基于數(shù)字化圖書館的信息系統(tǒng)項目風(fēng)險管理研究

彭文

【摘 要】以某高校數(shù)字化圖書館信息管理系統(tǒng)集成項目開發(fā)為例，討論了信息系統(tǒng)項目建設(shè)中的風(fēng)險管理，主要從風(fēng)險管理計劃的編制、風(fēng)險識別、風(fēng)險定性分析、風(fēng)險定量分析、風(fēng)險應(yīng)對計劃編制、風(fēng)險監(jiān)控等幾個方面進(jìn)行了闡述。

【關(guān)鍵詞】風(fēng)險管理；定性分析；定量分析

[中圖分類號]TP311 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A

一、引言

本文作者在研讀《信息系統(tǒng)項目管理師》和PMBOK項目管理知識體系后，為了理論與實踐相結(jié)合，有幸作為某公司項目經(jīng)理助理身份，參與了某高校數(shù)字化圖書館項目建設(shè)為例，探討項目風(fēng)險管理在項目實施過程中的重要性，結(jié)合實例全面闡述項目風(fēng)險管理過程，以及個人的經(jīng)驗教訓(xùn)。

二、項目背景、風(fēng)險概況

2013年6月，我作為某公司的項目經(jīng)理助理參與了某高校數(shù)字化圖書館的項目建設(shè)。該項目投資約500萬元，采用招標(biāo)的方式進(jìn)行。我公司為最終中標(biāo)單位，該項目建設(shè)周期為3個月。該項目涉及到網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、服務(wù)器集群、SAN存儲、應(yīng)用軟件二次開發(fā)等方面，該項目跨專業(yè)，跨行業(yè)，屬于典型的信息系統(tǒng)集成項目，存在的風(fēng)險高。

我作為項目經(jīng)理助理承接此項目時，充分重視項目風(fēng)險的存在，而風(fēng)險控制主要在于負(fù)面風(fēng)險。項目風(fēng)險管理基本內(nèi)容大體上包括：風(fēng)險管理計劃編制、風(fēng)險識別、風(fēng)險定性分析、風(fēng)險定量分析、風(fēng)險應(yīng)對計劃編制、風(fēng)險監(jiān)控，結(jié)合該項目談?wù)勶L(fēng)險控制的幾點體會：

三、風(fēng)險識別

在項目啟動初期，我組織相關(guān)人員進(jìn)行項目風(fēng)險識別，其目的在于識別那些存在項目中的正面風(fēng)險與負(fù)面風(fēng)險。風(fēng)險識別可以具體描述在項目實施過程中的風(fēng)險存在的因素，并針對該項目存在的負(fù)面風(fēng)險進(jìn)行管理，風(fēng)險監(jiān)控等等具體措施的基礎(chǔ)。經(jīng)過分析討論，認(rèn)為該項目存在以下風(fēng)險，可導(dǎo)致項目失敗或延期：

（一）技術(shù)風(fēng)險：該項目涉及到網(wǎng)絡(luò)設(shè)備調(diào)試技術(shù)，服務(wù)器集群建設(shè)技術(shù)，SAN架構(gòu)存儲技術(shù)，應(yīng)用軟件的二次開發(fā)技術(shù)等，如何實現(xiàn)協(xié)議、設(shè)備兼容性等技術(shù)風(fēng)險。

（二）團(tuán)隊風(fēng)險：為專業(yè)技術(shù)調(diào)配相應(yīng)的技術(shù)工程師，并且該工程師據(jù)有一定的行業(yè)經(jīng)驗，具有一定的實施經(jīng)驗，因此在項目實施過程中，團(tuán)隊的穩(wěn)定性很關(guān)鍵。

