淺析單位文件向檔案的轉(zhuǎn)化步驟

陳巨輝

摘 要：信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的迅速發(fā)展將人類推入了大數(shù)據(jù)時(shí)代，隨著單位信息量的逐漸增多所產(chǎn)生的紙質(zhì)文件具有收集整理繁瑣，整理耗時(shí)的缺點(diǎn)，并且遺失率比較高，因此，本文從單位文件與檔案的區(qū)別入手，分析了單位文件向檔案的轉(zhuǎn)化步驟。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；單位文件；檔案；轉(zhuǎn)化

隨著大數(shù)據(jù)和信息化技術(shù)的發(fā)展與推廣，單位日常社會(huì)生產(chǎn)活動(dòng)中產(chǎn)生的文件特別是紙質(zhì)文件，如果無(wú)法有目的性的收集整理，就會(huì)出現(xiàn)碎片化、遺失率高等問(wèn)題，同時(shí)這些問(wèn)題很容易造成單位檔案的無(wú)序化。在某種程度上，會(huì)直接影響到單位的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)和單位文化的建設(shè)。因此，單位員工特別是單位檔案的管理人員熟悉檔案管理的基礎(chǔ)知識(shí)和掌握文件向單位檔案的轉(zhuǎn)化步驟就顯得尤為重要。

首先，單位文件與檔案的區(qū)別與聯(lián)系。單位文件是指單位為處理社會(huì)生產(chǎn)活動(dòng)而產(chǎn)生的記錄有信息的一切資料。單位的檔案是單位在從事社會(huì)生產(chǎn)活動(dòng)中形成的一系列的具有保存價(jià)值的文件和資料。從定義上理解，文件是單位檔案的基礎(chǔ)，檔案是文件的精華。也就是說(shuō)，不是所有文件都能成為單位檔案；另外，即使有保存價(jià)值的文件，沒(méi)有工作人員的整理也無(wú)法形成檔案。

其次，單位原始文件的收集。在從事各種社會(huì)生產(chǎn)活動(dòng)中會(huì)形成大量原始文件，包括從事管理、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、銷售、廣告宣傳、科學(xué)研究、對(duì)外聯(lián)絡(luò)等各項(xiàng)日常工作中產(chǎn)生的文字、圖表、音像等。員工特別是檔案管理人員需要積極參與各部的事務(wù)，熟悉各部門的運(yùn)作模式和工作進(jìn)度，甚至參與到相關(guān)資料的形成中去。

在收集文件的過(guò)程中為提高工作效率，工作人員在把文件結(jié)案歸檔前必須注意以下要點(diǎn)：

1 必須注意文件的完整性。

完整性是基于事實(shí)上的完整，包括是否有缺頁(yè)、附件是否完整、另外文件的處理手續(xù)或者主管部門負(fù)責(zé)人的簽認(rèn)等。如果是影音資料或者電子資料，檢查與紙質(zhì)檔案的一致性。

2 必須注意文件的真實(shí)性。

確保其能否真實(shí)反映公司的真實(shí)活動(dòng)和過(guò)程。在從事各種社會(huì)生產(chǎn)活動(dòng)中產(chǎn)生的原始文件中，能夠符合檔案管理原則的文件才有保存的價(jià)值，其余文件可以經(jīng)部門負(fù)責(zé)人鑒別，對(duì)于確實(shí)有一定保存價(jià)值的文件，可以另置檔案系統(tǒng)予以保存，以便查閱。

3 其他事項(xiàng)

文件是否為原件，如果不是原件，而是復(fù)印件或手抄件，此時(shí)要檢查其與原件的一致性；不同年度的文件一般不放在一起立卷；有價(jià)證券或者其他貴重物品，一般不歸檔，如需歸檔，可把影印資料或統(tǒng)計(jì)信息進(jìn)行歸檔。

第三，對(duì)有保存價(jià)值的文件進(jìn)行分類。檔案的分類的依據(jù)可以是檔案的來(lái)源、形成時(shí)間、內(nèi)容、形式等特征對(duì)檔案進(jìn)行分類；也可以根據(jù)部門組織、業(yè)務(wù)項(xiàng)目等因素來(lái)分類，并組成一定的體系。應(yīng)盡可能將關(guān)系密切的同一活動(dòng)、工作、會(huì)議形成的文件材料排列在一起。統(tǒng)計(jì)報(bào)表、簡(jiǎn)報(bào)、刊物、來(lái)文與復(fù)文、去文與復(fù)文等成套性文件可集中排列，該套文件內(nèi)部按文件形成的時(shí)間先后排列。同一保管期限文件的排列順序應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定。如果案件較多，可以進(jìn)行大、中、小三級(jí)分類，甚至可以在第三級(jí)之后增設(shè)第四級(jí)進(jìn)行細(xì)類劃分。細(xì)類或小類的文件應(yīng)以裝訂于一檔夾為原則，如果文件較多，一個(gè)檔案夾不夠使用時(shí)，可分為兩個(gè)以上的檔案裝訂，并于細(xì)類或小類之后增設(shè)“卷次”編號(hào)，必便查閱。例如，一般工業(yè)單位的第一級(jí)分類為黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營(yíng)管理類、生產(chǎn)技術(shù)管理類等；黨群工作、行政管理等二級(jí)及二級(jí)以下類目一般按問(wèn)題或組織機(jī)構(gòu)設(shè)置；組織機(jī)構(gòu)等三級(jí)分類可以是科室或項(xiàng)目等；細(xì)類可以是工作組等

