衛(wèi)生計(jì)生綜合監(jiān)督機(jī)構(gòu)執(zhí)法檔案信息化管理中存在的問(wèn)題及對(duì)策

彭艷玲 張艷軍

摘 要：隨著衛(wèi)生計(jì)生綜合監(jiān)督事業(yè)的不斷發(fā)展，衛(wèi)生計(jì)生綜合監(jiān)督機(jī)構(gòu)內(nèi)的執(zhí)法檔案管理制度得到了健全和完善，其中執(zhí)法檔案信息化管理的重要作用和地位凸顯，工作要求日益提升。因此，有針對(duì)性地改進(jìn)和完善執(zhí)法檔案信息化管理，對(duì)衛(wèi)生計(jì)生綜合監(jiān)督機(jī)構(gòu)意義重大。

關(guān)鍵詞：執(zhí)法檔案，信息化，管理

一、衛(wèi)生計(jì)生綜合監(jiān)督機(jī)構(gòu)執(zhí)法檔案

在衛(wèi)生計(jì)生監(jiān)督執(zhí)法過(guò)程中，會(huì)形成一些具有保存、使用價(jià)值的原始資料和歷史記錄。這些記錄包括案卷、全過(guò)程記錄數(shù)據(jù)等在內(nèi)，對(duì)國(guó)家、社會(huì)、監(jiān)督機(jī)構(gòu)本身或監(jiān)督員、被監(jiān)管單位等都具有保存和使用價(jià)值。將這些數(shù)據(jù)資源收集、整理、歸檔，即形成衛(wèi)生計(jì)生綜合監(jiān)督機(jī)構(gòu)的執(zhí)法檔案。對(duì)于衛(wèi)生計(jì)生綜合監(jiān)督機(jī)構(gòu)而言，執(zhí)法檔案可以理解為整個(gè)執(zhí)法活動(dòng)的歷史記錄。衛(wèi)生計(jì)生綜合監(jiān)督機(jī)構(gòu)執(zhí)法檔案對(duì)于衛(wèi)生計(jì)生綜合監(jiān)督工作意義重大，它是其依法行政和科學(xué)決策的依據(jù)，能夠?yàn)楸O(jiān)督工作重點(diǎn)的判斷提供參考。

作為衛(wèi)生專(zhuān)業(yè)行政執(zhí)法活動(dòng)產(chǎn)生的歷史憑證，衛(wèi)生計(jì)生綜合監(jiān)督機(jī)構(gòu)執(zhí)法檔案具有兩個(gè)主要特征。一是專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)，衛(wèi)生計(jì)生專(zhuān)業(yè)執(zhí)法工作屬于衛(wèi)生法學(xué)范疇，綜合具有法學(xué)的特質(zhì)和醫(yī)學(xué)的特質(zhì)，反映執(zhí)法工作的檔案也具有其自身的特殊性。二是行政性強(qiáng)的，衛(wèi)生計(jì)生執(zhí)法程序要求嚴(yán)格，衛(wèi)生計(jì)生綜合監(jiān)督機(jī)構(gòu)執(zhí)法檔案的形成有著嚴(yán)格的規(guī)范，作為行政執(zhí)法工作的檔案，其對(duì)行政命令和法規(guī)規(guī)范的依附性強(qiáng)。

二、衛(wèi)生計(jì)生綜合監(jiān)督機(jī)構(gòu)執(zhí)法檔案信息化

檔案信息化是一個(gè)長(zhǎng)期轉(zhuǎn)變的過(guò)程，是指檔案管理的模式從實(shí)體為主到以信息為重心的過(guò)程。檔案信息化需要在管理中全面應(yīng)用計(jì)算機(jī)和信息技術(shù)，需要在國(guó)家檔案行政管理部門(mén)的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下進(jìn)行，需要以提高檔案管理和利用的現(xiàn)代化水平為目標(biāo)。

