淺議行政機關會議管理

摘 要：根據(jù)政府行政發(fā)展和行政改革的客觀需要與總體趨勢，對每個層次的行政會議都提出了更多、更高的要求。而本文就是根據(jù)我國行政機關會議的現(xiàn)狀，并從行政理論和行政實踐的角度，來探討我國行政進行改革發(fā)展的需要，找出我國行政會議中存在的突出問題，闡述行政會議的管理所具有的重要意義，以及為會議管理提出相關參考意見。以期能夠為相關研究工作者提供可參考依據(jù)，以促進我國行政會議的質(zhì)量提升，提高行政會議的管理水平。

關鍵詞：行政機關；會議管理

一、我國行政會議中存在的突出問題

就我國的行政會議而言，雖然已經(jīng)取得了一些成績，也推進和加快了行政工作，但是其中還存在一些嚴重問題。

首先，就是行政會議的形式不夠恰當，主要表現(xiàn)了這些方面：會議數(shù)量較多，過于形式化，行政會議的規(guī)模較大，會議時間較長，缺少新意，會議的規(guī)格較高等等。其次就是行政會議的質(zhì)量較低，例如：行政會議比較隨意，沒有進行充分地準備，草率、盲目的決定開會，沒能在會議上重視民主，具有較強的武斷性，沒能發(fā)揮出創(chuàng)新思維，行政會議中會存在人治性較高的現(xiàn)象，會議日期、程序容易被改變，會議中的空洞話比較多，沒能有效解決實際問題。最后就是行政會議的會風不正，紀律不夠嚴明，其中存在著各種不良作風。

總之，我國政治經(jīng)濟的形勢日益復雜，政府就必須要對這些社會問題和經(jīng)濟問題進行解決，這也是行政體制進行改革的一種體現(xiàn)，也就是要求行政會議的內(nèi)容、形式、質(zhì)量、效益等方面都能夠滿足新形勢下的需要，體現(xiàn)出行政發(fā)展和行政改革的客觀需要與總體趨勢，由于行政會議會涉及到較廣的內(nèi)容，具有明確的指向性，對預期效益的要求也會更高，也就會有更加繁重的行政任務。在當前，我國的經(jīng)濟水平與交通都在迅速發(fā)展進步，會議手段也變得更加現(xiàn)代化，就會給行政會議提供了更加優(yōu)越的條件。在較短的時間內(nèi)，就能夠?qū)⑾嗑嗲Ю锏男姓藛T聚集在一起，也可以通過網(wǎng)絡視頻來面對面的討論問題。但我國行政會議中存在的嚴重問題，已經(jīng)對行政機關和行政會議的形象造成了嚴重的影響，嚴重影響到了其聲譽。

二、會議管理具有的重要意義

就會議管理而言，這是主要為了提升會議的效益，使用一些有效的管理方法，對會議的規(guī)模的進行控制，確保會議的人、物、財、時間這些方面的投入足夠合理，對會議的質(zhì)量和效益進行有效提升，以確保能夠取得更好地會議效果的一種組織活動。因為會議活動是我們?nèi)祟惿鐣顒又械闹匾徊糠郑?，會議管理就是人類管理活動中的重要一部分。會議發(fā)展和會議管理也是有著密切聯(lián)系的，會議管理的有效進步對會議的發(fā)展也是具有重要意義的。如果從社會的經(jīng)濟發(fā)展的高層次上看，就會發(fā)現(xiàn)會議管理具有的重要作用。主要是表現(xiàn)在了這些方面：

1、會議管理能夠有效提升會議效益。會議實際上是一種投入產(chǎn)出的組織活動，需要有人力、物力、財力的投入，會議活動具有的效益和生產(chǎn)效益一樣，都是可以通過經(jīng)濟反映出來。通過會議管理來提升會議效益，降低投入，那社會效益和經(jīng)濟效益也都會得到提升，否則的話就會給社會帶來很大程度的浪費和消極影響。

