基層研究室知識管理系統(tǒng)使用情況分析

/北京航天發(fā)射技術(shù)研究所

知識管理是近年來學(xué)術(shù)界和企業(yè)界關(guān)注的熱點(diǎn)。知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代，“知本”已經(jīng)成為企業(yè)最重要的戰(zhàn)略資源，企業(yè)之間的競爭也越來越呈現(xiàn)出以知識為基礎(chǔ)的競爭。2008年，中國運(yùn)載火箭技術(shù)研究院開始控索并逐步推進(jìn)知識管理工作。此后不久，北京航天發(fā)射技術(shù)研究所知識管理系統(tǒng)上線運(yùn)行。筆者基于基層研究室的知識管理系統(tǒng)用戶數(shù)據(jù)和調(diào)研，分析該系統(tǒng)的使用情況，提出提高知識管理系統(tǒng)效用的意見和建議。

一、知識管理系統(tǒng)的組成

研究所知識管理系統(tǒng)是所級實(shí)施知識管理的網(wǎng)絡(luò)平臺，分所級知識地圖、部門知識地圖和個(gè)人知識地圖。上傳到系統(tǒng)的知識，在所級知識地圖和部門知識地圖之間能自動(dòng)同步。系統(tǒng)通用功能有搜索、上傳、下載、預(yù)覽、刪除、部門管理、隱藏、統(tǒng)計(jì)、導(dǎo)出等。

1.所級知識地圖

所級知識地圖設(shè)3個(gè)一級目錄，分別是經(jīng)營管理、專業(yè)知識和系統(tǒng)管理（見圖1）。一級目錄下設(shè)二級目錄，二級目錄下設(shè)三級目錄。

2.部門知識地圖

部門知識地圖面向研究室、項(xiàng)目組、中心及車間，設(shè)有20個(gè)部門。以某部門為例，該部門知識地圖設(shè)有專業(yè)知識、經(jīng)營管理、內(nèi)部共享3個(gè)一級目錄。部門的“專業(yè)知識”按專業(yè)基礎(chǔ)樹索引與所級知識地圖的“專業(yè)知識”相對應(yīng)，各部門按照本部門專業(yè)特點(diǎn)確定部門專業(yè)分支樹。部門分類及本部門知識地圖目錄如圖2所示，部門各一級目錄下設(shè)二級目錄，二級目錄下設(shè)三級目錄，見表1。部門上傳的文件可以自動(dòng)同步到所級知識地圖對應(yīng)的目錄下。

圖1 所級知識地圖框架

3.個(gè)人知識地圖

個(gè)人知識地圖是個(gè)人瀏覽幫助、記錄和個(gè)人感興趣的知識收藏。

二、知識管理系統(tǒng)的使用情況及分析

1.目前的知識共享方式

當(dāng)前研究所的知識共享方式主要有以下3種。

一是“師傅帶徒弟”。師傅對徒弟口頭或手把手的知識傳授，雖然知識傳遞的效率不高、范圍受限，但對一些“只能意會(huì)、不能言傳”的隱性知識，非常有用。

二是強(qiáng)制共享。要求員工在規(guī)定時(shí)間內(nèi)，必須發(fā)布多少條知識或提出多少條建議，或在完成規(guī)定工作后必須總結(jié)經(jīng)驗(yàn)并將知識保留下來，這對企業(yè)知識的積累有一定的作用。需要注意的是要保證上傳知識的價(jià)值。

三是內(nèi)部市場。將員工發(fā)布的知識折算成點(diǎn)數(shù)或分?jǐn)?shù)，進(jìn)行經(jīng)濟(jì)獎(jiǎng)勵(lì)和精神獎(jiǎng)勵(lì)。這一作法與強(qiáng)制共享結(jié)合，如目前正在開展的“隱性知識挖掘貢獻(xiàn)與應(yīng)用指標(biāo)要求”、“技術(shù)交流講座”，做到有計(jì)劃、有標(biāo)準(zhǔn)、有報(bào)酬，無論是員工的積極性還是上傳知識的質(zhì)量，都得到了保證。

