動(dòng)物衛(wèi)生監(jiān)督檔案的制作和管理

文│尹彥軍 孔佳佳（河北省武安市動(dòng)物衛(wèi)生監(jiān)督所）

動(dòng)物衛(wèi)生監(jiān)督檔案是指動(dòng)物衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)在過去和現(xiàn)在動(dòng)物防疫、檢疫、監(jiān)督活動(dòng)中形成的全面而真實(shí)的原始工作記錄及其他文件資料，是對(duì)國家和社會(huì)具有保存、利用價(jià)值的業(yè)務(wù)材料、圖表、報(bào)表、聲像等各種形式的歷史記錄，是廣大動(dòng)物衛(wèi)生監(jiān)督工作者的勞動(dòng)成果和智慧結(jié)晶。它真實(shí)反映了動(dòng)物衛(wèi)生監(jiān)督工作中的歷史面貌，是一種儲(chǔ)備的資源，是開展各項(xiàng)動(dòng)物衛(wèi)生監(jiān)督工作的重要憑證和依據(jù)，為今后的工作考查、研究提供經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)，具有很高的社會(huì)價(jià)值。

在日常工作中收集、整理、統(tǒng)計(jì)動(dòng)物衛(wèi)生監(jiān)督檔案資料，然后做好歸檔資料分類工作，按照立卷標(biāo)準(zhǔn)步驟，建立專用檔案。經(jīng)過整理、統(tǒng)計(jì)、分類等處理，成為系統(tǒng)的文字（電子）檔案資料。檔案主要包括兩大類：文件類檔案和業(yè)務(wù)類檔案。完整、真實(shí)且填寫規(guī)范的動(dòng)物衛(wèi)生監(jiān)督檔案有利于探索動(dòng)物疫病發(fā)展規(guī)律，有利于查找、發(fā)現(xiàn)動(dòng)物衛(wèi)生監(jiān)督工作中存在的不足或漏洞，從而指導(dǎo)政府制定動(dòng)物疫病防控規(guī)劃，有針對(duì)性地制定和完善動(dòng)物衛(wèi)生監(jiān)督工作的具體措施，實(shí)現(xiàn)動(dòng)物及動(dòng)物產(chǎn)品可追溯化管理等，提高監(jiān)管水平，在實(shí)際工作中具有極大的指導(dǎo)和實(shí)用價(jià)值。檔案工作是動(dòng)物衛(wèi)生監(jiān)督工作情況的說明，筆者根據(jù)基層工作經(jīng)驗(yàn)，系統(tǒng)梳理了縣級(jí)動(dòng)物衛(wèi)生監(jiān)督所及基層站、所需要制作的檔案種類與科目。

一、歸檔文件整理收集準(zhǔn)備工作

準(zhǔn)備工作一般由文件材料形成科室承辦人承擔(dān)，檔案員負(fù)責(zé)指導(dǎo)和協(xié)助。綜合性會(huì)議和跨科室聯(lián)合承辦的文件材料應(yīng)由辦公室及牽頭科室共同負(fù)責(zé)收集整理。在日常工作中收集、整理、統(tǒng)計(jì)動(dòng)物衛(wèi)生監(jiān)督檔案資料，包括文件、公文、執(zhí)法文書、傳真、音像、電子載體（光盤、U 盤），報(bào)表，業(yè)務(wù)材料等。

歸檔文件盡量是原件，做到完整、齊全、系統(tǒng)、準(zhǔn)確。底稿與印件、傳真件與復(fù)印件一并歸檔。已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易褪變的文件應(yīng)予復(fù)制；歸檔文件上有金屬物的，應(yīng)去掉，重新縫（粘）合；紙張質(zhì)量符合要求，用紙尺寸須采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4紙規(guī)格；書寫必須使用符合歸檔要求的耐久字跡材料，不得使用涂改液；收集本年度新增和新發(fā)生的業(yè)務(wù)檔案，如“瘦肉精”檢測、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估管理、無害化處理等類目。

