苗頤寧
【摘 要】辦公室作為各級行政單位或者企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)設(shè)置的主要辦事場所,也是企業(yè)或者政府單位面向大眾的窗口。近年來,我國自由民主化程度不斷提高,辦公室接待的民眾數(shù)量不斷增多,面臨的問題形式多樣化。新時期下的辦公室管理工作則需要做出相應(yīng)的改變,才能做好相關(guān)的工作。本文在闡述辦公室管理工作的基礎(chǔ)上,對新時期辦公室管理工作中主要存在的一系列問題進(jìn)行了更深層次的剖析,進(jìn)一步提出了提高新時期辦公室管理工作效率的具體措施,以期為新時期相關(guān)人員開展辦公室管理工作提供一些具有參考價值的建議。
【關(guān)鍵詞】新時期;辦公室;管理工作;問題;措施
近年來,我國信息技術(shù)得以迅速發(fā)展,并廣泛應(yīng)用在社會各領(lǐng)域當(dāng)中。信息技術(shù)在管理工作當(dāng)中的應(yīng)用,有效促進(jìn)了管理工作效率的提升,同時促進(jìn)了管理工作的創(chuàng)新發(fā)展。各級政府部門職能面臨巨大的機遇與挑戰(zhàn),具體表現(xiàn)在信息技術(shù)在管理工作中的廣泛應(yīng)用,管理職能涉及到調(diào)研、業(yè)務(wù)接待以及通訊收發(fā)等任務(wù)。辦公室管理工作水平直接關(guān)系到各個部門的管理工作質(zhì)量與效率。因此,新時期下,辦公室管理工作提出了新的要求,則需要相關(guān)人員明確當(dāng)下新時期辦公室管理工作中存在的問題,同時需要提高信息技術(shù)應(yīng)用重要性的認(rèn)識。鑒于此,本文對“新時期辦公室管理工作”進(jìn)行更深層次的分析具有極為重要的現(xiàn)實意義。
一、辦公室管理工作概述
現(xiàn)如今,辦公室并沒有一個統(tǒng)一的認(rèn)識,反而是存在多種理解方式,總結(jié)起來,主要包括以下幾種類型,一是:辦公室主要是集文書、檔案以及人才為一體,利用現(xiàn)代公辦設(shè)備與手段,從事一些信息收集、傳達(dá)明令、檢查執(zhí)行情況、做好文書起草工作、負(fù)責(zé)接待接待來訪群眾以及做好會議準(zhǔn)備工作的機構(gòu)[1]??梢?,辦公室管理工作不僅僅牽涉到領(lǐng)導(dǎo)決策正確性、政策是否落實到實處,還對其他相關(guān)部門的辦事質(zhì)量與效率具有較大的影響;二是:辦公室作為日常辦理事務(wù)的機構(gòu),主要是設(shè)立各行政單位或者是企業(yè)最高領(lǐng)導(dǎo)旁的、直接為領(lǐng)導(dǎo)提供服務(wù)的部門[2]。鑒于此當(dāng)下對辦公室管理工作也有著諸多的理解,一是:辦公室圍繞具體的目標(biāo),按照相關(guān)程序或者是手法做好優(yōu)質(zhì)服務(wù)的全過程[3]。二是辦公室管理通過組織、控制來合理調(diào)配辦公室資源,促使辦公室資源得到優(yōu)化配置,并最大限度發(fā)揮辦公室輔助性服務(wù)效能[4]。
辦公室管理工作的指導(dǎo)思想可以概括為以本單位或者是本企業(yè)可持續(xù)發(fā)展目標(biāo)為基礎(chǔ),為經(jīng)濟(jì)發(fā)展工作提出一系列服務(wù),例如信息服務(wù)、政策解讀等工作[5]。換言之,辦公室工作主要是在相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的組織下,做好各項服務(wù)工作,為廣大人民群眾提供更為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
二、新時期辦公室管理工作中主要存在的一系列問題分析
(一)辦公室工作隊伍不完善
辦公室工作人員青年人員缺乏,是當(dāng)下辦公室工作隊伍最為顯著的特征。辦公室工作由于涉及范圍廣,各項工作比較繁雜,工作時間并沒有規(guī)定化,而是經(jīng)常性出現(xiàn)加班加點,當(dāng)下大部分工作人員并不熱衷于辦公室工作。同時辦公室考錄的公務(wù)員較少,造成辦公室工作隊伍年齡結(jié)構(gòu)不完善,專業(yè)技術(shù)人員缺乏,尤其是文職類,更是存在巨大缺口。除此之外,當(dāng)下辦公室大部分文秘工作人員自身所從事的工作與自身的專業(yè)不對口,并且沒有接受系統(tǒng)的崗前培訓(xùn),造成在具體的文案編制工作當(dāng)中,時常出現(xiàn)抄襲或者是套路行為,工作質(zhì)量低下。同時辦公室文件收發(fā)由文秘兼職,造成文秘工作量呈現(xiàn)幾何式增長,極易造成文件丟失等問題。另外,當(dāng)下文件收發(fā)工作并沒有規(guī)范的程序與手法,造成文件收發(fā)管理工作混亂。
