論檔案信息化建設(shè)的改革與創(chuàng)新

蘇靜華

當(dāng)今社會(huì)，是全球經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的時(shí)代。國(guó)家對(duì)于人才的迫切需求也到了一個(gè)嶄新的高度，并且對(duì)于企業(yè)、學(xué)校、醫(yī)院等各個(gè)機(jī)構(gòu)的管理也更加的完善和嚴(yán)格。檔案信息化建設(shè)在這個(gè)過(guò)程中就顯得尤為重要，在隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展的大環(huán)境下，檔案信息化建設(shè)也在不斷地與時(shí)俱進(jìn)，在探索中進(jìn)行一系列的改革和創(chuàng)新。

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，檔案的管理方式也變得更加合理和高效化。不論是國(guó)家政府機(jī)構(gòu)，還是學(xué)校、醫(yī)院、公司等各種機(jī)構(gòu)，都應(yīng)該全面充分利用信息化技術(shù)來(lái)管理檔案。讓我們逐漸的從人為看管、審核、保管檔案轉(zhuǎn)換到信息化檔案管理這種高效、準(zhǔn)確的模式，這對(duì)于檔案管理工作也是一個(gè)更加艱巨的任務(wù)和挑戰(zhàn)。

1 檔案信息化在中國(guó)的現(xiàn)狀

任何事物的發(fā)展都必然經(jīng)歷一個(gè)從無(wú)到有的過(guò)程，我國(guó)的檔案信息化建設(shè)也是如此。這些年來(lái)，隨著世貿(mào)組織的加入，我國(guó)經(jīng)濟(jì)與世界正式接軌，經(jīng)濟(jì)也呈現(xiàn)一個(gè)飛速發(fā)展的趨勢(shì)，檔案信息化管理也在這些年來(lái)穩(wěn)步快速的發(fā)展。檔案的管理開(kāi)始從繁瑣、閉塞逐漸發(fā)生轉(zhuǎn)變。也從許多年前的政府專屬服務(wù)逐漸轉(zhuǎn)變成了服務(wù)全民的開(kāi)放性服務(wù)。通過(guò)信息化技術(shù)的全面應(yīng)用，檔案管理實(shí)現(xiàn)了跨省甚至是跨國(guó)的迅速檢索和交流共享，為需要的機(jī)構(gòu)和人員提供了各式各樣的信息，比如五險(xiǎn)一金、子女學(xué)校、住房等各種跟民生相關(guān)聯(lián)的信息檔案管理，檔案信息化讓我國(guó)檔案管理更加高效化、廣泛化。與此同時(shí)，檔案信息化管理是一個(gè)龐大的體系和工程，這就要求全國(guó)人民一起共同努力地發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并且完善它。

2 檔案信息化建設(shè)遇到的阻礙

2.1 檔案信息化管理的相關(guān)人員知識(shí)不全面

檔案信息化管理需要全國(guó)人民共同努力，這就要求檔案信息化的相關(guān)知識(shí)得到普及，對(duì)于專門崗位的人員更是要求知識(shí)的全面性。但是，檔案信息化管理人員有很大一部分還存在著傳統(tǒng)的管理思想，固步自封，導(dǎo)致他們不能充分利用信息化技術(shù)來(lái)進(jìn)行檔案管理。甚至有部分管理人員，他們潛意識(shí)上抵制這種信息化管理，即便是相關(guān)機(jī)構(gòu)的硬件設(shè)施和相關(guān)管理類軟件齊全，他們也無(wú)法讓檔案信息化管理得到充分的發(fā)揮，不僅對(duì)國(guó)家財(cái)產(chǎn)造成了資源上的浪費(fèi)，也使得檔案信息化管理成為了一個(gè)空架子。

2.2 檔案信息化管理在資金上的投入不足

檔案信息化建設(shè)是一個(gè)非常龐大的工程，這就意味著不僅對(duì)于管理上的人才要大量培養(yǎng)，在硬件和軟件等設(shè)施上也要大量的投入。現(xiàn)階段，檔案管理雖然逐漸的被人們所重視，但是資金上的投入還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。這不僅是由于檔案管理本身所決定，還跟一些傳統(tǒng)的，抵制信息化檔案管理的人員有關(guān)，他們?nèi)狈Ω母锏臎Q心和創(chuàng)新的理念，所以他們不會(huì)考慮主動(dòng)地去申請(qǐng)檔案信息化管理的資金投入，只是一味地被動(dòng)接受，在無(wú)形中失去了很多個(gè)為檔案管理創(chuàng)新和發(fā)展的契機(jī)。

