淺談醫(yī)院科研檔案管理的特征及管理方法

汪媛媛

【摘要】醫(yī)院醫(yī)學(xué)科研檔案管理進(jìn)行不斷創(chuàng)新的目的是為了實(shí)現(xiàn)其對科研項目、科研管理和科研行為的指導(dǎo)作用，提供強(qiáng)有力的理論依據(jù)。從而提升整個醫(yī)療行業(yè)的技術(shù)水平，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院綜合實(shí)力的增強(qiáng)。為此，必須重視創(chuàng)新思維對科研檔案管理工作的重要性，更新觀念，運(yùn)用全新的模式去改善內(nèi)部管理，建立科學(xué)的管理機(jī)制。充分應(yīng)用和開發(fā)檔案數(shù)據(jù)和信息，為整個醫(yī)療科學(xué)的發(fā)展提供強(qiáng)有力的保障。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)學(xué)；科研；檔案；管理

一、醫(yī)療科研的具體程序及科研檔案管理的特征

（一）醫(yī)療科研的主要程序

鑒于醫(yī)學(xué)科研的重要性，它具有自身的程序和相關(guān)規(guī)定。通常包括：科研題目的選擇、有關(guān)選題的設(shè)計、具體實(shí)驗(yàn)過程、資料的整理以及數(shù)據(jù)的分析。根據(jù)科研的內(nèi)容，檔案主要是針對科研文書、項目和成果的檔案。其中針對項目進(jìn)行的檔案收錄是主要部分，包括申報項目的詳細(xì)說明、申報文件、相關(guān)合同、成果及相關(guān)證書：針對科研文書的檔案主要是指科研法規(guī)、醫(yī)療文件以及相關(guān)的管理文件，這是進(jìn)行科研行為的主要標(biāo)準(zhǔn)：針對科研成果的檔案是科研項目的最終成果，主要是項目文章、獎項等。

（二）醫(yī)院科研檔案的主要特征

科研檔案的特征取決于研究的目標(biāo)和特點(diǎn)，是進(jìn)行檔案管理的主要理論依據(jù)。系統(tǒng)性明顯，需要主題明確。檔案管理涉及的周期比較長，具有加強(qiáng)的銜接性。為了突破時間和周期的限制，對檔案必須進(jìn)行階段性的歸檔：在進(jìn)行分類的時候，要彰顯系統(tǒng)與成套的有機(jī)統(tǒng)一；對于一些重要的科研項目，需要較多、較專業(yè)的協(xié)作，綜合性比較明顯。需要對很多學(xué)科進(jìn)行整個研究。簡言之，就是既要體現(xiàn)綜合性，又要彰顯單獨(dú)學(xué)科的唯一性：具有較強(qiáng)的學(xué)科性，專業(yè)特點(diǎn)突出。由于醫(yī)療研究具體分為眾多科室，對檔案的管理也要進(jìn)行專業(yè)的劃分，按照專業(yè)的不同進(jìn)行檔案的歸納。彰顯檔案管理的專業(yè)性的特點(diǎn)。

二、對醫(yī)學(xué)科研檔案管理產(chǎn)生影響的主要因素

（一）檔案管理的相關(guān)機(jī)制不完善

檔案管理作為一項系統(tǒng)的工作，需要健全的工作模式和管理手段，但是很多醫(yī)院的檔案管理尚未形成完善的內(nèi)部和外部管理機(jī)制。同時，在管理的過程中，監(jiān)督和合作機(jī)制不夠成熟，很大程度上影響了管理工作的進(jìn)行。就目前實(shí)際狀況看，很多在醫(yī)院從事科研檔案管理的人員都存在編制的問題，阻礙了對檔案的合理分類。管理人員調(diào)動性比較大，缺乏一定的穩(wěn)定性，阻礙了對外交流的正常進(jìn)行，使檔案管理不能為科研服務(wù)。

（二）思想上沒有對檔案管理加以重視，歸檔的觀念比較單薄。相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)和管理人員在對檔案的管理工作存在不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)那闆r，缺乏相關(guān)的管理思維。首先，科研工作人員沒有給予歸檔管理以足夠的重視，檔案形成后沒有切實(shí)落實(shí)管理。其次，對于歸檔的材料，管理上不夠嚴(yán)謹(jǐn)，缺乏成熟的管理經(jīng)驗(yàn)的知道，忽略每個環(huán)節(jié)的銜接性。最后，檔案管理部門沒有形成對各種材料的統(tǒng)籌，檢查和監(jiān)督力度不夠，缺少專業(yè)的引導(dǎo)。

