供電企業(yè)檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策研究

呂昕洪

摘 要：供電企業(yè)掌握著用戶(hù)的用電信息，對(duì)供電情況進(jìn)行記錄，為基層提供可靠的數(shù)據(jù)，供電企業(yè)中數(shù)據(jù)較多，因此需要進(jìn)行定期有效的跟蹤，本文就對(duì)基層供電企業(yè)的檔案管理中存在的問(wèn)題進(jìn)行了分析，并且提出了相應(yīng)的建議進(jìn)行參考。

關(guān)鍵字：供電企業(yè)、檔案管理、問(wèn)題及對(duì)策

1 前言

供電企業(yè)的檔案管理內(nèi)容主要包括電力建設(shè)工程檔案、電力企業(yè)行政檔案、企業(yè)會(huì)計(jì)檔案、供電檔案，按照檔案的形式劃分有可以分為文書(shū)檔案、圖片檔案、數(shù)據(jù)檔案、電子檔案，多媒體檔案，用于企業(yè)的不同職能部門(mén)，并且檔案的管理量也比較大，給檔案的管理帶來(lái)了一定的難度，隨著科技、文化的進(jìn)步，檔案的管理方式也有了很大的發(fā)展，但是要想取得高效益，就要不斷地總結(jié)和分析，善于發(fā)現(xiàn)解決問(wèn)題，這樣才有利于供電企業(yè)的長(zhǎng)久性發(fā)展。

2 供電企業(yè)檔案管理的重要性

企業(yè)檔案是企業(yè)在設(shè)立、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)時(shí)直接形成的有參考、保存、利用的各種文字、圖標(biāo)、聲像等不同形式、不同款式的歷史記錄。企業(yè)的檔案是企業(yè)的財(cái)富，他不僅僅是企業(yè)的歷史面貌的原始數(shù)據(jù)的依據(jù)，他對(duì)于企業(yè)今后的發(fā)展也有重要的借鑒依據(jù)，也是企業(yè)避免法律風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)企業(yè)權(quán)益的證據(jù)。

3 供電企業(yè)中存在的問(wèn)題

社會(huì)的發(fā)展個(gè)企業(yè)管理帶來(lái)了新的理念，企業(yè)的檔案管理也朝著更具體化、復(fù)雜化進(jìn)行發(fā)展，給企業(yè)的管理帶來(lái)了一些機(jī)遇和挑戰(zhàn)。然而，一些企業(yè)依舊采用過(guò)去的管理方式，導(dǎo)致無(wú)法適應(yīng)時(shí)代發(fā)展，無(wú)法進(jìn)一步提高企業(yè)管理的科學(xué)性和有效性，因此本文就對(duì)現(xiàn)在出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行分析：

3.1 前期的管理不當(dāng)為后期帶來(lái)困難

一些一次性檔案由于數(shù)據(jù)的復(fù)雜給管理人員帶來(lái)了困難，加上部分企業(yè)沒(méi)有重視起檔案的管理。為檔案的后續(xù)管理帶來(lái)了困難。

首先，許多供電企業(yè)沒(méi)有制定有關(guān)一次性檔案的收集、處理以及管理上的制度，導(dǎo)致了企業(yè)在進(jìn)行數(shù)據(jù)采集時(shí)數(shù)據(jù)及信息無(wú)規(guī)可循，造成了原始數(shù)據(jù)的雜亂、分類(lèi)不明確等信息缺漏的現(xiàn)象，給后續(xù)的管理帶來(lái)了不良影響，其次是部分基層供電企業(yè)在對(duì)檔案進(jìn)行處理中沒(méi)有對(duì)信息進(jìn)行加工，導(dǎo)致了無(wú)關(guān)數(shù)據(jù)的出現(xiàn)，加大了一次性檔案的信息量，降低了檔案信息的有效性，最后在對(duì)檔案進(jìn)行歸類(lèi)整理是，管理人員沒(méi)有達(dá)成歸類(lèi)工作的一致性，導(dǎo)致了檔案的歸集分類(lèi)的混亂，影響了檔案的順利進(jìn)行。