歸檔文件要求排列、編號(hào)、編目規(guī)范有序，編制準(zhǔn)確，按件號(hào)裝盒。歸檔文件目錄、歸檔章、檔案盒封面、盒脊、備考表等項(xiàng)目的填寫應(yīng)采用計(jì)算機(jī)打印或符合檔案保護(hù)要求的字跡材料。

綜合檔案統(tǒng)一編寫全宗號(hào)，進(jìn)行排列、編號(hào)和編制必要的檢索目錄。

建立專用檔案時(shí)，分紙質(zhì)檔案和電子檔案。電子檔案，保存在電腦或U盤里；紙質(zhì)檔案保管要有專用檔案櫥或檔案柜，根據(jù)檔案應(yīng)保存的年限妥善管理，用標(biāo)準(zhǔn)的檔案盒將各類檔案分類歸檔，分類建檔，項(xiàng)目齊全。并在檔案盒正面和側(cè)面貼上標(biāo)簽，標(biāo)注檔案名稱。一般分為：免疫檔案、檢疫檔案、執(zhí)法監(jiān)督檔案、文件檔案等幾大部分。

二、有專業(yè)的檔案管理人員和工作條件

1.培養(yǎng)熱愛本職工作和責(zé)任心強(qiáng)的人員擔(dān)任檔案管理員是關(guān)鍵。檔案工作是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性很強(qiáng)的工作，特別是在當(dāng)前畜產(chǎn)品和公共衛(wèi)生安全形勢變化不斷的背景下，要求檔案工作者不僅要有豐富的動(dòng)物衛(wèi)生專業(yè)知識(shí)和較強(qiáng)的業(yè)務(wù)技能，還要熟悉計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)以及各種相關(guān)軟件的操作。同時(shí)，要提高領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，檔案管理崗位不能處在全所（站）工作的邊緣，甚至崗位被固化，難以獲得輪換到其他崗位鍛煉發(fā)展的機(jī)會(huì)，必須提高檔案管理員職業(yè)成就感，穩(wěn)定檔案管理崗位，使其在工作中做到認(rèn)真負(fù)責(zé)，調(diào)動(dòng)自身積極性，發(fā)揮擔(dān)當(dāng)意識(shí)。

2.規(guī)范管理，制度落實(shí)到位。檔案工作中，要形成一套比較規(guī)范、完善的檔案工作制度體系。一是對(duì)各類檔案的收集、整理、入檔、借閱、利用、保管等各個(gè)環(huán)節(jié)都要有嚴(yán)格具體的規(guī)定，使檔案管理工作有章可循；二是要經(jīng)常下鄉(xiāng)下場，與基層人員、養(yǎng)殖場交流、指導(dǎo)，根據(jù)實(shí)際情況不斷完善、充實(shí)檔案記錄；三是檔案保管人員要積極參加本單位業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和檔案管理業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)培訓(xùn)，使檔案填寫做到及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化程度不斷提高。

3.檔案保管設(shè)施設(shè)備到位。縣所和基層站、所（縣級(jí)和鄉(xiāng)鎮(zhèn)動(dòng)物衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)的簡稱，下同）要為檔案管理提供必要的辦公條件，確保檔案工作上質(zhì)量、上水平，配備專門的檔案室，需要有檔案存放文件柜，保證制作檔案的辦公用品，為檔案工作的開展創(chuàng)造良好的工作環(huán)境和條件。

三、動(dòng)物衛(wèi)生監(jiān)督檔案制作

根據(jù)我國現(xiàn)有的動(dòng)物防疫體系，結(jié)合河北省動(dòng)物衛(wèi)生監(jiān)督標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)要求，主要有以下類別的檔案。

1.組織機(jī)構(gòu)檔案。包括縣級(jí)動(dòng)物衛(wèi)生監(jiān)督所和基層站、所歷史沿革介紹、設(shè)置機(jī)構(gòu)依據(jù)、單位法人登記證書等，組織機(jī)構(gòu)分布、人員分工、人員基本情況等；報(bào)檢點(diǎn)檔案包括報(bào)檢點(diǎn)名稱、地址、人員、管轄范圍等。