2.共享的意義

Authur Anderson公司提出了在知識管理領(lǐng)域十分普及的一個(gè)公式：

其中，K代表知識，P代表人，I代表資訊或信息技術(shù)，S代表共享。

圖2 部門知識地圖框架

表1 部門知識地圖目錄

當(dāng)S=0時(shí)，K=P+I，會(huì)有下面3種情況：

一是當(dāng)企業(yè)沒有實(shí)行信息化的時(shí)候，I=0，K=P；

二是如果企業(yè)能夠?qū)⑿畔⒒到y(tǒng)做好，K=P+I；

三是如果企業(yè)的信息化系統(tǒng)不成功，I取負(fù)值可寫為-I，則K=P-I。這說明了企業(yè)信息化系統(tǒng)的重要性。

因S位于指數(shù)位，故S對K有決定性的影響。換言之，如果有一個(gè)善于且樂于共享的組織文化，能夠快速提升與累積企業(yè)的知識能力。

3.研究室使用情況

個(gè)人頁面中，對個(gè)人知識管理系統(tǒng)的使用情況用總積分、新建知識、修改知識、上傳文件、修改文件、推薦文件、下載文件、評價(jià)文件數(shù)表示，個(gè)人數(shù)據(jù)匯總及計(jì)算情況見表2。

表2 個(gè)人數(shù)據(jù)匯總及計(jì)算

其中，總積分=新建知識+上傳知識+推薦文件+下載文件+評價(jià)文件，即

為保證數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、及時(shí)、全面，需要對原始數(shù)據(jù)做初步判定。以上數(shù)據(jù)采集時(shí)間在1天內(nèi)，按系統(tǒng)顯示計(jì)入；將有明顯差異的數(shù)據(jù)21、22、24、25組進(jìn)行人工剔除，其它有效數(shù)據(jù)進(jìn)行計(jì)算。

散點(diǎn)圖。上傳和下載文件散點(diǎn)圖，如圖3所示。

總積分計(jì)算。結(jié)果如下：

方差

標(biāo)準(zhǔn)差系數(shù)

上傳文件計(jì)算。計(jì)算結(jié)果如下：

方差σ傳=268.75，標(biāo)準(zhǔn)差系數(shù)Vσ傳=3.06

下載文件計(jì)算。計(jì)算結(jié)果如下：

方差σ下=229.19，標(biāo)準(zhǔn)差系數(shù)Vσ下=1.57。

3組數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)差系數(shù)都比較大，表示數(shù)據(jù)離散程度非常高。其中，上傳文件個(gè)體差異最大。

4.上傳情況

知識管理系統(tǒng)啟動(dòng)時(shí)，對各部門提出過強(qiáng)制上傳要求，大量文件上傳主要集中在這一時(shí)段，后續(xù)為零散上傳。為評價(jià)系統(tǒng)日常運(yùn)行情況，將上傳文件數(shù)為2位數(shù)的數(shù)據(jù)剔除，留下表3的21組數(shù)據(jù)。

上傳合計(jì)59，人均上傳2.81，方差σ為2.50，標(biāo)準(zhǔn)差系數(shù)Vσ=0.89。42個(gè)月內(nèi)，月均總上傳1.40，月人均上傳0.07。表2數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)差系數(shù)為3.06，表3則為0.89，說明表3數(shù)據(jù)比表2數(shù)據(jù)更有代表性。

圖3 上傳和下載文件散點(diǎn)圖

表3 上傳數(shù)據(jù)匯總

5.知識評價(jià)及共享情況

知識評價(jià)。知識評價(jià)是對知識價(jià)值進(jìn)行評估，一般將評價(jià)因素考慮為知識的專業(yè)性因素和知識的流行性因素。可表示為：

其中，Vk表示具體某項(xiàng)知識K的評價(jià)價(jià)值結(jié)果，P代表知識的專業(yè)性因素，如用戶對知識的評分；G代表知識的流行性因素，如用戶對知識的閱讀、下載、評論、添加標(biāo)簽、推薦、收藏、轉(zhuǎn)發(fā)等。

分別為各要素的比重系數(shù)，

知識共享評價(jià)。知識共享是對用戶的知識共享水平和知識水平進(jìn)行評價(jià)，與用戶的專業(yè)技能、知識共享參與度和知識共享貢獻(xiàn)度相關(guān)?？杀硎緸椋?/p>

