淺析城市建設(shè)工程檔案管理的現(xiàn)狀問(wèn)題及其措施

王玉霞

摘 要：隨著城市建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施規(guī)模的不斷擴(kuò)大、工程項(xiàng)目數(shù)量的日益增加以及工程類型更加多元化，由過(guò)去單純的城市道路、地下管線、橋梁涵洞和路燈照明，發(fā)展到高架道路、城市隧道、地下軌道交通和地上軌道交通等立體化工程，使得城市建設(shè)工程檔案管理日益復(fù)雜，為了充分發(fā)揮其城建工程檔案的作用，本文闡述了建設(shè)工程檔案的重要性，對(duì)城市建設(shè)工程檔案管理的現(xiàn)狀問(wèn)題及其措施進(jìn)行了探討分析，旨在促進(jìn)城市建設(shè)的可持續(xù)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：建設(shè)工程檔案；重要性；城市建設(shè)；檔案管理；現(xiàn)狀問(wèn)題；措施

建設(shè)工程檔案是指工程項(xiàng)目建設(shè)和管理的相關(guān)資料，其資料形式主要包括文件、圖紙、表格、影音等。建設(shè)工程檔案記錄了工程項(xiàng)目開(kāi)展的相關(guān)信息，為后期工程開(kāi)展提供了重要參考信息，對(duì)于城市建設(shè)發(fā)展非常重要。

一、建設(shè)工程檔案的重要性

建設(shè)工程檔案是在建設(shè)項(xiàng)目管理活動(dòng)之中形成的一種原始、圖物符合的資料。也是國(guó)家和社會(huì)發(fā)展歷程中有著一定要求的文獻(xiàn)載體，同時(shí)也是建筑工程在建設(shè)過(guò)程中的精確記錄，作為十分珍貴的信息資源，在城市發(fā)展中意義重大。在建設(shè)項(xiàng)目管理過(guò)程中形成的各種文檔和材料，其范圍一般包括有土建、文件、水電設(shè)備安裝工程等等文件資料。也記載著構(gòu)筑物、地下管線建設(shè)等活動(dòng)，也是建設(shè)項(xiàng)目管理過(guò)程中（比如投資、施工、維修、改擴(kuò)建等等活動(dòng)）而形成的一些檔案資料，這些檔案資料可以將建筑工程的建設(shè)全貌反映出來(lái)，對(duì)于工程質(zhì)量評(píng)定和竣工后的管理維護(hù)具有重要意義。

二、城市建設(shè)工程檔案管理的現(xiàn)狀問(wèn)題分析

城市建設(shè)工程檔案管理的現(xiàn)狀問(wèn)題主要體現(xiàn)在：（1）內(nèi)容不全。由于城市建設(shè)工程檔案工作的特殊性，很多建設(shè)單位存在重工程、輕檔案的問(wèn)題，沒(méi)有形成完善的檔案管理工作機(jī)制，工程檔案不全等現(xiàn)象普遍存在，甚至有假檔案、假資料等問(wèn)題。（2）收集困難。很多建設(shè)單位對(duì)工程檔案重視不夠，沒(méi)有落實(shí)專人負(fù)責(zé)，以工程緊、任務(wù)重為借口，不及時(shí)形成、提供檔案材料，不注重收集具有保存價(jià)值的文字、圖片、音像等檔案資料，甚至工程項(xiàng)目竣工很久也沒(méi)有提供相關(guān)檔案。（3）服務(wù)滯后。很多建設(shè)單位忽略了工程檔案的重要作用，無(wú)論是新建工程還是改造項(xiàng)目，往往沒(méi)有提前查閱檔案，依據(jù)檔案制訂工程方案，造成盲目施工。