第四，對(duì)檔案進(jìn)行命名及編號(hào)。檔案的名稱應(yīng)簡(jiǎn)明扼要，以能充分表示檔案內(nèi)容及性質(zhì)為原則，以提高利用文件的查閱。單位一般沒(méi)有全宗號(hào)，可以不準(zhǔn)備。類別號(hào)，就是不同門類檔案的代號(hào)，一般以拉丁字母及阿拉伯?dāng)?shù)字編寫。期限，檔案的保管期限，分為：永久、長(zhǎng)期、短期。年度，以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注，一般以公元紀(jì)年。機(jī)構(gòu)，文件形成或承辦部門的簡(jiǎn)稱或代號(hào)等。件號(hào)，以年度為界限，由檔案管理人員集中整理歸檔的，一個(gè)保管期限編一個(gè)大的流水號(hào)，由各部門分別整理歸檔的，每個(gè)部門內(nèi)按保管期限分別編流水號(hào)。件號(hào)應(yīng)做到不重號(hào)，不空號(hào)。

第五，對(duì)文件進(jìn)行著錄。也就是把歸檔文件的相關(guān)項(xiàng)目錄入檔案管理系統(tǒng)。一般著錄項(xiàng)目有：文件題名、責(zé)任單位或責(zé)任者、文號(hào)、成文日期、頁(yè)數(shù)、件號(hào)、歸檔年度、保管期限等。其中，責(zé)任單位就是制發(fā)文件的組織或個(gè)人，應(yīng)根據(jù)原文件據(jù)實(shí)著錄，或用同一規(guī)范的通用簡(jiǎn)稱；有文號(hào)的錄入文號(hào)；文件題名，即文件的標(biāo)題，一般應(yīng)照實(shí)抄錄，不做隨意改動(dòng)。如果文件沒(méi)有題名或題名無(wú)法揭示文件的實(shí)際內(nèi)容，應(yīng)重新擬定一個(gè)題名。進(jìn)行著錄并編錄完畢后，應(yīng)在預(yù)留若干空檔，以備將來(lái)增補(bǔ)之用。無(wú)成文時(shí)間的可無(wú)需錄入。

第六，填寫備考表。主要是放置在檔案盒內(nèi)用以說(shuō)明，本盒文件的缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等需要說(shuō)明的情況，如果無(wú)上述情況，可以暫時(shí)不用填寫。另外，表內(nèi)應(yīng)標(biāo)明，整理人：即負(fù)責(zé)本盒文件整理歸檔人員的簽名；檢查人：由負(fù)責(zé)本盒文件歸檔的審核的人員簽名；日期：填寫歸檔的日期。

第七，對(duì)檔案的裝訂和入盒。裝訂前需檢查，文件是否破損，對(duì)破損文件進(jìn)行修復(fù)；把字跡模糊的材料進(jìn)行復(fù)制；看文件是否能夠裝訂；對(duì)較大的文件，進(jìn)行折疊，一般形成A4紙大小；原文件的裝訂物如需去除進(jìn)行去除；單頁(yè)文件無(wú)需裝訂。

4 結(jié)語(yǔ)

總之，單位檔案對(duì)于單位自身的發(fā)展有著極其重要的作用。特別是進(jìn)入大數(shù)據(jù)時(shí)代，大數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)就是大量真實(shí)的數(shù)據(jù)，包括，文本、圖片、音視頻等資料，而良好的單位檔案管理系統(tǒng)將會(huì)有利于單位大數(shù)據(jù)的收集。

參考文獻(xiàn)

[1]高玫.淺談如何提高事業(yè)單位文件檔案管理能力[J].商情，2017（13）.

[2]劉慧婷.事業(yè)單位檔案的歸檔文件整理研究[J].青年時(shí)代，2016（22）.

[3]洪建華.基層單位文件檔案管理現(xiàn)代化路徑探索[J].中國(guó)管理信息化，2017（22）：189-190.