運(yùn)用檔案知識管理夯實(shí)設(shè)備管理基礎(chǔ)

/北京航天長征飛行器研究所

檔案管理是一項(xiàng)經(jīng)過漫長歷史進(jìn)程的活動，是社會經(jīng)濟(jì)和科學(xué)技術(shù)水平發(fā)展的標(biāo)志。檔案管理在知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代的核心是知識資源管理，檔案工作正在實(shí)現(xiàn)從封閉型走向開放型，從試驗(yàn)型走向?qū)嵱眯?，從?jīng)驗(yàn)型走向科學(xué)型的轉(zhuǎn)變。因此，將檔案價(jià)值信息上升至知識資源層面已成為檔案管理活動的首要目標(biāo)。不僅如此，檔案知識是一種經(jīng)過規(guī)范化加工處理的顯性知識，將檔案管理上升到知識管理的同時(shí)，也將會給單位檔案管理及其它延伸業(yè)務(wù)管理帶來新的應(yīng)用價(jià)值，為設(shè)備管理效能提升奠定基礎(chǔ)。

一、檔案知識管理

針對檔案管理實(shí)施知識管理是檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢。檔案知識管理是一種以知識管理為向?qū)У臋n案管理與以檔案為基礎(chǔ)的知識管理相結(jié)合的管理模式，這既是檔案管理理念的創(chuàng)新，又是可以落實(shí)與具體系統(tǒng)構(gòu)建的舉措。知識管理不同于以往管理模式，具有博弈性和市場性，其重視員工的精神激勵(lì)，能夠發(fā)揮員工的創(chuàng)造性和自覺性，重視知識共享、促進(jìn)制度創(chuàng)新、加強(qiáng)人才流動等。

檔案知識服務(wù)的實(shí)現(xiàn)，可以真正發(fā)揮檔案的作用，充分實(shí)現(xiàn)知識的價(jià)值，提高檔案信息化建設(shè)的實(shí)際效果。因此，通過科學(xué)合理的構(gòu)建基于知識管理的檔案管理模式，可以促進(jìn)檔案管理過程中知識體系的螺旋式上升，通過整合檔案資源信息和檔案知識服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案資源的集成管理和檔案知識資源的增值，從而提升單位整體的知識化水平。

單位的關(guān)鍵設(shè)備，尤其是軍工關(guān)鍵設(shè)備主要來源于軍工固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目，而其項(xiàng)目檔案是整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目全過程的真實(shí)客觀記錄，包括項(xiàng)目立項(xiàng)論證、可行性研究、初步設(shè)計(jì)、建設(shè)施工、財(cái)務(wù)決算直至軍工驗(yàn)收的項(xiàng)目全生命周期，是項(xiàng)目建設(shè)的前提、工程質(zhì)量的保證和項(xiàng)目竣工的依據(jù)。通過加強(qiáng)項(xiàng)目檔案管理，提高和促進(jìn)軍工關(guān)鍵設(shè)備檔案的系統(tǒng)性、準(zhǔn)確性和有效性，已逐漸成為各軍工建設(shè)單位的共識。同時(shí)設(shè)備檔案為軍工關(guān)鍵設(shè)備后續(xù)的技術(shù)改造、運(yùn)行維護(hù)、效能評估提供了重要的技術(shù)資料，也為單位軍工項(xiàng)目后續(xù)的新建、擴(kuò)建、改建提供了必要的決策依據(jù)和文獻(xiàn)支撐。

二、軍工關(guān)鍵設(shè)備管理中的問題

國防科技工業(yè)作為國家戰(zhàn)略性產(chǎn)業(yè)，是國家安全和國防建設(shè)的脊梁。當(dāng)前，新一輪科技產(chǎn)業(yè)革命與新軍事革命變革交錯(cuò)推進(jìn)，太空、海洋、航空、網(wǎng)絡(luò)空間等領(lǐng)域的競爭日益激烈，各主要國家展開的科技和軍事競爭，實(shí)質(zhì)是對國家安全和發(fā)展主導(dǎo)權(quán)的爭奪，是發(fā)展理念之間的交鋒，是國防科技工業(yè)實(shí)力乃至整個(gè)國家工業(yè)基礎(chǔ)能力的博弈，軍工關(guān)鍵設(shè)備作為國防科技工業(yè)的支柱裝備和能力支撐，其登記、變更、維護(hù)、處置等全生命周期的管理實(shí)踐是實(shí)現(xiàn)國防科技工業(yè)深度發(fā)展，實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)建設(shè)和科技發(fā)展創(chuàng)新牽引的重要基礎(chǔ)保障。

