淺析知識(shí)管理與企業(yè)檔案管理

師琴

摘 要：本文闡述了知識(shí)管理、檔案管理的概念，淺析了知識(shí)管理與企業(yè)檔案工作的關(guān)系，對(duì)在知識(shí)管理背景下如何做好企業(yè)檔案管理，使檔案部門成為企業(yè)傳遞信息的橋梁，讓檔案的潛在價(jià)值被充分開(kāi)發(fā)和利用，做大做強(qiáng)企業(yè)檔案事業(yè)進(jìn)行了思考和探討。

關(guān)鍵詞： 知識(shí)管理 企業(yè)檔案管理

隨著經(jīng)濟(jì)全球一體化進(jìn)程的加快和科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，強(qiáng)化知識(shí)管理越來(lái)越成為眾多企業(yè)為適應(yīng)知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代要求、獲取競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)的重要選擇。企業(yè)檔案真實(shí)地記錄了企業(yè)的各項(xiàng)活動(dòng)，存儲(chǔ)了各類信息，具有原始、唯一性的特質(zhì)，是企業(yè)不可再生的資源和財(cái)富，是企業(yè)重要的知識(shí)資源。在企業(yè)檔案管理工作中，引入知識(shí)管理的理念將為企業(yè)檔案管理帶來(lái)了新的發(fā)展契機(jī)。

1 知識(shí)管理與企業(yè)檔案管理

知識(shí)管理就是以知識(shí)為核心的管理，是指運(yùn)用科學(xué)的方法、先進(jìn)的技術(shù)對(duì)知識(shí)進(jìn)行歸納管理，使之充分發(fā)揮其作用，對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)，就是對(duì)知識(shí)資源進(jìn)行開(kāi)發(fā)和有效利用以提高企業(yè)創(chuàng)新能力進(jìn)而提高企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)能力的一種管理活動(dòng)。

企業(yè)檔案是指企業(yè)在所有生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)科研等活動(dòng)中直接形成的、具有保存價(jià)值的以備查考利用的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式和載體的歷史記錄，美國(guó)Delphi咨詢集團(tuán)的一項(xiàng)調(diào)查表明：在企業(yè)所獲得的知識(shí)中，約46%是以文本和電子文檔的形式存在，并被作為檔案管理起來(lái)。企業(yè)檔案管理從理論上可劃分為兩個(gè)基本方面：即檔案的實(shí)體管理和檔案內(nèi)容信息的開(kāi)發(fā)利用。實(shí)體管理是針對(duì)實(shí)體狀態(tài)的檔案所進(jìn)行的一系列管理工作，主要包括收集、整理、保管等內(nèi)容；檔案信息的開(kāi)發(fā)利用是指通過(guò)對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行系統(tǒng)的加工處理，轉(zhuǎn)化成為利用者需要的信息或成果的過(guò)程。

2 知識(shí)管理與企業(yè)檔案管理的關(guān)系

2.1 企業(yè)檔案管理是企業(yè)知識(shí)管理的重要內(nèi)容

知識(shí)管理的范圍主要包括三個(gè)方面：（1）精神狀態(tài)的知識(shí)，即指腦力方面的知識(shí)，它是以人的主觀意志為管理對(duì)象的；（2）物質(zhì)狀態(tài)的知識(shí)，這種知識(shí)又可以進(jìn)一步分為實(shí)用狀態(tài)和實(shí)驗(yàn)狀態(tài)的知識(shí)，如從產(chǎn)品、設(shè)備、樣品及科學(xué)實(shí)驗(yàn)結(jié)果等方面直接得到的知識(shí)；（3）信息狀態(tài)的知識(shí)，如企業(yè)檔案、文獻(xiàn)資料、數(shù)據(jù)庫(kù)、網(wǎng)上資源、專利、商標(biāo)、版權(quán)等。由此可見(jiàn)，企業(yè)檔案管理是企業(yè)知識(shí)管理的重要內(nèi)容。在企業(yè)或企業(yè)評(píng)估中，企業(yè)是否擁有數(shù)量大、質(zhì)量高的檔案知識(shí)儲(chǔ)備，是衡量這個(gè)企業(yè)或企業(yè)水平高低的重要指標(biāo)之一。

