基層醫(yī)療衛(wèi)生單位的檔案管理和利用的思考

摘 要：基層衛(wèi)生單位檔案管理是一項直接對檔案實體以及檔案信息進(jìn)行管理并向醫(yī)療衛(wèi)生單位提供利用服務(wù)的綜合性業(yè)務(wù)，為國家檔案事業(yè)最基本的構(gòu)成部分，檔案信息所蘊(yùn)藏的應(yīng)用價值正在日益凸顯，如何利用檔案管理工作全面提升基層醫(yī)療衛(wèi)生單位管理水平、提高其工作效率及決策的科學(xué)性成為當(dāng)務(wù)之急。本文從當(dāng)前基層醫(yī)療衛(wèi)生單位檔案管理著手，分析其存在的主要問題并根據(jù)問題表現(xiàn)提出針對性的改進(jìn)措施，以為其檔案管理和更好的利用檔案信息提供幫助。

關(guān)鍵詞：基層醫(yī)療衛(wèi)生單位；檔案管理；利用

信息資源已經(jīng)成為了二十一世紀(jì)核心資源之一，包括資料、數(shù)據(jù)、技術(shù)、信譽(yù)、形象等在內(nèi)的信息資源逐漸成為了重要的生產(chǎn)要素以及無形資產(chǎn)[1]。對于基層醫(yī)療衛(wèi)生單位而言，檔案管理不僅僅是對患者信息的收錄和整理，更是對其中蘊(yùn)藏的醫(yī)療信息資源的進(jìn)一步挖掘。然而，由于基層衛(wèi)生單位在人員配置以及管理方面水平不高，使得檔案管理普遍存在著一系列問題，不僅影響了檔案管理水平，還對其科學(xué)決策帶來了一定的不良影響。故此圍繞基層醫(yī)療衛(wèi)生單位的檔案管理和利用展開研究無疑具有重要的研究價值和現(xiàn)實意義。

1基層醫(yī)療衛(wèi)生單位檔案管理存在的問題

1.1檔案管理人員素質(zhì)有待于進(jìn)一步提升

檔案管理是一項專業(yè)技術(shù)要求較強(qiáng)的工作，除了必須要有豐富工作經(jīng)驗外，還能夠指導(dǎo)和解決學(xué)術(shù)研究、解決業(yè)務(wù)中存在疑難問題的能力。然而，受制于基層醫(yī)療衛(wèi)生單位規(guī)模以及工作人員數(shù)量，檔案管理人員多為其他崗位工作人員兼任，此種管理模式雖然在一定程度上滿足了檔案管理需求，但卻直接導(dǎo)致檔案管理人員素質(zhì)偏低，難以適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理需求。尤其是信息資源重要性日益凸顯的今天，檔案管理人員素質(zhì)不足的問題必將成為制約基層醫(yī)療衛(wèi)生單位發(fā)展的主要因素之一。

1.2基層醫(yī)療衛(wèi)生單位檔案管理制度不健全

為了加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理能力，更好的保護(hù)及開發(fā)檔案資源，全國人民代表大會常務(wù)委員會審議通過并下發(fā)了《檔案法》，為全國醫(yī)療衛(wèi)生單位檔案管理工作提供了強(qiáng)有力的指導(dǎo)。然而，對于絕大多數(shù)基層醫(yī)療衛(wèi)生單位而言，自身的檔案管理制度依然不健全，突出性表現(xiàn)為檔案管理存在著較大的隨意性，并未嚴(yán)格根據(jù)檔案信息等級分門別類的歸檔和存儲，使得不同級別的檔案信息被隨意放置在一起。再比如檔案立卷、檔案查閱與復(fù)制、檔案的銷毀均需要有著嚴(yán)格的管理制度以便于對檔案管理人員的工作行為進(jìn)行約束，而在實際工作中此方面仍然存在著較大的空白之處。

1.3尚未形成檔案信息開發(fā)和利用意識

檔案信息蘊(yùn)藏著豐富的資源，如何開發(fā)和挖掘成為了檔案管理的重中之重。近些年來隨著信息資源的不斷開發(fā)，經(jīng)營管理、安全生產(chǎn)、法律訴訟等事務(wù)中檔案信息發(fā)揮的作用越發(fā)凸顯[2]。檔案管理和利用作為各項事業(yè)建設(shè)與發(fā)展的基礎(chǔ)性工作，具有著不可替代的獨(dú)特作用。然而，我國基層醫(yī)療衛(wèi)生單位仍然未形成足夠的檔案信息開發(fā)和利用意識，具體表現(xiàn)在檔案信息并未轉(zhuǎn)化為信息資源，對于醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的決策尚未發(fā)揮出應(yīng)有的支持和輔助效果，絕大多數(shù)的檔案信息依然處于“睡眠狀態(tài)”。此外，基層醫(yī)療衛(wèi)生單位檔案信息開發(fā)和利用意識不足還表現(xiàn)在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)滯后上，有硬件而無軟件支持，有軟件支持又缺乏數(shù)據(jù)支持，有數(shù)據(jù)支持但難以實現(xiàn)在各個科室間的共享，在知識經(jīng)濟(jì)時代下此種問題越發(fā)凸顯。

2提升基層醫(yī)療衛(wèi)生單位檔案管理的對策

2.1強(qiáng)化職業(yè)技能再教育培訓(xùn)