2.3 缺乏整體統(tǒng)籌

檔案信息化管理并未引起個(gè)別單位的重視，不能有效的串聯(lián)到一起，往往是各顧各的，缺少協(xié)調(diào)和統(tǒng)籌規(guī)劃，通常會(huì)出現(xiàn)治標(biāo)不治本的狀況，不能從根本上解決問(wèn)題。

3 檔案信息化建設(shè)的改革與創(chuàng)新

檔案信息化建設(shè)是我國(guó)檔案管理的必經(jīng)之路，是提高我國(guó)檔案管理水平，加快整體發(fā)展的必要舉措。在這個(gè)過(guò)程中，必然會(huì)出現(xiàn)一些阻礙和問(wèn)題，我們要根據(jù)實(shí)際情況，針對(duì)出現(xiàn)的問(wèn)題和不當(dāng)舉措進(jìn)行改革并進(jìn)行進(jìn)一步創(chuàng)新，推陳出新。我們可以從以下幾點(diǎn)進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的改革和創(chuàng)新：

3.1 招攬先進(jìn)人才

檔案管理全面信息化是一個(gè)與時(shí)俱進(jìn)的產(chǎn)物，它主要包括信息技術(shù)在檔案管理上的應(yīng)用，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)對(duì)各方面資源的整理、合并，并將整合后的資料有效的利用到相應(yīng)的領(lǐng)域，達(dá)到整體統(tǒng)籌的目的。這其中發(fā)揮主要作用的就是人，所以招攬知識(shí)全面、素質(zhì)高的相關(guān)人才是重中之重。只有讓這種高精尖人才運(yùn)用信息技術(shù)統(tǒng)籌管理檔案，才可以高效的發(fā)揮檔案管理的真正作用，加快社會(huì)整體建設(shè)的進(jìn)度。

3.2 加強(qiáng)檔案信息產(chǎn)業(yè)化建設(shè)

現(xiàn)階段，我國(guó)經(jīng)濟(jì)水平不斷發(fā)展，人民生活水平日益提高。物質(zhì)生活得到基本滿足之后，人們對(duì)于信息服務(wù)、信息交流的需求也日趨增加，檔案信息產(chǎn)業(yè)化的價(jià)值重要性也逐漸凸現(xiàn)出來(lái)，這不僅使得檔案管理的價(jià)值得到了充分體現(xiàn)，還使得相關(guān)單位對(duì)檔案管理的重視度得以提高，增加了檔案信息建設(shè)的投資可能性，有效的讓檔案信息更普遍的被群眾所接受。如何加強(qiáng)并在檔案信息產(chǎn)業(yè)化建設(shè)中推陳出新是檔案信息化建設(shè)改革創(chuàng)新的關(guān)鍵所在，可以通過(guò)以下幾個(gè)方面進(jìn)行創(chuàng)新：

一是通過(guò)利用相關(guān)檔案信息，建立一套完善并且合理的收費(fèi)系統(tǒng)。

二是根據(jù)各地實(shí)際情況，通過(guò)相關(guān)的名勝古跡，大山名川等文化資產(chǎn)，建立一套檔案信息，招商引資，加大檔案信息產(chǎn)業(yè)化發(fā)展，促進(jìn)國(guó)家經(jīng)濟(jì)發(fā)展。

三是可以通過(guò)對(duì)具有歷史意義的歷史珍藏和相關(guān)文獻(xiàn)進(jìn)行收費(fèi)展覽制度，不僅可以為檔案信息管理募集資金，也可以使得更多的人了解和提高自身素質(zhì)。

四是有目的性的對(duì)有需求的人員和社會(huì)企業(yè)提供檔案信息收費(fèi)服務(wù)，開(kāi)展新型的檔案信息服務(wù)。

3.3 實(shí)行檔案信息化建設(shè)改革，統(tǒng)籌規(guī)劃

所謂的檔案信息化，并不是一味地運(yùn)用計(jì)算機(jī)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案管理和協(xié)調(diào)工作，最主要的是從根本上制定出一套行之有效的規(guī)范和計(jì)劃。如何才能制定出符合我國(guó)國(guó)情的檔案信息化建設(shè)規(guī)劃制度，我們要從供求關(guān)系的角度進(jìn)行分析，通過(guò)分析用戶對(duì)檔案的需求，對(duì)檔案的信息化建立和管理進(jìn)行整合，加快檔案信息化建設(shè)的步伐。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，人們對(duì)于網(wǎng)絡(luò)的使用更加頻繁，相關(guān)部門通過(guò)電子檔案處理問(wèn)題才具有高效性。對(duì)于那些具有歷史意義的珍貴檔案，為了保證其完整性，又可以使其得到充分的利用，將其建立成電子檔案顯得更加具有時(shí)代意義。所以說(shuō)各個(gè)檔案管理崗位根據(jù)用戶的需求來(lái)進(jìn)行合理規(guī)范的建設(shè)，顯得尤為重要。

