了檔案信息管理的水平。

1.3 管理技術(shù)老套落后

技術(shù)手段落后對(duì)檔案管理工作的開展以及信息安全也有著嚴(yán)重的影響。由于數(shù)字化檔案管理過程中會(huì)涉及到很多的設(shè)備或管理軟件，而這些設(shè)備、軟件在應(yīng)用的過程中，會(huì)受到外界因素的影響而出現(xiàn)問題。比如一些硬件設(shè)備會(huì)受到人為管理因素的影響而出現(xiàn)故障問題；一些軟件會(huì)受到病毒因素影響而出現(xiàn)危險(xiǎn)。再加上部分檔案管理部門的管理技術(shù)較落后，不能發(fā)揮出真正的管理效果，還會(huì)間接的給檔案信息管理造成阻礙。所以檔案信息安全不能得到有效的保障，影響檔案信息管理部門的正常運(yùn)行。

另外，對(duì)于數(shù)字化檔案信息管理工作而言，涉及各種軟硬件設(shè)施設(shè)備，如果相關(guān)設(shè)備出現(xiàn)故障或問題，將威脅數(shù)字化檔案信息的安全。如網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)軟硬件發(fā)生故障，設(shè)備出現(xiàn)問題，沒有管理好磁介質(zhì)，以及電源影響、電磁干擾和信息記錄等。而軟件方面的不安全因素表現(xiàn)在軟件本身存在缺陷，病毒入侵，黑客攻擊，未按照權(quán)限操作，數(shù)字化檔案信息保密措施不到位等。

2 提高數(shù)字化檔案信息安全的管理策略

2.1 提升檔案管理人員素質(zhì)

檔案館要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)工作，讓他們掌握更多計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)字化等方面的知識(shí)，并提升他們的綜合素質(zhì)。同時(shí)，要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的職業(yè)道德教育，定期開展安全操作規(guī)范培訓(xùn)，這樣有利于提升檔案管理人員的職業(yè)操守，增強(qiáng)他們的責(zé)任心，能夠認(rèn)真按照規(guī)定操作，避免出現(xiàn)操作失誤，從而真正保障數(shù)字化檔案信息的安全。

對(duì)于檔案管理人員來(lái)說(shuō)，也應(yīng)該主動(dòng)加強(qiáng)學(xué)習(xí)，掌握更多信息技術(shù)，努力做一個(gè)既懂管理、也懂技術(shù)的復(fù)合型人才。確保在遇到數(shù)字化檔案信息安全問題以后，能夠及時(shí)處理，將損失減小到最小，為數(shù)字化檔案信息的安全、完整提供可靠保障。

2.2 健全各項(xiàng)規(guī)章制度

檔案館要從國(guó)家相關(guān)法規(guī)出發(fā)，制定數(shù)字化檔案信息管理規(guī)范，根據(jù)數(shù)字化檔案信息的收集、處理、存儲(chǔ)以及查詢利用等工作實(shí)際情況，制定相應(yīng)的安全管理制度，從而有效保障數(shù)字化檔案信息的安全。要通過制度的形式，將數(shù)字化檔案信息的歸檔范圍明確下來(lái)，加大對(duì)數(shù)據(jù)信息的檢查力度，確保能夠及時(shí)解決存在的安全隱患。

另外，要將數(shù)字化檔案信息記錄備份的時(shí)間、格式以及份數(shù)等明確下來(lái)，并對(duì)相關(guān)數(shù)字化設(shè)備與軟件進(jìn)行嚴(yán)格的檢測(cè)，若是存有安全隱患，則不能應(yīng)用，確保檔案信息的安全性與保密性。檔案館必須應(yīng)用正版軟件，嚴(yán)格按照權(quán)限查閱利用檔案，避免檔案信息出現(xiàn)泄漏的問題，為數(shù)字化檔案信息提供安全保障。

2.3 注重先進(jìn)技術(shù)的引用

在數(shù)字化檔案信息管理工作中，檔案館應(yīng)該不斷增加資金投入，盡快購(gòu)置必須的各種硬件設(shè)備，完善基礎(chǔ)設(shè)施。只有這樣才能確保在保存與傳輸數(shù)字化檔案信息的過程中，能夠更加安全與穩(wěn)定。

第一，常用軟硬件必須定期進(jìn)行更新，并加強(qiáng)對(duì)設(shè)備的管理與維護(hù)工作，防止出現(xiàn)故障。第二，要保障數(shù)字化檔案信息存儲(chǔ)設(shè)備的安全，做到專機(jī)專用。第三，在軟件出現(xiàn)安全漏洞以后，必須盡快修補(bǔ)，防火墻、防病毒軟件等必須及時(shí)更新。第四，將備份制度落到實(shí)處，并按照相關(guān)規(guī)范對(duì)數(shù)字化檔案信息進(jìn)行備份。第五，利用網(wǎng)絡(luò)防火墻、身份驗(yàn)證、數(shù)字簽名等方法，讓數(shù)字化檔案信息的存儲(chǔ)更加安全。第六，在加密和授權(quán)方面，應(yīng)該制定相應(yīng)的安全等級(jí)，將用戶的權(quán)限明確下來(lái)，同時(shí)加大對(duì)用戶的監(jiān)督力度，這樣數(shù)字化檔案信息在存儲(chǔ)與利用的過程中，才更加安全，提升其保密性，避免重要的信息數(shù)據(jù)被非法訪問與惡意篡改等。第七，定期對(duì)用戶訪問權(quán)限進(jìn)行審查，并加強(qiáng)對(duì)病毒和黑客的監(jiān)控，避免其入侵計(jì)算機(jī)。

3 結(jié)束語(yǔ)

如今，很多檔案信息管理部門都能合理的利用數(shù)字化技術(shù)進(jìn)行相應(yīng)的工作，對(duì)于信息安全問題產(chǎn)生的原因也能做到及時(shí)的分析與處理。為了進(jìn)一步提高檔案信息管理水平與安全，相關(guān)管理團(tuán)隊(duì)還會(huì)將其他一些先進(jìn)的管理理念和方式等應(yīng)用到實(shí)際的管理工作中，并對(duì)原有的檔案管理方式進(jìn)行創(chuàng)新與完善，從而提高檔案管理水平。但是仍然有部分地區(qū)的檔案管理部門不能及時(shí)的處理信息安全問題，影響了數(shù)字化檔案管理效率和質(zhì)量。所以在未來(lái)的發(fā)展中，相關(guān)管理部門不僅要對(duì)數(shù)字化與檔案信息安全之間的關(guān)系進(jìn)行深入的研究與探討，同時(shí)還要及時(shí)處理檔案信息安全問題。這樣才能在最大程度上提高檔案信息管理水平，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用價(jià)值。

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