現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)企業(yè)檔案管理的影響與對(duì)策

殷景華

摘 要：企業(yè)檔案記錄了企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)情況，是企業(yè)最真實(shí)的反映，做好企業(yè)檔案管理工作對(duì)企業(yè)的發(fā)展有著決定性的作用。信息化時(shí)代里，現(xiàn)代信息技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的作用越來(lái)越突出，以現(xiàn)代信息技術(shù)為手段，有利于企業(yè)檔案信息化管理。但是，在推進(jìn)企業(yè)檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中，檔案信息安全問(wèn)題也受到了一定的威脅，需要企業(yè)采取有效的防范措施。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)代信息技術(shù)；企業(yè)；檔案管理；影響；對(duì)策

在現(xiàn)代信息技術(shù)快速發(fā)展的同時(shí)，企業(yè)檔案管理信息化趨勢(shì)也愈發(fā)明顯，是企業(yè)檔案管理工作的重要目標(biāo)。以現(xiàn)代信息技術(shù)為載體，可以提高企業(yè)檔案管理水平，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享。但是，現(xiàn)代信息技術(shù)的運(yùn)用也給企業(yè)檔案管理工作帶來(lái)了一定風(fēng)險(xiǎn)，使得檔案信息安全性、完整性受到了一定的考驗(yàn)。因此，要想加快檔案管理信息化發(fā)展，客觀真實(shí)地提供檔案信息，企業(yè)就必須結(jié)合實(shí)際，在加大現(xiàn)代信息技術(shù)運(yùn)用的同時(shí)，要強(qiáng)化檔案的管理。

1.現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)企業(yè)檔案管理的影響

1.1現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)企業(yè)檔案管理的積極影響

（1）檔案管理方式的轉(zhuǎn)變

長(zhǎng)期以來(lái)，企業(yè)檔案管理工作中所用的方式比較傳統(tǒng)，檔案信息的存儲(chǔ)以紙質(zhì)檔案袋為主，檔案的調(diào)用靠人工查找，而這種檔案管理方式很顯然不適合企業(yè)發(fā)展的需要。信息化時(shí)代里，現(xiàn)代信息技術(shù)為企業(yè)檔案管理工作指明了方向。以現(xiàn)代信息技術(shù)為手段，可以取代企業(yè)傳統(tǒng)的檔案管理方式。以現(xiàn)代信息技術(shù)為手段，企業(yè)在開展檔案管理工作時(shí)，可以實(shí)現(xiàn)電子化檔案，從而提高檔案管理效率。

（2）節(jié)省檔案管理成本

檔案管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)的工作，需要投入一定量的人力、物力、材料。長(zhǎng)期以來(lái)，企業(yè)各部門之間各自為政，信息得不到共享，一定程度上增加了檔案管理成本。而以現(xiàn)代信息技術(shù)為手段，可以將企業(yè)各部門之間有效的聯(lián)系起來(lái)，實(shí)現(xiàn)信息的共享，從而提高檔案管理水平，節(jié)省檔案管理成本。如，在檔案的調(diào)用中，企業(yè)可以利用現(xiàn)代信息技術(shù)，構(gòu)建統(tǒng)一的檔案信息化管理系統(tǒng)，只需要借助信息技術(shù)，就可以快速地找到檔案信息，從而節(jié)省時(shí)間成本。

1.2現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)企業(yè)檔案管理的消極影響

（1）檔案信息安全問(wèn)題

在以現(xiàn)代信息技術(shù)推進(jìn)企業(yè)檔案信息化管理的過(guò)程中，信息安全問(wèn)題也隨之出現(xiàn)。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，雖然現(xiàn)代信息技術(shù)大大的方面了企業(yè)檔案管理工作，但是企業(yè)檔案信息也容易被一些不法分子給攻擊，從而出現(xiàn)檔案信息的丟失、被竊取等問(wèn)題，進(jìn)而造成檔案信息的不完整，不能準(zhǔn)確反映企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展?fàn)顩r，不利于企業(yè)經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略決策的制定。

（2）檔案工作人員能力、素質(zhì)問(wèn)題

現(xiàn)階段，雖然企業(yè)認(rèn)識(shí)到現(xiàn)代信息技術(shù)在企業(yè)檔案管理 中的作用，也開始加大現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用。但是，現(xiàn)代信息技術(shù)的運(yùn)用對(duì)企業(yè)檔案管理人員的要求較高。如果企業(yè)檔案管理人員能力不足，無(wú)法滿足檔案信息化管理的需要，就會(huì)出現(xiàn)各種問(wèn)題，影響到檔案管理的連續(xù)性和完整性。同時(shí)，檔案信息化管理后，檔案管理工作變得更加嚴(yán)謹(jǐn)，如果檔案管理人員職業(yè)素質(zhì)不高，就會(huì)影響到檔案管理質(zhì)量。

2.以現(xiàn)代信息技術(shù)為手段的企業(yè)檔案管理對(duì)策

2.1構(gòu)建統(tǒng)一的檔案信息化管理系統(tǒng)

