淺談做好文秘和檔案工作的認(rèn)識(shí)和體會(huì)

高瑜

摘 要：現(xiàn)代文秘工作和檔案管理工作是相輔相成的，文秘工作做得好，能為檔案工作提供良好的條件，而檔案工作則是對(duì)文秘工作的檢驗(yàn)，能促進(jìn)文秘工作規(guī)范化?，F(xiàn)就從我自身的實(shí)際工作談?wù)剬?duì)文秘和檔案管理規(guī)范銜接的一些粗淺認(rèn)識(shí)和看法。

關(guān)鍵詞：檔案管理 領(lǐng)導(dǎo)重視 全員配合 更趨規(guī)范

現(xiàn)代文秘工作和檔案管理工作是相輔相成的，文秘工作做得好，能為檔案工作提供良好的條件，而檔案工作則是對(duì)文秘工作的檢驗(yàn)，能促進(jìn)文秘工作規(guī)范化?，F(xiàn)就從我自身的實(shí)際工作談?wù)剬?duì)文秘和檔案管理規(guī)范銜接的一些粗淺認(rèn)識(shí)和看法。

一、爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)重視是做好文檔工作的前提

1）愛崗敬業(yè)，爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)的重視。領(lǐng)導(dǎo)是否重視文檔工作，在很大程度上取決于對(duì)檔案人員工作的滿意度。因此，要想使單位的檔案工作有起色，首先要爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)重視，檔案工作人員還要注重完善自我，熱愛本職工作，踏實(shí)肯干，發(fā)揮主觀能動(dòng)性，讓領(lǐng)導(dǎo)滿意，更好地為單位的發(fā)展服務(wù)。

2）加強(qiáng)宣傳，增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)。單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文檔工作不夠重視，大多都是因?yàn)槿狈n案意識(shí)，認(rèn)為文書和檔案工作不是主要的部門，可有可無。這就需要檔案人員經(jīng)常向領(lǐng)導(dǎo)宣傳檔案工作的重要性。首先，要勤向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案工作情況，使領(lǐng)導(dǎo)受觸動(dòng)、受啟發(fā)；其次，要努力做好檔案服務(wù)工作，及時(shí)為領(lǐng)導(dǎo)提供檔案利用信息，使領(lǐng)導(dǎo)逐漸認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性。

二、實(shí)施文檔管理現(xiàn)代化是加強(qiáng)文檔管理工作的必由之路

隨著社會(huì)的發(fā)展，文檔管理面臨著許多亟待解決的問題，只有實(shí)現(xiàn)文檔管理現(xiàn)代化，才能有效地加以解決。

1）掌握現(xiàn)代化管理技能，提高綜合素質(zhì)。數(shù)碼產(chǎn)品在文檔管理中的運(yùn)用，使文件的形成、運(yùn)行、積累、轉(zhuǎn)換等各環(huán)節(jié)與辦公自動(dòng)化相銜接，系統(tǒng)地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、統(tǒng)計(jì)等工作，這就需要文檔管理人員結(jié)合本崗位工作，邊學(xué)習(xí)邊操作，在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時(shí)，特別要注重計(jì)算機(jī)知識(shí)、信息技術(shù)的學(xué)習(xí)，努力使自己成為綜合型文檔管理人才。

2）利用現(xiàn)代化技術(shù)整理檔案。紙質(zhì)檔案的整理工作繁瑣，勞動(dòng)強(qiáng)度大。而利用電腦、掃描儀等整理文件，則可以收到事半功倍的效果。在人工立卷時(shí)，立卷人根據(jù)自己的理解對(duì)文件進(jìn)行分類，雖然都按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，但因每個(gè)人的理解不同，對(duì)同一個(gè)文件的分類不盡相同，就不可避免地產(chǎn)生分類不準(zhǔn)確的，影響案卷的質(zhì)量，給今后的利用工作帶來不便。而按照新的《歸檔文件整理規(guī)則》，不需要擬定案卷標(biāo)題，以件為單位，不僅省時(shí)省力，而且利用計(jì)算機(jī)檢索達(dá)到方便快捷，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又可發(fā)揮計(jì)算機(jī)管理優(yōu)勢(shì)，提高了工作效率。真正達(dá)到了簡(jiǎn)化整理、深化檢索的目的。

