淺議人事檔案管理利用及信息化建設(shè)

寧功偉 武有文 鐘青貴 寧功偉

摘 要：社會(huì)經(jīng)濟(jì)的和諧發(fā)展離不開(kāi)事業(yè)單位的支撐，檔案管理則是提供公共服務(wù)的主要載體，是管理者任用人才的主要依據(jù)。但是隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，檔案工作也發(fā)生了改變，傳統(tǒng)的檔案管理體制和運(yùn)行機(jī)制已無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)代管理體制，如何完善事業(yè)單位檔案管理機(jī)制，加強(qiáng)檔案工作保障水平是各事業(yè)單位研究的重點(diǎn)。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期；事業(yè)單位；檔案管理；信息化建設(shè)

人事檔案是反映個(gè)人經(jīng)歷、思想品德、業(yè)務(wù)實(shí)績(jī)、個(gè)性特點(diǎn)、專(zhuān)長(zhǎng)愛(ài)好等情況的原始記錄，真實(shí)反映一個(gè)人的客觀面貌。人事檔案中的自傳、履歷表、登記表，是個(gè)人經(jīng)歷、思想演變、家庭與社會(huì)關(guān)系的反映；歷年的鑒定，記載著個(gè)人不同時(shí)期的表現(xiàn)和組織的評(píng)價(jià)；是個(gè)人在黨和組織的教育培養(yǎng)下成長(zhǎng)的佐證；政治與工作情況的考核、考察、獎(jiǎng)懲與科研成果的登記等方面的材料，是個(gè)人政治表現(xiàn)、工作能力、成績(jī)貢獻(xiàn)、技術(shù)專(zhuān)長(zhǎng)的展現(xiàn)。借助于信息技術(shù)，不斷提高檔案管理工作效率，提升檔案管理水平。

1 新時(shí)期優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理的重要性

新時(shí)期事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理實(shí)際上就是人力資源管理，因此檔案是對(duì)單位單位職工相關(guān)信息的收集與整理工作，記錄并反映著個(gè)人在不同階段的成長(zhǎng)歷程、獲獎(jiǎng)情況，在我國(guó)的事業(yè)單位中個(gè)人檔案是職工任免的主要依據(jù)。因此，人事檔案是十分重要的資料，與每位職工息息相關(guān)。因?yàn)楹荛L(zhǎng)時(shí)間內(nèi)，事業(yè)單位沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，因此很多單位都不夠重視部分單位內(nèi)部的檔案管理工作，導(dǎo)致檔案管理體系不夠完善，相關(guān)制度也不夠規(guī)范，使得單位人力資源優(yōu)勢(shì)沒(méi)有得到充分的發(fā)揮，造成資源浪費(fèi)。

2 新形勢(shì)下檔案工作存在的主要問(wèn)題

2.1 不夠重視檔案管理工作

人事檔案工作是一項(xiàng)默默無(wú)聞的工作，整日里面對(duì)的是檔案柜和一本本的人事檔案，不像其他工作那樣有色彩、有味道，怎么努力都沒(méi)有明顯的成績(jī)。正是這樣的靜默，使得社會(huì)及相當(dāng)一部分領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)人事檔案工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，且都存在一些誤區(qū)。在人們的心里，檔案工作就是登記、保管的事務(wù)性工作，誰(shuí)都可以做，不是重要的崗位和重要的工作內(nèi)容，保管好，不遺失、不泄密，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就可以，就是好檔案員。所以這是一項(xiàng)最容易被忽視的工作，提到日程上來(lái)的機(jī)會(huì)幾乎沒(méi)有。各單位的的檔案管理工作，基本上是“說(shuō)起來(lái)重要、排起來(lái)次要、忙起來(lái)忘掉、用起來(lái)需要”的局面。人員素質(zhì)不高，工作積極性不高，被動(dòng)應(yīng)付，便是檔案管理工作的的真實(shí)寫(xiě)照。

2.2 檔案管理制度不完善

許多事業(yè)單位對(duì)于日常人事、業(yè)務(wù)、資產(chǎn)等檔案信息管理仍采取單一的登記造冊(cè)的形式，難以形成標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、程序化的管理體制，同時(shí)缺乏統(tǒng)一的管理機(jī)制和科學(xué)合理的監(jiān)督機(jī)制，借調(diào)手續(xù)不完善等情況。一是當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)想要查找相關(guān)人員的檔案信息時(shí)，查找難度大，效率低；二是借調(diào)管理不嚴(yán)謹(jǐn)，容易造成檔案信息的泄露、遺失等情況，導(dǎo)致檔案的保密性下降。

2.3 人事檔案信息化、現(xiàn)代化水平不高

在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，快捷的微機(jī)技術(shù)還沒(méi)有被一些單位采用。很多人事檔案管理工作還局限于紙質(zhì)檔案的建立和保管層面上，人事檔案的電子數(shù)據(jù)庫(kù)沒(méi)有建立，管理的重心還是實(shí)體管理，實(shí)現(xiàn)人事檔案的電子化管理在一些單位還只是一句口號(hào)。一些單位雖然配備了微機(jī)，但是也僅局限于打印檔案目錄，無(wú)法進(jìn)行人事信息的查詢(xún)和檢索。微機(jī)成了工作人員的工具，而不是檔案管理的機(jī)器。根本不能實(shí)現(xiàn)對(duì)人事信息的篩選、排序、分類(lèi)、匯總，沒(méi)有形成紙質(zhì)檔案和電子檔案并存共用的管理機(jī)制，跟不上時(shí)代發(fā)展對(duì)檔案工作管理的要求。很多人事統(tǒng)計(jì)工作還是靠原始的手工完成，造成人力資源的極大浪費(fèi)。