衛(wèi)生計(jì)生綜合監(jiān)督機(jī)構(gòu)執(zhí)法檔案信息化，是檔案信息化在衛(wèi)生計(jì)生綜合監(jiān)督機(jī)構(gòu)的具體實(shí)踐。目前，一般對(duì)衛(wèi)生計(jì)生綜合監(jiān)督機(jī)構(gòu)執(zhí)法檔案信息化的理解包括四個(gè)方面：一是在衛(wèi)生計(jì)生綜合監(jiān)督機(jī)構(gòu)內(nèi)，盡管涉及到公眾對(duì)執(zhí)法檔案信息化的利用，但其執(zhí)行主體是衛(wèi)生計(jì)生綜合監(jiān)督機(jī)構(gòu)。二是需要按照國(guó)家相關(guān)法律和檔案行政管理部門(mén)的規(guī)劃和要求，不能自成一體。三是運(yùn)用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)等先進(jìn)技術(shù)，在對(duì)檔案信息進(jìn)行收集、整理、保存、開(kāi)發(fā)和利用過(guò)程中進(jìn)行管理創(chuàng)新。四是最終目的為形成科學(xué)分類(lèi)、方便管理、安全可靠、內(nèi)容豐富的檔案資源，從而能夠有序整理并充分發(fā)掘、利用執(zhí)法檔案。

通過(guò)掃描等手段，使得衛(wèi)生計(jì)生綜合監(jiān)督機(jī)構(gòu)執(zhí)法檔案具有電子資源，以及直接從電子辦公系統(tǒng)獲得的電子文件，將這些資源以數(shù)據(jù)的形式進(jìn)行存貯，即是我們經(jīng)常說(shuō)的衛(wèi)生計(jì)生綜合監(jiān)督機(jī)構(gòu)執(zhí)法檔案的電子化。電子化數(shù)據(jù)的綜合應(yīng)用等需要更多的技術(shù)支撐和管理支撐，電子化僅僅是信息化的低級(jí)階段。

三、衛(wèi)生計(jì)生綜合監(jiān)督機(jī)構(gòu)執(zhí)法檔案信息化管理中存在的問(wèn)題

在衛(wèi)生計(jì)生綜合監(jiān)督機(jī)構(gòu)實(shí)現(xiàn)執(zhí)法檔案檔案信息化的過(guò)程，是傳統(tǒng)的檔案管理向新型檔案管理模式轉(zhuǎn)變的過(guò)程。在這一個(gè)過(guò)程中會(huì)存在一些問(wèn)題，主要表現(xiàn)在人才、管理和技術(shù)三個(gè)方面。

（一）專(zhuān)業(yè)復(fù)合型人才缺乏

一方面，開(kāi)展執(zhí)法檔案信息化管理對(duì)人才素質(zhì)要求高，即要有一定的檔案工作基礎(chǔ)，又要有一定的信息化工作意識(shí)，還要對(duì)衛(wèi)生執(zhí)法工作有基本的了解，具備高度的責(zé)任心和敏感度，復(fù)合型人才培養(yǎng)的難度大。另一方面，衛(wèi)生計(jì)生綜合監(jiān)督機(jī)構(gòu)目前多為事業(yè)單位，工資福利待遇與專(zhuān)業(yè)技術(shù)職稱(chēng)掛鉤，作為基層醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)檔案系列職稱(chēng)評(píng)定層次低，醫(yī)療類(lèi)不在崗評(píng)定難度大，因此檔案管理員在單位內(nèi)弱勢(shì)化、邊緣化，職工入職意愿差、工作動(dòng)力不足。由于兩方面的原因共同作用，造成了目前衛(wèi)生計(jì)生綜合監(jiān)督機(jī)構(gòu)內(nèi)檔案管理人才缺乏。

（二）分散式管理模式落后

目前，衛(wèi)生計(jì)生綜合監(jiān)督機(jī)構(gòu)內(nèi)檔案管理依然未能實(shí)現(xiàn)集中管理，多采用分散式管理模式。分散式管理模式中，案卷類(lèi)文書(shū)和影音資料分別由檔案室、執(zhí)法業(yè)務(wù)科室保管，實(shí)際操作過(guò)程中案卷沿革較為清晰，但是影音資料連續(xù)性不強(qiáng)。隨著行政執(zhí)法全過(guò)程記錄的推開(kāi)，這些影音資料將成為行政執(zhí)法檔案的重要組成部分。因此，衛(wèi)生計(jì)生綜合監(jiān)督機(jī)構(gòu)檔案信息化工作中，分散式管理模式因其不利于檔案的完整性必然會(huì)造成不良影響。