鑒于檔案管理的重要性以及對工作人員的綜合素質(zhì)要求較高，本文建議今后基層醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)應(yīng)強(qiáng)化職業(yè)技能再教育培訓(xùn)工作，一方面指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，徹底杜絕非本職崗位工作人員兼職的現(xiàn)象再次發(fā)生。另一方面圍繞檔案管理工作實際需求而開展針對性的職業(yè)技能再教育培訓(xùn)工作，例如檔案信息的收集和錄入、檔案價值的鑒定、檔案檢索、檔案提供利用等，以便于工作人員能夠全面掌握檔案管理相關(guān)知識，以便于更好的從事檔案管理和利用工作，為有需求的科室及領(lǐng)導(dǎo)決策提供有價值的檔案信息資源，促使后者能夠得的最大程度上的節(jié)約與合理利用。此外，職業(yè)技能再教育培訓(xùn)必須具有常態(tài)性，換而言之基層醫(yī)療衛(wèi)生單位必須結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)時代下檔案管理的發(fā)展趨勢定期、分階段、有目的的開展相關(guān)培訓(xùn)工作，從而不斷提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。

2.2完善基層醫(yī)療衛(wèi)生單位檔案管理制度

制度是要求大家共同遵守的辦事規(guī)程或者是行為準(zhǔn)則，檔案管理內(nèi)容多樣，提供的服務(wù)亦具有多樣性特征，故此在實際工作中必須通過良好的制度約束檔案管理人員的工作行為。當(dāng)下基層醫(yī)療衛(wèi)生單位需要完善的檔案管理制度主要包括檔案室管理制度、檔案保管制度、立卷歸檔制度、檔案利用制度等，上述制度內(nèi)容基本上涵蓋了檔案管理的全過程。結(jié)合基層醫(yī)療衛(wèi)生單位工作實際，完善檔案室管理制度，以便于規(guī)范管理，限制非工作人員的隨意出入。此外，良好的考核是基層醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)管理者掌握制度落實情況的主要手段，在檔案管理制度建立后定期對檔案管理人員工作成果進(jìn)行考核有助于及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題，所以將考核結(jié)果與績效相掛鉤，無疑能夠為基層醫(yī)療衛(wèi)生單位檔案管理制度的進(jìn)一步完善提供有利的幫助。

2.3廣泛宣傳，樹立檔案信息開發(fā)和利用意識

步入二十一世紀(jì)知識經(jīng)濟(jì)時代后信息資源成為了國家質(zhì)檢、企業(yè)之間競爭的重要戰(zhàn)略性資源，對于基層醫(yī)療單位而言，檔案信息無論是對于提高整體管理水平還是進(jìn)一步提升綜合競爭實力而言均具有重要意義。鑒于此，基層醫(yī)療衛(wèi)生單位領(lǐng)導(dǎo)者就必須展開積極而廣泛的宣傳工作，例如通過宣傳手冊、走廊展示板、發(fā)光二極管、臨時宣傳板等，將檔案信息開發(fā)和利用的重要性全面融入日常管理工作中，促使各個科室均能夠?qū)n案信息形成足夠的重視。此外，檔案信息資源的交互與共享勢必會成為時代發(fā)展的主流趨勢，也是有效開發(fā)和利用醫(yī)療信息資源的重要手段。故此在日常宣傳工作中尚需要圍繞檔案信息的利用展開重點(diǎn)宣傳工作，通過明確而規(guī)范的管理制度約束各個科室轉(zhuǎn)交的檔案信息，促使其格式及填寫符合規(guī)定要求，便于檔案管理的快速收集和錄入以及在不同科室、不同醫(yī)療衛(wèi)生單位之間的交互與共享，如此方能夠最大程度上挖掘出檔案信息所蘊(yùn)藏的有用資源，創(chuàng)造最大化的經(jīng)濟(jì)收益。

3結(jié)語

綜上所述，信息資源已經(jīng)成為二十一世紀(jì)國家之間、企業(yè)之間競爭的核心資源，作為蘊(yùn)藏有豐富信息資源的檔案資料而言，提高基層醫(yī)療衛(wèi)生單位檔案管理和利用效率成為一個迫在眉睫的問題。本文在梳理現(xiàn)有研究成果后總結(jié)當(dāng)前基層醫(yī)療衛(wèi)生單位檔案管理存在的問題包括檔案管理人員素質(zhì)有待于進(jìn)一步提升、基層醫(yī)療衛(wèi)生單位檔案管理制度不健全、尚未形成檔案信息開發(fā)和利用意識。根據(jù)問題表現(xiàn)以及具體內(nèi)容，本文針對性的提出了強(qiáng)化職業(yè)技能再教育培訓(xùn)、完善基層醫(yī)療衛(wèi)生單位檔案管理制度、廣泛宣傳，樹立檔案信息開發(fā)和利用意識的解決對策，希望能夠為基層醫(yī)療衛(wèi)生單位提升檔案管理水平及利用率提供幫助。

參考文獻(xiàn)

[1]任秀峰.小議基層衛(wèi)生院檔案管理存在的問題和改進(jìn)措施[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（17）

[2]梁肖虹.對基層醫(yī)療衛(wèi)生單位檔案管理工作的思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（15）

作者簡介

賀思嘉（1978-），女，遼寧大連人，漢族，大學(xué)本科學(xué)歷，助理館員，近年主要從事藥政管理、職業(yè)病質(zhì)量監(jiān)督等工作。