2.人員崗位和考核檔案?？h級(jí)及分所人員崗位分工、職責(zé)、簽訂的責(zé)任書以及人員考核情況等。

3.養(yǎng)殖場所動(dòng)態(tài)檔案。分規(guī)模養(yǎng)殖場（小區(qū)）和散養(yǎng)戶兩類?？h所要有全縣規(guī)模場和散養(yǎng)戶登記表匯總，每半年更新一次動(dòng)態(tài)內(nèi)容。基層站、所轄區(qū)的規(guī)模養(yǎng)殖場按照《河北省畜禽養(yǎng)殖場養(yǎng)殖小區(qū)規(guī)模標(biāo)準(zhǔn)和備案程序管理辦法》確定，其動(dòng)態(tài)檔案更新按照動(dòng)物疫病風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估分級(jí)管理辦法，定期監(jiān)督檢查時(shí)更新；散養(yǎng)戶動(dòng)態(tài)養(yǎng)殖檔案結(jié)合春防、秋防時(shí)間安排，每年更新兩次。檔案要一戶一檔、一類一檔，包括養(yǎng)殖場地址、場主姓名、養(yǎng)殖類別、養(yǎng)殖數(shù)量、養(yǎng)殖動(dòng)態(tài)情況等。

縣級(jí)所要建立養(yǎng)殖場所匯總表，基層站、所要建立轄區(qū)養(yǎng)殖場所動(dòng)態(tài)檔案匯總表、類檔和戶檔。

4.檢疫記錄及“瘦肉精”檢測檔案?？h級(jí)所要保存轄區(qū)內(nèi)產(chǎn)地檢疫和“瘦肉精”檢測的月匯總，已開通河北省動(dòng)物衛(wèi)生監(jiān)督管理平臺(tái)的可通過整理后獲得。分所需要有產(chǎn)地檢疫日匯總和月匯總。日匯總表包括檢疫申報(bào)單——檢疫合格證明存根——“瘦肉精”報(bào)告書——檢疫記錄單——檢疫日記錄表——檢疫處理通知單；月匯總就是把日匯總按日期排列，再附月統(tǒng)計(jì)表，按月裝訂成冊(cè)。

5.無害化處理檔案。主要包括無害化處理場所名稱、處理動(dòng)物或產(chǎn)品來源、種類、數(shù)量、處理方式、現(xiàn)場病害動(dòng)物或產(chǎn)品照片等按月裝訂成冊(cè)。

6.學(xué)習(xí)培訓(xùn)檔案。包括動(dòng)物衛(wèi)生監(jiān)督人員和管理相對(duì)人培訓(xùn)。檔案要包括培訓(xùn)通知、簽到表、培訓(xùn)材料、培訓(xùn)現(xiàn)場照片、考試試卷、學(xué)習(xí)筆記等?；鶎诱尽⑺ù呵飪杉敬寮?jí)防疫員的培訓(xùn)，對(duì)相對(duì)管理人的科普材料，本單位組織的學(xué)習(xí)情況等。

7.監(jiān)督檢查檔案。包括監(jiān)督檢查記錄和執(zhí)法案卷。按照風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估分級(jí)管理進(jìn)行監(jiān)督檢查，對(duì)屠宰場所、無害化處理場所、養(yǎng)殖場所等每次監(jiān)督檢查必須填寫監(jiān)督檢查記錄表，發(fā)現(xiàn)問題，明確提出限期整改時(shí)間，并有后續(xù)檢查記錄；有違法現(xiàn)象的，必須標(biāo)注處理（處罰）案卷號(hào)。

8.動(dòng)物經(jīng)紀(jì)人、運(yùn)輸單位管理檔案。有個(gè)人或組織基本情況登記表，如相對(duì)管理人員經(jīng)紀(jì)人、屠宰場、診療人員等資料分類統(tǒng)計(jì)花名冊(cè)等。

