互聯(lián)網(wǎng)+時代檔案管理面臨機(jī)遇與挑戰(zhàn)

張琳

社會經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展增加了人們的社會活動，人們社會活動的增加必然會導(dǎo)致信息的產(chǎn)生于流動，這種變化正以爆發(fā)式進(jìn)行增長，這時傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不在適應(yīng)當(dāng)下社會。檔案管理需要與時代發(fā)展結(jié)果，近些年互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展是飛速的，通過運營互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)提高檔案管理縮短與社會發(fā)展的差距，就必須跟進(jìn)互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展的浪潮。我國現(xiàn)已經(jīng)提出“互聯(lián)網(wǎng)+”的發(fā)展模式，政府的扶持讓互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)在廣度與深度上不斷的發(fā)展與成長，通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展我國目前已經(jīng)建立的了有效的檔案管理的信息系統(tǒng)，這類信息系統(tǒng)的建立與運用不僅能提高檔案管理的工作效率，同時還提高了檔案管理的準(zhǔn)確性。這類變化為國家發(fā)展等提供了準(zhǔn)確的信息與數(shù)據(jù)支持。但是技術(shù)是不斷發(fā)展，問題也是不斷在發(fā)生，如何完善互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)下的檔案管理還需要持續(xù)努力。

1 概述

信息時代的來臨促使檔案管理工作的發(fā)展與創(chuàng)新，檔案管理工作在時代的推動下需要不斷的更新理念、推陳出新，提高檔案管理的水平與工作效率。目前形勢下，在國家戰(zhàn)略“互聯(lián)網(wǎng)+”的時代背景下，所有企業(yè)都需要通過互聯(lián)網(wǎng)平臺實現(xiàn)自身行業(yè)的進(jìn)步，通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的運用不僅能得到自身發(fā)展還能激發(fā)新型的業(yè)態(tài)與活力，檔案管理通過互聯(lián)網(wǎng)平臺的運用一樣能夠深化管理的深度。目前，檔案管理部門也在開發(fā)與探索“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”的研究，通過平臺搭建、軟件開發(fā)迭代讓檔案管理與互聯(lián)網(wǎng)、社會時代不斷融合，最終促進(jìn)服務(wù)于公共需求的現(xiàn)代化的“互聯(lián)網(wǎng)+”檔案管理時代。

2 檔案管理的機(jī)遇

2.1 豐富技術(shù)手段

互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展為檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展提供了多項手段。對比傳統(tǒng)的檔案管理，互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理首先加快管理者的工作效率，由原有的登記造冊變成信息系統(tǒng)的錄入；其次加快了管理者與閱讀者的查找速度，有原有的紙質(zhì)檢索變?yōu)橄到y(tǒng)中的關(guān)鍵字檢索。

2.2 拓展服務(wù)空間

我國社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，人們增加社會活動導(dǎo)致社會信息爆發(fā)式增長，傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)不能提供更方便、快捷、安全的服務(wù)。機(jī)遇互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的檔案管理信息系統(tǒng)利用云計算、大數(shù)據(jù)等技術(shù)手段，不僅提高了檔案信息的安全性，在信息儲存、備份等方面都有非常高的優(yōu)勢。隨著檔案管理的互聯(lián)網(wǎng)時代的到來，數(shù)字信息的檔案信息為閱讀者不僅僅提供了快速的用戶體驗，還可將傳統(tǒng)的占地檔案館升級為電子檔案館，閱讀者可以通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)不限地域、空間、時間隨時調(diào)用檔案信息，最大限度的拓展了服務(wù)空間。