（三）軟件兼容性考慮不足

由于信息化的推進(jìn)一般晚于辦公自動(dòng)化的推進(jìn)，在衛(wèi)生計(jì)生綜合監(jiān)督機(jī)構(gòu)內(nèi)辦公自動(dòng)化于檔案信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)不同步，兼容性差給管理帶來(lái)很多困難。行政管理的多頭化也造成了檔案信息化建設(shè)中對(duì)接不暢，如作為基礎(chǔ)檔案的醫(yī)療單位許可庫(kù)與手持式執(zhí)法終端監(jiān)管單位庫(kù)的共享，目前依然在實(shí)驗(yàn)階段。

四、衛(wèi)生計(jì)生綜合監(jiān)督機(jī)構(gòu)執(zhí)法檔案信息化管理的改善對(duì)策

針對(duì)目前存在的問(wèn)題，衛(wèi)生計(jì)生綜合監(jiān)督機(jī)構(gòu)執(zhí)法檔案信息化管理可以采取以下三方面措施進(jìn)行改善。

（一）加強(qiáng)人力資源的統(tǒng)籌和管理

人力資源對(duì)于目前衛(wèi)生計(jì)生綜合監(jiān)督機(jī)構(gòu)檔案工作，特別是執(zhí)法檔案信息化工作是具有決定意義的重大因素。要探索建立適合監(jiān)督機(jī)構(gòu)檔案工作長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的人力資源管理制度，在執(zhí)法監(jiān)督隊(duì)伍中適度設(shè)立專(zhuān)職檔案管理崗位，專(zhuān)業(yè)技術(shù)聘任方案中適當(dāng)考慮增加檔案類(lèi)職稱(chēng)比例。同時(shí)也要加大培訓(xùn)力度，有計(jì)劃、有步驟、有針對(duì)性地開(kāi)展培訓(xùn)，努力提高檔案管理員綜合素養(yǎng)。

（二）實(shí)行檔案綜合管理模式

衛(wèi)生計(jì)生綜合監(jiān)督機(jī)構(gòu)執(zhí)法檔案是無(wú)法再生的，因此要認(rèn)真維護(hù)檔案的完整性和安全性，實(shí)行統(tǒng)一、綜合、科學(xué)的管理。要在目前檔案室的基礎(chǔ)上建設(shè)綜合檔案室，同時(shí)在各執(zhí)法業(yè)務(wù)科室配備兼職檔案管理員。應(yīng)建立健全檔案管理規(guī)章制度，形成有效運(yùn)轉(zhuǎn)的檔案綜合管理系統(tǒng)，對(duì)檔案做到統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一機(jī)構(gòu)、統(tǒng)一管理制度、統(tǒng)一分類(lèi)編號(hào)、統(tǒng)一集中管理。特別是在影音資料等電子數(shù)據(jù)的保存方面，應(yīng)特別增加投入，在綜合檔案室增加電子防磁柜等必要設(shè)備，做好物理防護(hù)。

（三）加強(qiáng)對(duì)檔案信息化建設(shè)的宏觀規(guī)劃

作為行政事業(yè)單位的衛(wèi)生計(jì)生綜合監(jiān)督機(jī)構(gòu)，其開(kāi)展的很多工作屬于從屬地位，如在檔案信息化工作中，對(duì)于各系統(tǒng)、軟件的兼容性問(wèn)題僅具有使用的權(quán)限。對(duì)于兼容性問(wèn)題的解決，需要國(guó)家和省級(jí)衛(wèi)生計(jì)生行政部門(mén)和檔案行政部門(mén)共同進(jìn)行宏觀規(guī)劃。檔案信息化各組成系統(tǒng)的良好兼容，才能夠有效提升檔案的共享和應(yīng)用水平。另外，衛(wèi)生計(jì)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)執(zhí)法檔案中紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子文件的過(guò)程，也需要統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行規(guī)范和指導(dǎo)。

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作者簡(jiǎn)介：

彭艷玲（1980-），女，承德市衛(wèi)生計(jì)生委綜合監(jiān)督執(zhí)法局。

張艷軍（1967-），承德市衛(wèi)生計(jì)生委考試中心，副研究員。