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷成熟與完善，企業(yè)應(yīng)當(dāng)認(rèn)識(shí)到現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案管理中的作用。檔案管理是一項(xiàng)重要的工作，檔案管理工作的好壞一定程度上影響到了企業(yè)的發(fā)展。而要想發(fā)揮檔案應(yīng)有的作用，企業(yè)就必須結(jié)合自身實(shí)現(xiàn)，利用現(xiàn)代信息技術(shù)，構(gòu)建一個(gè)統(tǒng)一I的檔案信息化管理系統(tǒng)，全面推進(jìn)檔案管理信息化發(fā)展，進(jìn)而提高檔案管理水平[1]。

2.2加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)

在企業(yè)推進(jìn)檔案信息化管理的過(guò)程中，檔案管理人員能力、素質(zhì)的高低直接影響到了檔案管理效率和水平。基于檔案信息化管理要求，企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)。首先，強(qiáng)化檔案管理人員能力的培訓(xùn)，包括現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用及操作能力、檔案管理能力等，為企業(yè)檔案管理培養(yǎng)一支綜合能力強(qiáng)的檔案管理隊(duì)伍；其次，加強(qiáng)檔案人員的職業(yè)素養(yǎng)，使檔案管理人員認(rèn)識(shí)到自身的職責(zé)所在，積極、主動(dòng)地參與到檔案管理工作中去[2]。再者，要落實(shí)責(zé)任制，將檔案管理相關(guān)責(zé)任落實(shí)到實(shí)處，從而更好地規(guī)范和約束檔案管理人員的行為，促使他們嚴(yán)格按照檔案管理信息化規(guī)范來(lái)開展檔案管理工作。

2.3完善企業(yè)檔案管理制度

企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)的工程，要是沒有一個(gè)健全、完善的制度加以規(guī)范和管理，企業(yè)檔案管理信息化進(jìn)程就比較緩慢，現(xiàn)代信息技術(shù)就難以發(fā)揮出應(yīng)有的作用。因此，在推進(jìn)檔案管理信息化的進(jìn)程中，企業(yè)應(yīng)當(dāng)結(jié)合自身，完善檔案管理制度。首先，結(jié)合現(xiàn)代信息化技術(shù)要求，完善檔案信息細(xì)化管理流程，建立統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)；其次，結(jié)合檔案信息化管理需求，建立一套完善、科學(xué)、行之有效的管理制度，引導(dǎo)檔案管理的規(guī)范化、流程化、科學(xué)化發(fā)展[3]。另外，要落實(shí)監(jiān)督制度和審查制度，對(duì)企業(yè)檔案管理進(jìn)行全面的審查和監(jiān)督，杜絕一切風(fēng)險(xiǎn)存在，進(jìn)而保障企業(yè)檔案管理質(zhì)量。

2.4加強(qiáng)檔案信息安全管理

在推進(jìn)企業(yè)檔案管理信息化發(fā)展的過(guò)程中，企業(yè)必須高度重視起檔案信息安全管理，一旦企業(yè)檔案信息安全受到威脅，就容易造成檔案信息的失真，進(jìn)而不利于企業(yè)的發(fā)展。因此，企業(yè)必須全面抓好檔案信息安全管理。首先，在構(gòu)建檔案信息系統(tǒng)中，必須優(yōu)化軟硬件設(shè)備，確保軟硬件設(shè)備的先進(jìn)性；其次，要加大信息安全技術(shù)的運(yùn)用，如身份認(rèn)證技術(shù)、加密技術(shù)、數(shù)據(jù)備份等，以這些技術(shù)為保障，提高檔案信息系統(tǒng)的安全性[4]。另外，檔案管理人員必須重視檔案信息系統(tǒng)的維護(hù)，定期殺毒，定期整理，從而將一切威脅檔案信息系統(tǒng)的安全隱患扼殺在搖籃里。

3.結(jié)語(yǔ)

綜上，現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)企業(yè)檔案管理工作的影響既有有利一面，也有不利一面，針對(duì)有利一面，企業(yè)應(yīng)善于推廣；針對(duì)不利一面，企業(yè)要引起重視?，F(xiàn)代信息技術(shù)的出現(xiàn)加快了企業(yè)檔案管理信息化發(fā)展，而企業(yè)在推進(jìn)檔案管理信息化的過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)認(rèn)識(shí)到信息技術(shù)給檔案管理帶來(lái)的沖擊，針對(duì)這些沖擊，要有針對(duì)性的加以處理。一方面，企業(yè)要構(gòu)建完善的檔案信息化系統(tǒng)，另一方面，要加大檔案管理人員的培訓(xùn)，加強(qiáng)檔案安全管理，完善檔案管理制度，進(jìn)而為檔案管理信息化發(fā)展提供支持和保障，提高檔案管理水平，更好地發(fā)揮檔案在企業(yè)發(fā)展中的作用。

參考文獻(xiàn)

[1]李娟.現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)企業(yè)檔案管理的影響及對(duì)策探索[J].產(chǎn)業(yè)與科技論壇，2016，15（20）：268-269.

[2]關(guān)悅，徐亮，張毅.現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)企業(yè)檔案管理的影響與策略[J].現(xiàn)代國(guó)企研究，2016（02）：76.

[3]何所懼.現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)企業(yè)檔案管理的影響與對(duì)策[J].才智，2014（09）：318.

[4]嚴(yán)德清.現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)企業(yè)檔案管理的影響與對(duì)策[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2014（06）：163.