事業(yè)單位檔案管理中存在的問(wèn)題及對(duì)策淺談

郭任

摘 要：當(dāng)今社會(huì)是一個(gè)信息化的社會(huì)，企事業(yè)單位中最重要的工作之一就包括對(duì)檔案的管理。檔案管理這份工作并不容易，涉及面廣而且繁瑣復(fù)雜，當(dāng)檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)了問(wèn)題怎么解決呢？想要解決問(wèn)題一定要具有良好的技術(shù)性及專業(yè)性，還需要有耐心和毅力。以下對(duì)企事業(yè)單位檔案管理中有哪些問(wèn)題，遇到這些問(wèn)題應(yīng)該如何解決作出簡(jiǎn)要的概述。

關(guān)鍵詞：檔案管理；事業(yè)單位；問(wèn)題；對(duì)策

引言：事業(yè)單位作為國(guó)家機(jī)構(gòu)的一個(gè)分支機(jī)構(gòu)，其發(fā)展水平的高低直接影響著當(dāng)?shù)厣鐣?huì)文化、教育、科學(xué)、衛(wèi)生等各方面社會(huì)福利發(fā)展水平。而檔案作為事業(yè)單位的主要資料信息載體，做好檔案管理工作對(duì)于事業(yè)單位的發(fā)展是有著極大的促進(jìn)意義的。

1事業(yè)單位檔案管理中存在的問(wèn)題

1.1檔案管理人員缺少專業(yè)知識(shí)

目前在我國(guó)事業(yè)單位里，一大部分檔案管理人員都缺少相關(guān)的專業(yè)知識(shí)，甚至有的事業(yè)單位竟然聘用與此類毫不相干的人員工作，可想而知，這樣對(duì)我國(guó)事業(yè)單位檔案管理有多大的影響。

1.2缺少工作態(tài)度

事業(yè)單位每一位工作人員的工作態(tài)度，決定了該單位的發(fā)展前景，事業(yè)單位的許多檔案管理人員工作中玩忽職守，對(duì)做事情都抱著應(yīng)付的心理，不準(zhǔn)確的對(duì)檔案進(jìn)行更新，檔案室的衛(wèi)生也不達(dá)標(biāo)，沒(méi)有發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的耐心，這些人的表現(xiàn)會(huì)給事業(yè)單位造成不可想象的影響。

1.3沒(méi)有給予檔案管理足夠的重視

對(duì)檔案管理工作沒(méi)有給予足夠的重視是事業(yè)單位普遍存在的問(wèn)題，很多事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)有深刻意識(shí)到檔案具備的寶貴的文化價(jià)值，認(rèn)為檔案管理工作只是一種抄抄寫(xiě)寫(xiě)，保管東西性質(zhì)的工作，不能為單位帶來(lái)實(shí)質(zhì)性的效益，因此不應(yīng)把過(guò)多的精力投放在這方面，在這種理念影響之下，很多事業(yè)單位都沒(méi)有將檔案工作納入日常工作議程，對(duì)檔案管理的水平要求也很低，只要不出現(xiàn)泄密、丟失的事故，能夠應(yīng)付外調(diào)、查檔就可以了，不僅如此，對(duì)檔案管理設(shè)施的購(gòu)進(jìn)力度也不足，先進(jìn)軟硬件設(shè)施的匱乏不僅抑制了檔案管理的效率，也很難吸引優(yōu)秀人才從事相關(guān)工作。

1.4檔案管理信息化程度不夠

隨著人類進(jìn)入信息化時(shí)代，信息技術(shù)開(kāi)始應(yīng)用到各行各業(yè)的工作領(lǐng)域之中，檔案管理工作當(dāng)然也不例外，信息技術(shù)的引進(jìn)給檔案管理帶來(lái)了諸多益處，不僅使得檔案信息的提取、加工等更加方便和快捷，提高了工作的質(zhì)量和效率，而且還在很大程度上提高了檔案的利用率，降低了檔案管理的成本等，雖然利用信息技術(shù)輔助檔案管理工作有如此多的好處，但是很多事業(yè)單位似乎并沒(méi)有認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)，或是是意識(shí)到了卻不敢進(jìn)行嘗試，使得檔案管理仍然停留在老舊的模式，無(wú)疑影響了檔案管理工作的進(jìn)步和效率。

1.5檔案管理的科學(xué)化、信息化程度不高

隨著科學(xué)技術(shù)手段的不斷更新，檔案信息管理系統(tǒng)已得到普遍采用，計(jì)算機(jī)信息的水平也在不斷提高，但有些先進(jìn)的技術(shù)手段還沒(méi)有充分挖掘和發(fā)揮，計(jì)算機(jī)技術(shù)還沒(méi)有在檔案管理中廣泛運(yùn)用，有的單位是把個(gè)人信息、檔案目錄輸入計(jì)算機(jī)，資料檢索、調(diào)閱檔案等仍習(xí)慣用手工操作，無(wú)紙化閱檔基本沒(méi)有實(shí)施。這樣既不利于檔案的保管，又影響工作效率。

1.6檔案管理設(shè)備落后

檔案信息管理系統(tǒng)在當(dāng)前普遍的應(yīng)用，計(jì)算機(jī)處理信息的水平也在不斷的提高，電子文檔的廣泛應(yīng)用取代了傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理模式，辦公自動(dòng)化設(shè)備也顯示出了強(qiáng)大的優(yōu)勢(shì)，但是大部分的事業(yè)單位檔案管理的設(shè)備比較陳舊落后，信息檢索、信息加密、歸檔、調(diào)檔等需求難以得到滿足，增大了工作人員的工作量，降低了檔案管理的工作效率，工作人員對(duì)工作的積極性受到了影響。更不利于檔案的開(kāi)發(fā)、收集、利用。