2、會議管理能夠?qū)ι鐣?、?jīng)濟活動進行有效調(diào)節(jié)。會議活動在社會和經(jīng)濟活動中占據(jù)著重要地位，同時也是社會的經(jīng)濟發(fā)展的重要要求。所以，會議就是必要的了，但是沒有質(zhì)量保證的會議會造成一系列的問題出現(xiàn)。這就會要求會議管理，使用科學的理論與方法來進行會議活動，避免盲目地進行會議活動，促使會議在我國社會發(fā)展中發(fā)揮出重要的積極作用。

3、會議管理能夠豐富管理科學。也可以說會議是一種社會現(xiàn)象，但比較復雜，它是需要依附在社會活動上的，會受到社會、經(jīng)濟、政治、法律等方面的影響。對這種具有復雜性的會議進行管理，會存在管理上的共性和個性，對會議管理中的個性進行研究，也會加快管理科學的進步和發(fā)展。

三、行政會議的管理策略

建立健全行政會議的管理機構(gòu)。就我國行政會議的管理機構(gòu)而言，這是完成會議管理的基本保證。當前階段，行政會議的管理機構(gòu)能在很大范圍內(nèi)檢查、監(jiān)督、評價、宣傳指導會議活動。行政會議，行業(yè)會議以及單位會議的管理機構(gòu)都是和相關部門互相結(jié)合而形成的管理部門，它們能夠?qū)Σ煌瑫h的管理機構(gòu)的具體職能范圍進行有效劃分。

建立健全會議管理的制度。（1）財務制度。就財務制度而言，這是進行會議管理的主要手段。在當前，應該使用對會議支出進行結(jié)構(gòu)控制和總量控制互相結(jié)合的方法，需要在財務支出中對會議支出單獨列出，然后對會議支出的具體數(shù)額進行核定，原則上會議支出是不能夠超額的，需要將其保持在核定的支出范圍內(nèi)，財政部門也需要加強監(jiān)督，面對會議支出超額的單位，需要給予一定的處罰，嚴格遵守財政紀律。（2）審報制度。就審報制度而言，這是社會組織將召開會議的具體計劃報告給會議的管理部門，并接受管理部門的領導的制度。就會議的管理部門而言，這也是需要根據(jù)實際情況，從會議人數(shù)、會議內(nèi)容、會議投入這些方面來要求審報的實際會議規(guī)模。在會議管理中，審報制度是其中的第一步，有了審報制度，就可以幫助會議的管理部門來對管轄范圍內(nèi)的會議活動的實際情況進行了解，以利于會議管理的實施。若沒有健全的審報制度，會議的管理部門就會形同虛設，更不用談會議管理了。另外，審報制度需要具備權(quán)威性，對于沒有嚴格遵守制度的部門和單位必須要給予處罰。（3）計劃調(diào)節(jié)的制度。通常情況下，會議和會議之間會形成重疊，主要是會議的部分內(nèi)容存在重復，會議人員部門相同，會議的時間也會一樣。所以，會議的管理部門需要在全局的高度，從提升效益的思想出發(fā)，并在時間和空間的條件允許下，來對協(xié)調(diào)計劃進行統(tǒng)一，從而避免會議重疊的現(xiàn)象出現(xiàn)。計劃協(xié)調(diào)的制度一般會要求會議的管理部門可以全面、準確、及時地了解會議的活動安排，科學地制定出符合實際，能夠?qū)嵭械臅h調(diào)節(jié)計劃。（4）匯報制度。就匯報制度而言，這是能夠使組織將單位會議召開的實際情況匯報給行業(yè)的管理部門以及區(qū)域的管理部門的一種制度。通過匯報，有利于會議的管理部門了解會議活動的具體資料，并可以總結(jié)出其中的教訓和經(jīng)驗。另外，會議的管理部門也可以通過匯報來找出管理工作中的不足之處，并及時地進行補救。

參考文獻

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[2][美]倫納德·納德勒，澤西·納德勒，劉祥亞，周晶譯。成功的會議管理—從策劃到評估。機械工業(yè)出版社，2002。

[3][美] 羅杰·摩司魏克 （Roger K.Mosvick），羅伯特·尼爾森（Robert BNelson ）著，高維泓譯。會議管理：如何創(chuàng)造高效率會議。廣西師范大學出版社，2001。

作者簡介

張翃（1981-），男，漢，無錫，本科，無錫市濱湖區(qū)信訪局