醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理的安全保密規(guī)范化實施策略探究

張建民

摘 要：醫(yī)療衛(wèi)生檔案中，檔案保存是一個長期的過程，需要對檔案信息資源進行妥善封存和保管，醫(yī)學(xué)研究等一些信息資源，涉及到尖端科學(xué)研究或者國家利益，需要嚴(yán)格保密。本文分析了醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理安全保密規(guī)范化的重要性，并闡述了醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理的安全規(guī)范化措施以及管理的保密規(guī)范化策略，以期促進醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理的科學(xué)規(guī)范化。

關(guān)鍵詞：醫(yī)療衛(wèi)生 檔案管理 安全保密 規(guī)范化

醫(yī)療衛(wèi)生檔案是在防病、治病和醫(yī)療衛(wèi)生監(jiān)督管理活動中形成并歸檔的科學(xué)技術(shù)文件材料，又稱醫(yī)學(xué)科技檔案，包括疫病防治檔案和衛(wèi)生監(jiān)督管理檔案兩部分。其中，有些檔案內(nèi)容，可以對外公布，進行交流，通過公開、交流，可以為經(jīng)濟建設(shè)、醫(yī)學(xué)研究、社會研究和科學(xué)研究服務(wù)；還有一些信息資源，涉及到尖端科學(xué)研究或者國家利益，需要嚴(yán)格保密。這些檔案是不能輕易泄露、完全公開的。衛(wèi)生醫(yī)療機構(gòu)檔案繁雜、信息眾多。醫(yī)療衛(wèi)生檔案中，檔案保存是一個長期的過程，需要對檔案信息資源進行妥善封存和保管。如何保證醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理既能合理有效利用又能夠安全保密？解決這一問題，需要醫(yī)療衛(wèi)生檔案部門實施安全規(guī)范化管理。

1 醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理安全保密規(guī)范化的重要性分析

檔案管理安全保密工作是以檔案資源為對象，信息技術(shù)、計算機技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等為手段，以檔案工作為依托，以檔案管理學(xué)理論為指導(dǎo)，按照國家檔案行政管理部門以及檔案信息社會管理的實際需求開展檔案采集、保存、管理、開發(fā)以及利用的現(xiàn)代化、規(guī)范化管理過程。隨著信息化時代的到來，加快檔案信息化管理已經(jīng)成為一種必然趨勢，這樣才能夠充分地利用檔案資源，為國家和社會的發(fā)展提供強勁的動力。但是，檔案信息安全保密工作面臨眾多威脅，給檔案管理工作人員的工作增加了很大的難度，為了充分發(fā)揮檔案管理工作在檔案安全保密、信息化管理中的作用，就應(yīng)該創(chuàng)建檔案信息安全管理體系。同時，檔案記錄國家及其服務(wù)機構(gòu)的重要歷史活動，和一般的信息存在一定的差別，其內(nèi)容可能直接關(guān)系到國家安全、國際機密等，尤其是政治方面、科技方面、軍事方面以及經(jīng)濟方面的檔案資料必須進行重點保護，一旦不法分子盜竊或者篡改上述信息，將會對國家、社會以及民族等造成無法估計的損失和巨大的危害，由此可見加強檔案管理安全保密和信息化管理工作的重要性。

2 醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理的安全規(guī)范化措施

2.1建立工作人員進出庫制度

檔案庫房是保存檔案的重要場所，必須對進出庫房的人員、時間、方式等進行嚴(yán)格規(guī)定。一般情況下，檔案庫房只允許檔案工作人員進入，非檔案工作人員原則上不得進入庫房。檔案工作人員進出庫房的限制性規(guī)定：非工作時間一般不允許進入庫房；在庫房內(nèi)不允許從事與庫房管理工作無關(guān)的活動；不允許攜帶飲料、食物進入庫房；不允許在庫房內(nèi)吸煙、喝水、吃東西；庫房內(nèi)無人時應(yīng)關(guān)燈、關(guān)窗、鎖門。