3.2 管理水平低 缺乏監(jiān)督

檔案對(duì)供電企業(yè)的正常運(yùn)行起著重要的作用，但是由于檔案的發(fā)展產(chǎn)生的效果不能立竿見(jiàn)影，因此，一些供電企業(yè)就不夠重視檔案的管理，一些企業(yè)依舊采用傳統(tǒng)的管理方法，沒(méi)有對(duì)管理工作進(jìn)行考察，導(dǎo)致了管理的水平較低，長(zhǎng)期阻礙著企業(yè)的發(fā)展，一些企業(yè)只完成了檔案的整理和歸類(lèi)，沒(méi)有對(duì)檔案的所屬部門(mén)，內(nèi)容類(lèi)型，實(shí)踐等內(nèi)容進(jìn)行歸類(lèi)，導(dǎo)致了檔案信息的歸類(lèi)過(guò)于簡(jiǎn)單，無(wú)法為企業(yè)提供科學(xué)的有效的依據(jù)，還有，企業(yè)檔案管理部門(mén)沒(méi)有制定高效的管理制度，給檔案的查詢(xún)帶來(lái)了難度。降低了檔案管理的有效性，不利于企業(yè)的管理和發(fā)展。

3.3 檔案人員不足 人員素質(zhì)不高

由于檔案管理人員沒(méi)有進(jìn)行專(zhuān)門(mén)的培訓(xùn)，后期也沒(méi)有進(jìn)行定期培訓(xùn)，導(dǎo)致了綜合素質(zhì)不高，對(duì)企業(yè)的發(fā)展不利。

部分供電企業(yè)的員工只有少數(shù)是正式員工，并且人員的聘請(qǐng)也是在年中年末進(jìn)行招聘兼職人員，兼職人員并不了解企業(yè)的運(yùn)行，組織結(jié)構(gòu)和規(guī)章制度，并且缺乏責(zé)任和專(zhuān)業(yè)的素養(yǎng)，降低了企業(yè)檔案管理的質(zhì)量和效率。許多企業(yè)不重視人員的培訓(xùn)，造成了檔案管理水平的無(wú)法提高，并且和時(shí)代的脫軌，因此要想提高管理水平就要提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)。

3.4 檔案管理信息化程度不高

由于供電企業(yè)的日常業(yè)務(wù)細(xì)致，導(dǎo)致了企業(yè)的檔案量較大，并且檔案的載體為紙質(zhì)，記錄和保存起來(lái)有一定的困難和風(fēng)險(xiǎn)，雖然時(shí)代的進(jìn)步為檔案的管理提供了搞笑畫(huà)的管理途徑，多媒體時(shí)代的到來(lái)使得當(dāng)哪的管理更加的快捷高效，但是企業(yè)沒(méi)有充分的利用檔案的信息化進(jìn)行管理，依舊采用手動(dòng)保存或者用簡(jiǎn)單的表格進(jìn)行保存的方式進(jìn)行，導(dǎo)致了數(shù)據(jù)和文本都要進(jìn)行手工的錄入，降低了工作效率。

4 供電企業(yè)檔案管理的對(duì)策

當(dāng)前的供電企業(yè)在檔案管理上存在了許多的問(wèn)題，雖然這些問(wèn)題不會(huì)對(duì)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益造成影響，時(shí)代在不斷地發(fā)展，企業(yè)也需要進(jìn)步，不能因?yàn)楣芾聿簧贫绊懫髽I(yè)的信息混亂，最終影響市場(chǎng)、管理、經(jīng)營(yíng)等方面的決策，對(duì)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展帶來(lái)消極地影響，因此，我提出了以下幾條建議供參考。

4.1 提高人員素質(zhì)，進(jìn)行專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)

通過(guò)每年定期的舉辦當(dāng)那管理培訓(xùn)班進(jìn)行學(xué)習(xí)和強(qiáng)化檔案的管理、收集、分類(lèi)的知識(shí)，掌握好數(shù)字檔案的操作和應(yīng)用，專(zhuān)職人員通過(guò)理論實(shí)際相集合的方式進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)教學(xué)，取長(zhǎng)補(bǔ)短，提高人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，開(kāi)展集中地培訓(xùn)，集中地利用人力物力財(cái)力的資源，把人員進(jìn)行集中培訓(xùn)，在學(xué)習(xí)上進(jìn)行相互溝通、探討、增強(qiáng)檔案管理人員的學(xué)習(xí)的系統(tǒng)性和專(zhuān)業(yè)性。