（三）質(zhì)量風(fēng)險：由于該項目集成了網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，集群技術(shù)，存儲技術(shù)，數(shù)據(jù)庫技術(shù)等核心技術(shù)，控制每一種技術(shù)實施的質(zhì)量并不是最終的質(zhì)量目標(biāo)，如何保質(zhì)保量實現(xiàn)項目整體設(shè)計目標(biāo)才是最終質(zhì)量目標(biāo)。經(jīng)研究，我們確定了單元測試、集成測試、系統(tǒng)測試的質(zhì)量目標(biāo)，以及在系統(tǒng)測試過程中如何控制該系統(tǒng)的質(zhì)量，最后如何達(dá)到用戶相關(guān)需求進(jìn)行確認(rèn)測試目標(biāo)；并且這些目標(biāo)必須是可理解、可操作、可控制。

（四）資金風(fēng)險：該項目屬于先期墊資建設(shè)的，最后通過驗收后，用戶才能付款。而該項目成本就已經(jīng)超過400萬元，一次性投資就已經(jīng)超過300萬元，公司是否能夠在3個月內(nèi)將資金籌集到并相應(yīng)的進(jìn)行投入，這決定了采購的設(shè)備能否按照計劃按時到場成為一個關(guān)鍵，否則就會造成項目延期，造成不必要的損失。

（五）溝通風(fēng)險：這主要來自與甲方代表，甲方代表是否具有相應(yīng)的技術(shù)水平，是否具有決策權(quán)，是否善于溝通，我方人員內(nèi)部溝通渠道是否暢通等，這些問題在項目實施過程中都會對項目產(chǎn)生很大影響。

（六）不可預(yù)見風(fēng)險：這些風(fēng)險主要是人為不可抗力風(fēng)險。該項目訂購的設(shè)備供貨期大概在7月末至8月中旬，這個時間基本上是雨季，洪水，暴雨等人為不可抗力因素都會造成項目延期，雖然在合同上已經(jīng)注明項目可以延期，作為項目經(jīng)理助理應(yīng)當(dāng)隨時關(guān)注，并為此做必要的儲備，防止產(chǎn)生不必要的資源浪費。

四、風(fēng)險分析

基于以上風(fēng)險識別分析后，確定每一種風(fēng)險發(fā)生的可能性，并記錄下來。風(fēng)險分析的目的在于分析風(fēng)險對項目影響的可能性，對項目造成的危害，甚至能夠直接導(dǎo)致項目失敗的原因。除了要分析風(fēng)險發(fā)生的可能性，還要分析風(fēng)險對項目的影響，包括時間、進(jìn)度、成本、質(zhì)量等方面，不僅要重視風(fēng)驗對項目造成的負(fù)面影響，還要分析風(fēng)險可能給項目帶來的機(jī)會。在風(fēng)險分析過程中，我采用會議的形式進(jìn)行，還要請了有關(guān)領(lǐng)域的專家參加，以提高分析的準(zhǔn)確性。在確定風(fēng)險的可能性和影響后，接著我組織項目團(tuán)隊成員確定風(fēng)險的優(yōu)先級，經(jīng)過分析，我們認(rèn)為風(fēng)險按照以下排序。

（一） 技術(shù)風(fēng)險：決定項目成敗，是項目質(zhì)量的決定性因素。

（二） 資金風(fēng)險：決定項目延期，成本增加等風(fēng)險的關(guān)鍵因素。

（三） 質(zhì)量風(fēng)險：決定項目實施過程中是否能達(dá)到設(shè)計標(biāo)準(zhǔn)，滿足用戶需求，是項目是否通過驗收的關(guān)鍵因素。

（四） 溝通風(fēng)險：決定項目干系人之間合作是否愉快的關(guān)鍵。

（五） 團(tuán)隊風(fēng)險：決定團(tuán)隊各成員的穩(wěn)定性，持續(xù)工作，決定項目團(tuán)隊是否穩(wěn)定的重要因素。

（六） 不可預(yù)見風(fēng)險：此風(fēng)險為不可抗力，作為項目經(jīng)理助理應(yīng)隨時關(guān)注。

五、風(fēng)險應(yīng)對計劃編制與應(yīng)對措施

基于以上風(fēng)險分析，我們針對不同的風(fēng)險等級制定出相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對計劃。風(fēng)險應(yīng)對計劃主要針對影響該項目失敗或延期的風(fēng)險，我們?nèi)绾尾扇「鞣N措施去回避，轉(zhuǎn)移，減輕負(fù)面風(fēng)險，開拓、分享、強(qiáng)大正面風(fēng)險。我們采取的主要措施如下：