2.2 檔案管理是實(shí)現(xiàn)隱性知識(shí)價(jià)值的途徑——是知識(shí)創(chuàng)新的過(guò)程

如何實(shí)現(xiàn)檔案的價(jià)值、實(shí)現(xiàn)檔案知識(shí)共享、用什么樣的機(jī)制使隱性知識(shí)轉(zhuǎn)變?yōu)轱@性的知識(shí)，使之成為文件、檔案加以保管并使之在企業(yè)內(nèi)流動(dòng)起來(lái)；如何通過(guò)有效的管理措施和方法，對(duì)企業(yè)生產(chǎn)中形成的經(jīng)驗(yàn)和認(rèn)識(shí)，以及在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)科研和管理中產(chǎn)生的知識(shí)、數(shù)據(jù)、資料、成果（包括還沒(méi)有成熟的）記錄保存下來(lái)，形成檔案并加以保管并使之在企業(yè)內(nèi)流動(dòng)起來(lái)，克服隱性知識(shí)對(duì)個(gè)人和環(huán)境的依賴性，使易于流失的隱性知識(shí)固化，使個(gè)性化的知識(shí)變成企業(yè)的共享知識(shí)，最大限度地實(shí)現(xiàn)隱性知識(shí)的價(jià)值，是檔案管理部門和人員必須面對(duì)的重大理論和實(shí)踐難題。

2.3 知識(shí)管理與企業(yè)檔案信息開(kāi)發(fā)利用的目標(biāo)具有一致性

知識(shí)管理的主要目標(biāo)是管理企業(yè)的顯性知識(shí)，挖掘企業(yè)的隱性知識(shí)，并實(shí)現(xiàn)知識(shí)的相互轉(zhuǎn)化和交流共享，它的最終目標(biāo)是通過(guò)對(duì)知識(shí)的識(shí)別、獲取、開(kāi)發(fā)等基礎(chǔ)活動(dòng)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)知識(shí)的更有效利用，從而提高企業(yè)創(chuàng)造價(jià)值的能力。企業(yè)檔案工作是通過(guò)對(duì)企業(yè)檔案信息的收集、分類、開(kāi)發(fā)，提供給利用人員所需信息以支持決策和知識(shí)創(chuàng)新，從而使企業(yè)知識(shí)價(jià)值最大化的管理活動(dòng)。由此可見(jiàn)，兩者的目標(biāo)是一致的。

3 知識(shí)管理背景下的企業(yè)檔案管理

3.1 拓展和完善檔案管理職能

隨著知識(shí)管理的加強(qiáng)以及信息技術(shù)的不斷運(yùn)用，對(duì)企業(yè)檔案管理水平提出了更高更新的要求。因此，檔案工作者要圍繞企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和科研的中心，在企業(yè)管理的整體要求和規(guī)劃下，拓寬、完善企業(yè)檔案管理的職能，使檔案部門成為企業(yè)傳遞信息的橋梁，讓檔案的潛在價(jià)值被充分開(kāi)發(fā)和利用，做大做強(qiáng)企業(yè)檔案事業(yè)。

3.2 再造檔案管理業(yè)務(wù)流程

要實(shí)現(xiàn)檔案管理由實(shí)體管理向知識(shí)管理轉(zhuǎn)變，需要對(duì)檔案管理進(jìn)行“流程再造”，即打破過(guò)去文件工作與檔案工作的界限，依據(jù)文件生命周期理論，將企業(yè)檔案看作一個(gè)不可分割的文件連續(xù)體，在業(yè)務(wù)流程上進(jìn)行統(tǒng)一設(shè)計(jì)，把企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、科研和管理等活動(dòng)中的要求與檔案管理的要求同時(shí)嵌入文件管理系統(tǒng)中，從而減少流程的中間環(huán)節(jié)。這種流轉(zhuǎn)模式有助于加強(qiáng)檔案知識(shí)管理，強(qiáng)化了檔案對(duì)各項(xiàng)業(yè)務(wù)管理的服務(wù)功能，提高了工作效率和歸檔文件的質(zhì)量。

3.3 大力開(kāi)發(fā)檔案信息資源

當(dāng)前，一些企業(yè)存在偏重于硬件投入，輕視資源開(kāi)發(fā)和利用，不與已有的各類信息資源結(jié)合起來(lái)的現(xiàn)象，使檔案潛在的價(jià)值沒(méi)有得到充分的利用，實(shí)際上也是一種不重視知識(shí)管理的表現(xiàn)。只有深度挖掘檔案中的知識(shí)，提高檔案的利用價(jià)值，為企業(yè)中心工作服務(wù)，才是企業(yè)檔案工作獲得突破，得到認(rèn)可，取得地位的重要途徑。

