建設(shè)單位在工程檔案管理中的角色分析

施建俠

摘 要：近年來，政府大力發(fā)展基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，多地采用集中建管模式，即成立專門的部門，負(fù)責(zé)政府投資的公共建筑、道路、橋梁、園林、學(xué)校等建設(shè)管理，建設(shè)單位在工程管理中對整個工程負(fù)責(zé)，期中也包括對工程檔案的收集、接收和移交等檔案管理工作。本文簡述了代建模式下各參與單位在工程檔案管理中的角色和責(zé)任，以及面臨的難題，提出了針對性的對策。

關(guān)鍵字：建設(shè)單位；工程檔案；管理；角色

1建設(shè)單位及各相關(guān)方角色定位

1.1名詞釋義

1.1.1 建設(shè)工程檔案：在工程建設(shè)過程中直接形成的具有歸檔保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像、電子文件等各種形式的歷史記錄，簡稱工程檔案。

1.1.2 城建檔案館：為適應(yīng)現(xiàn)代化城市規(guī)劃、建設(shè)、管理的需要，集中保管本城市建設(shè)過程中形成的需要長期保管的檔案機構(gòu)。

1.1.3 建設(shè)單位：本文所稱建設(shè)單位是指市政府投資建設(shè)的代建主體，負(fù)責(zé)項目前期立項報建、招投標(biāo)、施工過程管理、竣工驗收等工程全過程管理，并在竣工后將工程交鑰匙給使用者的單位。

1.1.4 使用單位：使用或者管理市政府投資建設(shè)工程的單位。可以是業(yè)主，也可以是管理人。

1.1.5施工單位： 由相關(guān)專業(yè)人員組成的、有相應(yīng)資質(zhì)、進(jìn)行生產(chǎn)活動的企事業(yè)單位。

1.1.6監(jiān)理單位： 是指取得監(jiān)理資質(zhì)證書，具有法人資格的監(jiān)理公司、監(jiān)理事務(wù)所和兼承監(jiān)理業(yè)務(wù)的工程設(shè)計、科學(xué)研究及工程建設(shè)咨詢的單位。

1.2各相關(guān)方在工程檔案管理中的角色定位

1.2.1 城建檔案館角色定位①接收本城市重要的需永久和長期保管的城市建設(shè)檔案；②對接收進(jìn)館的檔案和資料進(jìn)行整理、分類、排架等管理工作；③對檔案的整理提出要求，對各參與方檔案業(yè)務(wù)進(jìn)行檢查和指導(dǎo)，并參加建設(shè)工程的竣工驗收；④城市建設(shè)問題咨詢中心，開展城建信息交流。

1.2.2建設(shè)單位角色定位，作為建設(shè)項目檔案管理的主體，（1）對工程建設(shè)的原始資料親自參與，保證資料真實準(zhǔn)確；（2）對工程檔案資料收集、整理、編制、歸檔等進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和檢查，提出具體的整改意見；（3）協(xié)調(diào)施工監(jiān)理單位向城建檔案館、使用單位移交。

1.2.3使用單位角色定位：對接收的工程檔案整理提出要求，接收使用或管理工程完整的工程檔案，開出接收證明，以備維修、擴建使用。

1.2.4施工、監(jiān)理、設(shè)計、勘察單位角色定位：按照城建檔案館、建設(shè)單位的要求，負(fù)責(zé)收集、整理工程建設(shè)過程中形成的檔案，并按規(guī)定移交給相關(guān)方。

2.存在的問題

2.1施工、監(jiān)理單位管理缺失，檔案流失嚴(yán)重。原因有三：（1）管理制度不完善，沒有完善的收集和交接制度，檔案資料有的存在于技術(shù)人員手中，有的存于資料管理員手中，沒有實行集中統(tǒng)一管理，加上檔案人員變動頻繁，如果沒實行嚴(yán)格的交接制度，檔案隨人走，那么檔案流失就不可避免了；（2）思想上不重視日常資料的歸集，等到最后竣工結(jié)算需要交資料的時候，發(fā)現(xiàn)檔案散落在各處，無法收集齊全；（3）工期較長，有的項目由于征地、拆遷和前期立項報建工作等種種原因，致使工程工期較長，有的從立項到竣工驗收要十幾年時間，時間跨度長增加了工程檔案收集和保管的難度，極易造成損壞和丟失。

2.2建設(shè)單位協(xié)調(diào)困難。建設(shè)單位作為溝通主體，既需要和城建檔案館、使用單位協(xié)調(diào)，又需要和施工監(jiān)理勘察設(shè)計單位協(xié)調(diào)，難度很大，原因如下：

（1）法律法規(guī)和實操之間需要協(xié)調(diào)。例如城建檔案館依據(jù)有關(guān)法律法規(guī)要求建設(shè)工程實行總承包的，由總包收集、匯總后一起向檔案館移交，否則不接收。但是考慮到很多項目分為很多標(biāo)段，不能因為一個標(biāo)段或者分包沒有完成移交工作，就影響其他標(biāo)段的正?？⒐?、結(jié)算，經(jīng)過協(xié)調(diào)，和城建達(dá)成一致，分類靈活處理。