目前，隨著國防科技工業(yè)改革的不斷深入和“寓軍于民、軍民融合”的武器裝備科研生產(chǎn)體系的逐步完善，軍工戰(zhàn)線面臨的內(nèi)外部環(huán)境和條件發(fā)生了巨大變化，軍工關(guān)鍵設(shè)備管理也隨之出現(xiàn)了許多新情況、新問題，急需加以研究和解決，主要體現(xiàn)在以下3個(gè)方面：

1.軍工關(guān)鍵設(shè)備信息不全

軍工關(guān)鍵設(shè)備的總量及其運(yùn)行狀態(tài)、完整情況、實(shí)際效能等數(shù)據(jù)不清，使上級及有關(guān)主管部門未能全面掌握武器裝備科研生產(chǎn)的實(shí)際能力，安排武器裝備科研生產(chǎn)保障條件的主動性、前瞻性受到一定的制約。我國軍工投資，尤其國家投資形成的軍工關(guān)鍵設(shè)備于20世紀(jì)90年代陸續(xù)建成并投入使用，而國家出臺軍工關(guān)鍵設(shè)備登記管理辦法是在2012年，存在管理制度相對滯后，這在客觀上造成部分單位的軍工關(guān)鍵設(shè)備基礎(chǔ)信息缺失。

2.軍工關(guān)鍵設(shè)備后期管理環(huán)節(jié)薄弱

軍工單位承擔(dān)著國有資產(chǎn)保值增值和“保軍”的雙重責(zé)任，但由于軍工關(guān)鍵設(shè)備后期管理環(huán)節(jié)薄弱，缺乏報(bào)廢處置的輸入條件，存在處置流程和審批權(quán)限不明確、支撐材料不充分等問題，所以在鑒定條件不能充分量化的情況下，很難給出準(zhǔn)確的鑒定結(jié)論，從而導(dǎo)致報(bào)廢處置工作把關(guān)不嚴(yán)，使得軍工關(guān)鍵設(shè)備的浪費(fèi)與流失，造成單位軍工能力的喪失。

3.軍工能力體系布局缺乏有效手段

軍工關(guān)鍵設(shè)備作為單位資產(chǎn)規(guī)模的集中體現(xiàn)和科研核心能力的裝備支撐，能夠得到單位領(lǐng)導(dǎo)的足夠重視，但從整體布局上來看，還缺乏統(tǒng)一規(guī)劃。軍工關(guān)鍵設(shè)備的論證，往往著眼于型號研制的急需，著眼于單一方向的突破，未能對單位軍工能力體系總體布局進(jìn)行頂層策劃，投資規(guī)模的不斷增加往往帶來同一科研能力的“重復(fù)建設(shè)”，而能力薄弱環(huán)節(jié)依然顯現(xiàn)“短板效應(yīng)”。

三、軍工關(guān)鍵設(shè)備檔案知識管理體系構(gòu)成

1.軍工關(guān)鍵設(shè)備檔案特點(diǎn)

軍工固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目建設(shè)周期長、環(huán)節(jié)多、關(guān)系復(fù)雜。產(chǎn)生的設(shè)備檔案一般具有3個(gè)特點(diǎn)：一是涉及檔案門類多。設(shè)備檔案中主要包括文書檔案、經(jīng)營檔案、設(shè)備儀器檔案、特殊載體檔案等。二是產(chǎn)生檔案數(shù)量大。設(shè)備檔案形成于項(xiàng)目建設(shè)工程中，記載了項(xiàng)目活動的過程和成果。從購置的提出、設(shè)計(jì)到施工、驗(yàn)收，各階段均產(chǎn)生了大量的檔案。三是形成檔案價(jià)值高。項(xiàng)目設(shè)備檔案是眾多技術(shù)活動的真實(shí)記錄，是專業(yè)技術(shù)人員智慧和勞動的結(jié)晶，是檢驗(yàn)項(xiàng)目質(zhì)量必不可少的依據(jù)和憑證，也是項(xiàng)目成果的集中體現(xiàn)。

