關(guān)于中學(xué)學(xué)生資助項(xiàng)目檔案管理的思考與探究

陳素珍

摘 要：學(xué)生資助項(xiàng)目是我國(guó)極為重要的一項(xiàng)民生工程，而在對(duì)貧困學(xué)生進(jìn)行資助的過(guò)程中，會(huì)產(chǎn)生大量的信息資料，形成大量的資助項(xiàng)目檔案，本文就以中學(xué)學(xué)生資助項(xiàng)目檔案管理為核心，探討中學(xué)學(xué)生資助項(xiàng)目檔案管理現(xiàn)狀與存在問(wèn)題，并且提出相應(yīng)策略，以更好地開(kāi)展學(xué)生資助項(xiàng)目檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：中學(xué)學(xué)生；資助項(xiàng)目；檔案管理

近年來(lái)，隨著國(guó)家對(duì)精準(zhǔn)扶貧工作的重視，國(guó)家資助政策的不斷出臺(tái)與落實(shí)，學(xué)生資助項(xiàng)目已經(jīng)成為推動(dòng)我國(guó)教育事業(yè)開(kāi)展、推動(dòng)教育公平的一個(gè)途徑，而在開(kāi)展學(xué)生資助工作的過(guò)程中所產(chǎn)生的大量資助項(xiàng)目資料、信息等內(nèi)容，與確保資助工作的順利開(kāi)展、保障學(xué)生資助工作的公平與公正之間息息相關(guān)，需要做好資助項(xiàng)目檔案的管理工作。

一、中學(xué)學(xué)生資助項(xiàng)目檔案管理的現(xiàn)狀

1. 學(xué)生資助申請(qǐng)材料牽涉眾多

目前，貧困學(xué)生建立貧困生數(shù)據(jù)庫(kù)，需要通過(guò)較為嚴(yán)密的申請(qǐng)與審批程序，這個(gè)過(guò)程中需要涉及眾多部門與方面，所形成的學(xué)生資助檔案繁多，且之間環(huán)環(huán)相扣，而其關(guān)聯(lián)性強(qiáng)的特點(diǎn)也給資助檔案的管理帶來(lái)了一定的難度。

2. 學(xué)生資助檔案來(lái)源廣泛

中學(xué)學(xué)生的資助檔案來(lái)源較為廣泛，且具有較強(qiáng)的分散性，限制了學(xué)生資助檔案的集中管理。每個(gè)學(xué)校的學(xué)生資助工作涉及到不同的部門，包括學(xué)習(xí)資助管理部門、學(xué)校辦公室、學(xué)校財(cái)務(wù)室等，由于涉及部門眾多，就導(dǎo)致學(xué)生資助檔案的來(lái)源十分分散。

3. 學(xué)生資助檔案面臨信息化挑戰(zhàn)

早在2007年，我國(guó)教育部就通過(guò)向?qū)W生資助檔案管理投入了大量的資金，建立起全國(guó)性的學(xué)生資助管理中心信息網(wǎng)絡(luò)，并按照教育層級(jí)的不同而專門開(kāi)辟了中職學(xué)校學(xué)生信息管理系統(tǒng)、高校學(xué)生資助工作信息管理系統(tǒng)、普通高中學(xué)生資助工作信息管理系統(tǒng)等，并且以地區(qū)為單位，在每個(gè)省、市、自治區(qū)、鄉(xiāng)鎮(zhèn)都建立起了相關(guān)系統(tǒng)平臺(tái)，這在很大的程度上推動(dòng)了學(xué)生資助檔案管理的無(wú)紙化與信息化，但同樣也給學(xué)生資助檔案的信息化管理提出了新的要求，對(duì)于技術(shù)水平較低的資助檔案管理人員提出了全新的要求。