2.3 提高檔案時效

現(xiàn)代社會隨著人們的社會活動的加劇很多檔案信息都有著時效性，有些信息稍縱即逝，有些信息在短時間內(nèi)就會被新的信息所替代與覆蓋，傳統(tǒng)的檔案管理系統(tǒng)更新周期都很長，按照原有的周期進(jìn)行檔案信息的更新，很多信息容易出現(xiàn)丟失、破損不全等問題?；ヂ?lián)網(wǎng)技術(shù)的檔案管理具備極強(qiáng)時效性，更新周期短，如果人員分配合理可以在最短時間內(nèi)將檔案信息進(jìn)行統(tǒng)計、備案。通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)可以通過大數(shù)據(jù)、云處理等技術(shù)的有機(jī)整合，幫助檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)檔案管理的時效。

3 檔案管理的挑戰(zhàn)

3.1 管理模式變革

傳統(tǒng)的檔案管理是利用人工根據(jù)工作者的經(jīng)驗對檔案信息進(jìn)行管理。眾所周知，人的工作狀態(tài)受環(huán)境、生活、情緒等影響，這些直接影響人的工作狀態(tài)，最終會導(dǎo)致檔案信息管理系統(tǒng)的漏洞產(chǎn)生。通過建立互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的檔案管理系統(tǒng)，可以減少人對檔案管理的主管影響，工作人員可以按照系統(tǒng)進(jìn)行登記錄入，不符合系統(tǒng)的算法就會被甄別篩選出來，加大檔案管理的準(zhǔn)確程度。檔案系統(tǒng)管理人員可以通過互聯(lián)網(wǎng)檔案系統(tǒng)的建立提高自身的專業(yè)技術(shù)，注重研究檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)中來。

3.2 管理模式創(chuàng)新

互聯(lián)網(wǎng)時代的到來，更新了現(xiàn)代管理的技術(shù)水平與基礎(chǔ)硬件設(shè)備。互聯(lián)網(wǎng)的檔案管理中基礎(chǔ)設(shè)備也隨著時代不斷更新變化，從原有的系統(tǒng)逐漸省級為更全，容量更大的系統(tǒng)設(shè)備。這樣就為檔案管理的互聯(lián)網(wǎng)化提供了最有利的基礎(chǔ)保障，讓實體檔案管理模式轉(zhuǎn)化為新型的互聯(lián)網(wǎng)管理模式。檔案管理人員通過系統(tǒng)進(jìn)行檔案的管理與錄入，在經(jīng)過網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)等科技手段對這些檔案信息進(jìn)行深加工。新時代的檔案管理系統(tǒng)不再單一的提供信息的存儲與調(diào)閱，更是發(fā)展成為一種可以為國家建設(shè)、社會發(fā)展提供寶貴數(shù)據(jù)信息的重要戰(zhàn)略資源。所以加快互聯(lián)網(wǎng)檔案管理體系的建設(shè)是一項利國利民的重要舉措，需要社會各界共同努力最終打造我國的數(shù)據(jù)信息系統(tǒng)。

4 結(jié)論

互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)在檔案管理系統(tǒng)中的應(yīng)用是社會發(fā)展的必然趨勢，任何人都不能阻擋社會趨勢的發(fā)展，所以檔案管理的有關(guān)部門都需要集中人力、物力、財力共同加快互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在檔案管理信息管理中的運用。互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展同時也帶動了檔案管理的發(fā)展，兩者是互相促進(jìn)、互相發(fā)展?；ヂ?lián)網(wǎng)技術(shù)為檔案管理提供優(yōu)質(zhì)、快速、科學(xué)、規(guī)范的管理系統(tǒng)與技術(shù)手段（包括大數(shù)據(jù)、云存儲空間、云計算等），檔案管理信息為互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展提供數(shù)據(jù)信息支持，隨時為互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展提供數(shù)據(jù)支持?；诨ヂ?lián)網(wǎng)信息技術(shù)建立的檔案管理系統(tǒng)給檔案管理者提供了優(yōu)秀的工作方式和方法，同時為檔案管理者也提出了重要的挑戰(zhàn)，互聯(lián)網(wǎng)檔案管理系統(tǒng)的發(fā)展既是機(jī)遇也是挑戰(zhàn)。

（作者單位：黑龍江交通發(fā)展股份有限公司）