2.2設(shè)立檔案應(yīng)急管理機制

檔案應(yīng)急管理和搶救是指檔案室及檔案形成單位建立相關(guān)制度和應(yīng)急方案，保證在發(fā)生自然或人為造成的突發(fā)事件時，能夠及時、安全地?fù)尵葯n案，盡量避免或減少檔案所遭受的損害。所謂突發(fā)事件是指由人為或自然因素引起的突發(fā)性危機，可能危及檔案安全和嚴(yán)重干擾檔案工作秩序，需要采取應(yīng)急處置措施以應(yīng)對的事件。主要包括：針對潛在的災(zāi)害風(fēng)險，如水災(zāi)、火災(zāi)、盜竊、地震、爆炸等。編制檔案應(yīng)急搶救預(yù)案；在對永久保存的檔案實行分級保管的基礎(chǔ)上，優(yōu)先搶救珍貴檔案；模擬演習(xí)，提高和加強檔案人員的應(yīng)急搶救能力。

2.3嚴(yán)格庫房溫濕度控制

檔案庫房內(nèi)的溫濕度直接影響檔案的自然壽命，一般檔案庫房溫濕度標(biāo)準(zhǔn)為 14～24 攝氏度，45%～60%相對濕度。因此，檔案室要在庫房內(nèi)配置精確、可靠的溫濕度測量儀，隨時測量并記錄庫房溫濕度具體指標(biāo)。同時，采取措施對庫房溫濕度進行調(diào)控，如，采用庫房密閉方法隔絕庫房內(nèi)外溫濕度的流通，并在庫房內(nèi)安裝空調(diào)或恒溫、恒濕設(shè)備，可以將庫房內(nèi)的溫濕度人為控制在適宜的指標(biāo)范圍內(nèi)。

3 醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理的保密規(guī)范化策略

3.1一般檔案的保密管理

檔案庫房管理是檔案保密的重點，從總體上講，檔案庫房應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定單獨設(shè)立，但是有一些不具備條件單位，往往將庫房附設(shè)在機關(guān)辦公樓內(nèi)。應(yīng)注意的是，不是任何一間辦公室都可以用做庫房的。從檔案保密的角度來看，應(yīng)注意庫房門窗的加固，以防盜竊。還應(yīng)盡量做到庫房與辦公室分開，庫房與閱覽室分開。實踐證明，檔案庫房的科學(xué)管理，是做好檔案保密、維護檔案安全的基本保障。對到規(guī)定保存期限且已失效的檔案，認(rèn)真鑒定，編制銷毀清冊，該清冊永久保存；辦理銷毀手續(xù)，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方能銷毀，銷毀時應(yīng)有兩人以上監(jiān)督，并在清冊上簽字。

3.2絕密檔案的保密管理

除了按照要求建立健全保密制度之外，提高絕密醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理人員的素質(zhì)也是急需解決的問題。絕密檔案管理人員具有特殊的地位和身份，有知密早、知密多、知密深的特點。他們對保守黨和國家的秘密，負(fù)有比一般工作人員更為重大的責(zé)任。因此，檔案保密工作好與壞，醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理人員的素質(zhì)是關(guān)鍵。絕密檔案管理人員必須有較強的責(zé)任心、事業(yè)心和高度的保密意識，不僅要有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，經(jīng)手的事情件件有頭有尾，手續(xù)清楚，而且要防止“無形”儲存在頭腦中秘密的泄密。由于檔案管理人員經(jīng)常接觸黨和國家的秘密，這些秘密隨著人的社會活動被帶到各個復(fù)雜的場合，往往一句話，說者無意，聽者有心，在不知不覺中就泄露了秘密。所以，檔案人員無論在什么場合，都應(yīng)把保守國家秘密作為自己的神圣職責(zé)和應(yīng)盡的義務(wù)。

4 結(jié)束語

綜上所述，通過對醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理的安全保密規(guī)范化實施策略分析可知，要在醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理中，建立健全衛(wèi)生醫(yī)療保密制度，規(guī)范檔案分類、整理、外借等操作。對各類檔案資料劃設(shè)密級，分級管理，對于完善醫(yī)療衛(wèi)生檔案安全有著十分重要的意義，在日益信息化的檔案管理工作中更加突顯其必要性。

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