淺談檔案信息化發(fā)展的探索與思考

摘 要：科技飛速前進(jìn)，全球信息大爆炸，信息化走進(jìn)兩千家萬戶。很多企業(yè)和單位已經(jīng)將信息化管理水準(zhǔn)作為衡量的標(biāo)準(zhǔn)，信息技術(shù)已經(jīng)得到了廣泛的應(yīng)用。但在我國，信息化的發(fā)展程度已經(jīng)無法與時代的進(jìn)步緊密結(jié)合，種種因素對其造成的影響也越多。故而在檔案管理作業(yè)中，強化信息化建設(shè)，用以提高管理的時效性和高效性，則占有非常高的地位。本文通過信息化在檔案管理中的應(yīng)用進(jìn)行探究，從高速公路檔案管理的重要性、高速公路工程建設(shè)檔案的特點、高速公路文件資料檔案管理的現(xiàn)狀、如何提高信息化在文件資料管理等幾方面進(jìn)行探究。

關(guān)鍵詞：信息化； 發(fā)展； 檔案；

一直以來，我國的檔案管理形式主要以人工檔案管理的傳統(tǒng)形式為主，這種形式漏洞多、隱患大、管理模式落后，根本滿足不了信息化發(fā)展的需求，更無法有效的發(fā)揮其在檔案管理中的作用。在高速發(fā)展的大環(huán)境影響下，信息化管理在檔案管理工作中的應(yīng)用將會占有非常重要的地位。只有在檔案管理中充分應(yīng)用信息化的優(yōu)點，才能更好地提高檔案管理的時效性及高效性。我國目前檔案管理工作存在很多弊端，如何解決這些問題則具有了較為重要的意義。

1 檔案的概念及特點

1.1檔案的概念

檔案是指人類社會在進(jìn)步過程中，個人或集體對產(chǎn)生的有意義、有價值的東西進(jìn)行保存，并記錄著事物本質(zhì)的一種形式。

1.2 檔案的特點

1.2.1檔案的制作者

檔案的制作者非常的多樣化。檔案對于不同的人具有不一樣的價值，所以記錄檔案的群體依據(jù)對其意義的不同，記錄者也大相徑庭?？梢允菄覚C關(guān)、非國家機關(guān)，家族、家庭亦或是個人。

1.2.2檔案的形式多種多樣

社會的不斷進(jìn)步，各個歷史時期，檔案的形式也有所不同。在原始社會，當(dāng)時的社會生產(chǎn)力十分低下，人們多使用原始的工具。骨器、石器、皮毛等都成為了檔案的記錄載體。隨著時代的發(fā)展，青銅器、布匹、竹子等等都曾作為檔案的載體出現(xiàn)過。到了現(xiàn)今社會，檔案的載體更加先進(jìn)，更加多樣化，如U盤、照相機、電腦等。記錄檔案的形式也不再拘泥于原始的文字，符號，圖片等，影像資料的出現(xiàn)表面檔案的記錄更加的詳盡真實。隨著時代的進(jìn)步，檔案的載體肯定會更加的多樣化。

1.2.3檔案的屬性

檔案具有真實性的特點。他將真實發(fā)生的事情進(jìn)行原始的記錄，并將其保存。在需要的時候取出檔案，可以將當(dāng)時的情況真實反映出來，再現(xiàn)曾經(jīng)發(fā)生的歷史。檔案在很多情況下，具有多方面的意義，如教育意義、政治意義、社會意義等，在各個方面有著其不可磨滅的價值。檔案的真實性特點，在很多情況下都可以作為依據(jù)，標(biāo)尺，證據(jù)等情況出現(xiàn)。檔案在很多情況下，也體現(xiàn)著其自身的歷史意義，過往的歷史時代，官方記錄的一些檔案，就能充分體現(xiàn)其自身的歷史意義，當(dāng)時記錄的很多檔案，都以大事記為主，記錄著珍貴的歷史事件，是我國進(jìn)行歷史研究不可多得寶貴資料。

2 信息化在檔案管理的應(yīng)用分析

2.1 提高檔案管理人員信息化管理的意識

我國檔案管理正在向著信息化高速前進(jìn)著。我們應(yīng)該積極創(chuàng)造條件，營造環(huán)境，把信息化檔案管理列入發(fā)展的目標(biāo)中。大力宣傳的同時，利用各方渠道、多種形式來提高各方各級別人員對加強檔案信息化管理的認(rèn)識，使人們的觀念得以轉(zhuǎn)變，在這大勢所趨的形勢之下，認(rèn)知到強化檔案信息化管理的重要性。

2.2 檔案信息管理的合理性

檔案信息化管理是以改善傳統(tǒng)手工方式的落后模式為目的，通過信息化的手段，實現(xiàn)現(xiàn)代檔案管理的高效性、功能性、便捷性。對原有的檔案管理制度進(jìn)行優(yōu)化，體現(xiàn)出信息化在檔案管理中的價值，從而制定出更加優(yōu)秀的、有效的信息化檔案管理制度，使其職能更加明確，更加合理。