檔案管理部門要積極參與到知識(shí)管理中去，一方面可以從已保存的檔案材料中開(kāi)發(fā)出有用的信息，另一方面，檔案管理人員要拓寬視野，根據(jù)企業(yè)科研、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)的需要和專業(yè)部門配合，將檔案中隱性的、零散的知識(shí)通過(guò)整理、歸納成專題知識(shí)，防止盲目開(kāi)發(fā)所帶來(lái)的高成本、低利用率以及信息污染等現(xiàn)象，提高檔案的利用率。

如過(guò)去我們?yōu)橛脩籼峁n案，關(guān)注的焦點(diǎn)和最終評(píng)價(jià)是“我是否提供了您需要的檔案信息”。而知識(shí)服務(wù)則是為用戶提供知識(shí)，提供解決問(wèn)題的具體方案，它關(guān)注的焦點(diǎn)和最終評(píng)價(jià)是“是否通過(guò)我的服務(wù)解決了您的問(wèn)題”。借鑒知識(shí)服務(wù)的理念，為用戶提供檔案除了常規(guī)的由單個(gè)員工提供服務(wù)外，還應(yīng)該倡導(dǎo)專家團(tuán)隊(duì)的服務(wù)?！皥F(tuán)隊(duì)化”，是指將多方面專業(yè)人員有機(jī)地整合成團(tuán)隊(duì)，針對(duì)某一項(xiàng)目實(shí)施全面服務(wù)。引導(dǎo)用戶在“信息海洋”中迅速、準(zhǔn)確地找到所需知識(shí)，找到解決方案。從檔案、圖書資料、情報(bào)等其他信息資源集成全部信息、知識(shí)資源，為用戶提供全面的信息、知識(shí)服務(wù)，完成復(fù)雜、高難項(xiàng)目，大幅度地提高檔案工作的服務(wù)水平，真正為企業(yè)的繁榮服務(wù)。

3.4 實(shí)現(xiàn)信息資源共享

檔案管理是知識(shí)管理的深化，其強(qiáng)化的是企業(yè)顯性知識(shí)的管理。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，檔案信息的收集、存貯、處理和傳遞將以“數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化”為主。檔案管理的模式、應(yīng)用技術(shù)、儲(chǔ)存手段等將會(huì)借鑒知識(shí)管理的優(yōu)點(diǎn)，使檔案管理能及時(shí)高效地傳遞知識(shí)管理所需要的信息。一個(gè)企業(yè)的知識(shí)管理與檔案管理的水平高低關(guān)鍵看其管理結(jié)果——信息的使用效率。但是，企業(yè)如果不能將已經(jīng)取得的信息加以共享，企業(yè)的知識(shí)管理與檔案管理就不可能成功，其成果也會(huì)如同垃圾桶中的垃圾一樣越多越糟。

“科技因知識(shí)而生，知識(shí)因科技而貴”，信息的共享一方面要求具有相應(yīng)的物質(zhì)基礎(chǔ)，即共享通道，并在此基礎(chǔ)上，收集、加工、制定知識(shí)和檔案目錄，向信息資源共享用戶提供目錄服務(wù)，使目錄在發(fā)揮信息資源中心作用的同時(shí)，又起到組織和管理中心的作用，有條件地打破地區(qū)和專業(yè)的界限，實(shí)行橫向聯(lián)合和縱向溝通，從而實(shí)現(xiàn)信息資源共享。

綜上所述，知識(shí)管理為企業(yè)檔案管理提供了一個(gè)很好的轉(zhuǎn)變契機(jī)，促使企業(yè)檔案管理從傳統(tǒng)的實(shí)體管理向應(yīng)用信息技術(shù)、積極開(kāi)發(fā)檔案信息資源、挖掘檔案中蘊(yùn)涵知識(shí)的方向轉(zhuǎn)變，推進(jìn)了企業(yè)檔案管理的快速發(fā)展。企業(yè)檔案管理則進(jìn)一步豐富了知識(shí)管理的內(nèi)涵。檔案工作者要借助先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)和科學(xué)的管理方法，有效地存貯知識(shí)，將其轉(zhuǎn)化為檔案。同時(shí)使“死檔案”變成促進(jìn)企業(yè)持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展的“活知識(shí)”，最大限度地實(shí)現(xiàn)為企業(yè)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的終極目標(biāo)。