9.檢疫證章標(biāo)志管理檔案。建立縣、鄉(xiāng)兩級(jí)動(dòng)物檢疫各類證章標(biāo)志領(lǐng)取、使用、核銷等記錄臺(tái)賬。

10.動(dòng)物、動(dòng)物產(chǎn)品交易場所管理檔案。包括交易場所匯總表，以及各場所地址、官方獸醫(yī)負(fù)責(zé)人等信息。

11.風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估分級(jí)管理。經(jīng)過動(dòng)物疫病風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估后的各類場所，包括相對(duì)管理業(yè)主的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估申請(qǐng)，業(yè)主自評(píng)報(bào)告；評(píng)審表；評(píng)估統(tǒng)計(jì)表等相關(guān)資料、報(bào)表。

12.執(zhí)法案件檔案。查處的動(dòng)物衛(wèi)生違法案件結(jié)案后，應(yīng)按一案一卷形式進(jìn)行裝訂，每卷順序按執(zhí)法文書形成的時(shí)間先后順序排列要求，裝訂成冊(cè)后，封皮應(yīng)載明案件名稱、形成時(shí)間、編號(hào)等存檔管理。

除上述以外，基層站、所還需要建立以下動(dòng)物疫病預(yù)防控制檔案：

13.免疫檔案。規(guī)模養(yǎng)殖場和散養(yǎng)戶要建立獨(dú)立完備的免疫檔案。

規(guī)模養(yǎng)殖場免疫檔案應(yīng)按規(guī)定填寫《規(guī)模畜禽養(yǎng)殖場免疫檔案》，一式兩份，由規(guī)模養(yǎng)殖場戶和基層站、所分別按規(guī)定保存，與免疫記錄一并保存。

畜禽散養(yǎng)戶免疫檔案；每年春、秋兩季強(qiáng)制免疫和常年補(bǔ)針免疫記錄，按規(guī)定填寫、發(fā)放免疫證明，填寫《畜禽散養(yǎng)戶免疫登記表》，交基層分所存檔，保存期兩年以上。牛羊、豬、禽免疫檔案每村（場）各一本。畜強(qiáng)制免疫卡，一畜一卡，禽流感強(qiáng)制免疫卡，規(guī)模飼養(yǎng)場和養(yǎng)殖大戶每一批禽一張，農(nóng)村散養(yǎng)戶每禽種一張卡。免疫檔案、強(qiáng)制免疫卡和免疫耳標(biāo)必須相符，免疫注射的同時(shí)加掛耳標(biāo)、填寫強(qiáng)制免疫卡，免疫檔案在免疫后2天內(nèi)完成填寫。免疫檔案內(nèi)容包括畜主或飼養(yǎng)場名、畜種、免疫數(shù)量、疫苗名稱、疫苗生產(chǎn)廠家、生產(chǎn)批號(hào)、首免日期、再免日期、防疫員簽字等。畜免疫檔案按畜種填寫，每畜種同一免疫時(shí)間一行。禽流感免疫檔案按禽種填寫，每批禽一行，散養(yǎng)戶每禽種一行。推廣使用免疫記錄電子檔案信息管理。

14.防疫苗標(biāo)證檔案。建立疫苗、耳標(biāo)、免疫證明使用登記臺(tái)賬，檢疫票證及檢疫印章登記臺(tái)賬，“瘦肉精”保證書、自檢書發(fā)放臺(tái)賬。

15.防疫物資檔案。消毒藥品、器械、防護(hù)用品等應(yīng)建立使用保管臺(tái)賬存檔。

16.文件檔案。將紅頭文件類和業(yè)務(wù)類文件分類分級(jí)裝訂成卷歸檔；報(bào)檢點(diǎn)所需建立檔案；動(dòng)物販運(yùn)單位（個(gè)人）、經(jīng)紀(jì)人管理檔案，建檔內(nèi)容參考本節(jié)第8項(xiàng)；養(yǎng)殖場所動(dòng)態(tài)檔案，建檔內(nèi)容參考本節(jié)第3項(xiàng)；轄區(qū)內(nèi)產(chǎn)地檢疫記錄及“瘦肉精”檢測檔案。