三、加強(qiáng)城市建設(shè)工程檔案管理的措施

1、加強(qiáng)城市建設(shè)工程檔案的收集工作。城市建設(shè)工程建設(shè)由于時(shí)間較長(zhǎng)、室外工作多、涉及面廣、單位分散，檔案收集存在諸多困難，很容易造成資料積累殘缺不全。要健全檔案收集機(jī)制，充分發(fā)揮各方面的工作積極性，形成共同關(guān)心檔案、共同收集檔案的工作合力，從源頭上保證文件材料無(wú)遺漏、無(wú)差錯(cuò)。一方面，要強(qiáng)化跟蹤。檔案工作人員要積極、主動(dòng)、全面掌握工程進(jìn)度，根據(jù)工程進(jìn)度，及時(shí)督促有關(guān)科室或項(xiàng)目部收集檔案，并做出相應(yīng)的技術(shù)指導(dǎo)。另一方面，要強(qiáng)化協(xié)調(diào)。對(duì)一些規(guī)模較大的城市建設(shè)工程，項(xiàng)目建設(shè)單位和檔案管理部門，應(yīng)高度重視檔案收集工作，加強(qiáng)與施工單位檔案員及監(jiān)理等單位的聯(lián)系，及時(shí)掌握工程進(jìn)展情況，根據(jù)工程進(jìn)度進(jìn)行催收，必要時(shí)采取一定的強(qiáng)制性手段，避免檔案原始材料的散失。

2、建立健全城市建設(shè)工程檔案管理機(jī)制。城市建設(shè)工程建設(shè)涉及面廣，檔案工作從文件的形成、收集、整理、審核到歸檔、移交等，需要參與工程項(xiàng)目的建設(shè)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等多個(gè)單位的共同努力，缺一不可。做好城市建設(shè)工程檔案工作，首先必須健全管理機(jī)制，明確各相關(guān)單位的檔案管理責(zé)任和工作要求，每個(gè)項(xiàng)目的每個(gè)參與單位都要設(shè)立專職檔案員，負(fù)責(zé)本單位的檔案工作，實(shí)行檔案管理與工程項(xiàng)目的建設(shè)同步進(jìn)行、同步督導(dǎo)、同步檢查。在各單位內(nèi)部，要健全檔案聯(lián)動(dòng)機(jī)制，各業(yè)務(wù)科室和項(xiàng)目部都要把及時(shí)上報(bào)檔案材料作為本職工作的重要內(nèi)容，做到普通檔案資料定期上報(bào)，重要資料隨時(shí)上報(bào)，切實(shí)保證檔案資料的時(shí)效性和完整性。

3、強(qiáng)化城市建設(shè)工程檔案的延續(xù)性。城市建設(shè)工程建設(shè)為了適應(yīng)城市發(fā)展的速度，需要在原有發(fā)展的基礎(chǔ)上做出快速的更新與轉(zhuǎn)變，而城市建設(shè)工程檔案在城市建設(shè)過(guò)程中發(fā)揮著極其重要的作用，這就對(duì)城市建設(shè)工程檔案的質(zhì)量及管理水平提出了較高的要求，需要不斷提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能和素質(zhì)水平，為城市建設(shè)工程建設(shè)水平的提高提供可靠的信息依據(jù)。城市建設(shè)工程檔案在管理過(guò)程中需要從城市發(fā)展的實(shí)際情況出發(fā)作出相應(yīng)的改變和創(chuàng)新，如城市的點(diǎn)、線以及面等方面發(fā)生了較大的變化，城市建設(shè)工程檔案管理人員也要在此基礎(chǔ)上有所創(chuàng)新，確保檔案的延續(xù)性，以便城市建設(shè)工程建設(shè)人員能夠在實(shí)際工作過(guò)程中有的放矢，從而實(shí)現(xiàn)提高城市建設(shè)水平的目的。