2事業(yè)單位檔案管理的對(duì)策

2.1加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)和管理

提供事業(yè)單位管理人員的素質(zhì)，明確管理人員的工作職責(zé)，建立完善的檔案管理機(jī)制。增加各種類型的培訓(xùn)，科學(xué)合理的制定培訓(xùn)內(nèi)容，使檔案管理人員從理論到實(shí)踐都有一個(gè)很大的提升，并且不僅僅是學(xué)到理論，還能把學(xué)到的理論靈活的應(yīng)用到實(shí)際工作當(dāng)中去。通過(guò)工作中長(zhǎng)期的實(shí)踐，促進(jìn)工作快速順利的完成。不同崗位對(duì)人員的要求是不同的，做好分工使檔案管理人員明確自己的工作任務(wù)。對(duì)檔案管理人員進(jìn)行職業(yè)道德、專業(yè)知識(shí)、計(jì)算機(jī)技能三方面管理培訓(xùn)，當(dāng)前我國(guó)事業(yè)單位辦公的大環(huán)境是辦公自動(dòng)化，這就要求檔案管理人員必須掌握計(jì)算機(jī)設(shè)備的應(yīng)用，靈活運(yùn)用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。多角度、多層次的提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和管理能力。

2.2人員工作交接問(wèn)題做相應(yīng)規(guī)定

事業(yè)單位應(yīng)該在人員離職的時(shí)候，做好交接的工作，最好留下固定的電話，以防以后發(fā)生問(wèn)題可以及時(shí)解決。因此要對(duì)事業(yè)單位交接工作作出明確規(guī)定。

2.3加強(qiáng)對(duì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)

檔案管理工作并不僅僅是檔案管理人員的工作職責(zé)，而應(yīng)該是單位所有工作人員都要注意和重視的工作內(nèi)容，尤其是單位領(lǐng)導(dǎo)更應(yīng)該注意到這一點(diǎn)，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的配備與管理，建立一定的檔案管理制度體系，實(shí)行獎(jiǎng)懲制度，以提高檔案管理人員的工作積極性。

2.4加強(qiáng)制度化管理，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理的有序發(fā)展

制度是任何單位正常運(yùn)轉(zhuǎn)的保障之一，沒(méi)有規(guī)矩不成方圓；同樣的，要保證檔案管理的有序進(jìn)行也必須進(jìn)行一些制度化的管理控制。

首先，對(duì)在職人員的檔案管理應(yīng)該認(rèn)真整理，按照單位的要求根據(jù)不同的類別分類整理，方便以后查找，對(duì)于一些新進(jìn)人員的檔案應(yīng)該及時(shí)記錄，對(duì)于一些將要退休人員的檔案應(yīng)該按照程序整理歸類。

其次，對(duì)于一些轉(zhuǎn)調(diào)人員的檔案，應(yīng)該制定嚴(yán)格的提取檔案，轉(zhuǎn)走檔案的轉(zhuǎn)接制度，保證檔案在轉(zhuǎn)接過(guò)程中沒(méi)有中間漏洞，不會(huì)因?yàn)橹虚g環(huán)節(jié)沒(méi)有監(jiān)管到造成檔案的遺失。檔案整理應(yīng)該按照編號(hào)分類放好，對(duì)于一些借出的檔案應(yīng)該記

錄清楚，對(duì)借出時(shí)間、歸還時(shí)間做出整體細(xì)致的記錄，歸還后應(yīng)該按照原來(lái)的分類檢查清楚后放回原處。

再次，檔案歸還時(shí)應(yīng)該檢查好檔案內(nèi)容，對(duì)于一些私自涂改方案的行為必須追究法律責(zé)任，用嚴(yán)密的管理制度和嚴(yán)格的法律規(guī)范，規(guī)范檔案管理行為。

2.5合理有效的利用現(xiàn)有的檔案庫(kù)

合理有效的利用現(xiàn)有的檔案庫(kù)中的資源，為自己的工作開(kāi)展提供信息，是檔案管理工作開(kāi)展的最大意義，也是事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)重點(diǎn)關(guān)注的原因。只有當(dāng)科學(xué)化的檔案管理能大幅度提高事業(yè)單位的工作效率，才會(huì)引起越來(lái)越人的重視，才會(huì)讓檔案管理人員有更高的榮譽(yù)感，才會(huì)讓領(lǐng)導(dǎo)愿意投入更大力度來(lái)發(fā)展檔案管理的工作，才是一條可持續(xù)發(fā)展的道路。

2.6及時(shí)更新事業(yè)單位的檔案

事業(yè)單位，尤其是規(guī)模較大的事業(yè)單位，人員的變動(dòng)，檔案的更新都是一份工作量非常龐大的工作，檔案的管理人員要及時(shí)收集新的檔案完善檔案庫(kù)，對(duì)于廢棄的檔案另作封存，才能更好的提高事業(yè)單位的工作效率。

3結(jié)束語(yǔ)

當(dāng)前，事業(yè)單位人事制度改革還在發(fā)展推進(jìn)，這就要求單位人事部門(mén)加大工作強(qiáng)度，提高工作意識(shí)，在改革中創(chuàng)新人事檔案管理思路，并在制度、工作思路上加以創(chuàng)新，根據(jù)現(xiàn)代社會(huì)市場(chǎng)發(fā)展趨勢(shì)來(lái)隨機(jī)應(yīng)變，滿足現(xiàn)代化人事檔案管理需求，走現(xiàn)代化事業(yè)單位檔案管理發(fā)展道路。

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