論事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化的應(yīng)用

袁淑娟

摘 要：時代的進(jìn)步，促進(jìn)了我國經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，也加快了我國事業(yè)單位的檔案管理工作的數(shù)字化轉(zhuǎn)型的步伐，為我國事業(yè)單位的發(fā)展帶來了極大的動力。身處瞬息萬變的時代，事業(yè)單位的檔案管理工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型是具有重要意義的也是非常必要的，傳統(tǒng)的檔案管理方式早已無法適應(yīng)時代的發(fā)展和需求，必須要作出足夠的改變。檔案是事業(yè)單位實(shí)施人事管理與工作安排的重要工具，與事業(yè)單位的順利發(fā)展有著重要的意義。本文通過對我國事業(yè)單位的檔案管理工作在數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程中出現(xiàn)的諸多問題進(jìn)行分析，尋找有效的措施進(jìn)行改進(jìn)，進(jìn)而促進(jìn)我國事業(yè)單位的數(shù)字化轉(zhuǎn)型，為我國事業(yè)單位的發(fā)展作出更大的貢獻(xiàn)。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；數(shù)字化

時代的進(jìn)步，催生了一系列的資源形式，我國事業(yè)單位的檔案管理也出現(xiàn)了多種多樣的方式。傳統(tǒng)的檔案管理方式主要是以圖表和視頻為主，而新興的檔案管理方式需要借助計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案的使用和調(diào)取，這是順應(yīng)當(dāng)今時代而作出的一大改變。眾所周知，檔案管理工作作為事業(yè)單位的日常工作，是事業(yè)單位中極為重要的一部分，以資料的保存和搜集以及其他工作有著重要的聯(lián)系。由此可知，時代的發(fā)展，勢必會帶動我國工作方式的轉(zhuǎn)變和轉(zhuǎn)型。因而在改革的大時代背景下，促進(jìn)我國事業(yè)單位的檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型必須要給予充分的重視，為我國事業(yè)單位的發(fā)展注入更多的動力，進(jìn)而推動我國的現(xiàn)代化。

1.我國事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化應(yīng)用中出現(xiàn)的問題

1.1檔案管理的方式太過老套

事業(yè)單位作為我國眾多單位的一種，與我國時代的發(fā)展有著重要的作用，而檔案管理方式同事業(yè)單位的工作效能具有十分密切的聯(lián)系。然而，在事業(yè)單位的實(shí)際運(yùn)行過程中，其領(lǐng)導(dǎo)人并沒有對檔案管理工作給予充分的重視，導(dǎo)致其檔案管理工作的進(jìn)步十分緩慢。在實(shí)際工作的過程中，許多人都將檔案管理工作作為普通的工作對待，在檔案的存檔工作中使用紙質(zhì)留存的方式，與其數(shù)字化的轉(zhuǎn)型過程相悖，為檔案管理的發(fā)展帶來眾多的阻礙。另外，我國事業(yè)單位沒有設(shè)立具體的檔案管理制度，導(dǎo)致檔案管理工作難以實(shí)現(xiàn)其快速轉(zhuǎn)型。以人員安排為例，目前事業(yè)單位中并沒有安排專業(yè)的人員進(jìn)行檔案掛歷工作，只是粗略地任用其他部門的人員兼職檔案管理工作，這些人沒有檔案管理工作的專業(yè)技能，按照自己的經(jīng)驗(yàn)對檔案進(jìn)行整理和歸類，缺乏科學(xué)的管理方式，造成事業(yè)單位的檔案管理狗年工作在查詢、建立檔案等方面存在著許多問題。上級對檔案管理工作的不重視直接導(dǎo)致下級也主觀地將檔案管理工作置于不重要的境地，在實(shí)際工作時處于散漫、懶惰的狀態(tài)，難以準(zhǔn)確地完成上級安排的檔案整理工作，無法有效地實(shí)現(xiàn)對檔案管理工作的創(chuàng)新，對于在工作過程中出現(xiàn)的問題也無法及時地得到發(fā)現(xiàn)和改正，難以將檔案管理工作合理地完成。

1.2檔案管理工作中的資源分類不清

時代中的進(jìn)步，帶來了事業(yè)單位檔案管理工作的進(jìn)步，促進(jìn)了其資源形式與數(shù)量的進(jìn)步，帶來了紛雜多樣的資源形式，使檔案管理人員在工作過程中的難度得到了極大的提升，難以準(zhǔn)確地做好歸檔工作，在工作過程中極易出現(xiàn)檔案丟失的狀況，并且其他部門的員工在使用檔案的過程中也會出現(xiàn)較多問題，需要耗費(fèi)大量的實(shí)踐進(jìn)行查找，難以及時地完成與檔案相關(guān)的工作，甚至帶來機(jī)密文件的損壞和丟失，造成不可設(shè)想的后果。另外，檔案管理工作的內(nèi)容本身就十分復(fù)雜，在進(jìn)行分類時容易出現(xiàn)無法區(qū)分的情況，難以準(zhǔn)確地查找出想要的結(jié)果，為檔案管理工作的進(jìn)步帶來極大的阻礙，導(dǎo)致其對事業(yè)單位人力和物力的浪費(fèi)。