3 新時(shí)期提高事業(yè)單位檔案管理工作的主要途徑

3.1 健全檔案管理制度

人事檔案管理是單位管理工作的重要組成部分，首先領(lǐng)導(dǎo)要對(duì)人事檔案管理工作給予一定的重視，做到對(duì)檔案工作及時(shí)檢查、督促、指導(dǎo)，使檔案管理工作真正起到服務(wù)于單位整體管理的作用，并能同步于人事制度的改革。結(jié)合檔案工作實(shí)際，建立健全檔案管理的各種規(guī)章制度，干部檔案工作人員職責(zé)、干部檔案查借閱制度、干部檔案保管保密制度、檔案材料的收集制度等。把檔案的管理工作責(zé)任落實(shí)到人，獎(jiǎng)懲分明，確保檔案管理工作有章可循，有據(jù)可依，規(guī)范運(yùn)行。

3.2 加快檔案現(xiàn)代化建設(shè)

檔案現(xiàn)代化建設(shè)，包括管理設(shè)備上的現(xiàn)代化以及管理技術(shù)與思想的現(xiàn)代化，要不斷貫徹檔案標(biāo)準(zhǔn)化、信息化的管理理念，不斷提升管理質(zhì)量。在實(shí)際工作中，熟練地運(yùn)用信息化技術(shù)進(jìn)行檔案管理，不斷開(kāi)發(fā)與利用檔案資源，實(shí)現(xiàn)檔案的優(yōu)化配置。除此之外，要善于總結(jié)和發(fā)現(xiàn)檔案管理中存在的問(wèn)題，及時(shí)進(jìn)行處理和完善，這樣才能更好地完成檔案管理工作。同時(shí)加上檔案管理現(xiàn)代化設(shè)備建設(shè)，包括硬件系統(tǒng)建設(shè)和軟件系統(tǒng)建設(shè)。硬件包括：辦公設(shè)施與辦公設(shè)備，尤其是必須有計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)，如果能夠研制和開(kāi)發(fā)適合本單位實(shí)際情況的軟件系統(tǒng)，檔案管理工作將更上一層樓。

3.3 加上檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)

檔案管理人員是接觸檔案最多的人，其綜合素質(zhì)的高低直接影響到檔案管理質(zhì)量的優(yōu)劣，因此必須加強(qiáng)檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)。首先，隨著科技的進(jìn)步，檔案管理工作已經(jīng)逐步實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化管理，因此在人才招聘的時(shí)候，設(shè)置專(zhuān)業(yè)要求，同時(shí)還要具備基本的計(jì)算機(jī)操作技能，有能夠勝任自動(dòng)化管理的基礎(chǔ)，其次，對(duì)新進(jìn)的員工進(jìn)行崗前培訓(xùn)，對(duì)原有工作人員也要定期進(jìn)行專(zhuān)業(yè)技能培訓(xùn)，及時(shí)更新管理人員知識(shí)系統(tǒng)和相關(guān)技能，這樣才能適應(yīng)新形勢(shì)下檔案管理工作的變化。最后，加上檔案管理人員職責(zé)道德培訓(xùn)。因?yàn)闄n案信息記錄著其發(fā)展過(guò)程中非常重要的事項(xiàng)，對(duì)于單位過(guò)個(gè)人都是非常重要的，而且涉及個(gè)人隱私信息，甚至是單位重要的商業(yè)機(jī)密，因此檔案管理工作具有較強(qiáng)的保密性質(zhì)，如果檔案管理人員職責(zé)道德意識(shí)不強(qiáng)，容易泄露檔案信息，給職工及單位造成損失，影響單位的發(fā)展。

3.4 提高人事檔案利用水平

事業(yè)單位的人事檔案作用尚未充分發(fā)揮出來(lái)，首先是在干部的考核、提拔和任用上，沒(méi)能發(fā)揮出人事檔案的考核作用。人事檔案管理的收集整理、鑒別、保管，都是為了組織部門(mén)用人、選人、調(diào)人、獎(jiǎng)懲做材料證明，檔案信息的搜集和整理，都是要服務(wù)于干部人事工作，為人事決策提供參考依據(jù)。其次是其社會(huì)服務(wù)功能需進(jìn)一步加強(qiáng)，人事檔案作為人員各段時(shí)期信息的原始存儲(chǔ)器，具有很強(qiáng)的權(quán)威性。但長(zhǎng)久以來(lái)，事業(yè)單位人事檔案管理重保密、輕利用的現(xiàn)象依然存在，人們感覺(jué)人事檔案很神秘，削弱了其利用和服務(wù)功能。所以，要進(jìn)一步改善和開(kāi)發(fā)人事檔案的利用價(jià)值，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，變簡(jiǎn)單的基本情況查詢(xún)?yōu)槿耸滦畔⒌娜娌樵?xún)，充分發(fā)揮人事檔案的作用。

3.5 實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享

隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，資源共享成為發(fā)展社會(huì)的趨勢(shì)。因此，事業(yè)單位要積極建立規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)公共資源的共享，提供可檢索的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，讓單位職工能夠及時(shí)查詢(xún)到工作中需要的資源。其次，要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的構(gòu)建，只有暢通的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，才能更好地實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。最后，要加強(qiáng)信息安全系統(tǒng)設(shè)置，防止檔案信息外泄。

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