二、中學(xué)學(xué)生資助項(xiàng)目檔案管理的問(wèn)題

1. 對(duì)學(xué)生資助項(xiàng)目檔案管理的認(rèn)識(shí)不夠

在進(jìn)行學(xué)生資助項(xiàng)目檔案歸整過(guò)程中，存在資助工作人員對(duì)資助項(xiàng)目管理不重視、不熟悉的問(wèn)題，這主要是由于在許多資助工作人員看來(lái)，資助項(xiàng)目檔案管理工作量巨大，且資助項(xiàng)目檔案僅僅是資助工作材料而不屬于檔案，認(rèn)為只要將資助發(fā)放到位即可，因此將學(xué)生的資助申請(qǐng)材料、證明材料、公示材料、學(xué)生資助報(bào)表等材料隨意存放與丟棄，導(dǎo)致部門檢查、審計(jì)與學(xué)生資助項(xiàng)目需要相關(guān)資料或檔案時(shí)出現(xiàn)檔案完整性不足的問(wèn)題。

2. 資助項(xiàng)目多樣性和差異性加大了檔案材料收集難度

近年來(lái)我國(guó)不斷出臺(tái)針對(duì)困難學(xué)生的資助政策，大力加強(qiáng)對(duì)于困難學(xué)生的資助管理，就使得學(xué)生資助項(xiàng)目不斷增加，僅僅是高中階段就有多個(gè)不同的資助項(xiàng)目，包括國(guó)家助學(xué)金項(xiàng)目、免學(xué)費(fèi)項(xiàng)目、大學(xué)新生項(xiàng)目等。而在申請(qǐng)與審批學(xué)生資助項(xiàng)目的過(guò)程中，還需要進(jìn)行較為復(fù)雜的評(píng)議，許多地區(qū)還會(huì)進(jìn)行公示評(píng)議，在評(píng)審過(guò)學(xué)生資助申請(qǐng)之后，會(huì)將資助學(xué)生名單進(jìn)行一周左右的公示，這個(gè)過(guò)程中如果存在異議，則由資助機(jī)構(gòu)進(jìn)行重新調(diào)查與核實(shí)，并進(jìn)行相應(yīng)處理[1]。這就會(huì)產(chǎn)生大量的資料與檔案，進(jìn)一步增加了學(xué)生資助檔案管理的難度與工作量。

3. 資助工作人員流動(dòng)性造成了檔案材料保管的缺失

現(xiàn)階段，許多學(xué)校及資助管理檔案管理部門并沒(méi)有設(shè)置專職的資助管理人員，許多資助管理人員都是其他人員兼任的，并沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)的培訓(xùn)，也不具備資助檔案管理的專業(yè)技能與專業(yè)水平，導(dǎo)致對(duì)于學(xué)生資助過(guò)程中所產(chǎn)生的檔案與資料并不規(guī)范，導(dǎo)致許多檔案無(wú)法及時(shí)更新，資助檔案管理的不規(guī)范。例如，許多學(xué)生的助學(xué)金是通過(guò)銀行代發(fā)的，而銀行代發(fā)之后反饋給學(xué)校的助學(xué)金發(fā)放清單是以“工資條”的形式發(fā)放的，這些清單中并不涵蓋簽章正經(jīng)與佐證材料，發(fā)放清單缺少足夠的效力與真實(shí)性。

三、提升中學(xué)學(xué)生資助項(xiàng)目檔案管理的策略

1. 提高認(rèn)識(shí)，構(gòu)建學(xué)生資助項(xiàng)目檔案管理的科學(xué)機(jī)制

針對(duì)中學(xué)學(xué)生資助項(xiàng)目檔案管理中存在的問(wèn)題，首先需要各檔案管理部門、各學(xué)校明確學(xué)生資助項(xiàng)目檔案管理的重要性，進(jìn)一步提高資助檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，由專人負(fù)責(zé)管理資助項(xiàng)目檔案，并明確其職權(quán)與分工。健全并完善檔案管理制度與檔案管理人員的獎(jiǎng)懲機(jī)制，為資助檔案管理工作的審理開(kāi)展提供足夠的保證。制定常態(tài)化的資助檔案審核與監(jiān)察工作，以此更好地提高檔案管理人員對(duì)于中學(xué)學(xué)生資助項(xiàng)目檔案管理工作重要性的準(zhǔn)確認(rèn)知。