軍工固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目設(shè)備檔案是項(xiàng)目配套工藝設(shè)備在選型、購置、生產(chǎn)、安裝、調(diào)試、驗(yàn)收等建設(shè)的重要環(huán)節(jié)中形成的有保存價(jià)值的原始檔案資料，包括各類報(bào)告、記錄、圖紙、光盤、照片等。此外，部分設(shè)備是與基建工程緊密結(jié)合在一起的，如大型試驗(yàn)臺架，整體環(huán)境模擬系統(tǒng)，大型起重機(jī)械、壓力容器等特種設(shè)備，也是項(xiàng)目設(shè)備檔案管理的重要部分，因此構(gòu)建軍工關(guān)鍵設(shè)備檔案知識管理體系就顯得尤為重要。

2.軍工關(guān)鍵設(shè)備檔案知識管理體系

為進(jìn)一步適應(yīng)軍工固定資產(chǎn)投資管理要求，檔案管理運(yùn)用知識管理手段和工具，逐步構(gòu)建知識管理體系，并在以下3個(gè)方面進(jìn)行了強(qiáng)化管理。

一是加強(qiáng)非標(biāo)定制設(shè)備的檔案管理。軍工固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目因其自身固有特點(diǎn)，大量設(shè)備屬于非標(biāo)定制設(shè)備，也是項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的重要檢查項(xiàng)目。因此，加強(qiáng)檔案的主動搜集和整理，包括調(diào)研報(bào)告、圖紙、檢定證書、使用維護(hù)手冊等管理資料都在記錄范圍之內(nèi)，確保了非標(biāo)定制設(shè)備檔案的完整性，將檔案中價(jià)值創(chuàng)造和知識自研轉(zhuǎn)換對設(shè)備的支撐提供保障，從而提升單位的生產(chǎn)力和核心競爭力。

二是重視設(shè)備檔案的全過程知識管理。以立項(xiàng)批復(fù)為基準(zhǔn)，對項(xiàng)目工藝設(shè)備配套表的組成、購置數(shù)量、采購形式、批復(fù)技術(shù)指標(biāo)進(jìn)行梳理和熟悉，掌握文件材料形成規(guī)律，提前采取措施，保證所有批復(fù)設(shè)備都有相應(yīng)的資料支撐；以合同或技術(shù)協(xié)議為依據(jù)，對采購產(chǎn)品的內(nèi)容和技術(shù)指標(biāo)進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，確保與項(xiàng)目批復(fù)一致，為項(xiàng)目的財(cái)務(wù)決算和檔案驗(yàn)收打好基礎(chǔ)。通過全過程知識管理，促進(jìn)文件、檔案的開發(fā)利用，將檔案管理融入更為廣闊的活動領(lǐng)域，與組織的戰(zhàn)略發(fā)展，財(cái)經(jīng)決算、軍工布局等相結(jié)合，使檔案管理成為單位日?；顒颖夭豢缮俚慕M成部分。

三是科學(xué)系統(tǒng)進(jìn)行檔案編目。設(shè)備檔案應(yīng)根據(jù)設(shè)備特點(diǎn)進(jìn)行系統(tǒng)的整理、分類和編目，科學(xué)合理的檔案整理可以反映設(shè)備建設(shè)過程的真實(shí)性、設(shè)備組成的成套性以及設(shè)備資料的完整性，通過設(shè)備檔案編目，以設(shè)備屬性分類，對外購設(shè)備和自研設(shè)備進(jìn)行區(qū)別，建立專題索引，可以較好地檢查設(shè)備檔案的規(guī)范有效性，從知識管理的角度，將文件、檔案等在內(nèi)的一切載體形態(tài)的知識納入管理范圍內(nèi)，并將不同載體形態(tài)的知識進(jìn)行整合和集成，構(gòu)建一個(gè)完整、科學(xué)、有效的知識管理體系。

