強化交通運輸檔案管理工作的措施

楊樹偉

摘 要 本文分析當今交通運輸業(yè)檔案管理中存在的問題，并提出交通運輸業(yè)檔案管理的具體思路，指出強化檔案管理的措施。

關鍵詞 交通運輸 檔案管理 現(xiàn)狀 應對措施

交通運輸業(yè)的檔案管理是十分重要的，它不僅能反映交通運輸業(yè)的經(jīng)濟業(yè)務能力，而且還可以為總結(jié)經(jīng)營管理經(jīng)驗提供重要依據(jù)。檔案是否真實、完整，這一結(jié)果將會直接影響到檔案工作的質(zhì)量，甚至是企業(yè)未來的發(fā)展。

然而，檔案管理工作往往最容易被忽視，是檔案工作中的薄弱環(huán)節(jié)，這一環(huán)節(jié)的失誤，將嚴重影響檔案工作的質(zhì)量和水平。如何切實到位地做好檔案管理工作，是目前交通運輸業(yè)檔案工作中亟待解決的一個問題。

1交通運輸業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀

在交通運輸行業(yè)中，檔案管理工作是保存歷史資料、服務現(xiàn)實工作，具有承上啟下功能的一項重要工作。許多交通運輸業(yè)都積極開展此項工作，但由于管理工作人手相對較少，而工作又相對較繁雜，并且一些人員對于檔案管理工作重視不夠，存在著少干活、少出錯的應付思想。其具體表現(xiàn)主要是：

（1）檔案管理意識淡薄、檔案資料的收集、整理容易被忽視。尤其是在當前企業(yè)中，檔案管理工作根本沒有把資料的整理歸檔工作列入日程，甚至把它當成是浪費時間和精力的事情。久而久之，造成檔案的丟失，變質(zhì)，失去價值。

（2）檔案管理不完善、不規(guī)范。建立良好的檔案管理機構(gòu)是檔案管理工作的前提和保證，同時也是檔案管理工作有效進行的基本條件。但是，在實際工作中，檔案管理工作分工模糊，由不同的人員兼職，均未設置此管理機構(gòu)。這樣，就導致在核算、開支、創(chuàng)收、分配等方面無統(tǒng)一管理，并且所依據(jù)的規(guī)章制度也不一，不能協(xié)調(diào)一致，最終導致各自為政，無人負責，檔案管理不夠規(guī)范。

（3）檔案管理人員專業(yè)技能較低，道德素質(zhì)修養(yǎng)不高，對檔案管理工作認識程度不夠。目前，在很多地方并沒有聘用檔案管理的專業(yè)人員，而是由一些非專業(yè)的人員來兼職管理。這些人沒有經(jīng)過檔案業(yè)務知識的專門培訓，缺乏經(jīng)驗，只是依葫蘆畫瓢，借鑒其他人員在檔案管理中的經(jīng)驗，加以自己主觀的想法。這樣使得整理出來的檔案案卷存在較大的個人因素，缺乏通用性，檔案質(zhì)量不高，難以保證檔案的完整性和安全性，造成了檔案流通、使用、保存的價值不高。

2強化檔案管理工作的具體措施

針對以上檔案管理工作中的種種問題，要積極地采取有效的措施來加以改正。要加大對檔案管理工作的認識和重視程度，建立健全管理體制與規(guī)章制度，并行之到位，加強對檔案管理人員的專業(yè)知識的培訓。具體辦法如下：

（1）提高認識。領導要高度重視檔案管理工作，應采取檔案管理工作由一把手主抓，其他領導配合的原則，并且在檔案管理的各個環(huán)節(jié)中，要明確專門的負責人，做到按人頭負責。牢固樹立起良好的檔案管理意識，按照檔案管理的基本原則，認真做好這項工作。

（2）統(tǒng)一政策，避免政出多門。檔案管理制度必須由領導與主管部門統(tǒng)一制定，并及時公布，其他各部門要嚴格按照規(guī)章制度操作，不能各自為政。如有違反規(guī)章制度者，要嚴懲不貸。另外內(nèi)部部門如需制定檔案管理制度時，需要注意必須符合國家的政策和整體制度，并在制度建立后首先上報主管部門審批，審批合格后，再進行部門內(nèi)公布使用。這樣，才能確保檔案管理健康有序地運行。

（3）加強信息化建設，提高管理水平?？萍际堑谝簧a(chǎn)力，尤其是在科技高度發(fā)達的今天，而信息化建設正是科技力量中比較突出和重要的部分。隨著社會信息化和檔案工作現(xiàn)代化步伐的加快，檔案基礎業(yè)務建設的重心必須向檔案信息化建設轉(zhuǎn)移，將信息化建設納入到檔案管理之中，才能不斷提高檔案的信息化程度，使檔案管理發(fā)生質(zhì)的飛躍。因此，要大力改善檔案管理工作的軟硬件設施，確保檔案管理的信息化建設。檔案管理的信息化建設，不僅可以提高檔案管理工作的效率，而且也可以使檔案管理工作規(guī)范化、透明化、專業(yè)化，有條不紊地進行。另外對于檔案的保存、流通，也起到了一定的作用。

（4）提高檔案管理人員的專業(yè)技術水平和道德修養(yǎng)水平。為了適應當代檔案管理工作不斷發(fā)展的新形勢，檔案管理人員必須具備較高的專業(yè)技術水平和道德修養(yǎng)水平。一開始就要挑選有文化底蘊、工作能力強、愛崗敬業(yè)的專職人員負責檔案管理工作。檔案管理人員必須具備德、能、勤、公、廉、儉六個方面的素質(zhì)。一方面，要及時了解并熟悉國家的各項法規(guī)、方針、政策，嚴格貫徹執(zhí)行和遵守法律。另一方面，還應掌握時事政策、電腦操作等相關知識。

總之，檔案管理工作是檔案工作中的重中之重。為適應新體制下的發(fā)展要求，有必要對目前的交通運輸業(yè)檔案管理工作存在的問題作具體分析，并采取有效措施加以解決，完善檔案管理工作，補充其不足，發(fā)揚其優(yōu)勢，以提高自我發(fā)展能力。

參考文獻

[1] 孫艷麗.檔案信息網(wǎng)絡化的問題[J].檔案管理，1999（04）.

[2] 馮惠玲.電子文件時代新思維《擁有新記憶——電子文件管理研究》摘要之六[J].檔案學通訊，1998（06）.

[3] 唐小燕.電子文件管理不可或缺的元素背景信息[J].檔案學研究，2001（05）.