2.加大培養(yǎng)，提升學(xué)生資助項(xiàng)目檔案管理的業(yè)務(wù)水平

針對(duì)上述中學(xué)學(xué)生資助檔案管理工作缺少專人負(fù)責(zé)的問(wèn)題，應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步推動(dòng)資助檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，以更好地保障資助檔案管理的高效性、真實(shí)性、完整性與安全性。為此，可以定期舉辦學(xué)生資助檔案管理人員的培訓(xùn)機(jī)構(gòu)，并邀請(qǐng)具有專業(yè)技能與工作經(jīng)驗(yàn)的資助檔案管理人員舉辦講座。另外，考慮到目前學(xué)生資助檔案管理工作的信息化水平不斷提升，還需要對(duì)中學(xué)生資助檔案管理人員進(jìn)行電子檔案管理的培訓(xùn)。例如，廣西南寧市就每年都舉辦學(xué)生資助檔案管理的培訓(xùn)班，重要培訓(xùn)資助檔案管理人員的歸檔文件整理方法、資助檔案管理辦法、電子文件歸檔與管理規(guī)范等。

3.專人管理，確保學(xué)生資助項(xiàng)目檔案管理的穩(wěn)定性

中學(xué)學(xué)生資助檔案管理應(yīng)當(dāng)由專人專柜進(jìn)行管理，以更好地開(kāi)展學(xué)生資助檔案的管理與歸檔工作，并出臺(tái)相關(guān)措施，對(duì)學(xué)生資助檔案管理工作加以規(guī)范，實(shí)現(xiàn)學(xué)生資助檔案的精細(xì)化管理，就不同資助項(xiàng)目與資助環(huán)節(jié)進(jìn)行分級(jí)、分類與分項(xiàng)，以便于后續(xù)的查找與使用，便于對(duì)相關(guān)機(jī)構(gòu)與部門進(jìn)行有效監(jiān)督與檢查。對(duì)專人專柜管理流程加以規(guī)范，從資助檔案卷內(nèi)目錄的編制等，到資助檔案的排序、編號(hào)與存檔保管等全部環(huán)節(jié)著手加強(qiáng)管理與檢查，以確保學(xué)生資助工作更好地開(kāi)展。

4.科學(xué)分類，實(shí)現(xiàn)學(xué)生資助項(xiàng)目檔案管理的系統(tǒng)性

在收集學(xué)生資助檔案信息之后，要對(duì)其進(jìn)行行之有效的分類整理與歸檔管理工作，按照國(guó)家助學(xué)金項(xiàng)目、免學(xué)費(fèi)項(xiàng)目、大學(xué)新生項(xiàng)目等項(xiàng)目類型進(jìn)行學(xué)生資助檔案的分類，以便于以資助項(xiàng)目種類為基礎(chǔ)進(jìn)行資助。在此基礎(chǔ)上，對(duì)于學(xué)生的資助檔案加以完善，包括申請(qǐng)、匯總、發(fā)放等檔案相關(guān)表格，以確保資助檔案管理的規(guī)范性與統(tǒng)一性。積極收集貧困學(xué)生的基本信息數(shù)據(jù)，以更好地健全和完善資助學(xué)生的審批與資助程序。另外，還需要形成良好的外部環(huán)境，從制度環(huán)境、硬件設(shè)備與資金支持等方面，為學(xué)生資助檔案的管理提供有效支撐[2]。

結(jié)語(yǔ)：學(xué)生資助檔案管理工作現(xiàn)階段還存在一定的問(wèn)題，需要進(jìn)一步明確學(xué)生資助檔案管理的重要性，加強(qiáng)檔案管理力度，進(jìn)而通過(guò)人員培訓(xùn)來(lái)提升資助檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，通過(guò)專人專柜管理來(lái)進(jìn)一步提高資助檔案管理水平，并且從檔案分類整理與歸檔等方面入手，確保學(xué)生資助項(xiàng)目檔案管理的有效性與規(guī)范性。

參考文獻(xiàn)

[1]馬秀榮.淺析學(xué)生資助管理檔案的主要內(nèi)容、特點(diǎn)及完善[J].卷宗，2016，6（12）.

[2]李剛.淺析學(xué)生資助項(xiàng)目檔案管理之現(xiàn)狀與策略[J].少兒科學(xué)周刊：教學(xué)版， 2014（1）.