（一）技術(shù)風(fēng)險：技術(shù)是影響該項目成敗的關(guān)鍵，也是決定項目質(zhì)量的關(guān)鍵。我們團(tuán)隊成員基本上都是網(wǎng)絡(luò)工程師出身，在網(wǎng)絡(luò)設(shè)備調(diào)試中不會存在太多障礙。而項目中不僅僅只有網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，還存在著其他方面的技術(shù)，在規(guī)定的時間內(nèi)，利用自身現(xiàn)有技術(shù)是無法滿足用戶需求的，將會造成無法挽回的局面。所以對其他的技術(shù)采用廠家現(xiàn)場服務(wù)，軟件外包等方式將進(jìn)行風(fēng)險轉(zhuǎn)移，并且建議甲方購買廠商售后服務(wù)的方式進(jìn)行售后質(zhì)保。

在軟件二次開發(fā)中采用外包的方式進(jìn)行，將采購的軟件與校園信息平臺進(jìn)行整合，二次開發(fā)。我方負(fù)責(zé)準(zhǔn)備工作說明書等相關(guān)資料，甲方負(fù)責(zé)提供用戶需求，軟件開發(fā)商負(fù)責(zé)軟件的二次開發(fā)，將這種開發(fā)風(fēng)險有效轉(zhuǎn)移，并且可以在項目初期軟件開發(fā)與硬件實施同時進(jìn)行，節(jié)約成本、控制進(jìn)度、把我公司有限的資源用于提高企業(yè)的核心競爭力。

（二）資金風(fēng)險：由于項目一次性投資比較大，公司在短時間很難籌集到位，這樣會致使項目所需設(shè)備不能按時到場，影響項目進(jìn)度，導(dǎo)致項目延期，但不至于導(dǎo)致項目失敗。在招標(biāo)的前期，我們已經(jīng)和相應(yīng)的供貨渠道進(jìn)行項目前期溝通，供貨渠道承諾，一旦我公司中標(biāo)，廠商會提供賬期延長的方式進(jìn)行供貨，只需要我公司出具一定的申請手續(xù)和相應(yīng)的預(yù)付款即可。

（三）質(zhì)量風(fēng)險：首先公司已經(jīng)通過ISO9000質(zhì)量管理體系的評估，在公司內(nèi)部嚴(yán)格按照質(zhì)量管理體系規(guī)定去工作，確保項目質(zhì)量。而集群系統(tǒng)，SAN系統(tǒng)均有IBM公司提供現(xiàn)場技術(shù)服務(wù)，質(zhì)量得到保證。在軟件外包選擇開發(fā)商時，該開發(fā)商至少是通過ISO9000質(zhì)量管理體系評估的，并且通過CMMI 3級認(rèn)證，這樣開發(fā)質(zhì)量基本上可以保證。至于綜合布線系統(tǒng)，施工方已經(jīng)出具了FLUKE的測試報告，只需在網(wǎng)絡(luò)設(shè)備調(diào)試過程中進(jìn)行現(xiàn)場確認(rèn)即可。

六、風(fēng)險監(jiān)控

通過以上的分析，該項目所存在的負(fù)面風(fēng)險已經(jīng)比較清晰，風(fēng)險應(yīng)對計劃制定完畢，該項目正式啟動，進(jìn)入項目實施階段，風(fēng)險管理進(jìn)入風(fēng)險跟蹤監(jiān)控階段。風(fēng)險監(jiān)控主要目的在于隨著項目的進(jìn)展，隱含的風(fēng)險會逐漸暴露，如何監(jiān)控以及應(yīng)對那些隱含風(fēng)險，隨時做出相應(yīng)的項目計劃調(diào)整，使得項目的發(fā)展能在我們的監(jiān)控體系下運行。該項目在2012年8月末通過項目驗收，并于9月上線運行，得到甲方的好評。

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