四、檔案知識管理在軍工關(guān)鍵設(shè)備管理中的應(yīng)用

設(shè)備檔案是軍工關(guān)鍵設(shè)備基礎(chǔ)信息的重要載體，記錄了設(shè)備組成、主要技術(shù)指標(biāo)、承建單位等重要信息，是設(shè)備日常保養(yǎng)維護(hù)方案制定的重要技術(shù)依據(jù)，當(dāng)設(shè)備發(fā)生故障時(shí)，設(shè)備檔案還是設(shè)備事故分析、鑒定、調(diào)查處理的重要參考資料。檔案知識管理是隨著設(shè)備的全生命周期而不斷積累的，是設(shè)備的全過程記錄，是具有長期保存價(jià)值和管理價(jià)值的寶貴資料，同時(shí)軍工項(xiàng)目的可行性研究報(bào)告、財(cái)務(wù)決算報(bào)告及其工藝設(shè)備配套表、竣工驗(yàn)收報(bào)告等項(xiàng)目文獻(xiàn)對深入了解設(shè)備的建設(shè)背景、基本組成、能力布局也發(fā)揮著重要的指導(dǎo)作用。因此通過對檔案知識管理體系要素的分析、解讀、編研，可以有效地解決軍工關(guān)鍵設(shè)備管理中的問題。

充分運(yùn)用檔案知識管理方法，系統(tǒng)、完整和有效的開展軍工關(guān)鍵設(shè)備管理，通過管理能夠全面反映設(shè)備技術(shù)性能、完好率、利用率和維保狀況，可以作為設(shè)備效能評估與經(jīng)濟(jì)價(jià)值分析的重要手段，對以后類似設(shè)備的引進(jìn)提供真實(shí)、可靠的決策數(shù)據(jù)。檔案知識管理體系將成為非標(biāo)定制設(shè)備升級改造的重要資料支撐，設(shè)計(jì)人員通過對原有設(shè)備檔案的研究，可以定位設(shè)備的不足之處，制定合理可行的技術(shù)改造方案，在軍工關(guān)鍵設(shè)備管理中發(fā)揮著重要的參考和借鑒作用。

1.有利于厘清軍工關(guān)鍵設(shè)備

軍工固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目工藝配套表是軍工關(guān)鍵設(shè)備初始登記的唯一依據(jù)，因此有必要將工藝設(shè)備配套表與設(shè)備資產(chǎn)臺賬進(jìn)行比對，可以是工藝設(shè)備對應(yīng)多臺設(shè)備（批復(fù)數(shù)量多于1），也可以是多臺工藝設(shè)備對應(yīng)一套設(shè)備（多為綜合性、組成復(fù)雜的大型設(shè)備），同時(shí)通過兩者原值的比對，還可以確認(rèn)設(shè)備資產(chǎn)是新建資產(chǎn)（原值一致）或是增值資產(chǎn)（資產(chǎn)原值大于批復(fù)原值）。因此，通過比對表統(tǒng)計(jì)可以有效地梳理相互之間的對應(yīng)關(guān)系，不僅可以確保無管理死角，還可以同時(shí)判斷軍工關(guān)鍵設(shè)備的登記依據(jù)，實(shí)現(xiàn)軍工關(guān)鍵設(shè)備登記的“不錯(cuò)登、不漏登、不多登”，為厘清軍工關(guān)鍵設(shè)備提供科學(xué)有效的登記手段。

