如何使檔案管理工作規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化

莊冰冰

檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是實現(xiàn)檔案管理的重要中間環(huán)節(jié)。在搞好硬件建設(shè)的同時，做好文書處理工作則是實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的重要基礎(chǔ)工作。日益豐富的工作實踐表明，雖然文書處理工作與檔案工作各有不同的工作任務(wù)，具有相對獨立性，但由于文書是檔案的來源，檔案是文書的歸宿，所以，兩者又是文檔工作流程中緊密相關(guān)的工作環(huán)節(jié)。因此，我們，我們要強(qiáng)化系統(tǒng)思維意識，樹立文書處理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化與檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化同行的工作指導(dǎo)思想，在實際工作中，把住文書處理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的人口關(guān)，做好實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)工作。

1推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)牲前提是——做好公文制發(fā)

公文是檔案的前身，檔案由公文轉(zhuǎn)化而來?？梢哉f公文制發(fā)的怎樣，不僅僅決定公文本身的質(zhì)量，同時，也影響日后檔案的質(zhì)量，決定了檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的質(zhì)量響題。因此，我們在公文制發(fā)中必須要注意解決好規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化問題，以提高檔案整體質(zhì)量，為檔案工作實施規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理打下牢固的工作基礎(chǔ)。首先公文用紙質(zhì)量要好，帳面尺寸規(guī)格要統(tǒng)一、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，符合國家的有關(guān)規(guī)定。排版形式為橫寫橫排，左側(cè)裝訂。二要注意檢查制發(fā)公文是否履行了簽發(fā)手續(xù)，是否符合審批權(quán)限，公文標(biāo)題是否準(zhǔn)確，主送單位和抄送單位準(zhǔn)不準(zhǔn)，落款是否與公文一致，有無日期等。三是公文字跡要牢固清晰。不論是草擬公文，繕印公文，還是做出的各種記錄、報表、簽字、批注等，都不應(yīng)使用容易褪色的筆種、墨水及紙張，以保證字跡鮮明、清晰，有利于日后長久保管利用。四是使用文種要合理，擬制格式要規(guī)范，行文不要濫用簡稱和使用不規(guī)范的字，以利于日后標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化檢索手段的實施應(yīng)用。

2立卷歸檔原則是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化，標(biāo)準(zhǔn)化的重要環(huán)節(jié)

相近公文的重復(fù)與立卷組合的無序是阻礙檔案工作實現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的最大問題。實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的根本目標(biāo)就是要實現(xiàn)檔案保管利用價值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。而“以我為主”的立卷歸檔工作則是解決問題、實現(xiàn)目標(biāo)的關(guān)鍵性工作?！耙晕覟橹鳌钡牧⒕須w檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則，不僅是在我國文書立卷歸檔工作實踐中形成并堅持下來的一條原則，而且還是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，乃至現(xiàn)代化的一個重要原則。它要求我們在實際工作中，在嚴(yán)格執(zhí)行國務(wù)院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎(chǔ)上，要注意解決好三個問題：一是要準(zhǔn)確把握文件立卷歸檔的時效性，完成現(xiàn)行文件階段任務(wù)的，才能予以立卷或歸檔，而沒有完成的，則不能立卷或歸檔，否則，將會給檔案管理造成無序和混亂。二是明確立卷歸檔的重點和進(jìn)行合理的立卷分工。要在“以我為主”原則指導(dǎo)下確立立卷歸檔的重點，在實際工作中要注意區(qū)分文件與資料，特別是要注意區(qū)分在內(nèi)容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，具體問題具體分析，以減少檔案管理中的重復(fù)度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。三是在堅持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護(hù)全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點，分清主次，把住全宗的人口關(guān)，使不該歸檔文件不致混入，同時，又要注意防止應(yīng)歸檔文件的散失。特別是在立卷中，要把同類并具有內(nèi)在聯(lián)系的文件材料組在一個卷內(nèi)，保持同一問題的完整牲，反映同一問題的全部處理過程及來龍去脈，從而在提高檔案利用價值的同時，使立卷歸檔后所形成的檔案既完整，又不龐雜，為檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理奠定堅實的工作基礎(chǔ)。

3案卷質(zhì)量是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化，標(biāo)準(zhǔn)化的可靠保證

不斷深化的工作實踐證明，案卷材料收集的是否完整是決定和影響檔案價值的因素，而立卷方法問題與案卷裝訂質(zhì)量問題則可能是決定和影響檔案工作規(guī)范化，標(biāo)準(zhǔn)化質(zhì)量的操作性因素。因此，在推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的工作進(jìn)程中，我們必須一方面要注意解決好立卷方法問題，以有利于檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理中的分類和檢索，另一方面，要注意解決好案卷裝訂質(zhì)量問題，以有利子檔案規(guī)范。