(二)辦公室雜物工作多
在具體的辦公室工作中,大部分工作人員過于安于現(xiàn)狀,并沒有對當(dāng)下的工作機制進(jìn)行必要的創(chuàng)新,造成辦公室工作成為一種機械式的重復(fù)性工作。究其原因在于工作人員均擔(dān)心創(chuàng)新失敗,承擔(dān)起風(fēng)險。同時辦公室工作作為一項事務(wù)性工作,工作人員的工作主要是借助現(xiàn)代辦公設(shè)備或者是手段,在辦公室完成一系列工作,并不需要深入調(diào)研場所,造成辦公室工作人員缺乏相應(yīng)的實踐機會,同時缺乏對自身工作反思的機會。這種局面的出現(xiàn),主要在于兩個方面的原因。一是辦公室領(lǐng)導(dǎo)并沒有將實踐機會安排給辦公室的基礎(chǔ)工作人員;二是辦公室工作人員自身工作主動性較為薄弱。
(三)辦公室作風(fēng)不扎實
現(xiàn)如今,辦公室工作人員在完成日常工作任務(wù)之后,并不注重自身能力提升。在業(yè)余時間主要放置在休閑娛樂上,在日常生活當(dāng)中并不注重看書等,自身自主學(xué)習(xí)提升能力與業(yè)務(wù)素質(zhì)較為淡薄。除此之外,辦公室工作人員普遍存在年齡較大這一問題,均認(rèn)為自己沒有發(fā)展空間,造成其嚴(yán)重缺乏上進(jìn)的積極性,不利于辦公室工作的創(chuàng)新,同時極易在工作當(dāng)中出現(xiàn)不規(guī)范操作。
三、提升新時期辦公室管理工作效率與質(zhì)量的具體措施分析
由上述分析可知,新時期辦公室管理工作中還存在一系列問題,則需要相關(guān)人員從以下幾個方面入手,切實提升新時期辦公室管理工作質(zhì)量與效率。
(一)提高領(lǐng)導(dǎo)重視度
辦公室工作效率的提升,與辦公室領(lǐng)導(dǎo)的重視度具有著密切的關(guān)系。因此,有必要提高領(lǐng)導(dǎo)的重視度。具體為:一是加大辦公室工作人員的選撥力度,對于一些具有能力,或者是工作業(yè)績突出的工作人員,應(yīng)該采取破格使用;二是針對辦公室具有特殊狀況的人員,需要給予一定的補貼,幫助工作人員解決后顧之憂。三是增加辦公室工作人員,減輕工作人員的工作負(fù)擔(dān),尤其是文秘工作負(fù)擔(dān)的減輕更應(yīng)該引起領(lǐng)導(dǎo)的高度重視。
(二)優(yōu)化當(dāng)下辦公室工作人員結(jié)構(gòu)
對于新進(jìn)事業(yè)單位的工作人員,應(yīng)該優(yōu)先進(jìn)行系統(tǒng)培訓(xùn),并且將其安排在辦公室當(dāng)中,為辦公室輸入一些年輕血液,為辦公室工作人員年齡結(jié)構(gòu)的合理化奠定夯實的基礎(chǔ)。在辦公室人員不足的情況下,采用輪崗方式,促使更多的年輕人為辦公室工作貢獻(xiàn)出一份力量。除此之外,定期安排辦公室人員參與到工作實踐當(dāng)中,尤其是一些重大問題的處理工作中,以此提升工作人員的協(xié)調(diào)能力。
(三)主動工作、管理工作需要落實到實處
針對辦公室大部分文秘工作人員自身所從事的工作與自身的專業(yè)不對口,并且沒有接受系統(tǒng)的崗前培訓(xùn),則需要領(lǐng)導(dǎo)重視起工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn),具體包括文字寫作能力以及處理能力等業(yè)務(wù)培訓(xùn)。同時對于具體的文案編制工作當(dāng)中,出現(xiàn)的抄襲或者是套路行為,應(yīng)該加強處理。規(guī)范辦公室文件收發(fā)工作,設(shè)置專職人員從事,同時需要完善相關(guān)制度,制定可行的操作方法,規(guī)范文件收發(fā)管理工作。
除此之外,辦公室需要逐步落實激勵制度,對工作人員進(jìn)行系統(tǒng)的評定考核,對表現(xiàn)突出的給予表彰,并且給予相應(yīng)的物質(zhì)獎勵,以此提升工作人員的工作積極性。另外,需要不斷增強工作人員的責(zé)任心,確保辦公室各項工作能夠高質(zhì)量完成。
四、結(jié)語
綜上所述,新時期辦公室管理工作應(yīng)該樹立以人為本的理念,并且需要不斷增強服務(wù)意識,為接受新時期的挑戰(zhàn),則需要注重管理工作水平的提升,促使辦公室管理工作既有作用得到充分發(fā)揮。
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