3.4 檔案共享社會(huì)化

從根本意義上來(lái)講，檔案的根本作用是供人們參考和利用的，隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展，檔案信息對(duì)于社會(huì)建設(shè)的作用日趨明顯，他是社會(huì)基礎(chǔ)建設(shè)的根本。每個(gè)領(lǐng)域都有著其不可替代的作用，通過(guò)年復(fù)一年的實(shí)踐，累積了許多無(wú)法用金錢來(lái)衡量的經(jīng)驗(yàn)價(jià)值，并形成了相應(yīng)的檔案信息以供后人使用。所以我們要加強(qiáng)檔案信息管理的建設(shè)并增加檔案信息的吸納和整合范圍，讓更多的檔案信息合理分類整合，使得檔案信息更加豐富，更加完善。隨著檔案信息越來(lái)越多，對(duì)于檔案信息的利用和分類也要進(jìn)行相應(yīng)的改革和創(chuàng)新，以往的檔案信息使用模式已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)階段用戶對(duì)檔案信息的需求，所以，檔案管理相關(guān)單位和人員要努力通過(guò)新的信息化技術(shù)讓檔案信息得到充分利用。根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)，使得檔案信息更為廣泛的被人們利用起來(lái)，并充分維護(hù)合法的權(quán)益，改善檔案管理和利用的環(huán)境。

3.5 根據(jù)國(guó)情，走屬于自己的檔案信息化道路

檔案信息化建設(shè)是一個(gè)漫長(zhǎng)而艱巨的路，在這個(gè)過(guò)程中必然會(huì)遇到很多問(wèn)題和阻礙。但是檔案信息化建設(shè)并不是一味地模仿，也不可拔苗助長(zhǎng)，必須走可持續(xù)發(fā)展的路線。檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵是不斷地完善信息庫(kù)數(shù)據(jù)，并合理利用。從根本上來(lái)說(shuō)檔案信息化管理就是一個(gè)匹配的過(guò)程，檔案管理部門為需求人員找到匹配的信息，這個(gè)需求人員可以是國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人，也可以是普通民眾，每個(gè)用戶的目的不同，就是因?yàn)檫@種需求的多樣性和廣泛性，讓檔案信息涉及面更廣，需求更復(fù)雜。對(duì)于檔案信息化建設(shè)，相關(guān)檔案管理部門給予的資金投入必然是數(shù)額龐大的，但是這并不是一味地投資追求新型設(shè)備。現(xiàn)實(shí)情況，很多機(jī)關(guān)單位對(duì)于信息化的資金投入都不少，但是效果卻事倍功半，甚至很多部門和單位把信息管理軟件作為一個(gè)擺設(shè)和應(yīng)付的工具。俗話說(shuō)，授之以魚不如授之以漁，我們?cè)跈n案信息化設(shè)備不斷完善的和改進(jìn)的同時(shí)還要對(duì)新型的技術(shù)應(yīng)用進(jìn)行充分的利用，并且逐步轉(zhuǎn)變以往陳舊的思維。而且檔案信息管理不是一個(gè)固定不變的東西，每天龐大的信息資源都在更新，而且利用的部門也越來(lái)越多，在如此龐大的檔案信息整理過(guò)程中，檔案工作的重要性可見(jiàn)一斑。根據(jù)我國(guó)實(shí)際國(guó)情，消除各個(gè)單位和部門之間檔案信息不共享的問(wèn)題，使得各部門、各單位之間共享檔案信息，更加有效地為服務(wù)對(duì)象服務(wù)。

4 結(jié)語(yǔ)

檔案信息化建設(shè)是一個(gè)漫長(zhǎng)的過(guò)程，在這個(gè)過(guò)程中我們會(huì)運(yùn)用很多先進(jìn)的信息化技術(shù)，但是這些先進(jìn)的技術(shù)有利也有弊，我們要做的就是運(yùn)用先進(jìn)的信息化技術(shù)加強(qiáng)檔案管理工作，并找出先進(jìn)信息化技術(shù)帶來(lái)的問(wèn)題并予以解決。對(duì)此，我們必須時(shí)刻關(guān)注檔案信息化建設(shè)的改革，并尋求不斷地創(chuàng)新。不要一味的接受新的信息化技術(shù)，要對(duì)其進(jìn)行測(cè)試并演變成符合我國(guó)國(guó)情的一套完整體系，不斷改進(jìn)，為我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供有利的后盾支持。

（作者單位：廣州科技貿(mào)易職業(yè)學(xué)院）