2.我國事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化的具體措施

2.1提升檔案管理人員的工作效率

對于我國現(xiàn)存的事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化中的問題，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)有效地提升工作人員的實(shí)際工作效率，為我國事業(yè)單位的工作進(jìn)程帶來更大的幫助。數(shù)字化管理是我國新時代發(fā)展的產(chǎn)物，提升了我國事業(yè)單位工作的效率，為事業(yè)單位的檔案管理工作帶來了技術(shù)上的保障。數(shù)字化進(jìn)程的加快為我國事業(yè)單位的工作效率提升帶來了更大的幫助，為事業(yè)單位檔案工作的轉(zhuǎn)型步伐得到了加快。另外，信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理工作的使用使工作人員的工作量得到了極大的減少，使事業(yè)單位的檔案查詢和管理進(jìn)程成為輕松便捷的工作。事實(shí)上，數(shù)字化管理在實(shí)際工作中的最大特點(diǎn)便是有效性，事業(yè)單位檔案管理人員在實(shí)際的檔案管理進(jìn)程中可以便捷地對音頻和視頻等工作內(nèi)容進(jìn)行全方位處理，并且可以將檔案中的具體內(nèi)容有效編號，使搜索工作可以得到更加直觀地進(jìn)行處理，也可以將一些具有關(guān)聯(lián)性的內(nèi)容得到檢索，進(jìn)而極大地增大事業(yè)檔案管理工作人員的實(shí)際工作效率，使工作人員的實(shí)際工作狀態(tài)變得更加輕松自在。

2.2便捷事業(yè)單位檔案管理工作的信息檢索

檔案作為我國眾多信息的龐大收容物，包含內(nèi)容往往是繁雜眾多的，在進(jìn)行信息檢索工作時的需要給予更多的人員投入。傳統(tǒng)的檔案內(nèi)容錄入與查閱對于工作人員是一個極易出現(xiàn)差錯、工作強(qiáng)度非常大的過程，投入大量的人力和物力之后得到的檔案內(nèi)容不一定是正確無誤的，因而增強(qiáng)檔案管理工作的信息檢索是一件勢在必行的工作。對事業(yè)單位的檔案管理數(shù)字化進(jìn)程的推進(jìn)可以可以幫助檔案管理工作擁有完整的檢索功能，將需要使用的信息可以輕松地搜索出來，錄入與進(jìn)行修改時也可以直接找到需要的位置，進(jìn)而使復(fù)雜且繁雜的檢索工作成為快捷且簡單的工作，并且可以提高檔案管理工作的有效性和準(zhǔn)確性，為事業(yè)單位其他部門的工作帶來更大的支持。便捷事業(yè)單位檔案管理工作的信息檢索可以將事業(yè)單位的檔案管理工作成為人人負(fù)責(zé)的工作，任何一部分出現(xiàn)差錯時都可以找到具體的工作人員承擔(dān)責(zé)任，避免他們在工作過程中心存僥幸，敷衍地進(jìn)行檔案管理和整理，為檔案數(shù)字化管理的進(jìn)程帶來極大的推動租用，為我國事業(yè)單位的快速轉(zhuǎn)型帶來更大的幫助，從而促進(jìn)我國社會主義現(xiàn)代化經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展。

3.結(jié)語

在實(shí)際工作中，檔案管理的條理性和時效性對于事業(yè)單位的檔案管理工作有著重大的意義，關(guān)系到其在實(shí)際運(yùn)轉(zhuǎn)和創(chuàng)新工作的聚義開展。當(dāng)代的信息技術(shù)為檔案管理的快速轉(zhuǎn)型帶來了技術(shù)上的幫助和支持，從而使更多的單位可以從中尋找經(jīng)驗(yàn)。此外，伴隨著音頻和圖表資料的快速豐富，檔案管理數(shù)字化在事業(yè)單位中的要求也得到了極大的提升。因而事業(yè)單位在進(jìn)行轉(zhuǎn)型的同時，必須要對檔案管理數(shù)字化的進(jìn)程給予更加充分的重視，促進(jìn)檔案管理工作效率的提升和發(fā)展，進(jìn)而促進(jìn)檔案管理工作為事業(yè)單位的發(fā)展作出更大的貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)

[1]尚雪蕾 淺析事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新及檔案管理數(shù)字化問題[J] 檔案管理2017

[2]張璐 淺議事業(yè)單位人事檔案管理數(shù)字化建設(shè) [J] 科技與創(chuàng)新2017