2.3 完善檔案信息化管理體系

首先，要形成檔案管理工作的制度。聘請業(yè)務(wù)熟練的專制檔案管理人員，專業(yè)的、系統(tǒng)的進(jìn)行信息化檔案管理工作，這樣才能把檔案管理工作結(jié)合到各項內(nèi)容當(dāng)中，使得檔案管理實現(xiàn)正?；c規(guī)范化。檔案管理的信息化具有很強的業(yè)務(wù)性與技術(shù)性，從原始資料的形成到信息檔案的歸檔，中間內(nèi)容復(fù)雜且又環(huán)環(huán)相扣。各個階段形成的資料，需及時的歸檔封存，并及時的做好移交工作。我們要建立一套嚴(yán)謹(jǐn)?shù)淖陨隙碌臋n案信息化管理體系，資料的制作部門、檔案的管理部門及使用部門需相互協(xié)調(diào)，相互制約，從而形成一套系統(tǒng)的文件信息化管理體系，強化檔案資料的質(zhì)量，保證檔案資源的真實性可靠性，進(jìn)而促進(jìn)信息化檔案管理的發(fā)展。

2.4 成立信息化檔案管理平臺

具備較為完善的自動化辦公系統(tǒng)，是實現(xiàn)檔案信息化管理的基礎(chǔ)。在辦公系統(tǒng)中成立信息化檔案管理的平臺，令各部門各級人員針對崗位設(shè)置不同的權(quán)限，可操作的界面也能滿足各部門職能的要求。獲取的數(shù)據(jù)及時錄入數(shù)據(jù)庫，以便于作業(yè)人員方便查看。一旦信息化檔案管理平臺成立，將會為工程建設(shè)提供極大的便利，從而使信息化在檔案管理中得到更為充分的利用。

2.5 改變檔案管理的傳統(tǒng)思維

檔案管理的舊有體系，以人工操作為主，效率低，功能差等缺陷，造成檔案管理的利用率大幅度降低?？茖W(xué)技術(shù)的不斷前進(jìn)，事業(yè)的飛速發(fā)展，舊有的傳統(tǒng)檔案管理體系無法滿足當(dāng)今的需求，信息化在檔案管理中的應(yīng)用尤為重要。通過軟件的自我研發(fā)，或通過引進(jìn)的方式對現(xiàn)有系統(tǒng)進(jìn)行更新，利用便捷的工程軟件來更好的進(jìn)行檔案的信息化管理。加強軟件資源的開發(fā)工作，積極引進(jìn)國外優(yōu)秀的管理軟件，創(chuàng)造條件使得國內(nèi)的從業(yè)人員能夠?qū)W習(xí)到發(fā)達(dá)國家檔案軟件方面的知識。讓我國檔案事業(yè)發(fā)展不在閉門造車，及時的與國際接軌，了解國內(nèi)外的狀況，積極汲取國外的優(yōu)秀經(jīng)驗，定期對相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)。事實已經(jīng)證明，傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)拖了檔案管理發(fā)展的后腿，只有打破舊有觀念，積極接受優(yōu)秀事物，開發(fā)自我潛力改革陳舊的管理模式，轉(zhuǎn)變檔案管理的舊有思維，接受更加合理高效的信息化檔案管理模式，從而加快我國檔案管理事業(yè)的快速前進(jìn)。

2.6 強化信息化系統(tǒng)的安全性

應(yīng)積極應(yīng)用高新科技設(shè)備及信息化管理的相關(guān)軟件，嚴(yán)格控制操作權(quán)限，從而使檔案信息化管理制度職能有效發(fā)揮出來。

2.7 最大限度的對檔案信息資源進(jìn)行使用

檔案管理信息化令其社會效益和經(jīng)濟效益積極的發(fā)揮是檔案管理的最終目的。將檔案資源合理的、有效的充分利用起來，才能做到物盡其用。及時的將檔案信息進(jìn)行調(diào)用，充分利用檔案資源，可以有效的節(jié)約人力、財力。

2.8 強化檔案信息化管理人員建設(shè)

優(yōu)秀的檔案管理人員應(yīng)當(dāng)具備責(zé)任心以及良好的職業(yè)道德操守。作為一門專業(yè)性較強的工作，檔案管理工作需要從事人員具有較高的職業(yè)素質(zhì)；嚴(yán)格遵守檔案管理的各項規(guī)章制度是做好檔案信息化管理工作的關(guān)鍵。不斷完善檔案管理制度，使得檔案管理的相關(guān)工作能夠更好的，更加有效的進(jìn)行展開，切實做到有規(guī)可循、有矩可守、按章辦事。強化檔案管理人員的綜合素質(zhì)，將對檔案信息化管理工作的質(zhì)量產(chǎn)生直接的良性影響。提高從業(yè)人員的業(yè)務(wù)水平，做好教育與再教育工作，不斷掌握新方法、新理論，更好的促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展。

三、結(jié)束語

檔案管理事業(yè)有益于國民，乃是關(guān)乎社會前進(jìn)的大事，對于人們意義非常重大，與國民生活息息相關(guān)。時代的進(jìn)步，電子信息化管理在檔案管理部門中的應(yīng)用，已是大勢所趨，充分體現(xiàn)其價值。電子信息化檔案管理的科學(xué)性、合理性，有助于檔案管理工作效率的提升，檔案管理的信息化發(fā)展已是大勢所趨。

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作者簡介

李欣蔚，（1985-），女，四川綿陽市人，漢，職稱助理館員，研究生，研究方向：檔案管理及信息化