（三）完成歸檔的材料質(zhì)量不高

在醫(yī)院的歸檔管理工作中，文件材料的醫(yī)學(xué)質(zhì)量低，管理模式相對落后。主要體現(xiàn)在材料的不完整和精準(zhǔn)性差。歸檔的材料完全沒有體現(xiàn)中心，真實(shí)性差。一些工作人員盲目追求經(jīng)濟(jì)效益，不愿分享成果，影響社會效益。也使得資料的專業(yè)性和技術(shù)性下降。科研檔案沒有發(fā)揮其應(yīng)有的功能，直接導(dǎo)致資源的荒廢。

三、如何實(shí)現(xiàn)對醫(yī)學(xué)科研檔案管理的創(chuàng)新

（一）對管理制度進(jìn)行創(chuàng)新

管理形式的創(chuàng)新根本是制度的創(chuàng)新。只有實(shí)現(xiàn)機(jī)制的創(chuàng)新，才能為管理工作創(chuàng)造良好的環(huán)境和背景。隨著科技的發(fā)展，醫(yī)學(xué)科研檔案也要引進(jìn)先進(jìn)的思想，轉(zhuǎn)變觀念，加強(qiáng)檔案制度的重視。對機(jī)制的創(chuàng)新，要對醫(yī)院不同的級別進(jìn)行分別管理的方式。醫(yī)院作為主體，抓主要部門。部門自身也要進(jìn)行檔案的統(tǒng)籌，與領(lǐng)導(dǎo)的職責(zé)相聯(lián)系。人事部門也要根據(jù)成效進(jìn)行綜合考量。將對檔案管理的水平和成效作為年度考核的一個標(biāo)準(zhǔn)。為檔案管理的質(zhì)量和效率提供堅實(shí)的保證。

（二）注重管理方式的創(chuàng)新

對于管理方式的創(chuàng)新要求管理人員要具有檔案管理的思維，對有關(guān)項目的資料、人員等進(jìn)行系統(tǒng)的總結(jié)，派專人組織工作。正確處理檔案管理和科研項目組的關(guān)系，互相進(jìn)行監(jiān)管，相互指導(dǎo)，實(shí)現(xiàn)雙方的良性發(fā)展。檔案管理者要對項目進(jìn)行全程監(jiān)控，分階段進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)任何有違歸檔的情形，要立即進(jìn)行糾正，否則可以拒絕收錄。在項目完成后，雙方共同進(jìn)行檔案歸檔。

（三）對檔案管理技術(shù)進(jìn)行不斷地創(chuàng)新

1.對于檔案管理技術(shù)的創(chuàng)新是提高管理水平的根本保證。對管理人員創(chuàng)造良好的工作環(huán)境。調(diào)動他們工作的熱情和創(chuàng)造性。對相關(guān)人員進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)，促使新時期的檔案管理者成為既具有現(xiàn)代知識，又懂計算機(jī)技術(shù)，職業(yè)道德素質(zhì)高的全能型人才，順應(yīng)檔案管理的時代發(fā)展的要求。

2.為了實(shí)現(xiàn)檔案管理的保密性，要不斷完善和發(fā)展一個集科技、規(guī)范、法制于一體的電子檔案系統(tǒng)。運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)資料的傳遞，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的管理模式。實(shí)現(xiàn)多種方式對資料的儲存和歸檔。有利于空間的劍圣，提高檔案管理的效率，為醫(yī)院科研事業(yè)的發(fā)展提供強(qiáng)大的理論體系。

3.不斷加強(qiáng)開發(fā)利用的創(chuàng)新

對開發(fā)利用的創(chuàng)新主要是指對數(shù)據(jù)和信息資源的拓展，對共享平臺進(jìn)行創(chuàng)新，以便實(shí)現(xiàn)檔管理對科研的服務(wù)作用，促進(jìn)醫(yī)療事業(yè)的進(jìn)步。醫(yī)院科研檔案代表了醫(yī)院最新的科研成果、最高的科研水平，體現(xiàn)了與社會的同步發(fā)展。

在醫(yī)院的科研檔案管理領(lǐng)域，具有十分嚴(yán)謹(jǐn)?shù)某绦蚝湍Ｊ?。它是整個檔案管理事業(yè)的一個重要組成部分。其主要收錄的內(nèi)容是醫(yī)院在科研和醫(yī)學(xué)實(shí)踐中的成就和具體情形。只有詳盡、準(zhǔn)確的檔案資料才能為科研提供理論和實(shí)踐上的依據(jù)，保證醫(yī)療行業(yè)發(fā)展的不竭動力。隨著整個社會的進(jìn)步，醫(yī)務(wù)事業(yè)領(lǐng)域也不斷進(jìn)行改革，這就要求對醫(yī)療科研檔案的管理不斷進(jìn)行創(chuàng)新，以體現(xiàn)管理的自身價值。要進(jìn)行管理模式和手段的開拓，于創(chuàng)新中求發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

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