進(jìn)行個(gè)別的指導(dǎo)，組織業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的教師進(jìn)行培訓(xùn)后的單獨(dú)答疑上級(jí)部門(mén)進(jìn)行手把手的傳幫帶，培訓(xùn)各類(lèi)載體的收集、整理、分類(lèi)、組卷和數(shù)字檔案管理的系統(tǒng)實(shí)踐操作，引導(dǎo)新入職的人員進(jìn)行檔案的編排工作，根據(jù)結(jié)果進(jìn)行點(diǎn)評(píng)，匯總存在的問(wèn)題和進(jìn)行改進(jìn)，短而快的提高檔案人員的理論和實(shí)際操作能力。個(gè)別指導(dǎo)比組件業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)班更要經(jīng)濟(jì)和高校，因此個(gè)別指導(dǎo)也是檔案管理的一個(gè)重要手段。

4.2 進(jìn)行多元化管理

企業(yè)要充分的了解現(xiàn)階段的經(jīng)營(yíng)發(fā)展情況，通過(guò)各個(gè)部門(mén)的工作績(jī)效的考察，把職能類(lèi)似的部門(mén)進(jìn)行合并，對(duì)結(jié)構(gòu)復(fù)雜的工作內(nèi)容和范圍較廣的部門(mén)進(jìn)行合并，對(duì)結(jié)構(gòu)復(fù)雜的進(jìn)行細(xì)化、拆分，促進(jìn)企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)的合理化，進(jìn)行完善、科學(xué)的管理結(jié)構(gòu)把企業(yè)檔案的管理職責(zé)進(jìn)行明確，提高管理的有效性。

電腦和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，對(duì)檔案管理是一個(gè)新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。合理利用數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)來(lái)培訓(xùn)檔案管理人員，是當(dāng)今檔案管理培訓(xùn)的必要手段。供電系統(tǒng)可以統(tǒng)一的采用《國(guó)家電網(wǎng)檔案館信息系統(tǒng)》的信息平臺(tái)，并邀請(qǐng)專(zhuān)業(yè)人員獨(dú)一檔案管理人員進(jìn)行計(jì)算機(jī)方面的培訓(xùn)，進(jìn)行定期或者不定期的在線(xiàn)數(shù)字檔案檢查和指導(dǎo)，進(jìn)行督促，及時(shí)的解決問(wèn)題，定期的通報(bào)公司檔案的完成情況，指導(dǎo)各供電公司人員進(jìn)行檔案的整理和歸檔，提高供檔率和完整率。

4.3 加強(qiáng)合作

定期的開(kāi)展檔案管理人員的互查工作，各類(lèi)專(zhuān)職檔案的管理人員要檢查兄弟單位的檔案年度歸檔整理的情況和歸檔的及時(shí)率，進(jìn)行年度績(jī)效的考核，了解各個(gè)公司檔案管理現(xiàn)狀，協(xié)助做好檔案的診斷工作，有針對(duì)性的進(jìn)行業(yè)務(wù)的指導(dǎo)，先進(jìn)的對(duì)落后的進(jìn)行幫扶，帶動(dòng)管理基礎(chǔ)薄弱的供電公司提升檔案的管理水平，為檔案管理人員提供可以溝通交流的機(jī)會(huì)，營(yíng)造一個(gè)好的氛圍。

組織檔案工作人員參加國(guó)家檔案、省市檔案局、省電力公司等上級(jí)單位舉辦的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，通過(guò)培訓(xùn)使得檔案工作人員可以及時(shí)的了解檔案的工作新動(dòng)態(tài)、新方向、掌握好檔案規(guī)章、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，為檔案的工作奠定一個(gè)堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

5 結(jié)論

當(dāng)前的供電企業(yè)不僅具有提高檔案管理效率和質(zhì)量的需求性，在飛速發(fā)展的時(shí)代背景下，要有檔案管理改革的迫切性，要提高員工的素質(zhì)，進(jìn)行科學(xué)化的管理，提高管理水平。促進(jìn)檔案的管理的有效性，為企業(yè)的發(fā)展提供保障。

參考文獻(xiàn)

[1]基層供電企業(yè)檔案管理存在的問(wèn)題分析及改進(jìn)策略.陳娟

[2]探索新形勢(shì)下縣級(jí)供電企業(yè)檔案管理專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)的新途徑.林敏芳