2.有利于建設(shè)設(shè)備綜合保障體系的建立

當(dāng)前軍工關(guān)鍵設(shè)備建設(shè)呈現(xiàn)“技術(shù)先進(jìn)，組成復(fù)雜，功能多樣”的特點(diǎn)，建設(shè)過程需要多個(gè)承建單位統(tǒng)籌協(xié)作，系統(tǒng)各組成部分的維保要求也不盡相同，因此建立綜合性檢維修體系，全面提高設(shè)備綜合保障能力是提高軍工關(guān)鍵設(shè)備有效性、完整性的關(guān)鍵。設(shè)備檔案作為系統(tǒng)各部分的基礎(chǔ)技術(shù)資料，記載了設(shè)備詳細(xì)的操作規(guī)程和維保要求，充分利用設(shè)備檔案進(jìn)行統(tǒng)籌策劃，制定設(shè)備保養(yǎng)標(biāo)準(zhǔn)、方法，以及相關(guān)操作規(guī)程和維護(hù)規(guī)程，從系統(tǒng)性上將各分系統(tǒng)的維修要求進(jìn)行對接，統(tǒng)一要求，定人定崗，采取專業(yè)維修外包與日常使用點(diǎn)檢相結(jié)合的原則，最終實(shí)現(xiàn)軍工關(guān)鍵設(shè)備綜合保障體系的建立。

3.有利于優(yōu)化資產(chǎn)結(jié)構(gòu)，完善能力建設(shè)布局

通過對軍工項(xiàng)目的可行性研究報(bào)告及財(cái)務(wù)決算報(bào)告等重要文獻(xiàn)的檔案編研，可以較清晰地梳理出建設(shè)單位軍工能力建設(shè)布局變化，通過梳理投資方向及建設(shè)目標(biāo)等關(guān)鍵信息，可以全面反映建設(shè)單位各核心專業(yè)在軍工關(guān)鍵設(shè)備、重大基建工程、重要無形資產(chǎn)等多方面的能力體現(xiàn)，不僅可以有效地識別單位的“能力短板”，更可以有效地抑制“重復(fù)建設(shè)”，通過將能力建設(shè)布局情況與軍工能力建設(shè)后評價(jià)相結(jié)合，可以有效的評價(jià)投資效果和經(jīng)濟(jì)效益。目前，軍工單位正處于深化改革的深水區(qū)，站在“軍民融合”和“市場化轉(zhuǎn)型”的十字路口，通過設(shè)備檔案完善對能力建設(shè)布局的研判，合理利用投資，優(yōu)化資產(chǎn)結(jié)構(gòu)，及時(shí)處置不良資產(chǎn)，對軍工建設(shè)單位的可持續(xù)性發(fā)展提供重要的決策依據(jù)。

4.搭建信息紐帶，實(shí)現(xiàn)設(shè)備與檔案的信息共享

隨著目前可視化界面管理與網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫技術(shù)的飛速發(fā)展，設(shè)備和檔案的信息化管理有了現(xiàn)實(shí)的基礎(chǔ)?；诠潭ㄙY產(chǎn)信息的ERP系統(tǒng)和檔案信息的文獻(xiàn)檢索系統(tǒng)已得到了充分的應(yīng)用，將設(shè)備管理信息系統(tǒng)與檔案信息管理系統(tǒng)有效對接，實(shí)現(xiàn)對設(shè)備全生命周期的動態(tài)管理和監(jiān)控，實(shí)現(xiàn)設(shè)備，尤其是軍工關(guān)鍵設(shè)備建檔、歸檔、查閱的實(shí)時(shí)化、信息化、電子化，更為便捷的向基層使用部門提供設(shè)備的技術(shù)基礎(chǔ)資料、各類維護(hù)規(guī)程和安全要求奠定了基礎(chǔ)，是提高設(shè)備安全穩(wěn)定運(yùn)行、發(fā)揮設(shè)備效能的有效手段和發(fā)展趨勢。

軍工關(guān)鍵設(shè)備是軍工固定資產(chǎn)投資的重點(diǎn)建設(shè)內(nèi)容，設(shè)備檔案管理是項(xiàng)目管理的重中之重。通過進(jìn)一步建立健全檔案知識管理體系，加強(qiáng)設(shè)備檔案歸檔工作的準(zhǔn)確性、規(guī)范性和有效性，運(yùn)用好軍工關(guān)鍵設(shè)備檔案，將檔案作為軍工關(guān)鍵效能提升的有效手段，不僅可以有效地保證軍工能力布局的體系化，還能不斷推動軍工關(guān)鍵設(shè)備全效率、全系統(tǒng)和全員化水平的提升，最終實(shí)現(xiàn)“科學(xué)管理、技術(shù)融合、全員參與、效益為先”的管理理念。▲