三、檔案歸檔、整理過程中存在的突出問題

關(guān)于檔案由歸檔部門進(jìn)行整理、立卷的規(guī)定，這是檔案管理規(guī)定在執(zhí)行方面不到位最明顯最長(zhǎng)久的一個(gè)例子。檔案員在工作中要求歸檔部門進(jìn)行立卷，規(guī)定交給檔案部門的歸檔材料應(yīng)當(dāng)是已經(jīng)經(jīng)過立卷整理好了的，但這種要求往往都會(huì)落空，大多數(shù)情況是檔案歸檔后再由檔案員去整理立卷。所以長(zhǎng)期以來，文書或業(yè)務(wù)部門立卷，純粹是一種理論規(guī)定，沒有落到實(shí)處。文書或業(yè)務(wù)部門整理的規(guī)定執(zhí)行得如此艱難，是不是這一規(guī)定本身有錯(cuò)呢，顯然不是的，之所以要規(guī)定文書及業(yè)務(wù)部門整理，是因?yàn)檎淼闹饕康氖菫榱税驯舜擞新?lián)系的，有某種共性的一些文件組織在一起，便于利用，也使得檔案不容易丟失，而歸檔單位對(duì)自己從事的工作最熟悉，最了解文書處理過程，由他們整理，可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)遺漏的材料和提高整理的質(zhì)量，還可以提高整理的工作效率。

由此可見，文書或業(yè)務(wù)部門整理的規(guī)定是很科學(xué)的，反映了檔案管理的規(guī)律，是從檔案工作實(shí)踐中總結(jié)歸納出來的科學(xué)管理方法。

那么如此科學(xué)合理的一項(xiàng)規(guī)定，為什么執(zhí)行起來這么不順呢？首先是因?yàn)檎砉ぷ魇且豁?xiàng)有一定專業(yè)水準(zhǔn)的工作，要根據(jù)文件的形成特點(diǎn)，保持文件間的歷史聯(lián)系，適當(dāng)照顧文件的保存價(jià)值，便于保管和利用，需要整理人花費(fèi)一定的腦力勞動(dòng)和耐心，還要花費(fèi)一定的時(shí)間，這對(duì)于那些沒有檔案整理歸檔意識(shí)的人來說，變成了額外的工作負(fù)擔(dān)，不甚其煩，想盡辦法和理由不整理。其次是在檔案部門要求各歸檔部門整理和各歸檔部門不愿整理的矛盾中，檔案員處于弱勢(shì)，任何部門往往都能強(qiáng)有力地抵制住由歸檔部門整理歸檔的規(guī)定。其結(jié)果只能是兩種：一種是檔案員自己整理，使檔案員用多于部門整理許多倍的精力埋于整理工作，并容易出錯(cuò)，也使得檔案員的真正職責(zé)被削弱了，這樣時(shí)間一長(zhǎng)，檔案管理就容易產(chǎn)生混亂，影響到檔案的長(zhǎng)期保管和利用。

在目前由文書或業(yè)務(wù)部門整理這一規(guī)定還沒有被普遍接受的情況下，為了保證歸檔文件的真實(shí)性、完整性、可靠性，因此應(yīng)該把文件、檔案管理看成一個(gè)統(tǒng)一的系統(tǒng)工程，實(shí)現(xiàn)文檔一體化，檔案工作實(shí)行全程管理、前端控制。如果同一個(gè)部門有專職檔案員，就可以由檔案員來同時(shí)做文書和檔案工作，在文書環(huán)節(jié)就可以把辦理完畢的文件按檔案要求整理好，實(shí)行文檔一體化管理，既減少了重復(fù)勞動(dòng)，又避免了文書與檔案工作之間的不協(xié)調(diào)，徹底解決了文檔兩張皮的現(xiàn)象。因?yàn)樵谀壳坝?jì)算機(jī)技術(shù)不成熟或基層條件不允許的情況下，檔案管理執(zhí)行的是雙軌制，即同一份檔案有電子歸檔，也把紙質(zhì)文件歸檔，平時(shí)在計(jì)算機(jī)上通過檔案管理軟件網(wǎng)絡(luò)把辦理完畢的電子文件隨時(shí)歸檔，到第二年六月份之前再把紙質(zhì)文件一次性歸檔。這樣電子文檔方便了平時(shí)的調(diào)閱利用，紙質(zhì)檔案又滿足了檔案的長(zhǎng)期保管的安全需要。

