淺談基層檔案室如何做好檔案交接工作

李希茜

《機關檔案管理條例》規(guī)定：“檔案保管人員調動工作時，應在離職前辦好交接手續(xù)。”在現(xiàn)實中，基層檔案員專職的很少，檔案員更迭檔案部門無權干涉也很無奈，檔案員更迭時沒有依規(guī)定進行檔案交接、清點的現(xiàn)象時有存在。其造成的危害應當引起足夠重視。

一、基層檔案室檔案交接工作中存在的問題

1、檔案交接工作不及時進行。

當有檔案管理人員離職時，檔案管理工作未及時收尾，而新的檔案管理人員到崗時檔案交接手續(xù)還未完成，導致檔案交接工作缺少時效性。此外，由于檔案交接不及時導致的檔案數(shù)量缺失、種類不全等問題，責任分擔不明、界限劃分不清。更有的基層單位的檔案交接只是一串鑰匙的交接，接收人員也沒有對檔案進行認真核對，明確檔案細則，使得一部分基層單位檔案工作前后脫節(jié)。

2、檔案交接過程不嚴謹

檔案管理工作責任重大，要求管理人員工作認真、有責任心，在檔案交接時必須按照規(guī)定的規(guī)程和手續(xù)辦理交接工作。而有些檔案管理人員在交接檔案時交接手續(xù)應付了事，移交不按程序辦事，手續(xù)不按程序辦理，檔案檢查工作不細致，該檢查的不檢查，該清理的不清理，確認簽字時無人負責，完全忽視了檔案交接工作中的重要內容和檔案交接工作的基本要求。

3 檔案交接監(jiān)督工作不嚴格，缺少監(jiān)管

部分基層單位領導缺乏對檔案交接工作的重視，認為檔案交接工作很簡單，更有一部分基層單位的領導把檔案交接當作事務性的工作，看成是檔案人員之間的事情而缺乏過問和現(xiàn)場監(jiān)交工作，缺少了對檔案交接工作的監(jiān)督管理，間接導致檔案管理上的漏洞。當基層單位檔案出現(xiàn)問題時，往往無人負責，這都是檔案交接監(jiān)督工作不嚴格，工作程序不完整造成的。

二、做好檔案交接工作的主要措施

做好檔案交接工作，不僅是明確檔案人員責任，維護檔案安全完整，確保檔案工作連續(xù)不斷有序進行的需要，而且也是《檔案法》賦予檔案人員的職責。下面針對檔案交接工作中的問題提出具體的措施。

1、重視檔案交接工作，完善規(guī)章制度

檔案交接是基層單位檔案管理中的重要環(huán)節(jié)，應引起基層單位的重視，檔案交接要建章立制，檔案交接工作中要嚴格按照規(guī)章程序進行，納入單位工作程序和規(guī)章制度，檔案員離崗或調動，必須先辦理交接手續(xù)，然后才能簽發(fā)調動工作通知、辦理工資轉移手續(xù)。老檔案員離崗前必須做到：清理檔案，做到帳物相符；新檔案員上崗前要做到：事前全面了解（包括檔案總體情況和移交程序等），認真開展移交

2、檔案人員要認真做好檔案移交準備工作。

一是移交人員應完成的工作主要有：核實檔案柜簽，清查柜內檔案，使移交的檔案分門別類，排列有序；催還借出檔案，暫時不能歸還的注明情況；對檔案工作制度、檢索工具、現(xiàn)存和移出檔案的數(shù)量等情況逐項列表；核對全宗卷目錄，整理好全宗卷內文件及需要移交的其他材料；檔案數(shù)量與目錄記載不相符的，檔案工作存在其他明顯問題的注明情況和原因；有尚未完成的檔案工作，應請示領導明確下一步工作的完成人員。二是接管人員則應做好接交工作：學習有關文件，了解檔案交接工作規(guī)定和基本的檔案業(yè)務知識，了解本單位基本的歷史沿革、主要職能和內部機構設置等情況；對移交人員開列的表格、單據(jù)和其他交接材料逐項核對，逐柜逐卷（件）核查檔案數(shù)量，對不明事項向移交人員或有關領導問明情況，必要時做書面記錄；抽查電子檔案和機讀目錄是否可讀；學習檔案管理軟件或數(shù)據(jù)庫、檔案安全保管設施設備的使用方法；向監(jiān)交人員報告接交的具體情況。

3、嚴格做好檔案交接監(jiān)督工作，加強監(jiān)管力度

檔案交接監(jiān)督工作具有見證監(jiān)督作用，尤其在基層單位，更應該引起領導的重視。所以無論是檔案機構負責人交接，還是一般檔案人員，特別是負責檔案保管人員的交接，都必須安排專人負責監(jiān)督交接。檔案交接監(jiān)督人員要認真履行職責，堅持原則，按程序辦理。普通檔案人員進行檔案交接時，應該由檔案機構的相關負責人進行監(jiān)督。檔案機構負責人進行檔案交接工作時，可由分管檔案工作的領導或檔案行政管理部門進行監(jiān)督。檔案交接監(jiān)督工作人員要做好移交和接受的監(jiān)督工作，不僅要做到帳物相符，手續(xù)齊全，而且要填寫交接文據(jù)，對檔案交接的時間、地點、交接雙方人員姓名、職務等進行記錄，確認之后由交接人員雙方進行簽字蓋章，而且監(jiān)督人員也要進行簽字確認。檔案交接監(jiān)督工作具有一定的責任性，一旦發(fā)現(xiàn)檔案存在問題，除了檔案交接雙方要負責任外，監(jiān)督人員也要承擔一定的責任，以便保證交接工作順利進行。