4、嚴(yán)格城市建設(shè)工程檔案的編研工作。一是利用攝影、錄像等多種數(shù)碼處理和載體記錄城市發(fā)展，并將其編制成專題片、畫冊(cè)等，這種生動(dòng)、直觀、說(shuō)服力強(qiáng)的編研成果更能適應(yīng)快節(jié)奏的社會(huì)，為處于“讀圖時(shí)代”的廣大群眾所接受。二是圍繞經(jīng)濟(jì)發(fā)展和城市建設(shè)做好編研。這應(yīng)始終是編研選題的重點(diǎn)。城市建設(shè)中，開(kāi)展了專題資料匯編工作，先后匯編了道路改造工程、供熱供氣管理建設(shè)工程、“拆墻透綠”工程等專輯，為規(guī)劃建設(shè)管理部門以及專業(yè)技術(shù)人員提供極具價(jià)值的參考資料。三是體現(xiàn)出地方特色。城市建設(shè)工程檔案含有深厚的文化底蘊(yùn)，反映著不同時(shí)期的施工技術(shù)、基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)、建筑風(fēng)格等，對(duì)現(xiàn)代設(shè)計(jì)業(yè)、建造業(yè)有極高的參考借鑒價(jià)值。

5、不斷加強(qiáng)城市建設(shè)工程檔案的信息化建設(shè)。當(dāng)前要加強(qiáng)城市建設(shè)工程檔案管理，首先要加強(qiáng)城市建設(shè)工程檔案信息現(xiàn)代化建設(shè)。一是加強(qiáng)信息資源建設(shè)工作。從文件目錄做起，將現(xiàn)有檔案數(shù)字化，并及時(shí)建立、逐步充實(shí)和完善檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)。二是加強(qiáng)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)設(shè)施建設(shè)。加強(qiáng)計(jì)算機(jī)配備，并實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)連結(jié)上網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息快速傳輸檢索和利用。做好計(jì)算機(jī)軟件的選用和設(shè)計(jì)，從檔案管理的實(shí)際出發(fā)，綜合數(shù)據(jù)管理、整理編目、檢索查詢、安全保密、系統(tǒng)維護(hù)等基本功能，以滿足檔案管理的要求。三是加強(qiáng)信息化管理人才。城市建設(shè)工程檔案信息化建設(shè)，要求檔案工作者既要掌握檔案學(xué)基礎(chǔ)理論的檔案管理知識(shí)，還要掌握一些計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和操作技能。

6、提升城市建設(shè)工程檔案的服務(wù)水平。城市建設(shè)工程檔案為城市管理及規(guī)劃建設(shè)提供可靠依據(jù)，城市建設(shè)工程檔案管理的最終目的是服務(wù)城市建設(shè)、保障城市運(yùn)行、促進(jìn)城市發(fā)展。要?jiǎng)?chuàng)新工作思路，健全檔案服務(wù)機(jī)制，拓展城市建設(shè)工程檔案服務(wù)范圍和領(lǐng)域，變檔案收集為檔案應(yīng)用，變管理為服務(wù)更好地發(fā)揮城市建設(shè)工程檔案的作用。在具體的城市規(guī)劃、建設(shè)和管理實(shí)踐中，要建立健全檔案審查機(jī)制，確保每個(gè)規(guī)劃、每個(gè)工程、每個(gè)改造都先經(jīng)過(guò)檔案對(duì)接和檔案審查；同時(shí)，要依托信息技術(shù)，積極開(kāi)發(fā)三維城市建設(shè)工程檔案管理系統(tǒng)，為各施工單位提供方便、快捷的查詢服務(wù)，更好地發(fā)揮城市建設(shè)工程檔案的基礎(chǔ)作用、保障作用和服務(wù)作用，為新型城鎮(zhèn)化建設(shè)和精品城市建設(shè)提供堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)和有力支撐。

結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，城市建設(shè)工程檔案管理工作在城市建設(shè)中具有重要作用，隨著城市建設(shè)工程竣工檔案的不斷增多，城市建設(shè)工程檔案工作亦發(fā)生了深刻的變化。為了充分彰顯城市建設(shè)工程檔案管理的作用，加強(qiáng)對(duì)其現(xiàn)狀問(wèn)題及其措施進(jìn)行分析具有重要意義。

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