其中，是用戶知識共享水平和知識水平的評價(jià)結(jié)果，T代表用戶個(gè)人專業(yè)技能等級要素，如用戶技術(shù)職稱、專業(yè)崗位等；J代表用戶參與知識共享評價(jià)的程度，用戶對知識的各種操作行為，如閱讀、下載、評論、添加標(biāo)簽、推薦、收藏、轉(zhuǎn)發(fā)、打分等；C代表用戶知識共享行為的貢獻(xiàn)程度，如被用戶共享的知識的價(jià)值，可用被用戶共享知識的平均評分或評分排行計(jì)算。

分別為各要素的比重系數(shù)，

知識計(jì)算。由表2可見，新建知識、修改知識、修改文件、推薦文件、評價(jià)文件的人月均值很小且遠(yuǎn)小于人月下載均值3.47，可忽略不計(jì)；根據(jù)公式（3）和（4），在知識評價(jià)和知識共享評價(jià)中，僅考慮下載因素c2。

根據(jù)公式（1），表2取樣人數(shù)為P=34；

根據(jù)公式（4），共享S為月均下載

根據(jù)表3，知識I取月均總上傳為I=1.40

得月知識能力

系統(tǒng)運(yùn)行42個(gè)月累加的知識能力

因此，可以得出以下7個(gè)結(jié)論。

一是上傳總數(shù)2989，下載總數(shù)4951，下載總數(shù)約為上傳總數(shù)的1.66倍，表明知識貢獻(xiàn)的主動(dòng)性小于汲取知識的意愿，知識貢獻(xiàn)的主動(dòng)性需要大力提倡和培養(yǎng)，一段時(shí)間內(nèi)離不開對知識貢獻(xiàn)的強(qiáng)制要求。

二是總積分、上傳文件、下載文件3種情況的標(biāo)準(zhǔn)差系數(shù)都非常大，表明個(gè)體情況差別非常大，知識貢獻(xiàn)和知識汲取，很大程度上依賴于個(gè)人的意愿和習(xí)慣。

三是上傳文件的標(biāo)準(zhǔn)差系數(shù)最大，表明主動(dòng)貢獻(xiàn)知識的差異最大。34組有效數(shù)據(jù)中，有4組數(shù)據(jù)的上傳數(shù)為零，有5組數(shù)據(jù)上傳數(shù)過百、其中1組數(shù)據(jù)中上傳數(shù)過千，表明上傳文件主要集中于個(gè)別員工，人數(shù)雖少但人均上傳文件數(shù)非常多，這部分員工主動(dòng)貢獻(xiàn)知識進(jìn)行共享的意識非常強(qiáng)烈，應(yīng)予以鼓勵(lì)。

四是下載行為較為普遍，34組數(shù)據(jù)中下載數(shù)均非零；評分、評論、推薦、轉(zhuǎn)發(fā)等行為數(shù)極少，近乎為零，表明用戶除下載外其它共享行為尚未形成習(xí)慣。

五是下載內(nèi)容多為標(biāo)準(zhǔn)、情況資料、論文集和“舉一反三”報(bào)告。其中“舉一反三”報(bào)告為強(qiáng)制性要求，上傳報(bào)告的格式規(guī)范且內(nèi)容豐富，共享知識的價(jià)值得到保證。

六是標(biāo)準(zhǔn)下載依次為所標(biāo)、院標(biāo)、部標(biāo)、國標(biāo)及國軍標(biāo)。設(shè)計(jì)人員反饋系統(tǒng)中所標(biāo)收集完整，實(shí)用性好；其它標(biāo)準(zhǔn)收集不夠完整。希望增加航天質(zhì)量管理要求的文件資料。

七是用戶希望能進(jìn)一步完善系統(tǒng)，如強(qiáng)化搜索、收藏等功能。希望能統(tǒng)一知識地圖的目錄分類標(biāo)準(zhǔn)、完善目錄、減少目錄間的交叉和空檔，減少空目錄。

筆者運(yùn)用有限的數(shù)據(jù)，嘗試對現(xiàn)行的知識系統(tǒng)管理使用情況進(jìn)行初步分析?？傊?，當(dāng)前知識管理系統(tǒng)運(yùn)行有效、成績初顯，但知識推送、知識推理等工作尚在控索?！霸姇疂?，惟積乃厚，如水之淳，流演可久”，知易行難中，我們要充分認(rèn)識知識管理工作的長期性和艱巨性，為知識強(qiáng)院而不斷努力。▲