4建立健全檔案管理制度，與檔案工作進(jìn)程保持同步發(fā)展

由于檔案工作程序日完善，檔案管理制度的修訂、完善、更新的任務(wù)日漸艱巨，為適應(yīng)檔案工作快速發(fā)展變化的特點，我們要采取一系列措施，如將檔案規(guī)章制度重新修訂后匯集成冊，制訂特色檔案管理制度等。通過制度建設(shè)，規(guī)范了機(jī)關(guān)單位檔案管理方法和程序，檔案材料的系統(tǒng)性得到制度保證，同時檔案人員通過完善的制度建設(shè)，對檔案進(jìn)行實時控制成為可能。

5引入現(xiàn)代化手段，主動開發(fā)檔案信息資源

現(xiàn)在各級檔案部門在積極探索利用途徑，不斷豐富檢索工具的基礎(chǔ)上，圍繞單位的中心工作和重點任務(wù)，分析檔案需求信息，編制出大量適合當(dāng)前本單位改革和發(fā)展的檔案編研資料。轉(zhuǎn)換被動服務(wù)方式，突出主動服務(wù)特色。依托現(xiàn)代科級，制備出多層次檔案編研成果，不僅滿足了利用者的需求，而且深化了檔案編研的層次。隨著各級政府機(jī)關(guān)對檔案工作認(rèn)識程度的加強(qiáng)，檔案干部隊伍建設(shè)逐步得到重視，隊伍結(jié)構(gòu)不斷優(yōu)化，人員年齡呈現(xiàn)年輕化趨勢，知識層次及專業(yè)素質(zhì)均有較大幅度提高。多數(shù)單位已形成由領(lǐng)導(dǎo)分管.辦公室主任主管，專職檔案人員負(fù)責(zé)，兼職檔案人員配合的檔案工作網(wǎng)絡(luò)體系。為檔案工作的正常開展提供了可靠的組織保障。與此同時，各單位建立了相應(yīng)了崗位責(zé)任制，與考核制度互為制約，將檔案工作“目標(biāo)管理”融人單位的“目標(biāo)管理”中，從而形成“目標(biāo)管理”的公共環(huán)境。因而有效的保證了檔案工作“目標(biāo)管理”全過程的實施。

6應(yīng)用計算機(jī)枝術(shù)對現(xiàn)行文件的檔案管理

現(xiàn)行文件應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)是現(xiàn)代社會加強(qiáng)各項管理所需要的，是機(jī)關(guān)單位管理運(yùn)用計算機(jī)技術(shù)的直接體現(xiàn)和必然結(jié)果。

檔案管理應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)主要是用于檔案整編、檢索、統(tǒng)計及借閱等業(yè)務(wù)職能。主要包括：其一，用計算機(jī)編制檔案檢索工具。以著錄項目組成檔案機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫，然后按不同的要求，利用庫內(nèi)數(shù)據(jù)自動編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；其二，用計算機(jī)進(jìn)行檔案檢索。按照檔案著錄項目中所標(biāo)識的內(nèi)容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其三，用計算機(jī)對檔案管理中形成的各種數(shù)據(jù)或情況，包括入庫與出庫數(shù)量、庫存空間占有率，檔案調(diào)閱、歸還等進(jìn)行登記與統(tǒng)計。由于現(xiàn)行文件和檔案管理是具有承繼聯(lián)系的密不可分的兩個階段，所以任何一階段應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)不僅會對另一階段的工作帶來影響，而且其系統(tǒng)功能的發(fā)揮也受制于另一階段的工作狀況。因此，為了實現(xiàn)現(xiàn)行文件和檔案管理不同階段文獻(xiàn)信息資源的共享和交換，減少數(shù)據(jù)的重復(fù)輸入，規(guī)范各系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口，就需要加強(qiáng)現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)的研究，開發(fā)文檔管理一體化系統(tǒng)軟件。目前，大多數(shù)單位機(jī)關(guān)已經(jīng)自行開發(fā)或購買了文檔管理一體化系統(tǒng)軟件，進(jìn)行現(xiàn)行文件和檔案管理的綜合化管理。

第二階段不同干第一階段的特點和難點在于，現(xiàn)行文件和檔案自動化管理子系統(tǒng)之間的接口?，F(xiàn)在各單位應(yīng)用的文檔管理一體化系統(tǒng)軟件在其結(jié)構(gòu)設(shè)計和功能上不盡相同。

不管任何單位應(yīng)用的現(xiàn)行文件和檔案計算機(jī)管理系統(tǒng)軟件的結(jié)構(gòu)與功能有怎樣的差異，但它們基本上都是遵循現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序和方法。計算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用僅是使原有手工管理更加規(guī)范化，系統(tǒng)化及效率化，并未對現(xiàn)行文件和檔案管理基本理論產(chǎn)生根本影響。

（作者單位：濰坊日報社）