17.屠宰場檢疫室需建立檔案。

屠宰檢疫檔案。整理屠宰檢疫申報(bào)單、屠宰檢疫工作記錄表、“瘦肉精”監(jiān)督檢測記錄表、屠宰檢疫月統(tǒng)計(jì)表、病害動(dòng)物及動(dòng)物產(chǎn)品無害化處理記錄表以及檢疫處理通知單等收集整理后按月裝訂成冊(cè)后存檔。

四、動(dòng)物衛(wèi)生監(jiān)督檔案的保管和升級(jí)

1.檔案需進(jìn)行優(yōu)化升級(jí)?；鶎铀臋n案，要不斷進(jìn)行優(yōu)化升級(jí)，建立養(yǎng)殖、防疫、檢疫、監(jiān)督等檔案管理體系，實(shí)現(xiàn)行業(yè)管理數(shù)字化，規(guī)范化，標(biāo)準(zhǔn)化。

2.抓好業(yè)務(wù)檔案的收集整理環(huán)節(jié)。各類業(yè)務(wù)檔案由于種類多、內(nèi)容廣、要求多、與實(shí)際工作聯(lián)系密切，做好這塊工作非常重要。一是必須及時(shí)收集；二是對(duì)收集的記錄復(fù)查，復(fù)查填寫是否真實(shí)、準(zhǔn)確，初步裝訂是否符合要求。

3.抓好日常管理環(huán)節(jié)，確保檔案的完整安全、規(guī)范。一是檔案的安全保管是檔案工作的重中之重，防火、防盜、防蛀、防失密，確保檔案的完整與安全；二是加強(qiáng)定期不定期的監(jiān)督檢查。包括各種記錄的填寫、整理、保存是否規(guī)范，確保填寫真實(shí)、完整、規(guī)范，整理保存符合制度要求。

4.努力提高檔案信息化管理水平。加強(qiáng)檔案信息化管理，是促進(jìn)動(dòng)物衛(wèi)生監(jiān)督工作持續(xù)發(fā)展的根本措施。信息時(shí)代檔案管理的重點(diǎn)在資料保存和查閱。由于電子出證化、動(dòng)監(jiān)移動(dòng)執(zhí)法手段的應(yīng)用，動(dòng)物衛(wèi)生監(jiān)督檔案資料大都可以進(jìn)行數(shù)字化處理，以電子文件形式進(jìn)行管理，并以U盤、光盤形式貯存，這不僅提高了檔案管理的安全性，還大大加速了檔案收集、整理、貯存的步伐，保證了隨時(shí)隨地查閱的要求。實(shí)行信息化管理，對(duì)檔案工作人員的要求也越來越高，它需要?jiǎng)游镄l(wèi)生監(jiān)督檔案工作者不僅要熟練操作計(jì)算機(jī)，懂得規(guī)范準(zhǔn)確地使用檔案軟件，還要具有創(chuàng)新意識(shí)，跟上現(xiàn)代化的步伐。因此，動(dòng)物衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理人員要不斷學(xué)習(xí)新技術(shù)、新方法、掌握新的技巧，善于用現(xiàn)代科學(xué)管理手段管理檔案，從而提高檔案管理工作的效率。

動(dòng)物衛(wèi)生監(jiān)督檔案的管理，為動(dòng)物衛(wèi)生監(jiān)督工作提供了有法可依、有章可循的依據(jù)，建立了溝通信息，提供了政策、技術(shù)資料；建立了動(dòng)物衛(wèi)生可追溯體系，為動(dòng)物衛(wèi)生監(jiān)督工作的開展提供了經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)并指明了方向，為更好地提高今后的監(jiān)管水平提供了措施、范例和典型資料。