（2）資料共用情況復(fù)雜。同樣，有的工程分為很多個標(biāo)段，且時間跨度較長，工程準(zhǔn)備階段文件是共用的，且只有一份，如果沒有匯總收集、移交的話，期中一個標(biāo)段交了，其他標(biāo)段就缺少了工程準(zhǔn)備階段文件，需要和城建檔案館、使用單位說明情況，以及資料共用情況。

（3）要求變化。隨著管理日益完善，有的工程跨時較長的，之前符合要求的，過了幾年有新的規(guī)定，需要重新整理，施工監(jiān)理單位常有怨言。

2.3 指導(dǎo)不足。施工監(jiān)理等單位由于是整理工程檔案的實際操作部門，對具體要求不是很清楚，導(dǎo)致套數(shù)不夠、整理的檔案不符合要求、竣工圖折疊的方法不對、數(shù)次整改仍不符合要求等一系列問題的出現(xiàn)。

3.優(yōu)化管理對策

3.1管理到位，做好過程控制。前推管理，把管理往前推進(jìn)，開展工程檔案“五同步”，指檔案管理與工程建設(shè)計劃、檢查、驗收、考核、結(jié)算同步。

（1）在工程招標(biāo)及與勘察、設(shè)計、監(jiān)理、施工等單位簽訂協(xié)議、合同時，應(yīng)對工程檔案的套數(shù)、質(zhì)量、移交時間等提出明確要求；

（2）工程技術(shù)人員檢查工程質(zhì)量時，檔案人員同時檢查檔案整理情況；

（3）組織工程竣工驗收前，應(yīng)對工程檔案進(jìn)行預(yù)驗收；未取得工程檔案驗收認(rèn)可文件，不得組織工程竣工驗收；

（4）建立考核機制，將檔案整理考核納入到項目最終考核的一部分；

（5）在付款節(jié)點，加入檔案資料及時歸檔的要求，作為付款的必要條件或收取適當(dāng)數(shù)額的歸檔保證金以確保檔案及時、完整歸檔。

總之，工程建設(shè)與工程檔案整理同步，將檔案管理工作納入合同管理是確保 “五同步”有效實施的重要措施。

3.2準(zhǔn)確定位，做好統(tǒng)籌協(xié)調(diào)。

所謂協(xié)調(diào)就是主動調(diào)和相互作用的子系統(tǒng)之間的能量、物質(zhì)、信息交換以確保管理的高效率，它的內(nèi)容包括人際關(guān)系、組織關(guān)系、資源技術(shù)供求信息等。建設(shè)單位應(yīng)該身具“協(xié)調(diào)管理”兼“技術(shù)管理”的角色，代表業(yè)主對整個工程項目從施工準(zhǔn)備到竣工驗收、檔案移交全過程實行管理和監(jiān)督，所以實際上也是一個總體協(xié)調(diào)和管理者。

（1）主動作為，加強溝通。由于建設(shè)工程項目，具有投資大、規(guī)模大、建設(shè)周期長、生產(chǎn)環(huán)節(jié)多、參與方多等諸多特點。作為工程主導(dǎo)方的建設(shè)單位搞好協(xié)調(diào)工作就顯得特別重要。要積極主動用溝通來推進(jìn)、解決問題。

（2）高站位思考，充當(dāng)好橋梁。因為建設(shè)單位是協(xié)調(diào)的主體，協(xié)調(diào)即要堅持原則，又要照顧相關(guān)方的合理訴求，公正、合理地維護(hù)各方利益。

3.3指導(dǎo)到位，做好業(yè)務(wù)培訓(xùn)。采用多種方式，做好工程檔案收集和整理工作的指導(dǎo)和培訓(xùn)工作。

（1）將整理套數(shù)、是否原件、整理要求和格式一次性告知施工監(jiān)理單位，列出個一次性告知單。

（2）充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，在門戶網(wǎng)站上掛上整理的視頻以及案卷清單、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考、竣工圖章等樣板，以供施工監(jiān)理單位參考。

（3）現(xiàn)場培訓(xùn)和指導(dǎo)，必要情況下，要開展工程檔案專項培訓(xùn)，去工地現(xiàn)場指導(dǎo)工程檔案立卷、編目、整理，示范竣工圖折疊方法等，也可以將在建工程項目檔案資料員集中起來培訓(xùn)。

4 結(jié)語

鑒于工程檔案對于工程進(jìn)行檢查、維修、管理、使用、改建、擴建、工程結(jié)算、審計、決算等都是重要的技術(shù)依據(jù)，應(yīng)該說一個優(yōu)質(zhì)工程就包括一套完整準(zhǔn)確的工程檔案，在代建模式下，作為建設(shè)單位一定要完善制度，做好全程控制，從源頭上把好質(zhì)量關(guān)；積極協(xié)調(diào)，上傳下達(dá)，保證各方的利益得到切實保障；做好培訓(xùn)指導(dǎo)，使工程檔案管理人員熟悉整理要求，為城市建設(shè)保存好完整的史料。

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