四、加強(qiáng)在職教育，提高文書檔案管理人員的整體素質(zhì)

文書和檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力直接影響檔案管理工作的質(zhì)量，為了使檔案工作人員能夠適應(yīng)工作的需要，要充分發(fā)揮檔案管理人員的工作積極性和主動(dòng)性，努力提高文檔管理的知識(shí)水平和管理能力。由于文件、檔案種類和載體的多樣化，管理方法要不斷更新，因此，對(duì)文檔工作人員在業(yè)務(wù)知識(shí)、科學(xué)知識(shí)以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。原來那些傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)知識(shí)與工作方法，已不能適應(yīng)新的形勢(shì)，所以，必須對(duì)文檔人員進(jìn)行在職教育培訓(xùn)，盡快培養(yǎng)一批既能掌握新技術(shù)，又能熟悉文檔專業(yè)知識(shí)的人才。

1）進(jìn)一步提高文檔管理人員對(duì)文檔工作的認(rèn)識(shí)。增強(qiáng)管理意識(shí)。文檔管理是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，它要求管理人員既要有高度的工作責(zé)任感、良好的職業(yè)道德、求真務(wù)實(shí)的工作態(tài)度、樂于奉獻(xiàn)的工作精神，又要有扎實(shí)的專業(yè)理論知識(shí)、科技知識(shí)，尤其是運(yùn)用現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)的管理方法管理文檔的基本技能。因此，文檔管理工作人員只有具備扎實(shí)的專業(yè)知識(shí)，開拓視野、優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)、提高綜合素質(zhì)，才能做好新時(shí)期的文檔管理工作。

2）加強(qiáng)制度建設(shè)，建立長(zhǎng)效培訓(xùn)機(jī)制。首先，要建立健全在職教育的長(zhǎng)效管理制度，如省、市檔案局舉辦的各類專業(yè)培訓(xùn)班；其次，要建立在職教育的激勵(lì)機(jī)制。激勵(lì)機(jī)制可以促進(jìn)文檔管理工作人員積極主動(dòng)地參加在職教育，努力更新知識(shí)，提高業(yè)務(wù)能力和水平。

3）明確在職教育的原則，選擇課程內(nèi)容。相對(duì)于正規(guī)學(xué)校教育而言，在職教育具有更直接的目的性、現(xiàn)實(shí)性和時(shí)效性。在職教育應(yīng)從實(shí)際出發(fā)，按崗位、分層次、多渠道、多形式地進(jìn)行。堅(jiān)持“學(xué)用結(jié)合、按需施教、注重實(shí)效”的方針，切實(shí)遵守學(xué)有所用、用有所長(zhǎng)的原則。學(xué)習(xí)文檔專業(yè)知識(shí)，為文檔專業(yè)人員提供系統(tǒng)學(xué)習(xí)文檔專業(yè)知識(shí)的新理論、新方法、新觀念的機(jī)會(huì)，彌補(bǔ)一次性教育的不足；學(xué)習(xí)相關(guān)學(xué)科知識(shí)，文書和檔案工作融會(huì)了許多相關(guān)學(xué)科知識(shí)，如哲學(xué)、歷史學(xué)、心理學(xué)、行為學(xué)、公共關(guān)系學(xué)等；在職教育應(yīng)注重對(duì)相關(guān)科學(xué)知識(shí)的補(bǔ)充和更新。

綜上所述，我認(rèn)為檔案管理工作，決非單憑檔案管理人員自身的力量就能做好的，要想把一個(gè)單位的檔案工作搞得卓有成效，這很大程度上取決于單位領(lǐng)導(dǎo)的重視和各職能所室的配合，也就是說：檔案工作并非檔案管理人員一個(gè)人的工作，而是整個(gè)單位全體職工都應(yīng)該參與的一項(xiàng)工作。